

Pour améliorer les process, vous vous demandez comment mettre en place une gestion des dossiers efficace ? Découvrez une méthodologie et des outils efficaces.
Le média de ceux qui réinventent l'entreprise
Qu’il s’agisse de bases documentaires ou de bases de données, de boîtes mail, de fichiers bureautiques, d’applications métiers, les informations à gérer s’entassent et envahissent notre quotidien.
Et, sans vous surprendre, sachez que le temps des classeurs et des fichiers suspendus est bel et bien révolu 🗃️! Désormais, pour aider les organisations à gérer et structurer ce flux de données : on parle de GED et d’ECM !
Ces deux acronymes sont régulièrement utilisés sans bien les distinguer (sauf pour les férus de la gestion d’entreprise). Pourtant, la gestion électronique des documents et Electronic Content Management (pour les intimes) ont deux définitions bien différentes.
Mais de quoi s’agit-il exactement ? Voici une grille de lecture pour vous aider à saisir les nuances.
La GED et l’ECM sont deux solutions qui ne peuvent en aucun cas être confondues. Afin de bien comprendre la différence entre les deux procédés, il est essentiel de bien définir les deux termes :
👉La GED ou gestion électronique des documents est un procédé qui s’intéresse principalement aux documents de l’organisation. On l’utilise pour faire référence :
La GED est également connue sous le nom de DMS (Document Management System) ou EDM (Electronic Document Management).
👉L’ECM ou Enterprise Content Management s’intéresse principalement au contenu de l’organisation. En français, on peut désigner ce procédé par Gestion du Contenu de l’Entreprise. De la même façon, l’ECM peut se rapporter :
En résumé, la GED se focalise sur la documentation de l’entreprise (fichiers et dossiers) alors que l’ECM est un procédé qui s’étend sur tout le contenu d’une organisation (au sens très large).
💡À savoir : l’ECM ne se limite pas aux seuls documents numériques bureautiques, mais prend également en compte d’autres types de supports :
☝️Une ECM peut donc tout à fait être une GED, mais l’inverse n’est pas vrai ! Pour conclure, en intégrant les outils de la GED ou de la Gestion de Contenu Web et de portails web, le domaine de l’Enterprise Content Management a un impact plus global sur son organisation.
Pour les entreprises l’ECM ouvre le champ des possibles en s’adaptant aux démarches innovantes telles que le Record management, le Web Content Management, le travail collaboratif ou le Digital Asset Management.
Le logiciel ECM fournit une plateforme centralisée et unique sur laquelle le contenu est importé. Cette base unique permet de conserver, d’organiser et de diffuser l’information.
Le principal problème de l’archivage de documents matérialisés et dématérialisés dans différents espaces de stockage est qu’ils peuvent conduire à :
Avec une solution d’Enterprise Content Management, l’espace de stockage est unique et centralisé et permet aux utilisateurs de :
💡Par ailleurs, le système peut indexer l’information en ajoutant des mots clés et une identification unique pour chacun des documents. Résultat : en quelques clics et en toute mobilité, il n’y a plus qu’à saisir les éléments de recherche et laisser le système retrouver les documents. Un gain de temps pour l’ensemble des collaborateurs qui améliore la productivité des employés et la rentabilité de l’entreprise.
Un coût non négligeable provient précisément du stockage et de la gestion et l’impression de trop nombreux documents. Grâce à la dématérialisation, des économies peuvent être réalisées par le biais des applications ECM et GED.
En effet, les fichiers électroniques et la solution ECM vont être utiles pour :
💡Ainsi, la numérisation des documents et factures via un logiciel ECM permettent de
réduire le stockage excessif et d’optimiser le traitement de l’information.
Un bon logiciel permet non seulement d’optimiser le cycle de vie du contenu, mais aussi de simplifier les circuits de validation. Autrement dit, en facilitant le partage d’informations, les applications des ECM et GED permettent une communication plus fluide entre les équipes de différents services ou avec les clients.
Chaque personne travaillant sur un logiciel ECM, un salarié comme un chef d’entreprise, peut suivre ou piloter un dossier via un tableau de bord personnalisable. Pas besoin d’intégrer des fichiers multiples, on peut s’appuyer sur des données variées et des sources transverses dans un seul et unique dashboard.
💡À la clé, c’est l’ensemble du circuit de validation des documents qui est simplifié.
Dans une ère où la protection des données est un enjeu majeur, il est vital pour une solution d’ECM de garantir la sécurisation documentaire.
L’ECM contribue à protéger contre les risques de sécurité et de cyberattaques grâce à
diverses fonctionnalités telles que :
💡Les différents outils évitent d’exposer l’organisation à des risques d’altération, de fuite ou de perte d’informations. À titre d’exemple, des systèmes de signature électronique invisibles peuvent être employés dans le cadre de la sécurité d’un document.
Un bon ECM élimine le risque d’employer des processus d’utilisation de l’information de
manière non formalisée ou non correctement structurée.
Avec une solution ECM, il est possible de suivre chaque information avec la certitude de disposer de la bonne version du document au bon moment. L’utilisateur a en effet la possibilité de connaître l’historique des modifications et de savoir quels changements ont été apportés et par qui. Un moyen simple de rester à jour par rapport aux besoins de conformité croissante.
💡Cette transparence ajoute un niveau de sécurité aux documents et permet d’assurer leur intégrité.
Si le logiciel ECM rend la gouvernance de l’information plus transparente et efficace, elle permet également de rationaliser les processus métier. L’automatisation des processus axés sur les documents accroît l’efficacité de l’ensemble dee vos équipes en supprimant certaines tâches, telles que :
💡En étant automatisés, ces processus deviennent plus rentables et exempts d’erreurs.
Choisir une solution de gestion de contenu d’entreprise peut s’avérer complexe. Pour
vous aider à trouver le logiciel ECM adapté à vos besoins et à votre budget, il est conseillé d’analyser chaque solution et de vérifier :
Vous trouverez ci-dessous quelques exemples d’acteurs dans le domaine :
Nom du Lociciel ECM | Description | Liste des avantages | Tarif |
DocuWare | Une solution de GED/ECM qui accompagne les organisations dans leur digitalisation en proposant des workflows automatisés et une gestion dématérialisée des documents et factures. |
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❌ Essai gratuit
Tarif sur demande |
Numen | Editeur de logiciel global pour digitaliser les processus métiers |
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✅ Essai gratuit
Prix sur demande |
Wedia | Suite de MRM (Marketing Resource Management) qui fournit des solutions de gestion créative de contenus et de projets en application full web |
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✅ Démo gratuite
Prix sur demande |
Nuexo | Editeur de logiciel spécialisé dans la gestion de contenu low - code |
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✅ Plateforme gratuite
Fonctionnalités payantes sur demande |
Confluence | Une solution de collaboration et de partage de fichiers |
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✅ Version d’essai gratuite Tarif à partir de 10 € jusqu’à 50 €/mois /utilisateur |
Elium | Un logiciel SaaS européen de gestion des connaissances |
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✅ Essai gratuit
Prix sur demande |
Wrike | Un logiciel tout-en-un de collaboration et de gestion de projets |
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✅ Version d’essai gratuite
Tarif à partir de 24 € environ/mois/utilisateur |
Smartdocs | Un éditeur de logiciel de gestionnaires de documents et de partage en ligne |
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✅Essai gratuit
Prix sur demande |
Brandfolder | Un éditeur de logiciels de partage et de gestion des ressources numériques (DAM – Digital Asset Management) |
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✅Essai gratuit
Prix sur demande |
Vous l’aurez compris, l’approche par l’ECM présente de multiples avantages en permettant :