Quel logiciel pour réussir sa gestion des entretiens professionnels ?

Se munir d’un logiciel pour gérer vos entretiens professionnels est une sage décision : suite à la loi de réforme n° 2014-288 du 5 mars 2014 portant sur la formation, cet entretien est obligatoire tous les deux ans pour chaque salarié. L’entreprise est donc tenue de fournir toutes les ressources précisées par la loi à ses collaborateurs.

Objectif : anticiper les plans de formations pour mieux préparer l’évolution professionnelle de chaque employé. Ce processus RH vient s’ajouter à la gestion des entretiens annuels plus orientés sur l’évaluation des compétences. Appvizer vous invite à choisir un logiciel RH complet, capable de centraliser toutes les tâches qui incombent aux responsables des ressources humaines : évaluons le potentiel de différents outils, dont celui d’un logiciel d’entretien professionnel gratuit.

En synthèse, l’entretien professionnel porte sur les moyens mis en œuvre pour améliorer les qualifications et l’employabilité d’un collaborateur.

L’idée est d’inciter l’employé à participer à son évolution professionnelle et de l’anticiper pour mieux construire son projet professionnel, en identifiant ses souhaits, sa montée en compétences, ses besoins en formation, etc.

À terme, le responsable RH est tenu d’avoir entrepris toutes les actions incontournables pour tracer le bilan du parcours professionnel d’un collaborateur.

En effet, au cours des six dernières années, chaque salarié doit ainsi avoir bénéficié d’actions concrètes :

• une formation (à minima), appuyée par une certification,
• une évolution professionnelle positive évaluée individuellement et collectivement,
• une progression mesurée selon les nouvelles responsabilités, le nouveau métier, ou l’avancée dans la hiérarchie,
• un document précisant et détaillant ce bilan.

  Précisons les contours de cette tâche des responsables RH :

  • définir des objectifs professionnels en adéquation avec la stratégie d’entreprise,
  • cartographier les compétences individuelles, les atouts et les axes d’amélioration,
  • suivre l’évolution du salarié dans le temps,
  • mesurer ses performances,
  • effectuer un suivi du collaborateur sur le long terme,
  • identifier ses attentes et besoins en formation,
  • mettre en place les plans de formation,
  • traiter une charge administrative conséquente.

La législation est claire : l’employeur peut être soumis à créditer le CFP (compte personnel de formation) d’un salarié de 100 à 130 heures selon le cas, et à payer la somme forfaitaire correspondante légale à l’OPCA concerné.

Sous réserve de l’appréciation des juges, l’absence d’entretien professionnel pourrait être constitutive d’une faute de l’employeur dans le cadre de l’exécution d’un contrat de travail (ministère du Travail en France).

Si l’employeur continue à manquer à ses devoirs, il devra notamment « verser le double de l’insuffisance constatée au Trésor public ».

Certaines dispositions prévoient même de sanctionner l’entreprise de 3 000 euros par salarié.

De nombreux responsables recherchent un logiciel de suivi d’entretien professionnel. Faut-il choisir un outil gratuit, un logiciel dédié ou s’orienter vers un logiciel SIRH ?

La gestion des entretiens dépend des autres questions de ressources humaines en entreprise, c’est pourquoi un logiciel de gestion des entretiens annuels ou professionnels ne peut se traduire que par un module complémentaire à d’autres. Un logiciel s’intégrant à un Système d’Information dédié aux Ressources Humaines (SIRH) est opportun : il couvre l’ensemble des tâches RH gérées par différents modules.

Les avantages d’un logiciel SIRH modulaire :

• l’interopérabilité entre les modules permet d’exploitation des données des autres modules et une meilleure circulation de l’information ;
• toutes les informations sur les collaborateurs sont centralisées dans un environnement unique (suivi des temps, planning, gestion des talents, gestion des compétences… autant d’informations utiles à la gestion des entretiens).

Vous avez aussi le choix d’opter pour un outil dont la seule fonction est d’assurer la préparation, la gestion et le suivi des entretiens professionnels.

Il peut s’agir d’un logiciel dédié, ou bien d’un module d’un SIRH pris indépendamment. Vous n’avez peut-être pas besoin de tous les modules d’un SIRH si vous êtes déjà en partie outillés, mais un module dédié qui fonctionne de manière indépendante répond à votre problématique quant aux entretiens.

Conçu avec la collaboration de services ressources humaines, le logiciel Emalti-RH offre tout l’éventail des outils nécessaires au gestionnaire RH. La solution SIRH réunit en effet tous les modules de gestion RH, dont un module de gestion des entretiens professionnels.

Les points forts d’Emalti-RH

Le module dédié d’Emalti-RH permet de gérer l’entretien annuel et l’entretien professionnel en faisant participer les managers pour enrichir l’évolution professionnelle de chaque employé.

Le responsable a un accès facilité à la solution, quel que soit le type d’appareil : smartphone, tablette, ordinateur.

Les capacités de traitement de grands volumes de données séduisent les gestionnaires RH de plusieurs sites ou sociétés, voire plusieurs groupes. Toutes les actions se font via une connexion cryptée et sécurisée : faire l’inventaire des attentes, des besoins et des formations, et personnaliser les formulaires.

Concernant l’état des lieux obligatoire à remettre au salarié après 6 ans de présence, ce SIRH offre l’avantage indéniable de pouvoir se connecter avec un module social et d’exploiter ainsi les analyses préparamétrées sur les 6 dernières années.

Javelo se présente comme un logiciel spécialisé dans les entretiens RH et l’engagement des collaborateurs. Simple d’utilisation et flexible, il prend en charge la gestion des entretiens professionnels, mais pas que, puisqu’on retrouve également des fonctionnalités de feedback 360°, de sondages ou encore de suivi des objectifs.

Les points forts de Javelo

Grâce au module « Entretiens professionnels » de Javelo, vous gérez de A à Z vos campagnes d’entretiens, dans les temps et sans prise de tête ! Le tout en vous conformant aux exigences légales.

En effet, la plateforme automatise la programmation de vos entretiens professionnels à date anniversaire tous les deux ans, et vous permet aussi de suivre le taux de complétion et d’effectuer des relances personnalisées auprès des salariés. Ainsi, vous vous assurez de ne plus manquer à vos obligations !

En plus de ça, Javelo vous aide à exploiter l’information issue de ces échanges : toutes les données sont centralisées au sein de l’outil, dans le but de constituer un historique. Vous pouvez aussi les trier afin d’obtenir une meilleure visibilité sur les demandes des collaborateurs, et donc orienter votre stratégie RH vers la bonne direction.

Enfin, vous apprécierez Javelo pour son équipe support performante et réactive, ainsi que pour sa communauté de clients prêts à partager de bons conseils et autres retours d’expérience.

Poplee Entretiens & Objectifs est la brique dédiée à la gestion des entretiens professionnels du SIRH Lucca. Son interface simple à prendre en main combinée à des fonctionnalités exhaustives en fait un outil pertinent aussi bien pour les TPE que pour les PME ou les ETI.

Collaborateurs, managers et ressources humaines ont un espace dédié à la préparation des entretiens. Le processus est clair et fait gagner du temps à toutes les parties prenantes. Les responsables RH passent enfin moins de temps à collecter les grilles d’entretien, et plus à analyser les résultats et mettre en place des actions !

Les points forts de Poplee Entretiens & Objectifs

Poplee facilite la gestion de campagnes d’entretiens pour les responsables RH avec un suivi précis dans un tableau de bord prévu à cet effet.

En ce qui concerne les entretiens eux-mêmes et leur préparation, l’outil met à disposition une bibliothèque de formulaires que vous pouvez personnaliser en fonction des types d’entretien (professionnel, annuel, retour de congé maternité, etc.) et de vos besoins métiers. Les formulaires d’entretien sont sur-mesure et le suivi d’objectifs est mieux assuré.

Pour ce qui est des objectifs justement, Poplee instaure plus de souplesse et d’agilité dans leur suivi : les objectifs et leur avancement peuvent être mis à jour régulièrement. Vous faites le point régulièrement sur les réalisations, ce qui facilite la préparation des entretiens en fin d’année.

Enfin, Poplee vous laisse la possibilité de définir des objectifs pour chaque trimestre par équipe.

Rippling est une plateforme complète de gestion des effectifs à destination des entreprises de 2 à 2000 salariés. Elle prend donc en charge la gestion des ressources humaines au global, mais également de la paie et du parc informatique.

Côté RH, on retrouve diverses fonctionnalités intéressantes pour fluidifier vos processus relatifs aux entretiens professionnels ainsi qu’à l’évaluation des salariés.

Les points forts de Rippling

Le principal atout de Rippling réside en sa capacité à centraliser au sein d’une seule et même interface toutes les données associées à vos collaborateurs, et à les mettre à jour en temps réel. De cette façon, vous disposez d’informations précises afin de personnaliser et conduire efficacement les échanges, conformément au parcours des employés au sein de l’entreprise.

Mais Rippling, ce sont aussi des outils spécifiquement dédiés au pilotage de la performance ou encore au feedback. Par exemple, il est possible d’organiser en quelques clics des évaluations en vue d’apprécier à leur juste valeur les compétences des salariés et suivre au mieux l’atteinte de leurs objectifs. En somme, ce logiciel se révèle un support précieux pour baser l’entretien professionnel sur des informations fiables, et donc l’orienter vers les résultats, mais aussi vers les besoins réels des collaborateurs.

Et pour la suite des opérations, Rippling se fait aussi LMS, c’est-à-dire qu’il automatise toute la gestion des actions de formation !

Skeely est un logiciel de gestion d’entretiens intuitif, ludique et modulaire qui simplifie la préparation et l’animation de vos entretiens en vous proposant des modèles de trame (annuel, professionnel, forfait jour…) prêts à l’emploi et 100 % personnalisables.

Les points forts de Skeely

Doté de nombreuses fonctionnalités avancées et paramétrables, l’outil vous permet de : 

• suivre vos campagnes RH en temps réel : suivez l’ensemble de vos entretiens et ayez une vision globale de vos collaborateurs (envoi de notifications automatisé, outil de planification d’entretien…) ;
  
  
• animer vos entretiens simplement : bénéficiez de templates de tram personnalisables, complétés par le manager et envoyés directement au salarié (gestion automatique de rapports, rappel à vos collaborateurs…) ;
  
  
• gérer efficacement les compétences de vos salariés : profitez d’un module GPEC et anticipez les actions à mettre en place dans votre entreprise (valorisation des compétences au travers d’une cartographie globale, suivi du turn-over et des besoins de formation, etc.). 

• prendre des décisions éclairées en fonction de données chiffrées : le logiciel collecte automatiquement toutes les données sur vos objectifs, compétences et souhaits d’évaluation via des graphiques personnalisés. 

💡 Profitez également d’un module de signature électronique certifiée, simple et efficace !

Intuitif et simple d’utilisation, Qrew (avant Skillapp) est une plateforme de gestion des entretiens personnalisable. Focalisez-vous sur l’essentiel et gagnez du temps grâce à un outil destiné à digitaliser vos entretiens et à optimiser vos processus RH.
La richesse de ses fonctionnalités facilite votre quotidien et vous aide à :

• créer et lancer des campagnes d’entretiens,
• suivre l’avancement des campagnes et relancer les retardataires,
• analyser et traiter les données,
• respecter les obligations légales.

Les points forts de Qrew

Qrew devient votre allié dans la gestion de vos entretiens professionnels. Optimisez le pilotage de vos campagnes grâce aux modèles d’entretiens, à un accompagnement efficace ou encore un tableau de bord complet.
Libérez-vous également des tâches RH chronophages grâce à ses modules de gestion :

• des compétences,
• des formations,
• et des objectifs.

En plus d’être sans engagement, Qrew dispose d’une offre sur mesure adaptée à votre effectif et une prise en main rapide et facile !

Éditée par Cegid, Talentsoft se définit comme une plateforme HCM complète couvrant tous les aspects de la gestion de votre capital humain :

• le socle RH,
• l’acquisition des talents,
• la gestion des talents,
• la formation.

À destination des ETI et des grands groupes, elle épaule les RH et les managers dans l’accompagnement des collaborateurs, tout au long de leur cycle de vie, de leur recrutement à leur montée en compétences au sein de l’entreprise.

C’est donc tout naturellement que Cegid Talentsoft intègre des fonctions dédiées au pilotage des entretiens, composante majeure de l’engagement et de la satisfaction des salariés.

Les points forts de Cegid Talentsoft

Alors, comment fonctionne Cegid Talentsoft ? Il vous permet de mettre en place simplement des campagnes et formulaires d’entretiens personnalisés, en fonction des spécificités et des processus propres à votre organisation, et de planifier en quelques clics les revues avec les différents collaborateurs.

L’ensemble des données associées à chaque salarié, comme ses compétences, ses objectifs ou les comptes-rendus des précédents échanges, en centralisé au sein de l’outil. Tout le processus d’entretien professionnel s’en trouve fluidifié, de la phase préparatoire au suivi.

En parallèle, toutes les informations contenues dans Cegid Talentsoft servent à satisfaire les besoins en savoir-faire de l’entreprise ainsi que les désirs d’évolution des salariés. En effet, la plateforme prend aussi en charge la gestion des compétences et la formation. Plus besoin de multiplier les outils !

Le tout au moyen d’un logiciel facile d’utilisation, flexible et évolutif.

L’application « Entretiens professionnels » de Yootalent est gratuite et sans engagement. Ce logiciel d’entretien professionnel gratuit offre des modèles, permet de planifier les dates des entretiens ; managers et employés reçoivent les résultats par email.

Les points forts de Yootalent

C’est un outil qui convient parfaitement à la réalisation des entretiens professionnels, et pour effectuer un suivi des formations, des missions et rémunérations.

Les données sont accessibles en temps réel, ce qui permet une analyse continuellement à jour des éléments.

Pour évaluer les performances des collaborateurs, créer des formulaires d’évaluations, disposer de feedback en continu, le logiciel devient payant pour 1 euro par mois et par collaborateur.

Nous l’avons vu, l’entretien professionnel est une obligation légale. Mais il ne faut pas considérer cet entretien comme une corvée administrative ou comme le moment pour partager un mécontentement. Au contraire, c’est un moment d’échange entre collaborateurs et managers, et il doit permettre aux services RH de prendre les mesures nécessaires suite aux besoins exprimés par toutes les parties.

Cela peut se traduire par des formations ou toute autre évolution professionnelle. Quoi qu’il en soit, l’entreprise est tenue de conserver une trace écrite de ces entretiens. C’est là qu’un logiciel de gestion d’entretiens professionnels prend tout son sens : vous gagnez du temps sur la préparation des entretiens et gérez facilement vos campagnes d’entretiens, tout en centralisant dans l’outil toutes les grilles d’entretien.

Logiciel dédié ou SIRH avec un module d’entretien professionnel ? À vous de choisir !