Utilisez votre CRM pour gérer vos formations

La formation professionnelle s’inscrit dans un cadre précis. Pour la gérer, il vous faut adopter une démarche qui en respecte les conditions et les étapes. Pour les formateurs intervenants, comme pour les ressources humaines qui en assurent la mise en œuvre, la formation est un enjeu multi-facettes qui requiert un outil de gestion adapté. Retrouvez toutes nos astuces sur le CRM.

En tant que prestataire de services, indépendant ou rattaché à une structure, votre activité présente de vraies spécificités :

• Vos clients, dans le cadre de votre offre, sont vos « stagiaires » : des apprenants, inscrits auprès de vous pour suivre un cycle, dans le cadre d’une formation continue par exemple, ou bien juste d’un module sur une période ponctuelle.
• En tant qu’organisme agréé, vos prestations sont éligibles pour être financées en tant que dépenses de formation légalement encadrées.
• Leur paiement est alors pris en charge par les OPCA : Organismes Collecteurs Paritaires Agréés.
• Le protocole vous demande d’éditer une convention de formation et de la soumettre à l’organisme auquel est affiliée la personne désirant suivre vos formations. L’organisme, s’il valide, en assure la prise en charge financière pleine ou partielle.
• Des notions de droit à la formation encadrent et conditionnent cette prise en charge. La formation peut intervenir dans le cadre d’une utilisation du CPF : Compte Personnel de Formation, de la personne. Ce compte rassemble les DIF : Droits Individuels à la Formation, et CIF : Congés Individuels de Formation, qu’un individu cumule au cours de son parcours.
• Votre formation peut aussi être envisagée à l’initiative de l’entreprise. D’un point de vue légal, chaque entreprise doit verser une cotisation annuelle (entre 0,4 % et 0,1 % de la masse salariale) sauf si elle organise des actions de formation pour les collaborateurs. Il peut s’agir aussi bien de bilans de compétences, de VAE (Validation des Acquis de l’Expérience), d’accompagnements à la VAE, de certifications, ... Véritable levier de GPEC : Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences, la formation sert à la fois à répondre aux attentes d’évolution des collaborateurs, et à faire évoluer les compétences internes de l’organisation au gré des besoins changeants de l’entreprise.

Aussi, en tant que prestataire de formations, votre activité est très particulière. On est loin de la vente de services basique avec simples acheteur et vendeur qui s’entendent. Votre vente s’inscrit, elle, dans un cadre plus complexe, où les mécaniques sont subordonnées à l’acceptation d’acteurs tierces, et où le bénéficiaire de l’offre n’en est pas, ou que partiellement, le payeur.

Votre structure a besoin, pour tourner, de remplir ses sessions de formation d’un maximum de participants. Vous mettez en place des partenariats, trouvez des entreprises ou personnes intéressées. Ce travail de mise en réseau est pareil à celui d’un démarchage et d’une prospection classiques. Pour vous en faciliter la gestion, vous avez, comme toute entreprise, besoin d’un outil CRM – Customer Relationship Management.

Parmi les nombreux logiciels CRM qu’il existe, lequel choisir ? Dans votre cas, étant donné les spécificités inhérentes à votre activité, l’idéal serait un CRM spécialisé, comme GRC Contact. Ce type d’outil vous permet de générer vos conventions de formation en les associant à vos contacts, de planifier vos modules, de soumettre la demande de prise en charge aux différentes OPCA et d’en assurer le suivi.

Imaginons maintenant que votre rôle soit plus d’orchestrer la formation au sein de votre entreprise. Rattaché au service RH (Ressources Humaines), vous constituez des plans de formation, trouver des intervenants, gérez l’administratif des demandes de financement et des émissions de conventions, et planifiez les agendas des collaborateurs qui y participeront.

Le CRM est un outil de base pour l’entreprise. S’il est initialement destiné à la gestion commerciale, il peut également vous servir à vous dans une autre optique. La BDD – Base De Données – prévue de base pour lister les leads (contacts commerciaux), peut aussi bien référencer l’ensemble des collaborateurs. Les informations que l’on y rattache à chaque contact, à la base pour le prospecter ou relancer, peuvent ici concerner les besoins et attentes de formation de chaque collaborateur. De même, les actions à mener, habituellement du type « à recontacter en janvier », serviraient ici à assurer un suivi des parcours et des compétences de chacun. Votre CRM s’apparente dès lors à un outil de SIRH : Système d’Informations des Ressources Humaines, et vous permet de mener à bien votre GRH : Gestion des Ressources Humaines.

Que ce soit pour proposer des formations comme pour les manager en interne, un CRM tel que GRC Contact s’avère être un outil idéal. Déjà présent dans l’entreprise, pour tout ce qui relève de la gestion commerciale, vous avez tout intérêt à le jumeler aux enjeux de la formation. Celle-ci fera ainsi l’objet d’une gestion plus fluide, et vos objectifs en matière de compétences ou d’optimisation du taux de remplissage de vos sessions de formation, seront bien plus accessibles.