Tour d’horizon des meilleures plateformes collaboratives

La plateforme collaborative a le vent en poupe ! En effet, la collaboration et la communication sont au cœur des processus internes de l’entreprise. 

Une plateforme collaborative est une interface accessible à plusieurs personnes, propice aux échanges grâce à la capacité de mise en commun et la synchronisation des éléments. On parle aussi de groupware, collecticiel en français, terme qui recouvre l’ensemble des logiciels de groupe.

Bien outillées, vos équipes de travail seront plus performantes. Mais quel est l’outil collaboratif le plus adapté à votre structure ? Un comparatif dans le domaine de la collaboration s’impose !

• Les plateformes collaboratives : avantages et inconvénients
  • Lexique
  • Bénéfices et limites d’une plateforme collaborative
• Panorama et comparatif des plateformes collaboratives par type
  • Les plateformes polyvalentes
  • Les réseaux sociaux d’entreprises
  • Les solutions de communications unifiées
  • Les solutions de partage et de transfert de fichiers
  • Les outils de gestion de projet et gestion de tâches
  • Les suites bureautiques
• Tableaux récapitulatifs de notre sélection de plateformes collaboratives
• Un enjeu pour le succès de votre entreprise

Les plateformes collaboratives : avantages et inconvénients

Lexique

Voici un petit lexique des abréviations présentes dans cet article :

• GED : Gestion électronique des documents
• PME : Petites et moyennes entreprises
• PPM : Portfolio Project Management (Gestion de portefeuille de projets)
• RSE : Réseau Social d’Entreprise
• SaaS : Software as a Service
• SI : Système d’information
• TPE : Très petites entreprises

Bénéfices d’une plateforme collaborative

• Réduction des coûts de communication en interne et gain de temps
  Dans le cadre professionnel, les avantages des espaces de travail collaboratifs sont nombreux. D’abord en tant qu’outils de travail, leur infrastructure facilite les interactions entre les acteurs et fluidifie les échanges entre les équipes, même dans un contexte de travail à distance ou d’entreprise multisites. Vos collaborateurs passent aussi moins de temps en réunions.
   
• Centralisation des outils et management
  D’un point de vue managérial, les solutions collaboratives amènent une transformation digitale qui refond les rapports en interne. La dimension RH (Ressources Humaines) en est positivement impactée, qu’il s’agisse d’une grande entreprise, d’une PME ou d’une TPE.
   
• Partage de l’expérience collaborateur et optimisation du travail d’équipe
  La plateforme vient enrichir votre SI d’un espace d’échanges incitant à la prise de parole. Chacun est invité à s’exprimer, commenter, faire un retour ou une intervention. Il y a une meilleure visibilité du travail de tous.
  Les plateformes collaboratives brisent les silos, pour plus de transversalité au sein de votre structure, et donc plus d’engagement de vos équipes.
   
• Richesse de l’offre
  Certaines plateformes existent en local. D’autres en ligne, accessibles de n’importe où et à tout moment. C’est le cas des logiciels proposés en mode SaaS et dont le bénéfice opérationnel en termes de mobilité est indéniable.

© Pixabay

Limites d’une plateforme collaborative

Il existe des plateformes collaboratives de toutes sortes. Attention cependant à ne pas les cumuler. En proposant de trop nombreux outils à vos équipes, vous en découragerez l’adoption.

Il est nécessaire que l’utilité de chaque logiciel implémenté dans l’entreprise couvre un champ d’intervention précis pour occuper un rôle fédérateur légitime.

Panorama et comparatif des plateformes collaboratives par type

On peut discerner six groupes parmi les plateformes collaboratives en fonction de leur proposition de valeur en termes d’usages.

Les plateformes polyvalentes

Certaines plateformes collaboratives évoluent pour rassembler un maximum d’outils afin de répondre à tous les usages.

Gladys

Gladys intègre ainsi à la fois un RSE, un outil PPM et la gestion des idées et innovations.

3 points forts :

• les collaborateurs peuvent partager leurs idées et leur veille au sein même des projets ;
• le gestionnaire de tâches permet d’organiser un projet en tâches et sous-tâches et de visualiser l’avancement ;
• l’hébergement des données est en France.

interStis

interStis est un logiciel français de gestion documentaire couplée à la gestion de projet.

Netframe

Netframe, solution 100 % française, propose l’association de trois outils : le chat, le RSE et la GED.

Les réseaux sociaux d’entreprise

Les RSE (Réseaux Sociaux d’Entreprise) représentent l’évolution 2.0 des outils de communication que sont l’intranet, utilisé en interne, et l’extranet, utilisé pour communiquer avec ses fournisseurs ou pour gérer sa relation client par exemple. En ajoutant une couche sociale à ces outils, le RSE offre un outil incontournable pour les entreprises. On parle de digital workplace (espace de travail digital), favorisant aussi le partage transversal des connaissances entre collaborateurs. À mi-chemin entre collaboration et communication, c’est un outil de socialisation.

Au palmarès des RSE, on positionne :

Jamespot

Jamespot présente un haut degré de personnalisation de sa solution, favorisant le développement des projets de manière agile et l’innovation.

talkspirit

Gros point fort de la solution française talkspirit : les personnels d’entreprise se l’approprient sans difficulté.

Workplace by Facebook

Workplace by Facebook est la version professionnelle du célèbre réseau social.

3 points forts :

• l’expérience utilisateur familière, l’interface ressemblant au Facebook grand public ;
• la possibilité d’intégrer des chatbots dans les discussions pour automatiser les tâches ;
• la disponibilité dans une centaine de langues.

Les solutions de communications unifiées

Nouvelle génération d’outils, les communications unifiées ont un objectif : la centralisation de tous les canaux de communication d’une entreprise (téléphonie cloud, chat, messagerie, vidéoconférence, partage d’écran, de documents et d’agendas) sur une seule plateforme, avec une interface unique. 

Skype for Business

Skype for business propose la vidéoconférence à grande envergure, le partage de documents, les appels en VoIP et la messagerie instantanée.

3 points forts :

• l’outil de visioconférence permet la participation de 250 personnes  ;
• il est intégré dans la suite bureautique de Microsoft  ;
• l’hôte de la réunion peut inviter ses participants en leur envoyant une URL créée et personnelle, contenant le nom de son entreprise par exemple.

Spoka

Spoka répond aux besoins en transition numérique des TPE en proposant des fonctionnalités de téléphonie cloud et de communication unifiée simples et abordables.

Les solutions de partage et de transfert de fichiers

Pour la gestion de contenus et l’archivage virtuel dans le cloud, il existe Google Drive bien sûr. Limité en termes de stockage, le Drive de Google ne correspond pas aux impératifs d’usage et de sécurité des entreprises.

Voici une sélection de logiciels de partage et de transfert de fichiers :

Bynder

Bynder est un logiciel de Digital Asset Management (DAM), proposant une photothèque et la gestion de contenus multimédia, exploitables en interne et partageables en externe (partenaires, clients).

NetExplorer

NetExplorer, solution française, favorise le partage, le transfert et le stockage de documents, pour une collaboration tout en sécurité.

WeDrop

WeDrop se démarque par une ergonomie riche et user friendly.

Les outils de gestion de projet et gestion de tâches

Le mode projet a fait ses preuves. Si bien que les équipes, souvent dispersées, ont besoin d’outils performants pour coordonner leur travail. La gestion documentaire (GED), couplée à des prises de contact par messagerie instantanée ou conférences téléphoniques, crée un espace d’échanges central pour le travail en équipe.

En voici quelques exemples :

Planisware Orchestra

Planisware Orchestra est la solution idéale pour optimiser l’allocation des ressources. Elle offre des fonctionnalités de macro et rétroplanning, avec un indicateur TJM (Taux Journalier Moyen).

Sciforma

Sciforma, avec un volet PPM (Project Portfolio Management), permet d’arbitrer votre pilotage en fonction des contraintes coût, temps et risques.

Wimi

Wimi, dont le suivi des avancements se fait notamment à l’aide de notifications et d’outils de planification.

Les suites bureautiques

On ne pouvait pas oublier de les mentionner. Éditeur de texte, tableur, logiciel de présentation, sont les outils de base de vos collaborateurs. Coordonnés entre eux et connectés à des applications connexes de type agenda, carnet d’adresses et messagerie instantanée, ils constituent une suite bureautique au cœur du quotidien.

Parmi les suites bureautiques, on peut citer :

Google Suite

G Suite propose un espace de stockage (Google Drive), un agenda, un chat, une messagerie (Gmail), la visioconférence, entre autres outils exploitables en équipe.

3 points forts :

• très facile à mettre en place grâce à une accessibilité depuis tout navigateur ;
• une communication unifiée intégrant des outils bureautiques comme Google Sheet et Google Doc ;
• la création possible de sites web, intranets et extranets.

Microsoft Office 365

Microsoft Office 365 est l’éditeur des incontournables Word, Excel et PowerPoint, proposés en ligne via Sharepoint. 

3 points forts :

• l’hébergement des données en Europe ;
• l’outil peut être enrichi du RSE Yammer et de Skype for Business ;
• un espace de stockage conséquent.

MyZimbra.net

MyZimbra.net, logiciel open source largement plébiscité. YaZiba en propose l’intégration pour faire correspondre ses possibilités aux besoins de votre structure.

3 points forts :

• la plateforme collaborative est française ;
• de nouvelless fonctionnalités sont régulièrement développées (RSE, chat, etc.) ;
• le caractère open source le rend très personnalisable.

Tableaux récapitulatifs de notre sélection de plateformes collaboratives

De nombreuses plateformes collaboratives existent et possèdent des particularités propres à chacune.

Pour identifier la mieux adaptée à votre structure, commencez par prioriser les fonctionnalités dont vous avez besoin. Vous pourrez ensuite les comparer au vu des services qu’elles proposent.

Tableau comparatif des plateformes polyvalentes

Plateforme polyvalente	Atout	Coût
Gladys	Fonctions collaboratives innovantes	Gratuit (2 espaces de travail, 5 utilisateurs) puis à partir de 8 €/mois/utilisateur
InterStis	Simple, ergonomique, intuitif	Gratuit (2 espaces de travail) puis à partir de 75 €/mois (5 projets) Utilisateurs illimités
Netframe	Polyvalence et sur mesure, sans fioritures	3 €/mois/utilisateur, de 1 à 5000 utilisateurs

Tableau comparatif des réseaux sociaux d’entreprise

Plateforme RSE	Atout	Coût
Jamespot	Applications métiers	7 €/mois/utilisateur
talkspirit	Moteur de recherche puissant	3 €/mois/utilisateur
Workplace by Facebook	Personnalisable	3 $/mois/utilisateur

Tableau comparatif des solutions en communications unifiées

Solution en communications unifiées	Atout	Coût
Skype for business	Version pro d’un logiciel connu du grand public	7 €/mois/utilisateur
Spoka	Développée par des experts et dédiée aux TPE	20 €/mois/utilisateur (Spoka Connect)

Tableau comparatif des solutions de partage et de transfert de fichiers

Plateforme de partage de fichiers	Atout	Coût
Bynder	Partage de contenus multimédia en interne et en externe	Sur demande
NetExplorer	Solution made in France	À partir de 49 €/mois pour 5 utilisateurs
WeDrop	Interface user friendly	Gratuit (2 classeurs, 1 utilisateur) puis à partir de 15 €/mois (classeurs illimités, 10 utilisateurs) Invités illimités

Tableau comparatif des outils de gestion de projet et de tâches

Plateforme de gestion de projet/gestion de tâches	Atout	Coût
Planisware Orchestra	Couverture fonctionnelle et ergonomie	À partir de 24 €/mois/utilisateur (SaaS) ou 490 €/utilisateur (licence)
Sciforma	Pour les spécialistes de la gestion de projet	10 €/mois
Wimi	Richesse fonctionnelle et ergonomie	Gratuit (3 utilisateurs) puis à partir de 9 €/mois/utilisateur

Tableau comparatif des suites bureautiques

Suite bureautique	Atout	Coût
G Suite	Simplicité d’utilisation	8 €/mois/utilisateurs (version for Work)
Microsoft Office 365	Popularité	Office 365 Business Essentials à partir de 4,20 € HT/mois/utilisateur
MyZimbra.net	Données hébergées en France	4,49 €/mois/utilisateur

Un enjeu pour le succès de votre entreprise

Se réunir est un début, rester ensemble est un progrès, travailler ensemble est la réussite.

Henry Ford l’avait bien compris, et bien résumé. La collaboration, l’esprit d’équipe et la communication sont, ensemble, les clés du succès d’une entreprise.

© Pixabay

Les outils de travail collaboratifs dans le cloud, polyvalents ou spécialisés, permettent de développer l’intelligence collective.

Pourquoi ne pas choisir votre future plateforme collaborative avec vos équipes, en toute cohérence ? 

Article mis à jour, publié initialement en juillet 2017.