

Vous souhaitez connaître les modalités de remboursement de vos notes de frais pour les gérer plus efficacement ? Suivez nos 5 conseils incontournables !
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Les salariés du secteur privé et les agents de la fonction publique sont parfois amenés à avancer des frais professionnels, dans le cadre prédéfinis : on parle de frais de mission. Ces frais comprennent principalement les frais de déplacement (transport), de repas et d’hébergement.
Comment gérer le remboursement de ces frais simplement ? Lesquels sont remboursés, et dans quelle mesure ? Comment traiter les justificatifs facilement sans les perdre ?
Dans cet article, appvizer vous explique les enjeux liés au remboursement des frais de mission, et comment l’utilisation d’un logiciel de notes de frais peut faciliter la vie de votre entreprise ou de votre organisation.
DAF: les solutions pour relever avec succès vos nouveaux défis
Téléchargez le livre blancLes frais de mission font partie des frais professionnels. Ils représentent l’ensemble des frais déboursés par un agent du service public ou par un salarié dans le cadre d’une mission donnée.
La mission doit nécessiter un déplacement hors de sa résidence administrative et de sa résidence familiale (formation, examen, mission de consulting, etc.).
NB : La résidence administrative est la commune dans laquelle est affecté un agent de la fonction publique. La résidence familiale est la commune dans laquelle réside un agent de la fonction publique.
Ces frais peuvent faire l’objet d’un remboursement par l’employeur, à condition que les salariés et les fonctionnaires apportent une justification des dépenses avancées (factures, reçus, etc.).
Les frais de mission sont comptabilisés dans les comptes de la classe 6 de votre plan comptable :
Subdivision |
Désignation |
---|---|
6234 |
cadeaux |
6251 |
voyages et déplacements |
6256 |
missions |
6257 |
réceptions |
Le remboursement des frais de mission pour les fonctionnaires est régi par le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006, dont l’arrêté du 3 juillet 2006 fixe les taux d’indemnités de mission. Il a été modifié par arrêté ministériel le 12 juillet 2018, puis les 26 février 2019 et 11 octobre 2019 pour le taux du remboursement des frais de repas et d'hébergement, pour les missions en métropole et outre-mer.
Qu’il s’agisse d’un agent de la fonction publique d’État, de la fonction publique territoriale ou de la fonction publique hospitalière, les frais de mission sont pris en charge à hauteur des montants suivants :
Bon à savoir, le taux de prise en charge des indemnités de missions est réduit :
💡L’utilisation d’une solution de gestion des notes de frais peut vous faire gagner un temps considérable en rationalisant certaines tâches administratives chronophages liées à la gestion des frais des agents et élus.
🛠 Vertical Expense par exemple, est un logiciel de gestion de notes de frais modulaire, intuitif et simple à prendre en main, spécialement dédié aux entreprises et administrations publiques. Grâce à des fonctionnalités sur-mesure, vous créez, gérez et pilotez la mobilité de vos collaborateurs en toute sécurité :
Nous comparons d'autres solutions à la fin de cet article !
La direction générale du Trésor définit les taux de chancellerie comme « des taux de change fixés, tous les quinze jours, par la direction générale du Trésor. Ils servent essentiellement à comptabiliser les opérations en devises exécutées par les comptables publics, le recours aux taux de chancellerie étant obligatoire pour l’exécution des dépenses publiques ou toute autre opération comptable exprimée en devises. Ces taux sont également susceptibles d’être utilisés par de nombreux établissements publics. »
Comment connaître le taux de chancellerie en vigueur, et le barème des frais de mission à appliquer ? Tous les barèmes sont disponibles sur le portail de l’Économie, des Finances, de l’Action et des Comptes publics.
Le traitement des frais de mission fait partie intégrante de la gestion des dépenses d'entreprise, et il va sans dire que cette responsabilité qui incombe à la DAF est de plus en plus difficile à gérer avec la crise.
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DAF: les solutions pour relever avec succès vos nouveaux défis
Télécharger le livre blancLes frais de déplacement ne concernent pas les allers-retours entre le domicile et le lieu de travail d’un salarié, mais uniquement les déplacements effectués dans le cadre de missions exceptionnelles liées à son activité professionnelle.
Le remboursement des frais de transport concerne tous les moyens de transport :
L’indemnisation de leurs frais kilométriques prend en considération plusieurs éléments, comme la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue. Pour en savoir plus sur le calcul du barème kilométrique et l’exonération des charges sociales :
Si la mission dépasse une journée de travail, ou que l’éloignement géographique de la mission par rapport au lieu de travail requiert un hébergement pour une nuit ou plus, l’employeur est tenu de rembourser les nuitées.
Le remboursement des frais de repas est forfaitaire ; il est fixé à 17,50 € pour les agents du service public.
Dans le privé, ces frais peuvent également couvrir l’invitation au restaurant d’un client, d’un fournisseur ou d’un prospect, par exemple.
L’indemnité de frais de mission à l’étranger, appelée « per diem », est journalière. Établie par le Ministère des Finances sur la base des taux de chancellerie, elle couvre les dépenses liées à l’hébergement, aux repas et aux déplacements urbains. Elle est versée avant le départ.
Nous en avons parlé plus tôt dans cet article : les frais de mission concernent à la fois les salariés du secteur privé et les agents de la fonction publique.
🕵️♂️ Un « agent en mission » est une personne en déplacement pour une mission professionnelle à durée limitée (12 mois maximum) et munie d’un ordre de mission. 🕵️♀️
Dans ce cadre, lesdites missions peuvent également concerner les missions d’intérim. Autrement dit, les frais de mission d’un agent en intérim peuvent lui être remboursés dans le cas où il effectue une mission hors de ses résidences administrative et familiale, pour une mission de moins de 12 mois.
Pour qu’une mission soit valide et le remboursement possible, l’entreprise ou l’organisation doit émettre un ordre de mission. Cet ordre de mission agit comme un contrat entre les deux parties pour une mission donnée, mais c’est aussi un document justificatif qui doit comporter les mentions suivantes :
Pour que le remboursement des frais engagés par l’agent ou le salarié soit possible, ce dernier doit obligatoirement conserver toutes les pièces justificatives, qu’il transmet ensuite à son entreprise sous forme de note de frais.
Une fiche de frais de mission est également appelée « état de frais ». Il s’agit d’une note de frais recensant tous les frais engendrés par une mission en particulier. Elle comprend :
Pour simplifier votre gestion des remboursements de frais de mission, Appvizer vous propose de télécharger gratuitement un modèle de fiche de frais de mission au format Excel :
Modèle de fiche de frais de mission prêt à l'emploi
TéléchargerCependant, nous vous mettons en garde. En effet, un modèle Excel :
Comment pallier ces inconvénients ?
Équipes mobiles, en déplacements, personnel administratif et comptable, managers, des outils intuitifs et pratiques existent pour vous assister dans la gestion des notes de frais.
Les collaborateurs sont autonomes, les contrôles automatiques, du temps de travail est économisé et des tonnes de papier sont sauvées.
Voici quelques logiciels pour simplifier et automatiser la gestion des notes de frais et des fiches frais de mission :
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