Lean, plus qu'une méthode, une philosophie de la performance

La méthode lean, adoptée en gestion de projets en tous genres, nous vient du monde industriel.

Véritable philosophie, le lean management vise à améliorer les performances de l’entreprise, pour trouver l’équilibre entre productivité, qualité, respect des délais et coûts.

La méthode lean repose pour cela sur le travail collaboratif, l’amélioration continue et l’élimination du gaspillage. 

Voyons en détail ses avantages et comment la mettre en application.

Le Lean trouve ses origines au Japon au début des années 50, dans les processus de production de Toyota Production System (TPS).

Appliquée dans le secteur industriel, l’approche est ensuite adoptée aux États-Unis pour éliminer le gaspillage et augmenter les profits ; on parle alors de lean manufacturing.

Ce mode de gestion met en pratique les préceptes développés chez Toyota (le juste-à-temps et l’automatisation à visage humain), ainsi que cinq nouveaux principes :

• l’estimation de la valeur du produit aux yeux du client,
• la cartographie et la simplification de la chaîne de valeur des produits,
• la création d’un flux harmonieux et la favorisation de son écoulement,
• l’instauration d’une méthode de régulation,
• la recherche de l’excellence par l’amélioration continue.

Appliquée progressivement à d’autres secteurs que celui de l’industrie et de l’automobile, la philosophie Lean a donné naissance au lean management, pour optimiser plus globalement les performances de l’entreprise, en éliminant ce qui ne fonctionne pas et en améliorant continuellement les processus.

La méthode lean implique une adaptation aux conditions réelles du marché, par des améliorations au niveau :

• du fonctionnement de l’entreprise (organisation, process, etc.),
• du style de management (valorisation du talent humain).

Dans des secteurs tels que le développement de logiciels, le lean management a pu être appliqué avec succès grâce à la méthodologie agile, qui a aussi contribué à l’optimisation des cycles et des processus.

Les trois idéaux du Lean, pour que les entreprises se différencient de leurs concurrents, sont les suivants :

• la création de valeur pour le client : le Lean aborde la question de la rapidité avec laquelle vous devez produire un produit pour répondre aux attentes de vos clients, grâce à l’équilibre de la charge de travail, un flux de travail continu et l’adaptation aux fluctuations du marché ;
  
  
• l’optimisation des flux et de la chaîne de valeur : le Lean cherche à mettre fin à la surproduction, en optimisant les stocks et le fonds de roulement, sous le précepte que la production est dictée par la demande ;
  
  
• l’amélioration continue des processus. Le Lean essaie de réduire le risque d’erreurs, via :
• la réduction des interruptions,
• un temps d’attente contrôlé,
• l’augmentation de la flexibilité et de la qualité, etc.

En somme, il vise à éradiquer les 3 ennemis de l’organisation du travail :

• les gaspillages (en japonais Muda), incluant les déchets, les pannes, les transports inutiles et les pertes de temps,
• les excès (en japonais Muri) dont la surcharge de travail et les stocks,
• l’irrégularité (en japonais, Mura) des machines, des opérateurs et des fournisseurs.

Le lean management consiste en une série de méthodes de travail complémentaires. Bien qu’en pratique elles ne soient pas nécessairement appliquées ensemble, elles poursuivent toutes des objectifs d’efficacité et de productivité.

Vous l’avez compris, il n’y a pas une, mais des méthodes lean, notamment :

• la méthode Kaizen, la méthode lean la plus connue, une démarche d’amélioration continue qui permet d’atteindre l’excellence totale ;
  
  
• les 5 S (seiri, seiton, sixō, seiketsu, shitsuke), méthode de nettoyage et de rangement dont les lettres désignent en français « supprimer l’inutile, ranger, nettoyer, standardiser et suivre » ;
  
  
• le Kanban, un système de planification qui facilite l’application des idéaux promulgués par le Lean et aide à limiter les stocks excédentaires ;
  
  
• le Poka-Yoke, méthode qui cherche à éviter tout défaut, grâce à des processus « sans erreur » et la mise en œuvre d’actions préventives et correctives ;
  
  
• le SMED (Single-minute Exchange of Die, qui consiste à réduire les déchets en ajustant les délais internes et externes et le changement rapide d’outils dans tout un système de production ;
  
  
• le cycle de Deming (ou PDCA pour plan, do, check, act ; planifier, faire, vérifier, agir) : inscrit dans la gestion de la qualité, ce cycle consiste en une série d’actions qui, à travers l’auto-évaluation, vise à assurer l’amélioration globale des organisations ;
  
  
• le Value Stream Map (VSM), outil qui permet de visualiser et de suivre les étapes d’un processus ;
  
  
• le contrôle visuel, technique de gestion par laquelle on cherche à expliquer un processus à partir de ressources visuelles, au lieu d’instructions écrites ;
  
  
• la standardisation du travail, méthode qui consiste à sélectionner les meilleures pratiques mises en œuvre en production pour constituer une méthodologie de travail commune à l’ensemble de l’équipe ;
  
  
• l’autonomation ou Jidoka, qui consiste à signaler lorsqu’un désagrément survient, afin que les mesures nécessaires puissent être mises en œuvre rapidement pour éviter qu’il ne se reproduise ;
  
  
• le Just in Time (JIT), système qui aide à éliminer les déchets et à corriger les processus au sein d’un système de production ;
  
  
• la Maintenance Productive Totale (TPM), activités d’examen périodiques basées sur la prévention, l’optimisation et la production maximale.

L’application d’une approche Lean ne peut pas être standardisée. Elle commence par l’analyse des améliorations qui peuvent être apportées, en fonction de la taille de l’entreprise et de son activité économique.

De plus, en fonction de la culture et des valeurs de l’entreprise, il y aura plus ou moins d’aspects sur lesquels travailler jusqu’à ce que le résultat attendu soit atteint.

En adoptant le point de vue du client, identifiez les actions que vous devez mettre en œuvre ou ajuster pour éliminer l’inutile de chaque processus de production et offrir une plus grande valeur au client. Vous pouvez pour cela vous appuyer sur des objectifs SMART.

En appliquant un ensemble de pratiques qui placent le client au centre de ses préoccupations, votre entreprise peut garantir la qualité de ses produits et services, en investissant moins d’argent, de temps et d’efforts.

Grâce à la normalisation et l’optimisation des processus, vous ne produisez que ce que votre client doit consommer. À ce stade, vous pouvez compter sur des outils de gestion de projet qui aident à la planification et l’automatisation de vos actions.

Une partie importante de la mise en œuvre de nouveaux modèles de gestion consiste à s’assurer que toutes les parties prenantes sont impliquées dans le processus, le comprennent et travaillent pour assurer son succès.

Une fois que vous avez optimisé vos processus et impliqué l’ensemble de l’organisation, il reste la phase de surveillance et de contrôle. 

Cette étape est celle qui assure une amélioration continue en identifiant les axes de progrès, afin de consommer moins de ressources et de continuer à satisfaire le client.

1. Elle améliore la relation avec le client, en rendant les interactions avec le client importantes, afin d’améliorer son expérience et de répondre à ses besoins.
   Cela implique nécessairement une amélioration du processus de production ou de la fourniture de services.
   
   
2. Elle contribue à augmenter le volume d’affaires, car les entreprises sont en mesure de mieux maîtriser leurs coûts, en éliminant les déchets et en générant des économies.
   
   
3. Elle optimise les processus et permet d’éviter les erreurs, de gagner du temps et d’assurer la gestion de la qualité tout au long du processus de production.
   
   
4. Elle renforce la culture d’entreprise, en mettant en œuvre des modes de travail qui privilégient la communication, en reconnaissant la valeur du talent humain dans le bon développement des flux de travail.
   
   
5. Elle crée des entreprises plus résilientes, capables de répondre aux imprévus, à travers l’amélioration ainsi qu’une vision globale des processus.

Les deux méthodes sont souvent rapprochées car elles visent toutes les deux la performance et l’optimisation des processus. Elles ont aussi en commun la communication et l’amélioration continue. Quelles sont leurs différences ?

• La méthode Lean recherche la maîtrise des coûts, des délais et des gaspillages sur du long terme et à l’échelle de l’entreprise.
  
  
• La méthode Agile privilégie des objectifs définis à court terme et réévalués à échéance régulière, pour éviter des pertes de temps contre-productives dans la planification d’un projet.

Notre conseil : piochez parmi leurs bonnes pratiques et combinez-les, selon vos besoins.