Les règles des jours de fractionnement enfin expliquées… en toute simplicité

Conformément au Code du Travail, les jours de fractionnement, ou congés de fractionnement, se rapportent à des jours de congés supplémentaires attribués aux salariés sous certaines conditions, en plus des 30 jours ouvrables annuels de base.

Vous n’étiez pas au courant de leur existence ou les oubliez fréquemment ? Peut-être les accordez-vous systématiquement, parfois à tort, sans regarder si toutes les conditions sont respectées ?

Aujourd’hui, nous passons au crible toutes les spécificités de ces jours de fractionnement, obéissant à des règles complexes, et vous proposons en supplément des conseils pour les gérer plus efficacement.

Ça sent enfin les vacances pour votre service RH 🏝️!

Les jours de fractionnement définissent des jours de congé supplémentaires accordés aux salariés prenant une partie de leurs vacances principales, c’est-à-dire 24 jours ouvrables, en dehors de la période estivale qui s’étend du 1er mai au 31 octobre.

Toutefois, pour en bénéficier, il faut que le collaborateur prenne 12 jours ouvrables consécutifs sur la période légale.

💡À savoir : la cinquième semaine de congés n’entre pas dans le calcul du fractionnement, puisqu’elle doit être posée en dehors de la période estivale (pour les fêtes de fin d’année par exemple).

Qui est concerné par les jours de fractionnement ?

Réponse : tous les salariés. Et ce, qu'ils soient en CDI, en CDD, à temps plein ou à temps partiel.

☝️Toutefois, il faut remplir certaines conditions pour en bénéficier :

• avoir acquis au moins 15 jours ouvrables de congés payés ;
• avoir pris 12 jours consécutifs durant la période légale ;
• disposer d’un reliquat d’au moins 3 jours ouvrables hors période légale.

💡À savoir : au regard des conditions ci-dessus, les temps partiels sont concernés dès lors qu’à hauteur de leur acquisition de congés, proportionnelle à leur temps de travail, ils ont accumulé suffisamment de jours. De même pour les nouvelles recrues, dont l’acquisition de congés dépendra du temps passé en poste.

D’après le Code du Travail, le calcul des jours de fractionnement s’effectue en fonction des compteurs relevés au 31 octobre, c’est-à-dire du nombre de jours restants à cette date, sans prendre en compte la cinquième semaine de vacances.

En clair, les jours supplémentaires sont prévus en tenant compte seulement de 4 semaines de congés payés, soit 24 jours. L’attribution des congés de fractionnement se révèle alors très simple 👉.

Le collaborateur obtient 1 jour de fractionnement s’il lui reste entre 3 et 5 jours à poser au 31 octobre, en plus de la cinquième semaine.

Le collaborateur obtient 2 jours de fractionnement s’il lui reste au moins 6 jours ouvrables, en plus de la cinquième semaine.

Les jours de fractionnement ne sont pas obligatoires dans toutes les situations. En effet, leur application dépend des règles établies par chaque entreprise ou des conventions collectives en vigueur.

Les employeurs ont la possibilité d'appliquer ces jours selon les dispositions légales, mais ils peuvent aussi choisir de proposer des arrangements plus favorables, en accord avec les représentants du personnel, ou plus spécifiquement avec le salarié concerné.

💡 Exemple : supposons qu’un employé pose 4 jours en mai et 12 jours en août. Il décide ensuite de prendre les 6 jours restants en décembre. Avant d’arriver à ce plan, il discute avec son employeur et choisit volontairement de renoncer par écrit aux jours de fractionnement auxquels il aurait droit, préférant échelonner librement ses congés restants sur la fin de l'année pour raisons personnelles. L’entreprise accepte cette organisation, alors formalisée par un accord écrit.

La pose et la prise des jours de fractionnement peut s’effectuer dès le 1er novembre et jusqu’au 30 avril de l’année suivante, date de fin de période de référence des congés payés annuels.

En réalité, tout dépend de qui est à l’initiative du fractionnement.

• Fractionnement à l'initiative de l'employeur : dans ce cas de figure, il lui faut accorder automatiquement les jours de fractionnement correspondants, si les conditions sont remplies. Le consentement du salarié n'est pas nécessaire dans ce contexte.
  
  
• Fractionnement à l'initiative du salarié : lorsque c'est l’employé qui souhaite fractionner son congé principal, l'entreprise a la possibilité de refuser cette demande. Néanmoins, une fois les conditions d'attribution des jours de fractionnement remplies au 31 octobre (par exemple, le salarié a pris la majorité de ses congés en dehors de la période estivale), l'employeur ne peut plus refuser ces jours, à moins de disposer d’un accord écrit de renonciation.

💡À savoir : si l'entreprise refuse d'accorder les jours de fractionnement sans avoir sécurisé un accord de renonciation, elle risque des sanctions financières s’élevant jusqu'à 1 500 euros par infraction, ou 3 000 euros en cas de récidive, et ce pour chaque employé affecté.

Il arrive que le renoncement aux jours de fractionnement constitue un avantage pour certains salariés, surtout ceux qui préfèrent bénéficier d’une plus grande flexibilité dans la gestion de leur temps de travail et de repos.

💡 Exemple : un employé pourrait choisir de renoncer à ces jours supplémentaires contre la possibilité de regrouper ses congés :

• pour une période de vacance plus longue ;
• ou à un moment spécifique de l'année correspondant davantage à ses besoins personnels ou familiaux.

Cette règle du fractionnement est valable pour toute entreprise. Maintenant, si un accord de branche ou la convention en vigueur y déroge, elle n’y est plus soumise.

Tel est le cas dans le secteur de l'ingénierie, du numérique, du conseil, de l’événementiel et de la formation professionnelle, où la convention SYNTEC fonctionne à l’inverse. Et pour cause, la majorité des cabinets et agences préfèrent fermer en août pour baisse d’activité, et encouragent alors leurs collaborateurs à poser leur congé principal en été, sans jours supplémentaires à la clé.

Grâce à l’automatisation, bien sûr !

Vous ne pouvez pas penser à tout, ou alors vous allez frôler le burn-out ! L’automatisation des tâches, telles que le calcul des jours de fractionnement et la mise à jour du compteur de congés des salariés, se révèle plus que bénéfique afin d’éviter les erreurs et les oublis.

C’est pourquoi de plus en plus d’employeurs et de responsables RH choisissent de s’appuyer sur des logiciels de gestion des congés, bien pratiques pour fiabiliser les processus et assurer la conformité avec les réglementations en vigueur, tout en gagnant du temps !

💡 Quelques exemples de ces logiciels :

• Eurécia Congés & Absences, un des modules du SIRH tout-en-un Eurécia ;
• JOUROFF, une plateforme plus globale de gestion des temps de travail ;
• Mon Intranet, une solution de gestion des congés en ligne Made in France ;
• Notys Congés et Absences, un outil simple d’utilisation, parfaitement adapté aux PME.

Les jours de fractionnement sont le fruit d’une mécanique complexe. En tant qu’employeur, c’est à vous de la traduire concrètement auprès de vos salariés, qu’ils en bénéficient ou non.

La bonne gestion des congés demande des qualités managériales telles que la communication, la réactivité et la transparence. Tous les logiciels présentés ont de sérieux atouts pour vous soulager au quotidien et répondre aux besoins de vos équipes.

Quoi qu’il en soit, la problématique des congés payés s’avère très importante pour le bien-être au travail, mais aussi pour les relations humaines entre employeurs, responsables RH et salariés. Prêtez-leur une attention particulière. Aidez-vous d’un logiciel dédié ! Et soufflez...