Les 10 bonnes pratiques du télétravail à connaître

Quelles sont les bonnes pratiques du télétravail à connaître pour transformer ce nouveau cadre de travail en réussite totale ?

Entre nouvelles aspirations professionnelles et confinement, le home office s’est intensifié ces derniers mois, laissant entrevoir nombre d’avantages : réalisation d’économies, flexibilité, productivité accrue, etc.

Mais la période de confinement a eu ceci de particulier : le télétravail a parfois été subi, total et effectué en cohabitation avec ses proches. Raison de plus pour se pencher sur les bonnes pratiques à mettre en place pour éviter au mieux les écueils !

Elles sont au nombre de 10, et nous vous les dévoilons dans cet article. 

Afin de poser un cadre et d’instaurer des règles claires, il est recommandé aux entreprises d’élaborer une charte des bonnes pratiques en télétravail. En définissant les conditions du home office, l’employeur se trouve rassuré et chaque salarié dispose du même degré d’information.

Cette charte peut, par exemple, porter sur la définition :

• de jours télétravaillables, certaines entreprises préférant maintenir des jours de présentiel obligatoire afin de préserver la cohésion d’équipe ;
• des lieux de travail possibles. Le salarié doit-il obligatoirement exercer à domicile ? Travailler à distance chez des proches ou depuis un espace de coworking est-il possible ? ;
• de plages horaires durant lesquelles chacun doit rester connecté ;
• de règles de communication. Quels canaux privilégier ? Faut-il permettre à un collaborateur de ne pas être dérangé pendant l’exécution de tâches nécessitant une forte concentration ? ;
• Etc.

Si vous êtes manager, il va falloir adopter un certain nombre d’usages pour offrir une meilleure expérience de télétravail à la fois au salarié et à l’entreprise.

Quelques bonnes pratiques pour apprendre à manager à distance :

• Éviter le micro-management. Il n’est déjà pas recommandé en temps normal, et d’autant plus en télétravail où l’envie de tout contrôler se fait plus ressentir chez certains managers.
  Alors, comment procéder ? Fixez à vos équipes des objectifs et des deadlines, puis laissez-les s’organiser pour les atteindre dans les temps.
   
• Soigner la communication. Soyez toujours clairs sur les objectifs et les enjeux des missions confiées à vos collaborateurs. Instaurez également des cadres pour vos échanges, en établissant par avance la récurrence des points ainsi que leur objet.
   
• Responsabiliser et faire confiance. C’est reconnu, un salarié qui se sent responsabilisé se révèle davantage engagé et productif. Alors même dans le cadre du travail à distance, faites confiance !
   
• Rester disponible. Même si vous accordez une certaine liberté à vos équipes, montrez-vous disponible et réactif lorsqu’ils ont besoin de votre accompagnement.
   
• Être à l’écoute. Certains collaborateurs rencontrent parfois des difficultés, notamment en cas de télétravail forcé. À titre d’illustration, le confinement a obligé certains parents à jongler entre leurs missions professionnelles et leurs enfants. Faites preuve d’empathie et adaptez-vous, en modulant par exemple les horaires de réunion.
   
• Accompagner la prise en main des outils. Enfin, notez que l’accompagnement managérial opère également dans le cadre de l’appropriation des outils numériques. S’ils s’avèrent absolument indispensables dans un tel contexte, gardez à l’esprit que certains télétravailleurs rencontrent de grandes difficultés à les utiliser.

Le travail à domicile nécessite de pouvoir continuer à communiquer et à collaborer avec son équipe, sans que le virtuel devienne une barrière.

Pour ce faire, il est important d’utiliser des outils professionnels conçus pour faciliter et sécuriser les échanges et les processus.

Par exemple :

• 🛠️ Les logiciels de communication → à l’instar de Slack, ces outils sont recommandés pour la communication spontanée, lorsque vous avez besoin de débloquer une situation, de remonter une difficulté par exemple. Ils vous permettent également de rester connecté à l’entreprise et joignable, gage de confiance pour vos managers.
   
• 🛠️ Les logiciels de visio-conférence → des solutions telles que Zoom se révèlent indispensables pour tenir à distance les réunions de travail et autres one-to-one. De plus, ils permettent d’humaniser les relations à distance, un bénéfice pour les personnes isolées.
   
• 🛠️ Les logiciels de gestion documentaire → avec un outil comme Google Drive, vous créez, partagez et stockez vos documents de travail. Il est aussi possible de collaborer à distance sur un même texte, tableur, etc.
   
• 🛠️ Les logiciels de gestion de projet → les solutions de gestion de projet, à l'exemple de Project Monitor, permettent de répartir et de suivre les différentes tâches et missions, et d’organiser le travail et les ressources de manière générale.
   
• 🛠️ Les plateformes collaboratives → ces logiciels, comme SharePlace, vont encore plus loin en proposant un large éventail de fonctionnalités relatives à la collaboration et à la communication (gestion de projet, gestion de tâches, gestion documentaire, messagerie, etc.).

Le baromètre de la transformation digitale, réalisé par Appvizer en novembre 2020, met en exergue l'importance d'être bien équipé pour travailler efficacement en télétravail :

Le confinement lié à la pandémie de la Covid-19 a vu une multiplication des cyberattaques… d’autant plus dans un contexte où nombre d’entreprises ne forment pas suffisamment leurs salariés sur les risques informatiques.

Quelques bonnes pratiques à connaître :

• Si votre société dispose d’une charte de sécurité informatique, respectez-la scrupuleusement, particulièrement lorsque vous exercez à domicile.
   
• Utilisez uniquement le matériel mis à disposition par votre entreprise, et jamais vos outils personnels. En effet votre ordinateur professionnel est déjà paramétré pour en assurer la sécurité, notamment en matière d’antivirus. De la même manière, n’installez pas d’applications non autorisées par votre société.
   
• Sécurisez vos accès aux différents outils de l’entreprise. Nous vous conseillons d’utiliser un gestionnaire de mots de passe tel que LockPass. 100 % français et certifié par l’ANSSI, ce logiciel permet de centraliser l'ensemble des identifiants de votre organisation, d'en partager certains et de simplifier l'accès à vos applications.
   
• Veillez à installer les différentes mises à jour, souvent proposées pour combler des failles de sécurité.
   
• Restez vigilant quant aux tentatives d’hameçonnage. Méfiez-vous, par exemple, des emails et pièces jointes d’expéditeurs inconnus.

Si nous avons vu qu’il vous faut avant toute chose utiliser l’ordinateur ou le téléphone portable fournis par la société, nous vous suggérons par ailleurs de disposer :

• d’un écran externe, pratique si vous travaillez avec plusieurs onglets ;
• d’un casque et d’un micro pour assurer en toute sérénité vos visioconférences, notamment si vous exercez à proximité de vos proches ;
• et bien sûr d’une bonne connexion wifi.

Dans la mesure du possible (car nous ne sommes pas tous logés à la même enseigne), recréez un vrai espace de travail au sein de votre domicile. Évitez de vaquer à vos tâches depuis votre lit ou votre canapé, car cela vous oblige à adopter des positions pas très ergonomiques et peu recommandées pour votre santé.

L’idéal reste de consacrer une pièce de votre domicile à votre télétravail, ou au moins un bureau. Non seulement ces aménagements se révèlent bénéfiques pour votre posture et votre productivité, mais vous créez par là même une frontière nécessaire entre vie professionnelle et vie personnelle.

S’organiser à la maison requiert de la discipline… pour vous comme pour vos proches.

Fixez-vous par exemple des objectifs quotidiens et hebdomadaires et efforcez-vous de les tenir. Imposez-vous également des horaires stricts (heure de début et de fin de journée notamment), avec des temps de pause, comme vous le feriez au bureau.

En parallèle, instaurez des règles avec les personnes qui vivent avec vous afin de ne pas être tout le temps dérangé durant votre travail. Communiquez notamment vos heures de réunion, ou les plages horaires durant lesquelles vous avez besoin d’une concentration maximale. Et bien sûr, prévoyez avec eux des pauses en commun, comme au moment du déjeuner.

Savoir par où commencer s’avère parfois plus compliqué en télétravail qu’en présentiel. C’est pourquoi nous vous suggérons de structurer votre journée, à l’aide d’un agenda en ligne par exemple. Cela permet notamment :

• de planifier les tâches urgentes ou celles qui nécessitent davantage de concentration le matin, avant que la fatigue ne se fasse ressentir ;
• d’éviter le multitasking, pratique réputée pour nuire fortement à la productivité ;
• de signifier à vos collègues les plages horaires durant lesquelles vous ne souhaitez pas être dérangé ;
• de vous ménager des temps de pause, indispensables pour recharger vos batteries.

💡 Connaissez-vous la méthode Pomodoro ? Cette technique consiste à articuler votre journée de la sorte : 5 minutes de pause toutes les 25 minutes de travail. Résultat ? Vous parvenez à vous concentrer intensément à l’exécution d’une tâche à la fois.

Les communications informelles sont un des piliers de l’entreprise. Et bonne nouvelle, il est possible de les reproduire en télétravail !

Il ne faut pas que votre société s’en prive, car les moments de convivialité et les échanges spontanés maintiennent le lien social entre les collaborateurs, mais préviennent aussi l’isolement de certaines personnes en cas de télétravail forcé. Encouragements, célébrations des victoires, prises de nouvelles... plus que jamais nous en avons besoin dans le cadre du home office.

Alors, pourquoi ne pas instaurer des pauses café virtuelles ? Ou encore mettre en place un petit rituel pour vous saluer le matin par exemple ?

Rappelons-le, la frontière entre vie professionnelle et vie privée s’amenuise en télétravail. C’est pourquoi vous devez apprendre à déconnecter :

• Hors de question de consulter vos mails le soir après votre journée de travail. Le droit à la déconnexion s’applique aussi à la maison !
• Profitez de votre pause de midi pour faire un peu d’exercice ou de méditation. Vous verrez rapidement les bénéfices que ces pratiques procurent à votre santé à la fois physique et mentale.
• Écoutez votre corps. Lorsque le besoin se fait ressentir, faites une pause pour aller vous servir un thé ou vous dégourdir les jambes.

Tous ces moments de déconnexion sont autant d’occasions pour vous ressourcer, et revenir encore plus productif afin de vous atteler à vos missions avec la plus grande efficacité.