Comment éviter au maximum les erreurs humaines dans les processus métier ?

Comment éviter au maximum les erreurs humaines dans les processus métier ?

Qui ne connaît pas l’expression « L’erreur est humaine » ? Et pour cause, on a tous le droit de se tromper et de faire des erreurs. Stress, fatigue, pression ou encore effectif réduit, autant de facteurs qui vont accentuer cette problématique. Même si majoritairement ces erreurs sont involontaires, elles peuvent coûter cher à votre entreprise. Voyons ensemble comment IRISPowerscan peut vous aider vous et vos collaborateurs !

Prévenir des erreurs humaines

Que votre entreprise soit composée de deux ou de dizaines de personnes, les erreurs humaines peuvent prendre différentes formes et les causes en sont multiples. 

Quand on parle d’erreurs humaines, on pensera en premier :

  • aux erreurs d’encodage,
  • aux fautes d’orthographe ou aux fautes de frappe,
  • et enfin aux oublis.

On est tous confrontés, malgré nous, à ce genre de problématiques. Et pour cause, on veut aussi que tout aille toujours plus rapidement.

Bon nombre d’entre nous travaille avec deux écrans, en retapant d’un écran à l’autre des données reprises dans des documents digitalisés, mais non indexés. Voir pire, si nous n’avons pas deux écrans, il est monnaie courante de noter sur une feuille les données que l’on doit recopier, et de changer ensuite de programme pour y retaper les données que l’on a retranscrites manuscritement.

Il va sans dire que ces pratiques sont monnaie courante dans de nombreuses entreprises, et beaucoup se reconnaîtront ou reconnaitront des collègues dans ces situations.

Si ces erreurs peuvent être anodines, dans certains cas elles peuvent mettre l’entreprise en danger. Une erreur commise dans un fichier peut en effet se révéler critique. Imaginez que vous vous soyez trompé dans un état de stock, dans des contrats ou encore dans des documents clients. L’impact pour votre entreprise et ses tiers peut être considérable.

Imaginez également que sur base de ces mêmes données erronées, vous rédigiez des reportings servant à prendre des décisions financières ou stratégiques… L’exactitude des données saisies est bel et bien une priorité. 

Dans le cadre des processus métier, que l’on parle de processus d’achat, de vente ou encore de processus logistique la dématérialisation et l’indexation de documents, de même que la capture de données sont cruciales.

Avec IRISPowerscan vous avez une solution complète qui va vous permettre de gérer tous vos documents entrants et d’en traiter le contenu à votre guise.

Comment éviter les erreurs dans votre comptabilité ?

Prenons un exemple concret : chaque jour vous recevez des factures de fournisseurs. Certaines de façon digitale, d’autres que vous allez numériser. Il faut ensuite sauver ces documents, les nommer de façon à les retrouver facilement en cas de besoin, et enfin imputer les données de ces factures dans votre système comptable ou votre ERP.  

La bonne nouvelle c’est qu’IRISPowerscan va faire tout cela pour vous. En effet, le logiciel va vous permettre d’automatiser la gestion des documents entrants. Selon les règles établies, vos factures seront renommées et sauvées là où vous le désirez. Enfin, les données extraites, après validation, pourront être envoyées directement dans votre ERP. 

Nous prenons ici l’exemple de factures, mais il en va de même pour tout type de documents. Que l’on parle de contrats, de notes d’envoi, de documents d’identité ou de prescriptions médicales, IRISPowerscan va reconnaître tout document pour peu qu’il soit digital.

Le challenge de la collecte et de la gestion de données de formulaire 

Un autre exemple très parlant est la gestion de formulaires ou d’enquêtes de satisfaction. Vous avez réalisé une enquête sur le terrain auprès de prospects ou clients et vous désirez voir les tendances qui en ressortent ?
Traiter ce genre de données manuellement est simple lorsque l’on parle de 10 formulaires, mais lorsque l’on veut un échantillon représentatif, on doit se rendre à l’évidence : cela ne suffit pas. Le nombre d’heures passées à l’encodage de ces enquêtes est gigantesque et là aussi le risque d’erreurs est bien présent.

Grâce à IRISPowerscan vous pourrez gérer le modèle de votre formulaire et paramétrer la détection des cases qui auront été cochées par les répondants. De façon intelligente, le logiciel pourra ainsi vous sortir les résultats dans le format désiré.  

Grâce au temps que vous avez gagné lors de l’encodage, vous pourrez analyser vos données en détail. Supposons que vous exportiez en format Excel, vous pourrez donc retravailler vos données comme vous le souhaitez, en insérant des graphiques ou par le biais de tables pivots. Il ne vous restera plus qu’à mettre en place les actions découlant des résultats.

La gestion de données sensibles : tolérance 0 erreur

Dernier exemple : les documents d’identité. Dans beaucoup de domaines, des documents d’identité doivent être scannés ou encodés, et les données extraites doivent être envoyées sur des serveurs sécurisés ou dans des logiciels adaptés. On parle ici d’accueil des visiteurs, de location de voitures, de signature de contrats, de dossiers médicaux… 

Il va sans dire qu’en matière de respect de la vie privée et des données sensibles, la sécurisation est un must. Mais qu’en plus, il est évident que dans ces cas précis, l’exactitude des données est indispensable.

IRISPowerscan vous permettra de traiter les données présentes sur les passeports, permis de conduire, cartes vitales et cartes d’identité. En quelques clics ces données pourront être extraites et exportées sur un serveur SFTP par exemple. 

Et l’humain dans tout cela ?

Nous entendons de plus en plus de secteurs dans lesquels la digitalisation et l’automatisation prennent le dessus par rapport à l’humain.  

Que les choses soient claires : IRISPowerscan ne va pas remplacer l’humain. Le logiciel a pour but d’optimiser les processus métier tout en permettant aux personnes de se consacrer pleinement à d’autres tâches moins opérationnelles. Il n’est en aucun cas question de se passer d’une personne au profit du logiciel.  Certaines données critiques nécessitent par exemple obligatoirement une validation humaine.

IRISPowerscan vous permet aussi de faciliter les transferts de compétence et d’assurer une continuité de votre activité.  Une personne change de fonction ou quitte votre entreprise ?  Bien sûr, elle devra être formée à l’outil, mais la facilité d’utilisation vous permettra d’assurer votre business au quotidien et la nouvelle personne en fonction ne sera pas en stress devant des processus complexes. Un gain pour vous, et pour votre nouvelle recrue !

Vous êtes convaincus ou vous désirez en savoir plus ?

N’hésitez pas à consulter la fiche produit IRISPowerscan et à demander une démo en ligne gratuite de 15 minutes. Nous nous ferons un plaisir de vous aider et de vous expliquer comment nous pouvons répondre à vos besoins.
 

Jeremie Sala travaille chez IRIS depuis 2006.  En tant que software Engineer il agit en tant que consultant et détermine au quotidien comment optimiser les processus de gestion de l'information des entreprises. Son objectif est de simplifier l'expérience client et de montrer qu’IRIS propose des solutions accessibles, évolutives et efficaces adaptées aux besoins de chacun.

Article sponsorisé. Les contributeurs experts sont des auteurs indépendants de la rédaction d’appvizer. Leurs propos et positions leurs sont personnels.

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