L’absentéisme : calculer le taux pour mieux lutter contre ce fléau

Ah… l’absentéisme ! La bête noire des RH et de la gestion administrative du personnel. Et le moins que l’on puisse dire, c’est que la crise sanitaire a encore accentué le problème avec une hausse de 20 % du taux d’absentéisme par rapport à l’année précédente.

Calculer le taux d’absentéisme est d’ailleurs un bon début pour évaluer l’ampleur du phénomène dans votre entreprise. Si vous ne l’avez jamais fait, vous vous demandez peut-être quels sont les types d’absence à prendre en compte, comment le calculer, et surtout comment l’analyser pour en tirer des conclusions et mettre en place un plan d’action pour le réduire.

Bonne nouvelle : pour vous aider, on vous propose un fichier Excel à télécharger gratuitement pour calculer automatiquement cet indicateur RH et le suivre tout au long de l’année. À moins que cela ne soit plus facile avec un logiciel SIRH ? On fait le point !

Le taux d’absentéisme est un indicateur utilisé par le département des ressources humaines afin de mesurer et suivre l’absentéisme des salarié·e·s au sein de l’entreprise. Il révèle la proportion de salarié·e·s en absentéisme sur la masse salariale totale.

➡️  Mais qu’entend-on par absentéisme exactement ? Il concerne des absences qui se répètent et dont la durée peut s’avérer longue.

Plus qu’un simple taux, il est considéré comme un véritable indicateur du climat social en entreprise ou un révélateur de dysfonctionnement. En effet, tout comme il n’y a pas de fumée sans feu, il n’y a pas d’absentéisme sans cause.

👉  L’anecdote : les journées où le taux d’absentéisme est le plus élevé sont le lundi et le vendredi 😉

Les types d’absences pris en compte dans le calcul varient d’une entreprise à l’autre. L’essentiel est de comparer le taux d’absentéisme N avec le N-1. Ne changez donc pas la formule en cours de route pour ne pas fausser les résultats.

Cependant, il est généralement admis qu’il faut exclure du calcul les absences prévues ou planifiées. On ne prendra donc pas en compte :

• les congés maternité et paternité,
• les congés payés et RTT,
• les absences pour formation,
• et les absences pour grève.

Voici les absences de type « inattendu » que vous pouvez prendre en compte (ou pas) :

• les maladies courte ou longue durée,
• les maladies professionnelles,
• les congés pour enfant malade,
• les accidents du travail,
• les absences injustifiées,
• les absences mal motivées, etc.

Un bon taux d’absentéisme est celui qui tend vers zéro, mais il est communément admis qu’il est maîtrisé tant qu’il ne dépasse pas 5 %.

S’il tend vers 10 %, cela commence à être inquiétant, mais rien n’est irrémédiable et vous pouvez toujours agir sur ce taux en analysant les causes pour les traiter à la source.

Voici la formule la plus couramment utilisée par les entreprises pour calculer le taux d’absentéisme :

On peut calculer cet indicateur sur une semaine, un mois, ou une année par exemple.

Votre entreprise emploie 29 salarié·e·s. Sur le mois de décembre 2021 comprenant 23 jours théoriques de travail, elle a recensé 7 jours d’absence.

(7/[23 x 29]) x 100

= 1,05 %

Le taux d’absentéisme est donc de 1,05 %.

Vous en rêviez ? On l’a fait ! Découvrez notre fichier de suivi et de calcul de l’absentéisme.

Chaque mois, relevez les absences (au jour le jour ou avant de passer au mois suivant) et laissez notre fichier faire les calculs pour vous. À télécharger gratuitement !

Voici un aperçu du fichier :

Vous pouvez personnaliser le fichier avec le nombre de collaborateurs concernés et le nom. Suivez bien les instructions d’utilisation, tout y est expliqué ! Vous pouvez :

• ajouter ou retirer des salariés ;
• remplir les absences que vous souhaitez prendre en compte dans l’absentéisme en ajoutant une croix en face de la personne concernée pour chaque jour d’absence ;
• repérer en un coup d’œil les salariés les plus assidus (en vert) et ceux qui commencent à décrocher sérieusement en rouge.

➡️  Un onglet dédié vous permet de suivre votre taux d’absentéisme sur l’année !

Utiliser un fichier Excel pour assurer le suivi de l’absentéisme est bien souvent le premier réflexe : gratuit, facile à utiliser, des possibilités infinies (pourvu que l’on ait un niveau avancé avec les formules).

Malgré tout, vous allez rapidement vous heurter à certaines limites, car :

• il faut tout saisir a la mano, ce qui est particulièrement chronophage et présente des risques d’erreurs ;
• il est difficile de collaborer sur un fichier Excel sans avoir peur de faire une mauvaise manipulation et d’effacer le travail de son collège ;
• le fichier Excel n’est pas le format qui offre le plus de visibilité sur les données, alors même qu’elles prennent une importance grandissante pour prendre des décisions stratégiques ;
• vous pouvez rencontrer des ralentissements ou des bugs si vous avez beaucoup de salariés à suivre et donc beaucoup de données (mettant vos nerfs et votre patience à rude épreuve 🤯) ;
• les données ne sont pas sécurisées, ce qui pose problème si elles sont confidentielles ;
• cela manque de contexte, car on ne peut suivre que cet indicateur sans le comparer aux autres indicateurs RH.

En utilisant un logiciel, vous vous facilitez la vie et pouvez aller beaucoup plus loin dans l’analyse !

🛠 Le logiciel GrafiQ, de l’éditeur QuickMS, est une solution de gestion sociale en ligne, qui aide les TPE, PME et ETI à piloter et automatiser leurs ressources humaines. Il se donne pour mission de faire parler vos données en vous proposant le calcul automatique de plus de 1000 indicateurs, ainsi que des tableaux de bord personnalisés. Plus que le taux d’absentéisme, vous pouvez par exemple suivre les absences par motif, analyser les coûts engendrés, ou encore utiliser d’autres indicateurs en complément comme le taux de fréquence des accidents du travail.

Voici quelques bonnes raisons de suivre l’absentéisme :

• L’absentéisme coûte cher aux entreprises, très cher. 108 milliards d’euros par an en France, nous apprennent les calculs de l’institut Sapiens, dont 60 milliards de coûts directs. Cela représente un coût de plus de 4000 euros par an et par salarié.

➡️  Suivre le taux d’absentéisme permet de réduire le manque à gagner.

• Éviter l’effet domino négatif sur les autres composantes de l’entreprise : retard dans les projets, augmentation de la charge de travail des autres collaborateurs, etc. L’absentéisme s’il devient trop prépondérant peut avoir des conséquences vraiment néfastes et fragiliser l’entreprise.

➡️  Suivre le taux d’absentéisme permet de maîtriser les dommages collatéraux.

• L’absentéisme peut être évité dans un certain nombre de cas, il est donc important de déterminer les causes afin de pouvoir agir à la racine du problème. Voici les principales causes de l’absentéisme :
• l’environnement de travail (insécurité, bruit, chaleur, etc.),
• le style de management (objectifs pas assez clairs, manque de vision ou de stratégie, etc.),
• l’ambiance de travail (mauvaises relations entre collègues, manager tyrannique, charge de travail trop lourde, etc.).

➡️  Suivre le taux d’absentéisme permet de comprendre les déclencheurs de l’absentéisme pour y apporter des solutions efficaces pour le réduire.

Si vous n’êtes, certes, pas responsable de tous les maux de vos salariés, il y a tout de même un bon nombre de causes sur lesquelles vous pouvez agir (comme vu précédemment). De ce fait, il est important de pousser l’analyse afin de les déterminer et pouvoir agir.

Le taux d’absentéisme est un bon indicateur à analyser sur la durée afin de vérifier que les mesures mises en place ont des effets concrets sur l’évolution du taux. Votre objectif ? Qu’il baisse.

L’absentéisme est dans votre collimateur ? Vous avez raison, mais méfiez-vous de votre autre ennemi tout aussi dangereux et qui se cache souvent dans l’angle mort : le présentéisme.

Il s’agit des collaborateurs·trices qui sont présents sur leur lieu de travail sans avoir la capacité d’assurer leurs fonctions avec le niveau de productivité habituel. Cela peut être pour des raisons psychologiques (surcharge mentale, manque de motivation, perte de sens, etc.) ou physiques. Certaines personnes ne s’arrêtent pas pour se reposer alors qu’elles sont malades, et voient leur situation empirer, ou contaminent des collègues en bonne santé.

Le présentéisme est plus courant qu’on ne le pense, et constitue généralement l’ultime étape avant l’absentéisme. Une étude de Malakoff Médéric révèle que 70 % des salariés déclarent venir au travail malgré une maladie avérée. Est-ce que la Covid a changé la donne sur ce point depuis ? Probablement, ce qui pourrait réduire une partie du problème.

Veiller au bien-être professionnel de vos salariés est donc un axe d’amélioration efficace pour lutter contre l’absentéisme et le présentéisme.