L’analyse des causes : 6 étapes fondamentales pour régler les problèmes efficacement

Vous rencontrez une problématique au sein de votre entreprise ? Il vous faut donc trouver une solution rapidement pour maintenir votre niveau de productivité.

Pas de panique, vous connaissez le dicton « tout problème a une solution » ? Alors, afin de réussir votre analyse des causes, suivez bien les 6 étapes clés que nous vous dévoilons dans cet article, en appliquant les différents modèles à votre disposition (les 5 pourquoi, l’AMDEC, la DMAIC, etc.).

Soyez attentif, on vous explique tout !

L’analyse des causes est une méthode utilisée pour identifier les raisons sous-jacentes d’un problème ou d’un dysfonctionnement. Elle permet de :

• comprendre pourquoi un événement s'est produit,
• et de déterminer les mesures à prendre pour éviter qu'il ne se reproduise à l'avenir.

L’analyse des causes est également appelée l’analyse des causes racines ou RCA qui signifie en anglais « Root Cause Analysis ». Cette technique d’analyse des causes est fréquemment utilisée pour arriver à comprendre l’origine d’un incident.

👉Au travers d’étapes spécifiques et à l’appui de méthodes associées, l’analyse des causes cherche à élucider la cause primaire du dysfonctionnement, et ce pour plusieurs objectifs :

• comprendre ce qui s’est passé en amont ;
• déterminer la raison pour laquelle l’incident s’est produit ;
• mettre en œuvre des process pour éviter un problème similaire à l’avenir.

En gestion de projet, l’analyse et la recherche des causes supposent que l’ensemble des événements et des systèmes sont interconnectés. Une action dans un domaine se répercute inéluctablement au travers d’une autre action dans un domaine différent, et ainsi de suite. En relatant toutes ces actions précisément, on montre du doigt la cause de l’incident initial et on comprend comment celui-ci s’est développé pour engendrer le problème actuel.

☝️Il existe plusieurs méthodes de résolution des problèmes dans l’analyse des causes racines. On retrouve notamment la méthode dite des « 5 pourquoi », la méthode des 5 M associée au diagramme d’Ishikawa en arêtes de poisson, ou encore la méthode Drill-down.

On utilise l’analyse des causes profondes dans divers domaines, et notamment :

• le contrôle qualité ;
• les accidents ;
• les problèmes de maintenance ;
• les systèmes informatiques ;
• les incidents sanitaires.

L’industrie utilise davantage l’analyse des causes profondes que les autres secteurs d’activités. En effet, la chaîne de fabrication est souvent impactée, que ce soit en raison d’une maintenance non planifiée sur une machine pour une réparation en urgence, ou encore la reprise d’un produit. Les conséquences peuvent avoir été résolues, mais pas la cause primaire.

👉Il est donc primordial d’identifier l’origine du problème et d’élaborer des axes d’amélioration dans une démarche d’amélioration continue pour supprimer définitivement des problématiques similaires.

Afin de comprendre l’utilité d’une analyse des causes profondes, on utilise souvent la comparaison avec l’arbre.

🌳Ce dernier se compose de branches, d’un tronc et de racines. Ces dernières sont invisibles, contrairement aux branches et au tronc. Cet arbre peut grandir en produisant des impacts positifs ou négatifs sur son environnement. En effet, ses racines peuvent, par exemple, venir endommager les fondations d’une maison s’il a été planté à une distance trop proche. C’est exactement ce que l’on cherche à définir au travers de l’analyse des causes profondes. Cette dernière a la faculté de résoudre définitivement un incident en trouvant la racine du problème, c’est-à-dire son origine.

En résolvant l’origine d’un problème, l’entreprise élimine les incidents récurrents et les points de blocage inhérents. Ainsi, elle :

• améliore sa productivité,
• et augmente la satisfaction de ses clients tout en gagnant en sérénité.

☝️L’efficacité d’une analyse des causes profondes repose sur l’automatisation d'une enquête, dont les conclusions et la cause originelle sont appuyées par des preuves formelles et documentées.

Il faut également établir une chronologie des événements pour comprendre les liens de cause à effet entre les trois paramètres que sont :

• les facteurs contributifs,
• la cause primaire,
• et le problème soulevé.

La cause profonde d’un problème peut donc s’avérer complexe à élucider, il faut parfois faire preuve d’une endurance à toute épreuve. Pour un avenir meilleur à un horizon à long terme, l’entreprise doit donc rechercher et traiter les causes racines d’un problème et pas simplement les symptômes visibles.

En premier lieu, il convient d’identifier précisément le ou les problèmes évoqués. Pour ce faire, l’équipe doit procéder par étapes en examinant un problème à la fois afin de :

• déceler chaque cause profonde,
• puis de valider à l'unanimité l'identification de chaque problème à traiter.

👉 Pour parvenir à un accord commun, l'équipe doit se baser sur des éléments mesurables permettant de réunir des preuves tangibles concernant le problème soulevé.

Tout en cherchant à comprendre l’origine du dysfonctionnement, l’équipe chargée de l’analyse des causes racines doit amasser des preuves démontrant l’existence du problème (rapports d’incident, captures d’écran, etc.).

👉 Il convient également de s’interroger sur :

• la date à laquelle est apparu l’incident ;
• les personnes ou services impactés par ce problème ;
• les répercussions (insatisfaction client, baisse de productivité, etc.).

La méthode dite des « 5 pourquoi » a été développée par Sakichi Toyoda, inventeur et industriel japonais, pour analyser les causes profondes dans les systèmes de production Toyota.

En répondant à « 5 pourquoi », vous obtenez la source du dysfonctionnement et l’essence du problème pour pouvoir rectifier. En règle générale, se poser 5 fois la question « pourquoi » se révèle être suffisant, d’où le nom du modèle. ☝️Cependant, notez que ce questionnement doit être poursuivi autant de fois que nécessaire jusqu’à l’obtention de la cause primaire. À la fin de cet interrogatoire, la cause profonde devrait être découverte.

💡Afin d’illustrer nos propos, prenons l’exemple d’un accident du travail dans une usine. Un opérateur de production a glissé et s’est fracturé le poignet.

• Pourquoi l’opérateur a-t-il glissé ? En raison d’une tache d’huile sur le sol.
• Pourquoi y avait-il une tache d’huile au sol ? Parce qu’une machine présente une fuite depuis plusieurs jours.
• Pourquoi cette machine fuit-elle ? En raison d'une pièce défectueuse et d’un défaut de maintenance.
• Pourquoi la maintenance n’a pas eu lieu ? Parce que le technicien de maintenance est en vacances.
• Pourquoi le technicien de maintenance n’a pas été remplacé ? Il est le seul formé sur ce type de machine.

Le problème actuel consiste à réparer la machine au plus vite afin d’éviter d’autres accidents. Pour cela, il faut planifier et suivre l’entretien des machines, vérifier que le stock de pièces détachées est suffisant, et s’assurer qu’une personne compétente soit toujours en mesure d’intervenir si besoin.

👉 La cause profonde préviendra ce type de problème en formant plusieurs personnes à la maintenance de ce type de machine.

Après avoir déterminé un certain nombre des causes profondes potentielles, il convient de réfléchir aux similitudes et de s’attarder sur celles qui génèrent le plus de dysfonctionnements. Pour arriver à extraire LA cause racine fondamentale, vous pouvez vous appuyer sur différents plans, et notamment l’AMDEC, c’est-à-dire l’Analyse des Modes de Défaillances, de leurs Effets et de leur Criticité. Il s’agit d’une méthode prédictive, car son rôle consiste à anticiper les problèmes menant à l'échec avant même que ceux-ci ne se produisent.

👉 L’AMDEC sert à :

• l’identification des causes et des effets d’un échec potentiel sur un processus ou un moyen de production ;
• la résolution d’actions permettant de supprimer ou de réduire l'échec potentiel.

Ce modèle permet aussi de hiérarchiser les défaillances afin de connaître les impacts positifs et négatifs des causes profondes potentielles sur le client, l’utilisateur ou sur l’environnement interne ou externe.

Pour résoudre un problème, l’équipe peut s’appuyer sur un modèle scientifique découpée en 5 étapes, découlant de l’acronyme DMAIC, à savoir :

• définir : expliciter le problème en spécifiant les symptômes ;
• mesurer : quantifier l’étendue du problème ;
• analyser : déterminer les causes racines du problème ;
• innover / améliorer : mettre en exergue les solutions à appliquer ;
• contrôler : vérifier et maintenir l’amélioration dans le temps.

💡Cette stratégie permet donc de supprimer la cause originelle du dysfonctionnement en apportant une solution définitive au problème. Pour ce faire, l’équipe doit réfléchir aux différents moyens à mettre en œuvre pour l’instauration des actions correctives, à la durée nécessaire de mise en place et à la nomination d’un responsable. De plus, ce dernier doit anticiper d’éventuels problèmes sous-jacents à cette nouvelle organisation.

Afin de prévenir les causes racines, appuyez-vous sur une méthode jugée la plus complète, à savoir « la résolution de problèmes 8D ». En 8 étapes, cette démarche qualité éradique les dysfonctionnements en s'appuyant sur l'expérience des acteurs impactés par le problème et en axant son efficacité autour d’une organisation collaborative (équipes transversales et pluridisciplinaires).

👉 Ce modèle pérennise les résolutions de problèmes ponctuels.

Pour déterminer les causes racines d’un problème, rien de mieux que de travailler en équipe. L’organisation de brainstormings reste la clé du succès afin d’obtenir divers points de vue et, ainsi, élaborer plus rapidement des solutions.

L’analyse des causes profondes permet principalement de mettre en exergue et d’analyser les problèmes au sein d’une entreprise. Néanmoins, elle peut également être utilisée pour les réussites. En effet, il est toujours intéressant d’analyser un succès afin de le reproduire en hiérarchisant les facteurs clés, puis de s’en servir dans d’autres domaines.

Gérer une entreprise, c’est bien, éviter les problèmes ou les éradiquer, c’est encore mieux. Vous le savez, si vous perdez en productivité, vos concurrents en profiteront. L’analyse des causes profondes demeure donc essentielle pour résoudre rapidement un problème.

Pour vous épauler dans cette tâche complexe, optez sans plus tarder pour un logiciel d’analyse des causes profondes. Un outil précieux sur lequel vous pouvez compter afin de pérenniser l’activité de votre entreprise, et enfin dormir sur vos deux oreilles !