Tour d’horizon des meilleures plateformes collaboratives

Panorama complet des plateformes collaboratives

La plateforme collaborative a le vent en poupe ! En effet, la collaboration et la communication sont au cœur des processus internes de l’entreprise. 

Une plateforme collaborative est une interface accessible à plusieurs personnes, propice aux échanges grâce à la capacité de mise en commun et la synchronisation des éléments. On parle aussi de groupware, collecticiel en français, terme qui recouvre l’ensemble des logiciels de groupe.

Bien outillées, vos équipes de travail seront plus performantes. Mais quel est l’outil collaboratif le plus adapté à votre structure ? Un comparatif dans le domaine de la collaboration s’impose !

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Les plateformes collaboratives : avantages et inconvénients

Lexique

Voici un petit lexique des abréviations présentes dans cet article :

  • GED : Gestion électronique des documents
  • PME : Petites et moyennes entreprises
  • PPM : Portfolio Project Management (Gestion de portefeuille de projets)
  • RSE : Réseau Social d’Entreprise
  • SaaS : Software as a Service
  • SI : Système d’information
  • TPE : Très petites entreprises

Bénéfices d’une plateforme collaborative

  • Réduction des coûts de communication en interne et gain de temps
    Dans le cadre professionnel, les avantages des espaces de travail collaboratifs sont nombreux. D’abord en tant qu’outils de travail, leur infrastructure facilite les interactions entre les acteurs et fluidifie les échanges entre les équipes, même dans un contexte de travail à distance ou d’entreprise multisites. Vos collaborateurs passent aussi moins de temps en réunions.
     
  • Centralisation des outils et management
    D’un point de vue managérial, les solutions collaboratives amènent une transformation digitale qui refond les rapports en interne. La dimension RH (Ressources Humaines) en est positivement impactée, qu’il s’agisse d’une grande entreprise, d’une PME ou d’une TPE.
     
  • Partage de l’expérience collaborateur et optimisation du travail d’équipe
    La plateforme vient enrichir votre SI d’un espace d’échanges incitant à la prise de parole. Chacun est invité à s’exprimer, commenter, faire un retour ou une intervention. Il y a une meilleure visibilité du travail de tous.
    Les plateformes collaboratives brisent les silos, pour plus de transversalité au sein de votre structure, et donc plus d’engagement de vos équipes.
     
  • Richesse de l’offre
    Certaines plateformes existent en local. D’autres en ligne, accessibles de n’importe où et à tout moment. C’est le cas des logiciels proposés en mode SaaS et dont le bénéfice opérationnel en termes de mobilité est indéniable.

Plateformes collaboratives
© Pixabay

Limites d’une plateforme collaborative

Il existe des plateformes collaboratives de toutes sortes. Attention cependant à ne pas les cumuler. En proposant de trop nombreux outils à vos équipes, vous en découragerez l’adoption.

Il est nécessaire que l’utilité de chaque logiciel implémenté dans l’entreprise couvre un champ d’intervention précis pour occuper un rôle fédérateur légitime.

    Panorama et comparatif des plateformes collaboratives par type

    On peut discerner six groupes parmi les plateformes collaboratives en fonction de leur proposition de valeur en termes d’usages.

    Les plateformes polyvalentes

    Certaines plateformes collaboratives évoluent pour rassembler un maximum d’outils afin de répondre à tous les usages.

    Gladys

    Gladys intègre ainsi à la fois un RSE, un outil PPM et la gestion des idées et innovations.

    3 points forts :

    • les collaborateurs peuvent partager leurs idées et leur veille au sein même des projets ;
    • le gestionnaire de tâches permet d’organiser un projet en tâches et sous-tâches et de visualiser l’avancement ;
    • l’hébergement des données est en France.

    interStis

    interStis est un logiciel français de gestion documentaire couplée à la gestion de projet.

    3 points forts :

    • les utilisateurs s’adaptent facilement à cet outil ergonomique, tant dans les espaces collaboratifs publics que privés ;
    • la gestion des tâches et la coédition des documents permettent aux collaborateurs de savoir où ils en sont ;
    • l’outil est intéressant pour les équipes agiles travaillant en mode projet, même en mobilité.

      Netframe

      Netframe, solution 100 % française, propose l’association de trois outils : le chat, le RSE et la GED.

      Plateforme collaborative : Netframe

      3 points forts :

      • l’interface de l’outil est pensée pour être simple d’utilisation et adoptée rapidement ;
      • de nombreuses fonctionnalités sont disponibles à la demande, pour répondre à des besoins personnalisés ;
      • Netframe a une autre corde à son arc, la gestion de projets : géolocalisation, planification, visualisation et suivi sont possibles !

      Les réseaux sociaux d’entreprise

      Les RSE (Réseaux Sociaux d’Entreprise) représentent l’évolution 2.0 des outils de communication que sont l’intranet, utilisé en interne, et l’extranet, utilisé pour communiquer avec ses fournisseurs ou pour gérer sa relation client par exemple. En ajoutant une couche sociale à ces outils, le RSE offre un outil incontournable pour les entreprises. On parle de digital workplace (espace de travail digital), favorisant aussi le partage transversal des connaissances entre collaborateurs. À mi-chemin entre collaboration et communication, c’est un outil de socialisation.

      Au palmarès des RSE, on positionne :

      Jamespot

      Jamespot présente un haut degré de personnalisation de sa solution, favorisant le développement des projets de manière agile et l’innovation.

      3 points forts :

      • l’outil permet le partage d’idées et la veille collaborative ;
      • l’éditeur conçoit, ou accompagne dans la conception d’applications métiers pour une réponse personnalisée ;
      • la solution (française) permet le développement de projets en mode agile.

        talkspirit

        Gros point fort de la solution française talkspirit : les personnels d’entreprise se l’approprient sans difficulté.

        3 points forts :

        • les conversations structurées et contextualisées facilitent la diffusion de l’information ;
        • les équipes reçoivent les notifications en temps réel des informations issues des applications métiers intégrées ;
        • l’annuaire permet l’identification du métier, des expertises et de la localisation de tous les collaborateurs.

          Workplace by Facebook

          Workplace by Facebook est la version professionnelle du célèbre réseau social.

          3 points forts :

          • l’expérience utilisateur familière, l’interface ressemblant au Facebook grand public ;
          • la possibilité d’intégrer des chatbots dans les discussions pour automatiser les tâches ;
          • la disponibilité dans une centaine de langues.

          Les solutions de communications unifiées

          Nouvelle génération d’outils, les communications unifiées ont un objectif : la centralisation de tous les canaux de communication d’une entreprise (téléphonie cloud, chat, messagerie, vidéoconférence, partage d’écran, de documents et d’agendas) sur une seule plateforme, avec une interface unique. 

          Skype for Business

          Skype for business propose la vidéoconférence à grande envergure, le partage de documents, les appels en VoIP et la messagerie instantanée.

          3 points forts :

          • l’outil de visioconférence permet la participation de 250 personnes  ;
          • il est intégré dans la suite bureautique de Microsoft  ;
          • l’hôte de la réunion peut inviter ses participants en leur envoyant une URL créée et personnelle, contenant le nom de son entreprise par exemple.

          Spoka

          Spoka répond aux besoins en transition numérique des TPE en proposant des fonctionnalités de téléphonie cloud et de communication unifiée simples et abordables.

          Plateforme collaborative : Spoka

          3 points forts :

          • la solution a été spécialement développée pour répondre aux besoins des petites entreprises, des start up et des freelance ;
          • les utilisateurs du forfait de téléphonie cloud Spoka Talk peuvent passer à tout moment à Spoka Connect, pour une communication plus unifiée ;
          • l’outil comprend un chat, des fils de discussion permanents avec partage de documents, la réunion en ligne et le partage d’écran.

            Les solutions de partage et de transfert de fichiers

            Pour la gestion de contenus et l’archivage virtuel dans le cloud, il existe Google Drive bien sûr. Limité en termes de stockage, le Drive de Google ne correspond pas aux impératifs d’usage et de sécurité des entreprises.

            Voici une sélection de logiciels de partage et de transfert de fichiers :

            Bynder

            Bynder est un logiciel de Digital Asset Management (DAM), proposant une photothèque et la gestion de contenus multimédia, exploitables en interne et partageables en externe (partenaires, clients).

            Plateforme collaborative : Bynder

            3 points forts :

            • la gestion des actifs numériques est associée à la gestion de projets ;
            • la recherche est intuitive et intelligente grâce à la catégorisation et l’étiquetage des données ;
            • la gestion des versions élimine les doublons et les fichiers obsolètes.

            NetExplorer

            NetExplorer, solution française, favorise le partage, le transfert et le stockage de documents, pour une collaboration tout en sécurité.

            3 points forts :

            • les fonctionnalités sur mesure répondent aux besoins de toutes les entreprises, quels que soient leur taille et leur budget ;
            • la rétention de données, sécurisante, permet de restaurer des fichiers jusqu’à un mois après leur suppression ;
            • la gestion documentaire est facilitée grâce à la recherche de mots clés dans les fichiers scannés.

            WeDrop

            WeDrop se démarque par une ergonomie riche et user friendly.

            3 points forts :

            • inspirée de DropBox, la solution propose des fonctionnalités plus étendues ;
            • la gestion des documents est complète : droits, accès et cycle de vie ;
            • l’hébergement des données est en France.

            Les outils de gestion de projet et gestion de tâches

            Le mode projet a fait ses preuves. Si bien que les équipes, souvent dispersées, ont besoin d’outils performants pour coordonner leur travail. La gestion documentaire (GED), couplée à des prises de contact par messagerie instantanée ou conférences téléphoniques, crée un espace d’échanges central pour le travail en équipe.

            En voici quelques exemples :

            Planisware Orchestra

            Planisware Orchestra est la solution idéale pour optimiser l’allocation des ressources. Elle offre des fonctionnalités de macro et rétroplanning, avec un indicateur TJM (Taux Journalier Moyen).

            Plateforme collaborative : Planisware

            3 points forts :

            • de la gestion de projet au PPM, l’outil permet de piloter des projets d’envergures avec un nombre important de paramètres ;
            • la gestion des ressources est innovante (suivi de la disponibilité en temps réel) avec prise en compte des différentes méthodes (Agile Scrum, PMBOK) ;
            • l’outil est très ergonomique (fils d’actualité, tableaux Kanban), ce qui facilite le suivi multi-projets.

            Sciforma

            Sciforma, avec un volet PPM (Project Portfolio Management), permet d’arbitrer votre pilotage en fonction des contraintes coût, temps et risques.

            3 points forts :

            • le logiciel, hautement évolutif, propose trois volets : PPM, gestion des projets et suivi des temps ;
            • le niveau de compatibilité est élevé : l’outil s’adapte à tous les navigateurs et à tous les systèmes d’exploitation ;
            • les méthodologies collaboratives les plus utilisées sont également compatibles : Agile, Critical Chain, Prince 2, Phase-gate, PMBok.

            Wimi

            Wimi, dont le suivi des avancements se fait notamment à l’aide de notifications et d’outils de planification.

            3 points forts :

            • Wimi propose la notion de suivi de progrès sur les différents projets ;
            • l’intégration de chaînes de discussion, de partage et de synchronisation de documents est très intéressante ;
            • l’outil propose aussi des fonctionnalités telles que la visioconférence, les agendas partagés et le partage d’écran.
             

            Les suites bureautiques

            On ne pouvait pas oublier de les mentionner. Éditeur de texte, tableur, logiciel de présentation, sont les outils de base de vos collaborateurs. Coordonnés entre eux et connectés à des applications connexes de type agenda, carnet d’adresses et messagerie instantanée, ils constituent une suite bureautique au cœur du quotidien.

            Parmi les suites bureautiques, on peut citer :

            Google Suite

            G Suite propose un espace de stockage (Google Drive), un agenda, un chat, une messagerie (Gmail), la visioconférence, entre autres outils exploitables en équipe.

            3 points forts :

            • très facile à mettre en place grâce à une accessibilité depuis tout navigateur ;
            • une communication unifiée intégrant des outils bureautiques comme Google Sheet et Google Doc ;
            • la création possible de sites web, intranets et extranets.

            Microsoft Office 365

            Microsoft Office 365 est l’éditeur des incontournables Word, Excel et PowerPoint, proposés en ligne via Sharepoint. 

            3 points forts :

            • l’hébergement des données en Europe ;
            • l’outil peut être enrichi du RSE Yammer et de Skype for Business ;
            • un espace de stockage conséquent.

            MyZimbra.net

            MyZimbra.netlogiciel open source largement plébiscité. YaZiba en propose l’intégration pour faire correspondre ses possibilités aux besoins de votre structure.

            3 points forts :

            • la plateforme collaborative est française ;
            • de nouvelless fonctionnalités sont régulièrement développées (RSE, chat, etc.) ;
            • le caractère open source le rend très personnalisable.

            Tableaux récapitulatifs de notre sélection de plateformes collaboratives

            De nombreuses plateformes collaboratives existent et possèdent des particularités propres à chacune.

            Pour identifier la mieux adaptée à votre structure, commencez par prioriser les fonctionnalités dont vous avez besoin. Vous pourrez ensuite les comparer au vu des services qu’elles proposent.

            Tableau comparatif des plateformes polyvalentes

            Plateforme polyvalente

            Atout

            Coût

            Gladys

            Fonctions collaboratives innovantes

            Gratuit (2 espaces de travail, 5 utilisateurs) puis à partir de 8 €/mois/utilisateur

            InterStis

            Simple, ergonomique, intuitif

            Gratuit (2 espaces de travail) puis à partir de 75 €/mois (5 projets)
            Utilisateurs illimités

            Netframe

            Polyvalence et sur mesure, sans fioritures

            3 €/mois/utilisateur, de 1 à 5000 utilisateurs

            Tableau comparatif des réseaux sociaux d’entreprise

            Plateforme RSE

            Atout

            Coût

            Jamespot

            Applications métiers

            7 €/mois/utilisateur

            talkspirit

            Moteur de recherche puissant

            3 €/mois/utilisateur

            Workplace by Facebook

            Personnalisable

            3 $/mois/utilisateur

            Tableau comparatif des solutions en communications unifiées

            Solution en communications unifiées

            Atout

            Coût

            Skype for business

            Version pro d’un logiciel connu du grand public

            7 €/mois/utilisateur

            Spoka

            Développée par des experts et dédiée aux TPE

            20 €/mois/utilisateur (Spoka Connect)

            Tableau comparatif des solutions de partage et de transfert de fichiers

            Plateforme de partage de fichiers

            Atout

            Coût

            Bynder

            Partage de contenus multimédia en interne et en externe

            Sur demande

            NetExplorer

            Solution made in France

            À partir de 49 €/mois pour 5 utilisateurs

            WeDrop

            Interface user friendly

            Gratuit (2 classeurs, 1 utilisateur) puis à partir de 15 €/mois (classeurs illimités, 10 utilisateurs)
            Invités illimités

            Tableau comparatif des outils de gestion de projet et de tâches

            Plateforme de gestion de projet/gestion de tâches

            Atout

            Coût

            Planisware Orchestra

            Couverture fonctionnelle et ergonomie

            À partir de 24 €/mois/utilisateur (SaaS) ou 490 €/utilisateur (licence)

            Sciforma

            Pour les spécialistes de la gestion de projet

            10 €/mois

            Wimi

            Richesse fonctionnelle et ergonomie

            Gratuit (3 utilisateurs) puis à partir de 9 €/mois/utilisateur

            Tableau comparatif des suites bureautiques

            Suite bureautique

            Atout

            Coût

            G Suite

            Simplicité d’utilisation

            8 €/mois/utilisateurs (version for Work)

            Microsoft Office 365

            Popularité

            Office 365 Business Essentials à partir de 4,20 € HT/mois/utilisateur

            MyZimbra.net

            Données hébergées en France

            4,49 €/mois/utilisateur

            Un enjeu pour le succès de votre entreprise

            Se réunir est un début, rester ensemble est un progrès, travailler ensemble est la réussite.

            Henry Ford l’avait bien compris, et bien résumé. La collaboration, l’esprit d’équipe et la communication sont, ensemble, les clés du succès d’une entreprise.

            Plateformes collaboratives : team
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            Les outils de travail collaboratifs dans le cloud, polyvalents ou spécialisés, permettent de développer l’intelligence collective.

            Pourquoi ne pas choisir votre future plateforme collaborative avec vos équipes, en toute cohérence ? 

            Article mis à jour, publié initialement en juillet 2017.

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