Logiciels de Communication interne : guide d'achat
Qu'est-ce qu'un outil de communication interne ?
Un outil de communication est un système informatique permettant à une personne donnée de transmettre et recevoir des informations avec une autre personne. On parle de communication synchrone quand il s'agit d'une communication établie entre plusieurs personnes en temps réel : messagerie instantanée, visioconférence, téléphonie… Lorsque les utilisateurs ne sont pas disponibles au même moment, il s'agit de communication asynchrone dont la messagerie électronique est le principal système utilisé.
Quelles sont les fonctionnalités des outils de communication en entreprise ?
Les logiciels et outils de communications sont très hétérogènes c'est pourquoi il est préférable de prendre connaissance de leurs fonctionnalités en les regroupant par famille
Communication synchrone
Les outils de viso-conférence, web-conférence, téléphonie, tchat sont des outils de communication en temps réel dont le but est d'échanger de l'information principalement de manière informelle et rapide. Ces outils offrent donc souvent les fonctionnalités suivantes
- VoIP (Voice Over IP) : appels téléphoniques via une connexion internet. La VoIP permet de réduire les coûts téléphoniques, car les appels sont souvent gratuits au niveau national et international sur les postes fixes (parfois mobiles).
- Appels vidéo : Ils permettant l'affichage des visages des participants grâce à leur webcam. La vidéo permet de transmettre plus d'émotions d'un appel audio.
- Tchat : le tchat ou chat ouvre un canal de discussions écrites en temps réel. L'intérêt du chat est d'être moins intrusif qu'un appel téléphonique et moins formel qu'un email. Les personnes répondent par ailleurs au bout de quelques minutes à un chat quand elles répondent au bout d'un jour à un email.
- Partage d'écran : le partage d'écran permet de montrer son écran et les actions qui s'y passent en temps réel à une ou plusieurs personnes
- Réseaux sociaux : les outils de partage d'information sur les réseaux sociaux permettent de centraliser de s'adresser à sa communauté là où elle se trouve : sur Twitter, Facebook, Linkedin ou YouTube
Communication asynchrone
Les outils de communication asynchrone sont moins intrusifs que les outils synchrones, car le destinataire découvre le contenu du message quand il le souhaite. Il est simplement notifié qu'une communication lui est parvenue. Ce sont aussi les outils les plus historiquement utilisés :
- Courriers : le courrier papier est toujours très utilisé pour les communications à valeur légale (contrats signés, lettre avec accusé de réception). C'est aussi un canal marketing efficace.
- Emails : les emails ou courriels sont des messages électroniques transmis à une ou plusieurs personnes via un protocole smtp. 7 milliards d'emails sont échangés chaque jour dans le monde.
- Répondeurs et messages vocaux : les messages vocaux permettent de transmettre un message nécessitant une explication tout en ayant un haut niveau d'attention de la part du destinataire.
- Affichages muraux : qu'il s'agisse de publicités ou de messages permanents, les affichages muraux ou digitaux (sur télévision) ont un impact et une présence forte dans leur environnement
- Vidéo : les vidéos chargés sur des intranets ou sur YouTube, Vimeo, Dailymotion, etc. sont des supports forts pour attirer l'attention d'une audience qui peut accéder aux contenus quand elle le souhaite.
- Commentaires, posts, votes, partages, avis : les réseaux sociaux d'entreprise et les intranets modernes offrent des fonctionnalités collaboratives encourageant l'interaction des utilisateurs.
- Relation presse : certains outils permettent de communiquer des informations synthétiques à des agences de presse ou des journalistes directement (communiqués de presse par exemple)
- SMS et fax
Qui utilise les outils de communication interne et externe ?
Toutes les entreprises du freelance jusqu'au grand groupe utilisent plusieurs outils et moyens de communication. La tendance va même dans le sens d'une pluralité très large des canaux de communication afin communiquer avec les individus de la manière la plus pertinente possible (email, chat individuel, chat en groupe, visio-conférence, etc).
De manière générale, plus une entreprise est petite, plus elle va privilégier des canaux de communication rapide (Google Hangouts, Slack, Asana), car l'importance est donnée à l'agilité, la rapidité et l'efficacité.
A contrario, plus une entreprise est grande, plus elle va encourager le partage de savoir et la capitalisation des informations dans l'entreprise. Cela permet de consolider les fondements de l'entreprise pour continuer un développement sain. Les emails prennent une part également plus importante quand la part de managers augmente. Leur rôle étant de communiquer des informations claires et synthétiques compréhensibles par le plus grand nombre.
Comment choisir un logiciel de communication ?
Les applications sont de plus en plus polyvalentes. Pour que vous puissiez trouver celle qui correspond à votre besoin et à celui de vos collaborateurs, découvrez nos guides sur la communication.
Un logiciel de communication se choisit en premier lieu sur la base de sa pertinence par rapport au contexte de l'entreprise. Par exemple, si la sécurité est un élément crucial, une messagerie de type Gmail ou Outlook ne sera pas pertinente. Il est préférable dans ce cas de s'orienter vers une messagerie hébergée sur le territoire national ou dans l'entreprise avec de hauts standards de sécurité (BlockChain, AES256, etc.).
Les usages des utilisateurs finaux sont également très importants, car les outils de communication sont ouverts en permanence sur l'ordinateur et le téléphone des collaborateurs. Ils sont donc utilisés avec une grande intensité et un usage inadéquat pourrait être très mal vécu.
Cependant, le prix des outils de communication d'entreprise n'est pas un critère important, car la concurrence est forte et les tarifs bas et homogènes. Il est rare de connaitre une mauvaise surprise sur ce point.
Quel est le meilleur moyen ou support de communication ?
Voici une sélection des moyens et supports de communication les plus populaires en fonction du type d'entreprise
Pour les autoentrepreneurs, freelances et indépendants
- G Suite (anciennement Google Apps) comprenant Google Hangouts et Google Meet
- Slack, le chat unifié
Pour les startups
- G Suite (anciennement Google Apps) comprenant Google Hangouts et Google Meet
- Slack, le chat unifié
- Trello et Asana pour la gestion de tâches en mode collaboratif
Pour les TPE
- Microsft Office 365, car il comprend la suite Office en plus des outils de communication
- Buffer pour communiquer sur les réseaux sociaux
- Intercom pour communiquer avec les visiteurs de son site
Pour les PME
- Les réseaux sociaux d'entreprise de type TalkSpirit ou Jamespot
- Les solutions de VoIP avec OVH ou d'autres prestataires
- Les solutions de visio-conférence professionnelles de type Skype Entreprise ou WebEx
