Votre mission, si vous l'acceptez : rembourser les frais de mission de vos agents en déplacement !

Les salariés du secteur privé et les agents de la fonction publique sont parfois amenés à avancer des frais  professionnels, dans le cadre prédéfinis : on parle de frais de mission. Ces frais comprennent principalement les frais de déplacement (transport), de repas et d’hébergement.

Comment gérer le remboursement de ces frais simplement ? Lesquels sont remboursés, et dans quelle mesure ? Comment traiter les justificatifs facilement sans les perdre ?

Dans cet article, appvizer vous explique les enjeux liés au remboursement des frais de mission, et comment l’utilisation d’un logiciel de notes de frais peut faciliter la vie de votre entreprise ou de votre organisation.

Les frais de mission font partie des frais professionnels. Ils représentent l’ensemble des frais déboursés par un agent du service public ou par un salarié dans le cadre d’une mission donnée.

La mission doit nécessiter un déplacement hors de sa résidence administrative et de sa résidence familiale (formation, examen, mission de consulting, etc.).

Ces frais peuvent faire l’objet d’un remboursement par l’employeur, à condition que les salariés et les fonctionnaires apportent une justification des dépenses avancées (factures, reçus, etc.).

Les frais de mission sont comptabilisés dans les comptes de la classe 6 de votre plan comptable :

Le remboursement des frais de mission pour les fonctionnaires est régi par le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006, dont l’arrêté du 3 juillet 2006 fixe les taux d’indemnités de mission. Il a été modifié par arrêté ministériel le 12 juillet 2018, puis les 26 février 2019 et 11 octobre 2019 pour le taux du remboursement des frais de repas et d'hébergement, pour les missions en métropole et outre-mer.

Qu’il s’agisse d’un agent de la fonction publique d’État, de la fonction publique territoriale ou de la fonction publique hospitalière, les frais de mission sont pris en charge à hauteur des montants suivants :

• les frais de transport sont pris en charge dans la mesure où la solution choisie est le moyen de transport le plus adapté et le tarif le moins onéreux,
• 17,50 € par repas,
• 90 € par nuitée pour les frais d’hébergement dans une ville d'au moins 200 000 habitants, ou 70 € dans une autre commune, et jusqu'à 110 € pour Paris.

Bon à savoir, le taux de prise en charge des indemnités de missions est réduit :

• de 17,5 % si vous êtes nourri gratuitement le midi ou le soir,
• de 35 % si vous êtes nourri gratuitement le midi et le soir,
• de 62 % si vous êtes logé gratuitement.

💡L’utilisation d’une solution de gestion des notes de frais peut vous faire gagner un temps considérable en rationalisant certaines tâches administratives chronophages liées à la gestion des frais des agents et élus. 

🛠 Vertical Expense par exemple, est un logiciel de gestion de notes de frais modulaire, intuitif et simple à prendre en main, spécialement dédié aux entreprises et administrations publiques. Grâce à des fonctionnalités sur-mesure, vous créez, gérez et pilotez la mobilité de vos collaborateurs en toute sécurité : 

• La création automatique d'une dépense en un coup d’oeil grâce à un scan intelligent, 
• Des contrôles automatisés et des notes de frais automatiquement envoyées en comptabilité, 
• L’intégration simple avec tous les logiciels SI Finance et SIRH du marché pour une centralisation complète,
• La création de workflows en totale conformité avec votre politique de dépenses, 
• Des certifications PCI-DSS, ISO 14001, ISO 27001, ISO 50001 pour une sécurité maximale, et bien plus encore !

Nous comparons d'autres solutions à la fin de cet article !

La direction générale du Trésor définit les taux de chancellerie comme « des taux de change fixés, tous les quinze jours, par la direction générale du Trésor. Ils servent essentiellement à comptabiliser les opérations en devises exécutées par les comptables publics, le recours aux taux de chancellerie étant obligatoire pour l’exécution des dépenses publiques ou toute autre opération comptable exprimée en devises. Ces taux sont également susceptibles d’être utilisés par de nombreux établissements publics. »

Comment connaître le taux de chancellerie en vigueur, et le barème des frais de mission à appliquer ? Tous les barèmes sont disponibles sur le portail de l’Économie, des Finances, de l’Action et des Comptes publics.

Le traitement des frais de mission fait partie intégrante de la gestion des dépenses d'entreprise, et il va sans dire que cette responsabilité qui incombe à la DAF est de plus en plus difficile à gérer avec la crise.

Aussi, pour vous aider à mieux gérer les dépenses de l'entreprise, nous vous proposons de télécharger gratuitement notre livre blanc co-écrit avec Spendesk. Vous y trouverez tout un tas de bonnes pratiques à suivre :

• pour relever les nouveaux défis liés aux dépenses dans un contexte de crise,
• et pour enfin digitaliser votre Direction financière, dans les règles de l’art.

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Les frais de déplacement ne concernent pas les allers-retours entre le domicile et le lieu de travail d’un salarié, mais uniquement les déplacements effectués dans le cadre de missions exceptionnelles liées à son activité professionnelle.

Le remboursement des frais de transport concerne tous les moyens de transport :

• les déplacements en transports publics (avion, train, bus, bateau),
• les frais de taxi,
• l’utilisation du véhicule personnel du collaborateur selon un barème kilométrique.

L’indemnisation de leurs frais kilométriques prend en considération plusieurs éléments, comme la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue. Pour en savoir plus sur le calcul du barème kilométrique et l’exonération des charges sociales :

Si la mission dépasse une journée de travail, ou que l’éloignement géographique de la mission par rapport au lieu de travail requiert un hébergement pour une nuit ou plus, l’employeur est tenu de rembourser les nuitées.

Le remboursement des frais de repas est forfaitaire ; il est fixé à 17,50 € pour les agents du service public.

Dans le privé, ces frais peuvent également couvrir l’invitation au restaurant d’un client, d’un fournisseur ou d’un prospect, par exemple. 

L’indemnité de frais de mission à l’étranger, appelée « per diem », est journalière. Établie par le Ministère des Finances sur la base des taux de chancellerie, elle couvre les dépenses liées à l’hébergement, aux repas et aux déplacements urbains. Elle est versée avant le départ.

Nous en avons parlé plus tôt dans cet article : les frais de mission concernent à la fois les salariés du secteur privé et les agents de la fonction publique.

Dans ce cadre, lesdites missions peuvent également concerner les missions d’intérim. Autrement dit, les frais de mission d’un agent en intérim peuvent lui être remboursés dans le cas où il effectue une mission hors de ses résidences administrative et familiale, pour une mission de moins de 12 mois.

Pour qu’une mission soit valide et le remboursement possible, l’entreprise ou l’organisation doit émettre un ordre de mission. Cet ordre de mission agit comme un contrat entre les deux parties pour une mission donnée, mais c’est aussi un document justificatif qui doit comporter les mentions suivantes :

• l’objet,
• le lieu,
• la date,
• la durée de la mission,
• la résidence administrative et personnelle de l’agent,
• le mode de transport utilisé par l’agent,
• le montant du forfait alloué à l’agent pour les frais de transports, de séjour et de repas.

Pour que le remboursement des frais engagés par l’agent ou le salarié soit possible, ce dernier doit obligatoirement conserver toutes les pièces justificatives, qu’il transmet ensuite à son entreprise sous forme de note de frais.

Une fiche de frais de mission est également appelée « état de frais ». Il s’agit d’une note de frais recensant tous les frais engendrés par une mission en particulier. Elle comprend :

• les nom et prénom de l’agent,
• la ville de départ,
• la ville d’arrivée,
• la date et l’heure de départ,
• la date et l’heure d’arrivée,
• le lieu de mission,
• le détail des frais avancés par l’agent (nombre de nuitées, nombre de repas et montants totaux),
• le montant total à rembourser estimé par l’agent,
• le montant corrigé en cas de différence,
• la signature de l’agent et de la personne responsable du remboursement.

Pour simplifier votre gestion des remboursements de frais de mission, Appvizer vous propose de télécharger gratuitement un modèle de fiche de frais de mission au format Excel :

Cependant, nous vous mettons en garde. En effet, un modèle Excel :

• ne peut pas être prérempli pour certains frais récurrents (il faudra recréer un document à chaque mission) ;
• ne permet pas de joindre des justificatifs ;
• n’est pas disponible en mobilité ;
• n’est pas compatible avec vos applications métiers (logiciel de comptabilité, SIRH, par exemple).

Comment pallier ces inconvénients ?

Équipes mobiles, en déplacements, personnel administratif et comptable, managers, des outils intuitifs et pratiques existent pour vous assister dans la gestion des notes de frais. 

Les collaborateurs sont autonomes, les contrôles automatiques, du temps de travail est économisé et des tonnes de papier sont sauvées.

Voici quelques logiciels pour simplifier et automatiser la gestion des notes de frais et des fiches frais de mission :

• Cleemy est une solution (web et mobile) de gestion des notes de frais, adaptable à tout type de structure et de secteur d’activité et proposant notamment :
  • une technologie OCR pour scanner les justificatifs et un archivage à valeur probante,
  • la synchronisation avec les cartes bancaires d’affaires,
  • une analyse des frais par collaborateur, par service et par affaire.
     
• Expensya est un logiciel de gestion des notes de frais innovant :
  • il est disponible en mode SaaS et sur application mobile (iOS, Android et Windows) ;
  • il supprime les justificatifs papier grâce à l’OCR : prenez en photo votre reçu et l’application extrait automatiquement les données pertinentes (montant, TVA, date, etc.) ;
  • il permet l’archivage à valeur probante de vos justificatifs (quatre certifications ISO dont ISO 27001).
     
• iPaidThat propose la brique logicielle Notes de frais dans une solution de comptabilité globale. Celle-ci permet :
  • aux équipes itinérantes de saisir leur frais et de scanner leurs reçus depuis leurs mobiles,
  • aux managers de suivre les demandes de remboursement, les dépassements de frais, les impayés,
  • aux comptables de recevoir les montants, avec détection de la TVA et catégorisation des dépenses par mission et par employé.
     
• KDS Neo est un logiciel développé pour faciliter la réservation des voyages d’affaires. La gestion des frais de mission est grandement simplifiée grâce à :
  • la réservation porte-à-porte,
  • l’établissement d’un prévisionnel des frais de déplacement,
  • la duplication d’un déplacement : en cas de déplacement récurrent, vous n’avez pas à ressaisir toutes les informations.
     
• N2F se démarque par sa performance et sa simplicité reconnues par ses utilisateurs, notamment grâce à :
  • sa disponibilité sur application mobile, mais également hors ligne (capture de documents justificatifs grâce à l’OCR),
  • un support client disponible et à l’écoute,
  • l’archivage à valeur probante des notes de frais.
     
• Spendesk est une solution de gestion des notes de frais complète :
  • elle gère les demandes d’achat,
  • elle fournit une carte de paiement plafonnée aux salariés,
  • elle libère le service financier de la charge de traitement des notes de frais, qui peut suivre les dépenses de l’entreprise en temps réel.