CRM Excel ou CRM logiciel : que choisir pour faire décoller vos ventes ?

CRM Excel ou CRM logiciel : que choisir pour faire décoller vos ventes ?

CRM Excel ou CRM logiciel ?

Si vous vous posez la question, sans doute avez-vous déjà connaissance des innombrables bienfaits pour votre business d’une stratégie, et par extension d’un système CRM. En effet, les chiffres parlent d’eux-mêmes : selon Salesforce, l’utilisation d’un CRM augmenterait de 29 % les ventes.

Mais si une telle donnée fait rêver tout bon entrepreneur, il va sans dire que cette performance ne peut résulter que de l’utilisation d’une solution efficace et adaptée à vos ambitions.

Plusieurs interrogations surgissent alors, en particulier si vous utilisez déjà quotidiennement Excel.

Un suivi client avec Excel est-il suffisant ? Et comment élaborer la gestion de la prospection à l’aide du fameux tableur ?

Ou bien un logiciel CRM s’avère-t-il plus approprié ? Si oui, lequel choisir ?

Optez pour le bon choix et faites décoller vos ventes en trouvant l’outil CRM qu’il vous faut grâce à la lecture de cet article.

Sommaire

Suggestion de logiciels pour vous

Sellsy CRM

Sellsy CRM
CRM made in France, simple et intuitif
Démarrer avec Sellsy
Voir ce logiciel

Salesforce Sales Cloud

Salesforce Sales Cloud
Numéro 1 du CRM dans le monde
30 jours d'essai gratuit
Voir ce logiciel

Cirrus Shield

Cirrus Shield
Le logiciel CRM, facile à utiliser et 100% personnalisable
Demander une démo
Voir ce logiciel

Qu’est-ce qu’un outil CRM ?

Le CRM, ou Customer Relationship Management, se définit comme l’ensemble des techniques voué au déploiement d’une stratégie de relation avec ses clients ou clients potentiels.

Un outil CRM se caractérise, subséquemment, comme l’instrument informatique permettant la mise en place de cette stratégie, en rationalisant les processus.

Pour ce faire le système CRM doit être en mesure, a minima, d’enregistrer toutes les données relatives à la gestion de la prospection et de la clientèle, tout comme d’offrir une visibilité sur toutes les interactions avec clients et prospects. Grâce à cette vue à 360°, décelez davantage les opportunités d’affaires.

Notez toutefois qu’il existe deux types principaux d’outils CRM :

  • le tableur, Excel principalement,
  • le logiciel CRM.

Lequel choisir ?

Afin d’y voir plus clair, examinons plus en détail comment utiliser le premier.

Comment créer un CRM sur Excel ?

Créer son propre CRM est-il possible ?

Excel, particulièrement si vous débutez votre activité, constitue un allié de taille pour construire votre outil. Résumé de ses qualités :

  • le logiciel est connu de tous et présent dans la majorité des structures,
  • il se révèle facile d’utilisation, et de nombreux tutoriels existent au besoin,
  • il permet de regrouper et consigner les informations de manière personnalisée et cohérente.

Toutefois, comment vous y prendre pour transformer votre tableur en CRM ?

Si c’est à vous de déterminer quelles informations vous souhaitez y faire figurer, nous dégageons quelques pistes dans les paragraphes suivants.

☝️ Précisons que ce que nous allons décrire est aussi valable avec l’utilisation de Google Sheet. En effet, si l’outil de la Google Suite ne s’avère pas aussi complet qu’Excel, il a le mérite d’être gratuit et de permettre de travailler en collaboration simultanément.

Définissez vos objectifs

Il existe autant de formes de CRM que d’entreprises.

C’est pourquoi vous devez déterminer en amont quels sont les objectifs de votre CRM Excel et quelles données vous souhaitez y consigner.

Exemple : si vous ambitionnez de mener des actions de fidélisation, il peut être utile de renseigner les dates de naissance de vos clients afin de leur proposer une réduction au moment de leur anniversaire.

Notez que vous avez aussi la possibilité de télécharger notre modèle CRM Excel gratuit. Il vous suffira alors de le compléter avec vos propres informations, ou bien de vous en inspirer pour construire votre tableau.

Construisez votre tableau

Construisez votre ou vos tableaux en fonction des éléments identifiés précédemment.

Le type d’information à consigner détermine l’objet des colonnes de votre tableau principal : 1 colonne = 1 type d’information.

Par conséquent, prévoyez des colonnes qui ont trait à l’identité de vos contacts : civilité, coordonnées, etc.

Par ailleurs, n’oubliez pas toutes les données afférentes aux actions entreprises. C’est pourquoi votre tableau doit mentionner vos activités, vos opportunités business ainsi que le statut de vos prospects et/ou clients : premier contact, première relance, deuxième relance, montant des achats, abandon, etc. Là aussi tout dépend de vos objectifs.

En bref, n’omettez aucune information utile à la gestion de la relation client.

Exemple de template CRM Excel :

modele crm excel

Source : © quickbooks.intuit.com

Complétez votre CRM

Une fois vos champs définis et votre tableau construit, il est temps de le remplir.

Mais avec Excel, il n’y a pas beaucoup de choix : vous procédez “à la main”. Ceci se révèle d’ailleurs un des principaux inconvénients du tableur, mais nous y reviendrons plus en détail.

Le remplissage de votre tableau reste un travail constant : l’efficacité de votre CRM Excel tient à la mise à jour régulière de vos données, et de l’ajout de colonnes dès que vous identifiez une information utile à exploiter pour enclencher des opportunités business supplémentaires.

Exploitez vos données

Enfin, exploitez judicieusement vos données.

Grâce, par exemple, aux fonctionnalités de tri d’Excel, distinguez en un coup d’œil les renseignements utiles à votre stratégie de relation client. Âge, localisation, sexe, canal d’acquisition, comportements d’achat… sont autant d’éléments de segmentation à considérer pour éviter de diluer vos actions commerciales et d’en réduire l’impact.

L’objectif ? Toujours attribuer le bon message à la bonne cible.

En se sentant mis au cœur de vos actions, et en éprouvant vos efforts de personnalisation, le client se montrera plus réceptif à vos offres. Là réside tout l’intérêt d’une stratégie, et donc d’un outil CRM.

crm excel : segmentation client

CRM et tableau de bord prospection

Précisons que la procédure décrite ci-dessus s’applique à la gestion client, mais également à l’élaboration d’un tableau de suivi de prospects. En effet, vous pouvez parfaitement renseigner vos contacts sur un fichier de prospection Excel, puis suivre leur évolution jusqu'à la transformation en clients grâce à vos historiques.

Ça y est, vous avez acquis les bases de la gestion CRM à l’aide d’Excel.

Mais si l’utilisation du tableur s’avère opportune dans le cadre d’une activité en démarrage, dès lors que le nombre de clients augmente et que les opportunités se multiplient, des limites apparaissent.

Voyons lesquelles.

Les limites du CRM Excel

Manque de collaboration

Voici un des plus gros freins à l’utilisation d’Excel : il ne permet pas de travailler simultanément sur un même document.

Et même si vous partagez vos fichiers avec vos collaborateurs, chacun d’entre eux doit attendre son tour pour travailler dessus, ou penser à fusionner les données s’ils ont été complétés séparément.

Notez néanmoins que Google Sheet offre des possibilités de collaboration en temps réel. Malheureusement, ses fonctionnalités sont moins développées qu’Excel.

Travail chronophage

Nous l’avons vu, utiliser un fichier Excel pour consigner vos données, c’est prendre le temps d’entrer un nombre important de renseignements “à la main”. L’outil manque d’automatisation des processus CRM.

D’autre part, le tableur est figé, et les mises à jour ne s’exécutent pas en temps réel. En d’autres termes, dès que des informations ou le statut de votre client changent, vous devez penser à faire une manipulation dans votre tableau.

Toutes ces tâches opérationnelles nécessitent beaucoup de temps, temps que vous pourriez par ailleurs consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée.

Risque d’erreurs plus élevé

De la saisie manuelle des données, et du manque d’automatisation, découle également un risque d’erreurs plus élevé. Par exemple, un nombre important de manipulations peut conduire à un changement inopiné de formule Excel.

Manque de fonctionnalités

Excel est moins évolutif qu’un logiciel CRM, et si votre entreprise grossit l'utilisation du tableur peut vous faire manquer des occasions d’accroître votre chiffre d’affaires.

Parmi les fonctionnalités supplémentaires généralement comprises dans un logiciel CRM, citons :

  • les rapports analytiques et le tableau de bord commercial afin de mesurer vos performances en temps réel,
  • la possibilité d’associer des pièces jointes, comme des factures, à un compte client,
  • des fonctionnalités de marketing automation pour envoyer des emails automatiques aux clients en fonction de leur profil et de leur comportement d’achat, etc.

Sécurité plus faible

Dernier point : la sauvegarde de vos travaux Excel s’effectue en local. En conséquence, en cas de sinistre ou autre incident, le risque de perdre toutes vos données augmente.

Un logiciel CRM, en revanche, présente un stockage plus sécurisé dans le cloud ou sur des serveurs dédiés.

 

En résumé Excel se révèle, dans les premiers temps de votre activité, un allié de taille pour commencer à vous familiariser avec la logique CRM. Le tableur est facilement accessible et il existe, de surcroît, nombre de tutoriels en ligne ou formations pour vous aider à l’apprivoiser si vous débutez.

Toutefois, dès croissance importante de votre entreprise, il s’avère judicieux d’envisager l’option logiciel CRM. Et ce pour de nombreuses raisons.

Avantages d’un logiciel CRM

Soulignons les avantages d’un logiciel CRM :

  • Le logiciel CRM est collaboratif. L’ensemble de votre équipe est en mesure d’accéder simultanément au même fichier client. De plus, disponible en mode SaaS, il offre l’opportunité de travailler en situation de mobilité.
  • Le logiciel CRM est évolutif. Il s’adapte, évolue en fonction de la croissance de votre activité. TPE, PME, grands comptes, il existe une solution CRM pour chaque type d’entreprise.
  • Le logiciel CRM fait gagner du temps. Un nombre important de tâches s’automatise, vous vous consacrez ainsi à des activités plus importantes.
  • Le logiciel CRM se montre, en règle générale, simple, intuitif et ergonomique.
  • Le logiciel CRM comprend des fonctionnalités supplémentaires, profitables à la structuration de vos activités et à l’exploitation d’opportunités business supplémentaires :
    • tableaux de bord,
    • reporting,
    • gestion des opportunités,
    • gestion documentaire,
    • gestion de projet,
    • marketing automation, etc.

Exemple de ce qu’un logiciel CRM peut vous permettre de faire :

crm excel : avantages d'un logiciel crm

Toutefois, pour bénéficier pleinement des atouts d’une solution CRM, il vous faut choisir le logiciel adapté à vos besoins. Et l’offre sur le marché est pléthorique !

Pas de panique, la sélection suivante devrait vous aider à y voir plus clair.

Sélection de logiciels CRM

Nombreux sont les logiciels CRM rencontrés sur le marché. Citons, par exemple, Zoho CRM, Sugar CRM ou encore Microsoft Dynamics.

Nous avons sélectionné pour vous quatre solutions, et vous faisons part de leurs atouts.

Efficy CRM : CRM et gestion de projet

Si Efficy CRM vous permet d’obtenir une vision à 360° de vos clients et de votre business, il possède également un autre atout : la gestion de projet.

Efficy CRM en quelques mots :

  • il gère un ensemble de métiers : commercial, gestion de projet, support et marketing ;
  • il offre un fort niveau de collaboration grâce à des fonctionnalités de gestion de projet, de gestion documentaire et grâce à son agenda partagé ;
  • il s’intègre à la suite Office de Microsoft et à la suite Open Office ;
  • il permet l’emailing et le marketing automation, occasionnant de la sorte des ventes additionnelles.

Tarif1 : à partir de 55 € par utilisateur et par mois pour la version Enterprise.

Pour qui : pour tous types d’entreprises.

Eudonet CRM : le CRM 100 % personnalisable

Eudonet CRM, évolutif et 100 % personnalisable, s’adresse à toutes les entreprises.

crm excel : visuel eudonet crm

Eudonet en quelques mots :

  • il s’adapte à tout type de secteurs de par son degré de personnalisation : entreprises, agences immobilières, réseaux de franchises, enseignement supérieur, associations, secteur public, etc. ;
  • il se connecte à vos autres systèmes d’information, comme vos logiciels métiers ou votre ERP (Enterprise Resource Planning) ;
  • il s’accompagne d’un service client œuvrant à la construction de la solution qui ressemble à votre entreprise et qui répond à vos besoins ;
  • il convient très bien aux situations de mobilité grâce à l’application Eudotouch, disponible pour iOS et Android.

Tarif1 : à partir de 40 € par utilisateur et par mois pour la version Accès Entreprise.

Pour qui : pour tous types d’entreprises.

Sellsy CRM : CRM et pipeline commercial

Complet, Sellsy CRM vous accompagne dans le développement de votre chiffre d’affaires grâce à son orientation très commerciale.

Sellsy CRM en quelques mots :

  • il offre de la visibilité sur votre chiffre d’affaires et sur vos opportunités business au moyen d’une vue pipeline ;
  • il dispose de plusieurs connecteurs possibles : avec des VoIP (Voice over IP) pour gérer les appels en prospection, des solutions de marketing automation, de support, etc. ;
  • il met à disposition des outils de tracking et de scoring dans le but d’analyser et de noter le comportement de potentiels acheteurs sur votre site ;
  • il propose des rapports d’activités permettant d’évaluer les performances de vos équipes et de dégager des axes d’amélioration.

Tarif1 : 20 € par utilisateur et par mois (deux utilisateurs minimum).

Pour qui : pour les PME.

Vtiger CRM : le CRM open source

Vtiger, logiciel CRM complet, possède la particularité d’être disponible en open source. Cela signifie qu’il propose un accès à son code source afin d’en exploiter le contenu.

crm excel : visuel vtiger

Vtiger en quelques mots :

  • il accompagne les fonctions de vente, de marketing et de support ;
  • il est disponible à la fois gratuitement en open source (si vous l’utilisez sur vos propres serveurs), et à la fois sous souscription à un abonnement mensuel (pour bénéficier de l’hébergement et de la sécurisation des données, ainsi que de la maintenance) ;
  • il met régulièrement à disposition de nouvelles fonctionnalités grâce à la communauté mondiale gravitant autour du logiciel ;
  • il se personnalise et s’adapte en fonction des processus métier.

Tarif1 : à partir de 22 € par utilisateur et par mois pour la version Professionnel.

Pour qui : pour tous types d’entreprises.

CRM Excel ou CRM logiciel : accompagnez la croissance de votre activité

CRM Excel ou CRM logiciel… au final cela dépend essentiellement du degré de maturité de votre entreprise, ainsi que de vos ambitions.

Mais un fait reste sûr : dès lors que la clientèle grossit, on se sent vite à l’étroit avec Excel. De ce fait, de plus en plus de sociétés intègrent une solution CRM à leurs processus métier.

Néanmoins, l’utilisation d’un tel outil peut effrayer de prime abord : trop coûteux, trop complexe, équipes qui se montrent réticentes quant au changement de leurs habitudes, etc.

Pourtant, toutes ces réserves sont vite évincées car des logiciels CRM, il en existe pour tous les budgets, projets et types d’entreprises ou secteurs d’activité.

Il ne vous reste plus qu’à trouver le vôtre… et à faire décoller votre chiffre d’affaires !

1 Prix relevés en janvier 2020.

Suggestion de logiciels pour vous

eMundus

eMundus
Sélection de candidats pour l'enseignement supérieur
Réserver une démo
Voir ce logiciel

OTYS Recruiting Technology

OTYS Recruiting Technology
Plateforme de recrutement, CRM et gestion de projet
Planifier une démo
Voir ce logiciel

TRADE.EASY

TRADE.EASY
Import-export, négoce, commerce de gros pour TPE/PME
Lancez-vous !
Voir ce logiciel
Commenter cet article

Ajouter un commentaire