Dématérialisation de documents : 5 avantages et 5 inconvénients

dématérialisation : 5 avantages et 5 inconvénients

La dématérialisation des documents présente des avantages et des inconvénients. La mise en place d’une solution de gestion électronique de documents (GED) améliore en effet les processus de travail dans les entreprises. Certaines se targuent d’ailleurs de mener une politique « zéro papier ».

Cependant, comment faire pour réduire les risques liés à la sécurité des données ? Comment s’assurer de la valeur légale d’une signature électronique d’un contrat ?

Pour mieux comprendre l’éditique, ses enjeux, et l’impact de cette transformation numérique pour l’entreprise, voici ce qu’il faut savoir :

Suggestion de logiciels pour vous

Yousign

Yousign
Meilleure solution de signature électronique de documents
Commencer gratuitement
Voir ce logiciel

Youdoc

Youdoc
La GED modulaire pour les entreprises de +100 salariés
Demander une démo
Voir ce logiciel

talkspirit

talkspirit
Réseau Social d'Entreprise | N°1 chez les +100 salariés
30 jours d'essai gratuit
Voir ce logiciel

Les 5 avantages

Dématérialiser des documents au format papier engendre également une dématérialisation des processus de travail. La notion d’intelligence économique prend alors tout son sens : les collaborateurs gagnent en réactivité et en productivité.

Zoom sur les avantages de la dématérialisation des documents.

N° 1 : un gain de place grâce au stockage numérique

La numérisation des documents procure un avantage considérable sur le plan logistique. Les dizaines, voire les centaines de mètres carrés nécessaires pour stocker des documents papier, des factures fournisseurs, disparaissent.

Le stockage et la gestion électronique de documents sur un CD, puis une clé USB, et aujourd’hui sur des serveurs procurent un gain d’espace.

Certaines entreprises amenées à louer des espaces de stockage pour conserver leurs documents au format papier réalisent alors des économies substantielles.

N° 2 : l’accessibilité des données

L’un des plus grands avantages de la dématérialisation en entreprise est la possibilité de partager des fichiers de manière instantanée dans le monde entier en utilisant internet.

Une équipe de travail peut ainsi mener des activités coordonnées, même si de longues distances les séparent. Les documents de travail, les documents comptables et les factures sont accessibles en ligne.

Cela permet aux clients, aux fournisseurs, à l’expert-comptable d’éviter de nombreux déplacements et d’économiser les coûts liés.

Autre possibilité : le travail à la maison, ou télétravail procure un certain confort au personnel. La réactivité de l’entreprise est démultipliée et chacun gagne un temps considérable.

N° 3 : la traçabilité informatique des documents

L’intelligence d’un système de gestion électronique de documents accroît la productivité des collaborateurs. Chaque information est en effet accessible en temps réel : c’est l’un des nombreux avantages de la dématérialisation.

La transmission de l’information n’est plus un problème : le personnel ne perd plus de temps à chercher la donnée dont il a besoin. Il sait où trouver l’information : un logiciel de GED offre la possibilité de ranger et de classer les documents selon plusieurs catégories et ses propres paramètres de classement. La recherche devient fluide et intuitive.

Le système permet aussi de réduire les temps de traitement d’un dossier entre les services marketing et commercial par exemple.

La dématérialisation accélère ainsi un ensemble d’activités coordonnées, en apportant en plus la traçabilité des documents : un historique permet de savoir qui a effectué une action A à un moment T.

N° 4 : un archivage numérique à valeur légale

La dématérialisation des documents comptables facilite les traitements comptables à distance. Une solution complète permet de stocker les documents numérisés sous la forme de fichiers numériques pour archiver votre comptabilité.

Certains outils professionnels sont cependant nécessaires :

  • un coffre-fort numérique pour sécuriser les données en leur procurant une valeur légale,
  • une solution permettant de signer électroniquement les documents, tout en authentifiant l’identité du signataire.

Les avantages de la dématérialisation comptable sont nombreux : gain de temps, de productivité, gain de place grâce au stockage et archivage dématérialisés, accélération des processus de traitements.

N° 5 : une démarche écologique

Sous les aspects écologiques, les avantages de la dématérialisation en entreprise se traduisent de différentes manières.

Gérer ses documents sur le web permet en effet de réduire son empreinte écologique avec efficacité, en consommant moins de ressources et en économisant des tonnes de papier.

Réduire le nombre d’impressions de documents et sa consommation de cartouches d’encre, c’est agir pour la protection de l’environnement.

Tous les acteurs économiques devraient par ailleurs penser au recyclage de documents papier destinés à être jetés, en utilisant les versos non imprimés comme un cahier de brouillon par exemple.

Les 5 inconvénients

La dématérialisation des factures et des documents comporte certains inconvénients et des risques si l’on oublie de considérer tous les enjeux de la dématérialisation. Certains freins psychologiques peuvent être levés, et la plupart des risques écartés. Explications.

N° 1 : l’investissement financier

Premier des inconvénients de la dématérialisation : l’investissement. Passer d’une gestion au format papier à une gestion électronique de documents comporte des frais techniques, des coûts de maintenance, d’hébergement, etc.

Une analyse technique des moyens à mettre en œuvre est nécessaire. Un projet de dématérialisation doit en effet prendre en compte la maîtrise du réseau informatique pour connecter les applications métiers utilisées en interne.

Il faut également fixer un objectif d’efficacité et le chiffrer pour améliorer la qualité, les délais de livraison (etc.) et anticiper chaque besoin du personnel en matière d’archivage électronique.

Tous ces éléments doivent s’inscrire dans une stratégie de transformation numérique dont les bénéfices vont profiter à la croissance de toute l’entreprise sur du long terme.

Les données représentent le patrimoine le plus précieux de l’entreprise : investir ou mourir, telle est la question à se poser si l’investissement financier représente un quelconque frein pour vous.

 

Préparer ses ressources humaines est un autre impératif : le concept de transformation digitale n’est en effet pas naturel pour toutes les personnes travaillant dans l’entreprise…

N° 2 : la résistance face aux changements

Imaginons un groupe de collaborateurs habitué au traitement des informations sur format papier, et utilisant les mêmes méthodes depuis 10 ans.

Ces personnes peuvent exprimer une certaine résistance face aux changements, par peur de l’inconnu, ou par méconnaissance des nouvelles technologies.

Pour éviter qu’elles vivent la dématérialisation comme de nouvelles contraintes qui leur sont imposées, un accompagnement est nécessaire.

L’informatisation de l’entreprise et la création de nouvelles procédures de travail doivent s’accompagner d’une formation sur site. Le responsable RH peut avoir recours à un plan de formation pour mettre en pratique ces nouveaux usages et les étendre à toutes les activités de l’entreprise.

Un temps d’adaptation doit être accordé à l’utilisateur afin d‘appréhender ce nouvel environnement de travail, ses conditions et ses règles d’utilisation.

La meilleure approche est pédagogique : il faut lui expliquer par étapes en quoi la GED est utile, va l’aider à effectuer son travail et à être plus performant. À travers des conseils, il apprendra à traiter les informations avec plus de rapidité et de souplesse.

N° 3 : la sécurité et l’intégrité des données

La dématérialisation des documents administratifs, et le traitement de données sensibles, comme les données personnelles recueillies, posent la question de la sécurité des informations conservées.

Le RGPD impose un système d’archivage de données avec anonymisation, ainsi qu’un degré élevé de confidentialité et de sécurité concernant le traitement des informations. Il convient donc de se tourner vers les solutions du marché qui garantissent la protection de l’information, matérialisée par de nombreux fichiers circulant en interne, et parfois en dehors de l’entreprise.

Il faut par ailleurs sécuriser tous les accès, et assurer une bonne gestion des droits utilisateurs pour se prémunir des pirates informatiques, des fraudes, et des attaques susceptibles de corrompre l’intégrité des données en un clic.

N° 4 : la perte de documents

C’est une grande tendance : la question revient toujours sur le tapis dans un contexte de dématérialisation de documents.

Une solution permettant la sauvegarde automatique des informations résout le problème. Une formation de qualité permettra aussi à toute l’organisation d’adopter les bonnes pratiques en interne.

N° 5 : la valeur légale d’une signature électronique

Parmi les limites de la dématérialisation des documents exprimée par certains dirigeants : la valeur légale d’une signature électronique. Cette inquiétude est légitime lorsqu’un contrat important est signé de manière électronique.

Pour être certain de la valeur légale d’une signature électronique, il faut faire appel à un tiers de confiance. Il s’agit d’une autorité de certification elle-même certifiée par l’État, car elle réunit toutes les conditions et répond aux normes de sécurité européennes les plus exigeantes.

Une solution telle que Yousign est ainsi préconisée pour signer un contrat ou un document de manière électronique :

  • l’outil délivre un certificat de signature électronique unique qui authentifie l’identité du signataire,
  • l’utilisateur dispose d’un coffre-fort numérique intégré à la solution pour conserver ses documents avec une valeur probante,
  • l’horodatage des signatures et des documents permet de certifier la date et l’heure d’édition.

La valeur légale des documents signés de manière électronique est ainsi indiscutable.

dématérialisation avantages, inconvénients et solution

On remarque un très haut niveau d’exigence en matière de sécurité :

  • la solution Yousign est certifiée eIDAS et ETSI, deux certificats de conformité attestant d’un haut niveau de sécurité aux niveaux européen et international,
  • Yousign est par ailleurs inscrit sur la liste AINSSI des prestataires de confiance recommandés par l’État français,
  • la solution est française et héberge les données en France, dans le total respect des obligations du RGPD.

⚠️ Découvrez toutes les capacités de Yousign en détail sur cette page.

C’est certainement pour ces multiples qualités que des entreprises et organisations telles que FMA assurances, bpifrance, Allianz, FCA Capital France et bien d’autres utilisent Yousign pour faire signer électroniquement contrats, documents RH ou financiers en accélérant leur transformation digitale.

Suggestion de logiciels pour vous

Vade Secure Office 365

Vade Secure Office 365
La solution native de protection de votre messagerie Office
Démarrer un essai gratuit
Voir ce logiciel

BOTNATION AI

BOTNATION AI
Améliorez votre business avec le marketing conversationnel
Démarrez Gratuitement
Voir ce logiciel

Agorapulse

Agorapulse
Outil de gestion de réseaux sociaux 100% français
Essai gratuit
Voir ce logiciel
Commenter cet article

Ajouter un commentaire