Le temps des classeurs et des fichiers suspendus est révolu : passez à un logiciel ECM !

Qu’il s’agisse de bases documentaires ou de bases de données, de boîtes mail, de fichiers bureautiques, d’applications métiers, les informations à gérer s’entassent et envahissent notre quotidien.

Et, sans vous surprendre, sachez que le temps des classeurs et des fichiers suspendus est bel et bien révolu 🗃️! Désormais, pour aider les organisations à gérer et structurer ce flux de données : on parle de GED et d’ECM !

Ces deux acronymes sont régulièrement utilisés sans bien les distinguer (sauf pour les férus de la gestion d’entreprise). Pourtant, la gestion électronique des documents et Electronic Content Management (pour les intimes) ont deux définitions bien différentes.

Mais de quoi s’agit-il exactement ? Voici une grille de lecture pour vous aider à saisir les nuances.

La GED et l’ECM sont deux solutions qui ne peuvent en aucun cas être confondues. Afin de bien comprendre la différence entre les deux procédés, il est essentiel de bien définir les deux termes :

👉La GED ou gestion électronique des documents est un procédé qui s’intéresse principalement aux documents de l’organisation. On l’utilise pour faire référence :

• au processus informatique qui vise à organiser et gérer les supports d’information ou les flux de documents d’une entreprise ;
• ou bien au logiciel mobilisé pour implémenter cette gestion.

La GED est également connue sous le nom de DMS (Document Management System) ou EDM (Electronic Document Management).

👉L’ECM ou Enterprise Content Management s’intéresse principalement au contenu de l’organisation. En français, on peut désigner ce procédé par Gestion du Contenu de l’Entreprise. De la même façon, l’ECM peut se rapporter :

• au procédé employé au sein de l’entreprise pour structurer et gérer l’ensemble du contenu d’une organisation ;
• aux solutions et logiciels qui permettent de gérer numériquement ce contenu (qu’il soit au format papier ou numérique).

En résumé, la GED se focalise sur la documentation de l’entreprise (fichiers et dossiers) alors que l’ECM est un procédé qui s’étend sur tout le contenu d’une organisation (au sens très large).

💡À savoir : l’ECM ne se limite pas aux seuls documents numériques bureautiques, mais prend également en compte d’autres types de supports :

• images,
• factures,
• données brutes,
• emails,
• vidéos, etc.

☝️Une ECM peut donc tout à fait être une GED, mais l’inverse n’est pas vrai ! Pour conclure, en intégrant les outils de la GED ou de la Gestion de Contenu Web et de portails web, le domaine de l’Enterprise Content Management a un impact plus global sur son organisation.

Pour les entreprises l’ECM ouvre le champ des possibles en s’adaptant aux démarches innovantes telles que le Record management, le Web Content Management, le travail collaboratif ou le Digital Asset Management.

Le logiciel ECM fournit une plateforme centralisée et unique sur laquelle le contenu est importé. Cette base unique permet de conserver, d’organiser et de diffuser l’information.

Le principal problème de l’archivage de documents matérialisés et dématérialisés dans différents espaces de stockage est qu’ils peuvent conduire à :

• une perte de données ;
• des violations de sécurité ;
• la duplication de fichier, etc.

Avec une solution d’Enterprise Content Management, l’espace de stockage est unique et centralisé et permet aux utilisateurs de :

• retrouver l’information facilement et de visualiser n’importe quel document ;
• de consulter les métadonnées qu’il contient. Si le terme « métadonnée » n’est pas dans votre champ lexical, sachez qu’il s’agit simplement d’une donnée plus ou moins cachée (autrement dit qui n’est pas forcément visible par l’utilisateur comme la date de modification ou de création d’un document !) ;
• et de stocker les informations, organiser les documents et gérer l’ensemble des dossiers en toute sécurité.

💡Par ailleurs, le système peut indexer l’information en ajoutant des mots clés et une identification unique pour chacun des documents. Résultat : en quelques clics et en toute mobilité, il n’y a plus qu’à saisir les éléments de recherche et laisser le système retrouver les documents. Un gain de temps pour l’ensemble des collaborateurs qui améliore la productivité des employés et la rentabilité de l’entreprise.

Un coût non négligeable provient précisément du stockage et de la gestion et l’impression de trop nombreux documents. Grâce à la dématérialisation, des économies peuvent être réalisées par le biais des applications ECM et GED.

En effet, les fichiers électroniques et la solution ECM vont être utiles pour :

• éliminer les problèmes liés à l’archivage, au stockage et à la gestion de tout type de contenus tout en offrant une solution pour réduire les documents en double ;
• générer une économie en diminuant les coûts liés à l’utilisation du papier, de l’encre et des appareils d’impression (selon l’Agence de l’Environnement et de la Maîtrise de l’Énergie, un employé utilise entre 70 à 85 kg de papier chaque année !) ;
• et contribuer aux initiatives écologiques ♻️de votre organisation.

💡Ainsi, la numérisation des documents et factures via un logiciel ECM permettent de

réduire le stockage excessif et d’optimiser le traitement de l’information.

Un bon logiciel permet non seulement d’optimiser le cycle de vie du contenu, mais aussi de simplifier les circuits de validation. Autrement dit, en facilitant le partage d’informations, les applications des ECM et GED permettent une communication plus fluide entre les équipes de différents services ou avec les clients.

Chaque personne travaillant sur un logiciel ECM, un salarié comme un chef d’entreprise, peut suivre ou piloter un dossier via un tableau de bord personnalisable. Pas besoin d’intégrer des fichiers multiples, on peut s’appuyer sur des données variées et des sources transverses dans un seul et unique dashboard.

💡À la clé, c’est l’ensemble du circuit de validation des documents qui est simplifié.

Dans une ère où la protection des données est un enjeu majeur, il est vital pour une solution d’ECM de garantir la sécurisation documentaire.

L’ECM contribue à protéger contre les risques de sécurité et de cyberattaques grâce à

diverses fonctionnalités telles que :

• le contrôle d’accès aux dossiers, documents et autres informations ;
• la surveillance des données de connexion et de déconnexion ;
• le suivi de l’évolution des documents comme leur modification ou leur destruction (utiles quand les données sont sensibles notamment) ;
• des restrictions concernant l’ouverture, la visualisation et le téléchargement des données (selon les profils, les personnes peuvent accéder exclusivement à certains documents confidentiels).

💡Les différents outils évitent d’exposer l’organisation à des risques d’altération, de fuite ou de perte d’informations. À titre d’exemple, des systèmes de signature électronique invisibles peuvent être employés dans le cadre de la sécurité d’un document.

Un bon ECM élimine le risque d’employer des processus d’utilisation de l’information de

manière non formalisée ou non correctement structurée.

Avec une solution ECM, il est possible de suivre chaque information avec la certitude de disposer de la bonne version du document au bon moment. L’utilisateur a en effet la possibilité de connaître l’historique des modifications et de savoir quels changements ont été apportés et par qui. Un moyen simple de rester à jour par rapport aux besoins de conformité croissante.

💡Cette transparence ajoute un niveau de sécurité aux documents et permet d’assurer leur intégrité.

Si le logiciel ECM rend la gouvernance de l’information plus transparente et efficace, elle permet également de rationaliser les processus métier. L’automatisation des processus axés sur les documents accroît l’efficacité de l’ensemble dee vos équipes en supprimant certaines tâches, telles que :

• l’envoi,
• la photocopie,
• ou la remise en main propre de certains documents.

💡En étant automatisés, ces processus deviennent plus rentables et exempts d’erreurs.

Choisir une solution de gestion de contenu d’entreprise peut s’avérer complexe. Pour

vous aider à trouver le logiciel ECM adapté à vos besoins et à votre budget, il est conseillé d’analyser chaque solution et de vérifier :

• l’alignement des fonctionnalités du logiciel sur les objectifs de l’organisation ;
• la facilité d’utilisation et le potentiel d’intégration de l’outil dans l’environnement informatique de l’entreprise ;
• l’évolutivité, l’accessibilité et la sécurité qu’offre la solution ECM.

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples d’acteurs dans le domaine :

Vous l’aurez compris, l’approche par l’ECM présente de multiples avantages en permettant :

• un accès plus facile à l’information avec un espace de stockage centralisé ;
• une réduction du coût du traitement de l’information ;
• une gestion optimisée du traitement des données ;
• une meilleure protection des données ;
• un contrôle plus efficace de la conformité de l’information ;
• l’amélioration des processus métiers.