Ouvrez grand la porte à la réussite de vos projets en utilisant la méthode Stage-Gate

Stage-Gate, processus de gestion de projet et de développement de nouveaux produits, fait ses preuves depuis pas mal d’années maintenant.

Mais certain·es chefs de projet le pensent dépassé, décrient son approche séquentielle vieillotte qui n’est pas sans rappeler les méthodes classiques. Pourtant, Stage-Gate n’est pas incompatible avec l’Agilité, et peut s’avérer vraiment bénéfique pour assurer votre réussite !

Comment ? On vous explique de quelle manière une simple histoire de « porte » contribue à créer de la valeur et à minimiser les prises de risques dans la réalisation de vos projets.

La méthode Stage-Gate, ou Stage and Gate, est apparue en 1988 sous la plume de Robert G. Cooper.

Elle concerne en premier lieu le processus de développement de nouveaux produits. Son objectif est de cadrer efficacement les différentes opérations, ainsi que de créer le maximum de valeur. Stage-Gate reste donc particulièrement déployé dans le secteur industriel, même s’il est désormais adopté par différents types d’entreprises pour leur project portfolio management.

Pour comprendre son fonctionnement global, il suffit de s’attarder sur son nom :

• Stage : étape,
• Gate : porte.

Stage-Gate se structure donc autour de différentes étapes successives, assimilées à des livrables. Ces étapes sont séparées par des portes (Gates), matérialisant les réunions décisionnelles qui permettent (ou non) le passage à la phase suivante.

Dans la majorité des cas, le processus Stage-Gate comporte 5 étapes. Voyons plus précisément à quoi elles correspondent.

Exemple de processus Stage-Gate :

Au commencement, les idées émergent de l’esprit de vos collaborateurs. Il faut alors évaluer leur faisabilité et leur pertinence au moyen de différents critères (marché, valeur apportée au consommateur, concurrence, etc.).

À cette étape, vous déterminez donc s’il faut vous lancer (ou pas) dans tel projet, et priorisez les différents projets entre eux.

À ce moment-là, il est temps d’entrer un peu plus dans le détail, de déterminer la manière dont vous allez réaliser le projet retenu et validé.

Il s’agit en somme d’une phase de cadrage, lors de laquelle vous :

• définissez plus précisément le produit à créer,
• analysez sa rentabilité,
• planifiez le projet.

Ici, les équipes concernées se lancent plus concrètement dans l’opérationnel : développement du nouveau produit, phases de test, etc.

C’est également lors de cette étape que sont élaborés :

• le plan de production : pour assurer que la production se déroule sans heurts et anticiper tout ce qui peut avoir un impact sur elle (disponibilité des ressources notamment) ;
• le plan de lancement : pour cadrer le lancement sur le marché du nouveau produit.

Des tests et validations sont opérés afin de vous assurer de la qualité du livrable.

Pour cet exercice, nous vous recommandons de solliciter vos potentiels clients afin de recueillir leur feedback.

Le processus touche à sa fin, le nouveau produit est concrètement lancé sur le marché.

Cette démarche s’accompagne généralement de la mise en place :

• d’une stratégie et d’un processus de production (déterminer le volume à produire par exemple),
• d’une stratégie marketing afin que votre nouveau bébé rencontre sa cible.

Entre les 5 étapes décrites ci-dessus, nous retrouvons les fameuses portes. Plus concrètement, il s’agit de réunions (appelée parfois Gate Reviews) lors desquelles vous dressez le bilan de ce qui vient d’être réalisé et déclenchez la phase suivante en prenant en compte :

• la qualité des livrables fournis,
• tous les facteurs de coûts, de délais, de ressources, de risques… le projet demeure-t-il prioritaire ?

Pour ce faire, 4 types de décision sont pris lors de ces réunions :

• Go : le projet est maintenu, il faut passer à l’étape suivante et mobiliser les ressources nécessaires.
• Hold : le Stage n’est pas validé, du travail reste à fournir pour déclencher la phase suivante.
• Recycle : pour continuer, il est nécessaire de revenir à une étape antérieure.
• Kill : le projet ou le déploiement du produit sont arrêtés pour diverses raisons (le besoin d’origine a changé, d’autres projets sont devenus plus prioritaires, etc.).

💡 À savoir : il est possible d’adapter le modèle décrit ci-dessus et de réduire le cycle de vie des projets (et donc les jalons décisionnels) en regroupant plusieurs phases. Citons l’exemple du processus Stage and Gate Express. Il ne comprend que 3 étapes (l’étape 1 est regroupée avec la 2, la 3 avec la 4), et convient donc parfaitement aux projets à faible risque.

Pour suivre l’avancée du développement des projets et produits, chefs de projets, chefs de produit ou encore PMO s’accompagnent d’outils : des logiciels de gestion de projet ou des PPM.

De cette manière :

• ils obtiennent une vision en temps réel du déroulé des étapes ;
• ils structurent et valident plus facilement les opérations ;
• ils communiquent de manière fluide avec les différentes parties prenantes.

🛠️  Tous les logiciels ne prennent pas en compte la méthodologie Stage-Gate. Si vous souhaitez utiliser une solution adaptée, optez par exemple pour le logiciel de gestion de portefeuille de projets Planisware Orchestra. Cet outil permet, entre autres, de lancer des Gate Reviews afin de suivre l’avancement des projets, et comprend un module Stage & Gate pour valider ou invalider plus facilement le passage à l’étape suivante. Le tout en intégrant toutes les fonctionnalités indispensables à la gestion de projet (gestion des ressources, du budget, de la planification, etc.) ainsi qu’une approche agile si vous envisagez de mixer les méthodologies.

Grâce à sa construction en 5 phases, Stage-Gate favorise une meilleure structuration des projets. Véritable feuille de route pour les équipes, la méthode permet de savoir où on se situe dans le processus et quelles sont les next steps.

De plus, grâce aux Gates établies à des moments clés du projet, vous cadrez parfaitement l’étape à venir sur la base de critères objectifs et mesurables :

• tâches à effectuer,
• planification et délais de ces tâches,
• allocation des ressources,
• responsabilités et rôles.

Stage-Gate assure une meilleure gestion des risques, et cet atout constitue sans doute une de ses principales forces.

Déjà, nous comptons une fois de plus sur les fameuses Gates, processus de validation qui se révèle une excellente manière de contrer les risques : vous n’allez pas plus loin si tout ce qui a été fait précédemment n’est pas ok, et vous structurez et ajustez au mieux les opérations à venir.

Par ailleurs, Stage-Gate implique une idée de progression, d’entonnoir. Vous partez d’une première étape où tout semble un peu flou (l’idéation), mais plus vous avancez, plus les objectifs à atteindre et les tâches à effectuer se précisent.

Si le modèle Stage-Gate est particulièrement adapté à l’industrie, il se décline pour le lancement d’autres types de produits ou de services, par exemple dans le cadre du développement d’un logiciel. De la même manière, le processus s’adapte à différentes tailles et natures d’organisations.

D’autre part, nous avons vu que Stage-Gate est modulable. En fonction de vos besoins et de la nature du projet, il vous est possible de réduire le nombre d’étapes et de portes.

Enfin, son système d’entonnoir offre une certaine flexibilité. En effet, si le produit à réaliser est défini tôt dans le process, les composantes associées, telles que les délais ou le budget, sont précisées en cours de route.

Avec Stage-Gate, vous vous concentrez sur les produits qui apportent vraiment de la valeur. En effet, le projet peut tout bonnement s’arrêter si le besoin a évolué (ou disparu), s’il n’est plus prioritaire.

En somme, chaque passage vers la phase supérieure nécessite une remise en question pour servir la valeur et l’innovation produit.

Grâce au cadre fourni par Stage-Gate, la communication est facilitée. Où en sommes — nous ? Qu’avons-nous produit ? Où allons-nous et comment ? Cette visibilité favorise la collaboration en interne entre les équipes, mais également en externe avec les différents prestataires et partenaires.

Le tout au moyen d’un processus simple à appréhender et à mettre en œuvre.

Une succession d’étapes… cela ne vous rappelle rien ? Bien sûr, vous pensez aux bonnes vieilles méthodes de gestion de projet classiques, telles que le cycle en V ou le modèle en cascade.

Stage-Gate ne semblerait-il pas un peu désuet comparé à l’Agilité ? En effet, les méthodes agiles, avec leur approche itérative et incrémentale, s’adaptent davantage aux changements qui surviennent au cours du développement du produit (évolution des attentes du client par exemple).

Différences entre Stage-Gate et Agile selon le site Lx Sim :

Bonne nouvelle, il est tout à fait possible de combiner les deux méthodologies, en implémentant de l’agilité à chacune des 5 grandes étapes. En d’autres termes, les livrables de chaque phase sont réalisés par le biais de sprints, autorisant ainsi la rétroaction.

C’est cette approche que défend le processus Next Gen Stage-Gate, ou Next Generation Stage-Gate.

Les deux méthodologies ne sont donc pas incompatibles, et il est possible de tirer profit du meilleur des deux mondes : de la visibilité avec Stage-Gate et de la flexibilité avec l’Agilité.

Vous l’aurez compris, chaque méthode de gestion de projet apporte son lot d’avantages, à vous de choisir en fonction de vos besoins et de la structure de votre organisation.

Grâce à sa construction en étapes et aux validations requises entre chacune d’entre elles, Stage-Gate convient à tout type de projet, en particulier au lancement d’un nouveau produit. Ses bénéfices ? Une meilleure gestion des risques et une focalisation sur la valeur apportée.

Mais si vous souhaitez plus de flexibilité, intégrez les best practices agiles au sein de chaque Stage. Vous profitez ainsi de la souplesse permise par l’Agilité, tout en obtenant de la visibilité et un arbitrage solide des projets prioritaires.