Maîtrisez les temps de vos salariés avec ces 3 méthodes de pointage des heures de travail

Comment fonctionne le pointage des heures de travail des employés ?

Les entreprises ont tout à gagner à effectuer une bonne gestion du temps de travail : cette dernière assure un meilleur suivi des heures travaillées, ce qui facilite certaines opérations comme l’optimisation des plannings.

Mais surtout, il s’agit d’une obligation légale à respecter !

Qu’impose précisément la loi sur ce sujet ? Quels systèmes et outils mettre en place pour pointer efficacement les salariés ? Faut-il préférer un logiciel, une badgeuse, ou les deux ?

On fait le point.

Le pointage des heures est obligatoire pour tous les employeurs relevant du Code du travail. Il permet de relever précisément :

• les temps de travail des salariés, conformément aux clauses initialement prévues dans leur contrat,
• leurs absences,
• leurs retards,
• leurs congés,
• leurs heures supplémentaires, ou heures complémentaires dans le cadre d’un contrat à temps partiel.

Grâce à ce suivi, l’entreprise est alors en mesure de justifier les périodes de travail des salariés dans le cadre d’un contrôle de l’URSSAF ou de l’inspection du travail, contrôle qui survient généralement afin de vérifier :

• le respect des durées maximales du temps de travail,
• le paiement des heures supplémentaires,
• le bon calcul des jours de RTT, etc.

☝️ Attention, si le temps de travail des collaborateurs n’est pas décompté, l’employeur s’expose à des amendes s’élevant à :

• 750 euros pour une personne physique,
• 3750 euros pour une personne morale.

Si l’employeur a pour obligation de procéder au pointage des heures, le salarié, quant à lui, doit se soumettre à tout système de comptage mis en place par son entreprise (badger à la pointeuse en arrivant au travail le matin par exemple). S’il oublie, refuse ou fraude, l’employeur se retrouve en droit de le sanctionner, voire de le licencier.

Par ailleurs, si l’employé pointe avant l’heure initialement prévue dans son contrat, cette action n’engendrera aucune conséquence sur son temps de travail. En revanche, s’il pointe après, cela occasionnera une perte de temps de travail effectif.

☝️ Notez que les salariés peuvent s’opposer au pointage de leurs heures uniquement si le système choisi se révèle disproportionné par rapport au simple besoin de contrôle du temps de travail. À titre d’illustration, la pointeuse biométrique, qui utilise des données personnelles (photographie des employés), n’est réservée qu’à des usages et contextes bien spécifiques (zones dangereuses, activités nucléaires, etc.).

Tous les salariés sont concernés, peu importe :

• le type d’horaires de travail pratiqués (horaires de nuit, temps partiel, horaires décalés, etc.),
• le système adopté. En d’autres termes, même les cadres en forfait jour sont soumis à ces règles. Seule différence : le comptage s’effectue en nombre de jours travaillés par rapport aux modalités de la convention de forfait.

☝️ Il existe toutefois deux exceptions à cette obligation de pointage du personnel : les secteurs de l’agriculture et du transport, assujettis à leurs propres réglementations (Code rural et Code des transports).

Le décompte des heures diffère cependant en fonction du type d’horaires :

• dans le cas d’horaires collectifs : l’affichage de ces horaires collectifs suffit ;
• dans le cas d’horaires individuels : l’employeur effectue un décompte individuel quotidien ainsi qu’un récapitulatif hebdomadaire. Dans le cas contraire, il s’expose à une sanction pénale pouvant aller jusqu’à 3750 euros par salarié concerné.

Si le pointage des heures de travail constitue une obligation légale, nous observons d’autres avantages à cette pratique.

• Côté employeur :
  • suivre plus facilement les temps de travail des équipes, et donc les optimiser afin de gérer au mieux les plannings ;
  • disposer de données fiables si jamais un conflit venait à survenir avec un employé.
    
    
• Côté salariés :
  • les heures supplémentaires effectuées sont calculées au plus juste ;
  • tous les salariés sont sur un pied d’égalité en matière de temps de travail.

Il n’existe pas d’obligations légales quant à la méthode choisie pour pointer ses collaborateurs. Celle-ci reste à la discrétion de l’employeur.

Cependant, lorsque le système employé permet de connaître l’identité et l’heure d’arrivée des salariés, certaines règles doivent être observées :

• la tenue d’un registre des traitements,
• la consultation des instances représentatives du personnel.

Si l’entreprise ne s’y soumet pas, aucun relevé de pointage produit ne pourra être présenté en justice, par exemple dans le cadre d’un licenciement.

Par ailleurs, l’employeur a parfaitement le droit de demander aux salariés de relever eux-mêmes, partiellement ou en totalité, leurs heures de travail. S’ils refusent de s’y soumettre, des sanctions pourront être prises à leur encontre.

💡 Bon à savoir : le durée de conservation des données relatives au pointage des heures des employés s’élève à 5 ans minimum. Ces informations doivent pouvoir être fournies au salarié à sa demande, ou encore à tout organisme public en cas de contrôle.

Le décompte des heures de travail peut parfaitement s’effectuer « à la main » :

• pointage des heures de travail sur Excel,
• remplissage d’un cahier des entrées et des sorties journalières,
• tenue d’un récapitulatif des heures effectuées, etc.

💡 Pour vous accompagner dans le pointage des heures de vos salariés, Appvizer met à votre disposition un tableau de suivi d’activité au format Excel, à télécharger gratuitement.

☝️ Si le pointage manuel reste le système le plus utilisé par les entreprises (car le plus économique), gardez à l’esprit qu’il se révèle souvent chronophage et source d’erreurs.

Grâce à une pointeuse manuelle, le salarié déclare ses heures automatiquement, en badgeant au début de sa journée de travail ou de son service par exemple.

Ce dispositif limite le risque d’erreurs, et permet une collecte rapide et précise des données afin de les intégrer dans un logiciel pour traitement (calcul des absences, des congés, des RTT, etc.).

La plupart des logiciels de gestion des temps de travail possèdent des fonctionnalités de pointage. Les entreprises apprécient de plus en plus ces outils puisqu’ils :

• s’avèrent plus faciles à déployer qu’une pointeuse badgeuse, et davantage adaptés à certaines professions (travail de bureau par exemple),
• s’utilisent en situation de mobilité, pour des commerciaux terrain par exemple,
• permettent la gestion automatique des données pour le traitement RH.

Par exemple :

• Eurécia est un SIRH tout-en-un qui intègre un module « Organiser les temps », grâce auquel vos salariés pointent leurs heures, au moyen d’une badgeuse virtuelle. Toutes les données sur les temps sont centralisées dans l’outil pour simplifier le contrôle en temps réel des présences, et donc réagir plus vite en cas d’imprévu (absence, retard, etc.). Ces informations servent aussi à automatiser le calcul de la paie.
  
  
• Combo (ex-Snapshift) est une pointeuse connectée permettant de suivre en direct les heures d’arrivée et de départ de vos salariés, tout en mesurant leur temps de présence. Simple, efficace et intuitive, elle est directement reliée à un module de planning du personnel et de préparation de la paie : finies les doubles saisies et vérifications toutes les semaines !
  
  
• Factorial Gestion du Temps, logiciel destiné à la gestion du temps des PME et des entreprises en croissance, dispose d’un système moderne de pointeuse digitale : il suffit aux salariés de scanner un QR code depuis leur mobile. Avec la géolocalisation, vous vérifiez si le pointage est effectué depuis un autre endroit que le bureau. Toutes les données sont ensuite centralisées dans l’outil afin de faciliter le contrôle et le suivi des temps de travail.
  
  
• MOZAIK Clean a été développé pour la gestion et le suivi des chantiers de propreté. À l’aide de leur application mobile et/ou d’un boîtier fixe ou mobile, les agents pointent facilement leurs heures lorsqu’ils se trouvent en intervention chez un client.
  
  
• Traxxeo est une plateforme de gestion des ressources mobiles, experte de la construction et des métiers associés. Parmi ses fonctionnalités, son application de pointage chantier permet une saisie facile et rapide des heures de travail, sans risque d’erreurs. Les données remontent en temps réel et peuvent être intégrées à votre logiciel RH, pour simplifier le traitement de la paie ou la gestion des absences.
  
  
• UKG propose à la fois des solutions de gestion administrative RH ainsi que de gestion des temps et des effectifs. Grâce à l’éditeur, la saisie des temps est simplifiée : elle s’effectue directement sur smartphone ou via un terminal de pointage, en ligne ou hors ligne. Par ailleurs, l’approbation et la réalisation des feuilles de temps sont automatisées. Ainsi, les RH gagnent du temps et s’assurent de rester alignées avec la réglementation en vigueur. 

Au final, si le pointage des heures reste obligatoire, il existe diverses manières de procéder. L’employeur dispose donc de nombreuses possibilités pour assurer le contrôle et la déclaration des temps de travail, au moyen d’un système adapté à son organisation et au type d’activités effectuées.