Dématérialisation de documents : les solutions... sans les complications !

dématérialisation : 5 avantages et 5 inconvénients

La dématérialisation est plus qu’une tendance actuelle, elle est l’un des grands enjeux de la transition numérique des entreprises et administrations, tous secteurs confondus. « Zéro papier », inflation de l’information, mobilité et travail à distance, nombreuses sont les problématiques auxquelles sont confrontées les organisations d’aujourd’hui. Ces dernières peuvent trouver leur réponse dans la digitalisation des supports et des processus de travail.

En quoi consiste la dématérialisation au juste ? Au-delà de la numérisation de vos documents administratifs pour un accès simplifié et accéléré à l’information à l’ensemble de vos collaborateurs, la dématérialisation s’accompagne de son lot d’avantages. Elle peut cependant susciter des réticences quant à sa mise en œuvre. Quelle stratégie adopter pour gérer vos documents dématérialisés, entre un simple plan de numérisation et un système de GED unifié ? Comment faire pour réduire les risques liés à la sécurité des données ? Comment s’assurer de la valeur légale d’une signature électronique d’un contrat ?

Pour mieux comprendre l’éditique et la dématérialisation, ses enjeux, et l’impact de la transformation numérique pour l’entreprise, voici ce qu’il faut savoir :

Sommaire :

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Qu’est-ce que la dématérialisation ?

Définition et fonctionnement

On entend par dématérialisation le passage d’un support physique (généralement le papier) à un format numérique lors des échanges ou de la conservation d’informations. Ce remplacement du matériel par des données informatisées ne s’arrête pas à la « numérisation » d’un document. C’est tout un système qui opère sa transition dans un univers dématérialisé : traitement, gestion, conservation, archivage, etc. Voyons cela plus en détail.

Les différents types de dématérialisation

Quand on évoque la dématérialisation, on pense automatiquement à un document dématérialisé, qu’il soit scanné à partir d’un support papier ou produit directement au format électronique.

Toutefois, les documents ne représentent qu’une partie de la transformation numérique de son environnement de travail. Les échanges, les activités et les processus métiers évoluent eux aussi vers la dématérialisation. Tant et si bien qu’il serait plus juste de parler de flux : flux sortants, flux entrants, et flux internes.

Quels flux dématérialiser ?

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© Locarchives

Documents administratifs, factures, bons de commande ou de livraison, bulletins de paie et contrats, toute votre gestion administrative et comptable peut bénéficier d’une dématérialisation de son workflow.

D’un point de vue réglementaire, les documents au format électronique ont la même valeur probante que les originaux au format papier, d’après la loi du 13 mars 2000, selon les conditions décrites à l’article 1316-1 du Code civil :

L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.

Les entreprises sont donc habilitées à numériser leurs documents manuscrits et à les archiver de manière électronique.

💡Pour les fichiers, les échanges et les processus créés directement sur des supports numériques, on parle de « dématérialisation native ». Les documents électroniques natifs doivent disposer d’un certificat de scellement pour être considérés comme conformes.

Focus sur Chorus Pro

La dématérialisation est encouragée pour les entreprises : cela commence par la centralisation des factures dématérialisées à destination de l’État et de toutes les entités publiques sur un portail unique et obligatoire nommé Chorus Pro.

Il s’agit d’un service gratuit facilitant la facturation à destination des entités publiques pour les entreprises. L’obligation est progressive pour les fournisseurs de biens ou de services aux administrations publiques françaises. Les échéances s’appliquent selon la taille des entreprises :

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Source : Cpro.fr

Ainsi, si vous adressez des factures au service public, assurez-vous d’utiliser la solution Chorus Pro avant la date butoir qui vous concerne.

Quels avantages et inconvénients de la dématérialisation ?

Les avantages

Comme évoqué, dématérialiser des documents au format papier engendre également une dématérialisation des processus de travail. La notion d’intelligence économique prend alors tout son sens : les collaborateurs gagnent en réactivité et en productivité. Zoom sur les avantages de la dématérialisation des documents.

Un gain de place grâce au stockage numérique

La numérisation des documents procure un avantage considérable sur le plan logistique. Les dizaines, voire les centaines de mètres carrés nécessaires pour stocker des documents papier, des factures fournisseurs, disparaissent.

Le stockage et la gestion électronique de documents sur un CD à l’origine, puis une clé USB, et aujourd’hui sur des serveurs procurent un gain d’espace.

Certaines entreprises amenées à louer des espaces de stockage pour conserver leurs documents au format papier réalisent alors des économies substantielles.

L’accessibilité des données

L’un des plus grands avantages de la dématérialisation en entreprise est la possibilité de partager des fichiers de manière instantanée dans le monde entier en utilisant internet.

Une équipe de travail peut ainsi mener des activités coordonnées, même si de longues distances les séparent. Les documents de travail, les documents comptables et les factures sont accessibles en ligne.

Cela permet aux clients, aux fournisseurs, à l’expert-comptable d’éviter de nombreux déplacements et d’économiser les coûts liés.

Autre possibilité : le travail à la maison, ou télétravail procure un certain confort au personnel. La réactivité de l’entreprise est démultipliée et chacun gagne un temps considérable.

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La traçabilité informatique des documents

L’intelligence d’un système de gestion électronique de documents accroît la productivité des collaborateurs. Chaque information est en effet accessible en temps réel : c’est l’un des nombreux avantages de la dématérialisation.

La transmission de l’information n’est plus un problème : le personnel ne perd plus de temps à chercher la donnée dont il a besoin. Il sait où trouver l’information : un logiciel de GED offre la possibilité de ranger et de classer les documents selon plusieurs catégories et ses propres paramètres de classement. La recherche devient fluide et intuitive. Le système permet aussi de réduire les temps de traitement d’un dossier entre les services marketing et commercial par exemple.

La dématérialisation accélère ainsi un ensemble d’activités coordonnées, en apportant en plus la traçabilité des documents : un historique permet de savoir qui a effectué une action A à un moment T.

Un archivage numérique à valeur légale

La dématérialisation des documents comptables facilite les traitements comptables à distance. Une solution complète permet de stocker les documents numérisés sous la forme de fichiers numériques pour archiver votre comptabilité.

Certains outils professionnels sont cependant nécessaires :

  • un coffre-fort numérique pour sécuriser les données en leur procurant une valeur légale,
  • une solution permettant de signer électroniquement les documents, tout en authentifiant l’identité du signataire.

Les avantages de la dématérialisation comptable sont nombreux : gain de temps, de productivité, gain de place grâce au stockage et à l’archivage dématérialisés, accélération des processus de traitements.

Une démarche écologique

Sous les aspects écologiques, les avantages de la dématérialisation en entreprise se traduisent de différentes manières.

Gérer ses documents sur le web permet en effet de réduire son empreinte écologique avec efficacité, en consommant moins de ressources et en économisant des tonnes de papier.

Réduire le nombre d’impressions de documents et sa consommation de cartouches d’encre, c’est agir pour la protection de l’environnement.

Tous les acteurs économiques devraient par ailleurs penser au recyclage de documents papier destinés à être jetés, en utilisant les versos non imprimés comme un cahier de brouillon par exemple.

Les inconvénients

La dématérialisation des factures et des documents comporte certains inconvénients et des risques si l’on oublie de considérer tous ses enjeux. Certains freins psychologiques peuvent être levés, et la plupart des risques écartés. Explications.

L’investissement financier

Premier des inconvénients de la dématérialisation : l’investissement. Passer d’une gestion au format papier à une gestion électronique de documents comporte des frais techniques, des coûts de maintenance, d’hébergement, etc.

Une analyse technique des moyens à mettre en œuvre est nécessaire. Un projet de dématérialisation doit en effet prendre en compte la maîtrise du réseau informatique pour connecter les applications métiers utilisées en interne.

Il faut également fixer un objectif d’efficacité et le chiffrer pour améliorer la qualité, les délais de livraison (etc.) et anticiper chaque besoin du personnel en matière d’archivage électronique.

Tous ces éléments doivent s’inscrire dans une stratégie de transformation numérique dont les bénéfices vont profiter à la croissance de toute l’entreprise sur du long terme.

Les données représentent le patrimoine le plus précieux de l’entreprise : la question de l’investissement financier doit sérieusement être envisagée.

Préparer ses ressources humaines est un autre impératif : le concept de transformation digitale n’est en effet pas naturel pour toutes les personnes travaillant dans l’entreprise…

La résistance face aux changements

Imaginons un groupe de collaborateurs habitué au traitement des informations sur format papier, et utilisant les mêmes méthodes depuis 10 ans. Ces personnes peuvent exprimer une certaine résistance face aux changements, par peur de l’inconnu, ou par méconnaissance des nouvelles technologies.

Pour éviter qu’elles vivent la dématérialisation comme de nouvelles contraintes qui leur sont imposées, un accompagnement est nécessaire.

L’informatisation de l’entreprise et la création de nouvelles procédures de travail doivent s’accompagner d’une formation sur site. Le responsable RH peut avoir recours à un plan de formation pour mettre en pratique ces nouveaux usages et les étendre à toutes les activités de l’entreprise.

Un temps d’adaptation doit être accordé à l’utilisateur afin d’appréhender ce nouvel environnement de travail, ses conditions et ses règles d’utilisation. La meilleure approche est pédagogique : il faut lui expliquer par étapes en quoi la GED est utile, va l’aider à effectuer son travail et à être plus performant. À travers des conseils, il apprendra à traiter les informations avec plus de rapidité et de souplesse.

La sécurité et l’intégrité des données

La dématérialisation des documents administratifs, et le traitement de données sensibles, comme les données personnelles recueillies, soulèvent la question de la sécurité des informations conservées.

Le RGPD impose un système d’archivage de données avec anonymisation, ainsi qu’un degré élevé de confidentialité et de sécurité concernant le traitement des informations. Il convient donc de se tourner vers les solutions du marché qui garantissent la protection de l’information, matérialisée par de nombreux fichiers circulant en interne, et parfois en dehors de l’entreprise.

Il devient par ailleurs impératif de sécuriser tous les accès, et assurer une bonne gestion des droits utilisateurs pour se prémunir des pirates informatiques, des fraudes, et des attaques susceptibles de corrompre l’intégrité des données en un clic.

La perte de documents

C’est une grande tendance : la question revient toujours sur le tapis dans un contexte de dématérialisation de documents.

Une solution permettant la sauvegarde automatique des informations résout le problème. Une formation de qualité permettra aussi à toute l’organisation d’adopter les bonnes pratiques en interne.

Une question se pose alors : comment opérer sa transition vers le tout numérique ?

Comment la mettre en place ? Les outils clés !

Le point de départ évident semble être la numérisation de tous les documents manuscrits existant au sein de votre organisation. Puis, l’étape plus avancée consiste à mettre en place une Gestion électronique de documents (ou GED), accompagnée d’un Système d’archivage électronique (SAE). De la plateforme collaborative à un outil de GED avancé, en passant par une solution fiable de signature électronique, équipez votre organisation pour un passage fluide et en conformité avec les exigences réglementaires, normatives et métiers.

Optimiser le partage de documents avec EasyDrop

Easydrop est une plateforme collaborative en ligne qui permet le partage de documents, mais aussi toutes formes d’échanges et de communications. Cette solution complète soutient une démarche de dématérialisation tout en favorisant l’efficacité de la collaboration et la sécurisation des échanges. Elle propose :

  • la création de portails clients privés et des portails publics,
  • la mise en place de bureaux de travail virtuels privés,
  • la définition, la gestion et le contrôle d’accès utilisateurs aux dossiers et sous-dossiers.

Plus encore qu’une solution de GED, EasyDrop se présente comme un réseau social d’entreprise, avec intégration d’un fil d’actualités et de commentaires des publications.

Les avantages d’EasyDrop :

  • la connexion de plusieurs bases documentaires EasyDrop grâce à un système LDAP,
  • un outil ultra personnalisable, avec possibilité d’utiliser la charte graphique de votre entreprise,
  • des systèmes de communications facilités : agendas partagés, messagerie interne, système de commentaires et forums de discussion.

Favoriser le travail collaboratif avec Netframe

Netframe est une solution de travail reposant sur la communication qui élargit le champ d’actions d’une entreprise et contribue à sa transformation numérique. Elle permet à la fois le partage d’informations en interne, mais également leur organisation et la gestion de toutes les interactions les concernant, grâce à :

  • une messagerie instantanée d’équipe pour un fonctionnement agile,
  • des notifications pour toute action entreprise par vos collaborateurs (commentaire, invitation à un groupe, changement de statut, etc.),
  • la gestion de workflow et de validation de documents.

Cet outil complet combine à la fois un réseau social d’entreprise, une solution de GED et la gestion de tâches et de projets. Sa barre de recherche et ses affichages par mosaïque ou par carte permettent et de visualiser l’ensemble des membres du réseau, des services, des projets ou des groupes de travail afin d’organiser simplement l’information et d’en faciliter l’accès.

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Les avantages de Netframe :

  • un calendrier partagé et synchronisable avec Outlook,
  • l’attribution de rôles au sein du réseau avec droits associés : participant, contributeur, modérateur, administrateur ou propriétaire,
  • un outil personnalisable, flexible et facile d’utilisation.

Signer vos documents électroniquement avec Yousign

La valeur légale d’une signature électronique peut être un sujet de préoccupation pour un dirigeant d’entreprise. Cette inquiétude est légitime lorsqu’un contrat important est signé de manière électronique.

Pour s'assurer de la valeur légale d’une signature électronique, il faut faire appel à un tiers de confiance. Il s’agit d’une autorité de certification elle-même certifiée par l’État, qui réunit toutes les conditions et répond aux normes de sécurité européennes les plus exigeantes.

Une solution telle que Yousign est ainsi préconisée pour signer un contrat ou un document de manière électronique :

  • l’outil délivre un certificat de signature électronique unique qui authentifie l’identité du signataire,
  • l’utilisateur dispose d’un coffre-fort numérique intégré à la solution pour conserver ses documents avec une valeur probante,
  • l’horodatage des signatures et des documents permet de certifier la date et l’heure d’édition.

La valeur légale des documents signés de manière électronique est ainsi indiscutable.

dématérialisation avantages, inconvénients et solution

Les avantages de Yousign :

  • la solution Yousign est certifiée eIDAS et ETSI, deux certificats de conformité attestant d’un haut niveau de sécurité aux niveaux européen et international,
  • Yousign est par ailleurs inscrit sur la liste AINSSI des prestataires de confiance recommandés par l’État français,
  • la solution est française et héberge les données en France, dans le total respect des obligations du RGPD.

Valoriser l’information avec Zeendoc

Zeendoc est une plateforme d’échanges permettant de traiter tous les flux entrants et sortants de votre entreprise, et de mettre à disposition l’information recherchée en un temps record.

Pour soulager le travail de vos équipes de gestion administrative et comptable, l’outil :

  • automatise les tâches à faible valeur ajoutée,
  • facilite les processus de dématérialisation (factures, exports comptables, contrats commerciaux, bulletins de salaire, etc.),
  • assure la conformité avec la réglementation en vigueur.

Grâce à son moteur de recherche performant et son analyse intelligente des données, l’outil retrouve vos documents grâce à de simples mots clés. Zeendoc propose bien plus que de la GED, c’est toute la gestion de l’administratif rendue simplifiée.

Les avantages de Zeendoc :

  • un véritable assistant personnel : veille à la conformité selon les évolutions légales et intègre des rappels pour vos relances de paiements, échéances de factures, etc. ;
  • la lecture et la reconnaissance automatiques des documents grâce aux technologies LAD et RAD : le logiciel apprend à identifier et à classer automatiquement les fichiers ;
  • une mise en place ultrarapide et simple de la plateforme, en 48 heures.

Pas d’échec pour la démat’ !

En définitive, mettre en place une transition vers la dématérialisation entraîne de nombreux effets positifs pour votre entreprise, qu’il s’agisse de structuration de l’information, d’augmentation de la productivité, de réduction des coûts ou encore de maîtrise des risques liés à la sécurité et à la confidentialité des documents.

Comment engager la dématérialisation au sein de votre structure ? Avant toute chose, il sera nécessaire de repenser les processus qui seront concernés par cette démarche : finances, comptabilité, gestion des ressources humaines, etc. Chaque workflow devra être réétudié avant d’être automatisé dans les meilleures conditions.

Enfin, des solutions sont à votre disposition pour enclencher le processus, en vous offrant conformité, fiabilité, et facilité.

Alors, êtes-vous prêt·e à accélérer votre transformation digitale ?

 

Article mis à jour, publié initialement en janvier 2019.

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