Tour d’horizon des plateformes collaboratives

Panorama complet des plateformes collaboratives
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1 avis

Quelle est la plateforme collaborative adaptée à votre structure ? Le collaboratif est au cœur des processus internes de l’entreprise. Bien outillées, vos équipes de travail seront plus performantes. Un comparatif dans le domaine de la collaboration s'impose !

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Les plateformes collaboratives : avantages et inconvénients

Qu'est-ce qu'une plateforme collaborative ?

Une plateforme collaborative est une interface accessible à plusieurs personnes, propice aux échanges de part la capacité de mise en commun et la synchronisation des éléments. On parle aussi de groupware, collecticiel en français, terme qui recouvre l’ensemble des logiciels de groupe.

Bénéfices et limites d’une plateforme collaborative

Dans le cadre professionnel, les avantages des espaces de travail collaboratifs sont nombreux. D’abord en tant qu’outil de travail, leur infrastructure facilite les interactions entre les acteurs et fluidifie leurs échanges.

Ensuite d’un point de vue managérial, les plateformes amènent une transformation digitale qui refond les rapports en interne. La dimension RH (Ressources Humaines) en est positivement impactée, qu’il s’agisse d’une grande entreprise comme d’une PME (Petite et Moyenne Entreprise) ou TPE (Très Petite Entreprise).

La plateforme vient enrichir votre SI (Système d’Information) d’un espace d’échanges incitant à la prise de parole. Chacun est invité à s’exprimer, commenter, faire un retour ou une intervention.

Les plateformes collaboratives brisent les silos, amenant plus de transversalité au sein de votre fonctionnement. Certaines existent en local. D’autres en ligne, accessibles de n’importe où et à tout moment. C’est le cas des logiciels proposés en mode SaaS (Software as a Service) et dont le bénéfice opérationnel en terme de mobilité est indéniable.

Il existe des plateformes collaboratives de toutes sortes. Attention cependant à ne pas les cumuler. En proposant de trop nombreux outils à vos équipes, vous en découragerez l’adoption. Il est nécessaire que l’utilité de chaque logiciel implémenté dans l’entreprise couvre un champ d’intervention précis pour occuper un rôle fédérateur légitime.

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Panorama et comparatif des plateformes collaboratives par type

On peut discerner cinq groupes parmi les plateformes collaboratives en fonction de leur proposition de valeur en termes d’usages.

Les réseaux sociaux d’entreprise

Les RSE (Réseaux Sociaux d’Entreprise) sont une forme 2.0 des outils de communication que sont l’intranet, utilisée en interne, et l’extranet, utilisé pour communiquer avec ses fournisseurs ou pour gérer sa relation client par exemple. En ajoutant une couche sociale à ces outils, le RSE offre un outil incontournable pour les entreprises.

Au palmarès des RSE, on positionne :

  • Jamespot, qui présente un haut degré de personnalisation de sa solution,
  • talkSpirit, que les personnels d’entreprise s’approprient sans difficulté,
  • Jalios, qui va plus loin en terme de fonctionnalités, avec un module de création et de gestion de site internet notamment.

Les solutions de partage et de transfert de fichiers

Pour la gestion de contenus et l’archivage virtuel dans le cloud, il existe Google Drive bien sûr. Limité en terme de stockage, le Drive de Google ne correspond pas aux impératifs d’usage et de sécurité des entreprises.

Au top 3 des logiciels de partage et transfert de fichiers, on place :

  • Oodrive dont les data centers, situés en Europe, offrent un premier critère de réassurance,
  • dilRoom qui est ISO 27001/2, une solution toute indiquée pour les entreprises évoluant sur des secteurs sensibles ou hautement concurrentiels,
  • WeDrop qui se démarque par une ergonomie riche et user friendly.

Les suites bureautiques

Éditeur de texte, tableur, logiciel de présentation, sont les outils de base de vos collaborateurs. Coordonnés entre eux et connectés à des applications connexes de type agenda, carnet d’adresses et messagerie instantanée, ils constituent une suite bureautique au cœur du quotidien.

Deux suites bureautiques se démarquent :

  • Microsoft Office 365 : l’éditeur des incontournables Word, Excel et Powerpoint. Proposés en ligne via Sharepoint, ils peuvent être enrichis du RSE Yammer.
  • Zimbra net : un logiciel open source largement plébiscité. YaZiba en propose l’intégration pour faire correspondre ses possibilités aux besoins de votre structure.

Les gestionnaires de tâches

Pour gérer vos workflows d’activité, différents outils de partage sont dynamiques. Ce qui les rend aptes à montrer vos étapes d’avancement en temps réel.

Parmi les gestionnaires de tâches, on note :

  • Enjoy Your Business : pour son plan d’actions et son fil d’actualités jumelés à sa gestion de tâches et de réunions,
  • Wimi : dont le suivi des avancements se fait notamment à l’aide de notifications et d’outils de planification, le tout recensé sous forme de tableau de bord,
  • TaskWorld : dont le système de feuille de route permet de prioriser les tâches. Un tableau Kanban, et l’évaluation du reste à faire permettent d’affiner encore l’analyse.

Les outils de gestion de projet

Le mode projet a fait ses preuves. Si bien que les équipes, souvent dispersées, ont besoin d’outils performants pour coordonner leur travail. La gestion documentaire, couplée à des prises de contact par messagerie instantanée ou conférences téléphoniques, crée un espace d’échanges central pour le travail en équipe.

Au podium, les trois coups de cœur en gestion de projet sont :

  • Sciforma dont le volet PPM (Project Portfolio Management) permet d’arbitrer votre pilotage en fonction des contraintes coût, temps et risque.
  • NQI Orchestra offre des fonctionnalités de macro et rétro planning, avec un indicateur TJM (Taux Journalier Moyen) : idéal pour optimiser l’allocation des ressources.
  • Exact pour Gestion de Projets propose un contrôle des marges associé à la gestion de la facturation, si bien que le chef de projet connaît en temps réel le niveau de rentabilité.

De nombreuses plateformes collaboratives existent et possèdent des particularités propres à chacune. Pour identifier la mieux adaptée à votre structure, commencez par prioriser les fonctionnalités dont vous avez besoin. Vous pourrez ensuite les comparer au vu des services qu’elles proposent.

Commentaires

FA

Incomplet, dommage

2
Comment pouvez vous oublier Google Drive et la suite collaborative/ bureautique, alors qu'elle figure dans les plus utilisée?
 
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