L’entretien annuel individuel : obligatoire ou non ?

C’est une question que de nombreux managers se posent : l’entretien annuel est-il obligatoire ?

S’il existe bon nombre de pratiques RH et managériales permettant de s’inscrire dans une démarche de gestion des compétences et de valorisation du capital humain en entreprise, toutes ne sont pas des obligations légales.

Découvrez plus en détail les spécificités de l’entretien annuel d’évaluation, et des conseils pratiques pour vous aider à l’organiser afin de tirer le meilleur profit de cet outil de gestion RH.

Est-ce une obligation légale de faire passer un entretien chaque année à vos collaborateurs et collaboratrices ? La réponse est non. Le Code du travail ne lui confère pas de caractère obligatoire :

• Contrairement à certaines idées reçues, il relève en réalité d’une pratique managériale et d’une politique interne propre à l’entreprise. L’entretien annuel n’est pas une obligation légale, sauf mention contraire dans la convention collective ou l’accord de branche de l’entreprise ; dans ce cas, l’employeur a pour obligation de se conformer aux dispositions prévues par ceux-ci.
• Une autre exception est à noter : tout employeur a l’obligation d’évaluer ses salariés pour lesquels une convention de forfait jour s’applique.
• D’autre part, la mise en place d’entretiens annuels implique d’informer et de consulter le comité social et économique de l’entreprise (ou CSE).

• Enfin, prévenir le salarié des méthodes utilisées pour l’évaluer durant l’entretien est obligatoire :

ℹ️ Compte tenu du caractère non obligatoire de l’entretien annuel, aucune sanction n’est prévue pour les entreprises qui ne le mettraient pas en place.

En revanche, l’absence d’entretiens annuels peut procurer aux salariés le sentiment que leur évaluation et la définition de leurs objectifs ne résultent pas de critères objectifs.

💡 Parmi les entretiens obligatoires en entreprise, l’entretien professionnel, à la différence de l’entretien annuel, est obligatoire.

Cet exercice, également nommé entretien individuel annuel ou entretien d’évaluation, consiste à évaluer le travail de ses salariés et à dresser un bilan de l’année écoulée, à titre individuel.

Sa mise en place est facultative, sauf dans les cas exposés précédemment, et relève des pratiques et de la politique de chaque entreprise.

Dès lors que votre entreprise a mis en place une pratique d’évaluation des performances de ses salariés, l’ensemble des collaborateurs est concerné, quels que soient leur statut ou les spécificités de leur contrat de travail.

L’entretien annuel individuel est un moment privilégié d’échanges entre un·e salarié·e et sa·son manager. Cet exercice contribue à l’augmentation de la performance tant des salariés et des managers que celle de l’entreprise.

En effet, faire le point suite à l’année écoulée aide à mieux gérer les talents dans l’entreprise et d’éviter une rotation du personnel trop importante.

Parmi ses principaux objectifs, on peut noter :

• faire le bilan de l’année passée, en passant en revue les faits marquants ;
• évaluer les compétences métiers et les qualités professionnelles de vos collaborateurs ;
• suivre la progression de chaque salarié·e en mesurant l’atteinte de ses objectifs ;
• écouter ses souhaits et projets éventuels pour l’année à venir ;
• identifier des axes d’amélioration et recueillir ses besoins pour l’aider à gagner en autonomie, en performance, etc. ;
• discuter des moyens à mettre en place, comme des propositions de formations pour l’accompagner dans son évolution et dans sa montée en compétences ;
• mettre en place d’un commun accord des mesures correctives ou un plan d’action pour donner une suite concrète à cette évaluation.

En règle générale, c’est la·le manager ou responsable de la personne évaluée qui est chargé·e de mener l’entretien annuel.

👉 Si cela fait partie de vos missions, voici des conseils et bonnes pratiques pour vous organiser.

• Planifier l’entretien annuel : il n’y a pas de règles précises quant à sa planification, mais comme son nom l’indique, cet échange a lieu une fois par an, généralement en début d’année ou en fin d’année.
  
  
• Préparer l’entretien annuel : vous pouvez utiliser le référentiel de compétences établi par la gestion des ressources humaines de l’entreprise, pour évaluer les compétences maîtrisées par vos collaborateurs et celles qui peuvent être consolidées. Voici un exemple de trame d’entretien annuel d’évaluation que vous pouvez suivre :
  
  
  • I/ Le bilan : évaluation des objectifs et des moments clés de l’année écoulée ;
  • II/ L’évaluation des compétences : savoir-faire métier, connaissances techniques, savoir-être, etc. ;
  • III/ Les projections pour l’année à venir : écoute des envies, des projets, et des éventuels besoins de formation, etc. ;
  • IV/ La définition des objectifs pour l’année à venir : mesures, actions à mettre en œuvre, etc.
  • V/ La conclusion : derniers points à soulever, clôture de l’entretien.
    
    
• Faire une synthèse des échanges : après l’entretien, vous devez produire un compte-rendu pour garder une trace écrite des points abordés et des conclusions tirées de l’évaluation. Notez que ce document doit être signé par les deux parties et rester confidentiel entre l’employeur et le salarié.
  
  
• S’équiper d’un logiciel RH : pour simplifier vos évaluations annuelles, vous pouvez utiliser une solution RH telle que ServicesRHOnline qui facilite la mise en place de vos entretiens annuels jusqu’à la production d’un compte-rendu. Cet outil RH permet plus largement de gérer les compétences et de suivre des indicateurs de performance, un atout pour mettre en œuvre vos plans d’action par salarié.

Voici un exemple de support d’entretien annuel d’évaluation rempli :

Afin de vous aider dans la préparation de vos entretiens annuels, il est conseillé de s’appuyer sur un document synthétique, comme une grille d’évaluation, qui synthétise tous les points qui seront abordés. Appvizer vous propose un modèle de trame d’entretien à télécharger gratuitement :

Si vous décidez, en tant qu’employeur, de mettre en place des entretiens individuels, la·le salarié·e ne peut pas refuser d’y participer. Si elle·il refuse de se présenter, des sanctions peuvent s’appliquer, et s’apparenter à une insubordination, qui est un motif de licenciement disciplinaire.

☝️ À savoir également : la présence d’un·e représentant·e RH ou délégué·e du personnel ne peut pas être réclamée lors de l’entretien annuel.

Un entretien annuel d’évaluation apprécie donc les compétences et les progrès de vos collaborateurs et vise à augmenter les performances sur le plan individuel, mais aussi plus global d’une équipe ou de l’organisation.

Si elle est positive, l’évaluation peut donner lieu à une promotion, une prime, une session de formation, voire une augmentation.

Vous pouvez décider d’effectuer un suivi plus régulier pour accompagner le salarié dans sa progression afin de prendre des mesures plus rapidement, si nécessaire. Choisissez par exemple d’instaurer un tête-à-tête individuel chaque mois. Cela a pour avantage de permettre également aux collaborateurs de suivre régulièrement leurs propres progrès, ce qui est une source de motivation.