Zoom sur les jours de fractionnement et leur application

Zoom sur les jours de fractionnement et leur application

Les jours de fractionnement, ou « jours supplémentaires pour fractionnement », sont des jours de congés supplémentaires accordés aux salariés, sous certaines conditions, en plus des 30 jours ouvrables annuels de base.

Vous n’étiez pas au courant de l’existence de ces jours de fractionnement ou les oubliez fréquemment ? Peut-être les accordez-vous systématiquement, parfois à tort, sans regarder si toutes les conditions sont respectées ?

Nous passons au crible les spécificités de ces jours de congés obéissant à des règles complexes, et vous proposons nos conseils en gestion des congés ainsi qu’un éventail de solutions adaptées.

Ça sent enfin les vacances pour votre service RH !

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Le principe

Cherchons d’abord à comprendre pourquoi, nous comprendrons ensuite comment.

Un objectif avec récompense à la clé

L’objectif de base est de diminuer la prise de congé sur la période estivale, très demandée. Car si tout le monde part à ce moment-là, l’entreprise ne tourne plus. Si elle ne souhaite pas fermer, elle doit donc inciter certains employés à rester, quitte à partir hors-saison. Et cette mesure incitative a une récompense à la clé : s’ils jouent le jeu, ils ont droit à des jours de CP (congés payés) additionnels.

Les règles du jeu

La période d’été, qu’on appelle aussi « période légale », est fixée du 1er mai au 31 octobre. Un salarié la choisit en général pour poser son « congé principal » : il a le droit à 24 jours ouvrables maximum (sauf dérogation particulière). S’il les pose tous, il n’aura pas le droit à des jours supplémentaires.

Si, à l’inverse, il décide de poser moins de congés sur cette tranche, ou si l’employeur le lui demande, il « fractionne » son congé annuel. Ses cinq semaines de congé par an sont alors augmentées de jours supplémentaires, appelés « jours de fractionnement ». Pour bénéficier de ces jours, il doit néanmoins avoir posé 12 jours ouvrables consécutifs sur la période légale.

Comment calculer les jours de fractionnement ?

Les calculs se font donc en fonction des compteurs relevés au 31 octobre, c’est-à-dire du nombre de jours restants à cette date, sans prendre en compte la cinquième semaine de vacances. En clair, les jours supplémentaires sont calculés en tenant compte seulement de 4 semaines de congés payés, soit 24 jours. L’attribution du nombre de jours de fractionnement est alors très simple : 

  • 1 jour de fractionnement s’il reste entre 3 et 5 jours à poser au 31 octobre, en plus de la cinquième semaine,
  • 2 jours de fractionnement s’il reste au moins 6 jours ouvrables, en plus de la cinquième semaine.

Voici plusieurs exemples de calcul des jours de fractionnement très concrets :

Cas Pose des CP pendant la période légale Jours de fractionnement
1 Le salarié a seulement posé 15 jours consécutifs sur les 24 jours possibles 24 - 15 = 9
9 > 6 → le salarié a 2 jours de fractionnement
2 Le salarié pose 15 jours en juillet et 7 jours en août

15 + 7 = 22
24 - 22 = 2 
→ le nombre de jours restants est inférieur à 3
→ il n’y a pas de jours de fractionnement

3 Le salarié pose 6 jours en juillet, 6 jours en août et 6 jours en septembre 6 + 6 + 6 = 18
24 - 18 = 6
→ mais le salarié n’a pas posé 12 jours consécutifs
→ il n’a pas le droit aux jours de fractionnement

Droits de l’employeur

L’employeur a le droit d’exiger que les jours de congés :

  • soient pris en une seule fois (sauf la 5e semaine),
  • soient pris en plusieurs fois (si le salarié est d’accord) à la condition qu’il y ait 12 jours continus posés entre le 1er mai et le 31 octobre, sauf accord d’entreprise, accord collectif, ou accord avec l’employeur (L 3141-19).

Depuis la Loi Travail du 8 août 2016, un accord d’entreprise, une convention collective ou un accord de branche peut modifier la période légale et les règles de fractionnement (Code du travail, article L3141-21).

Une experte de JuriTravail revient sur les droits et devoirs de l’employeur, relatifs aux congés, dans cette courte vidéo :

L’exception qui confirme la règle

Cette règle du fractionnement est valable pour toute entreprise. Maintenant, si un accord de branche, d’entreprise, ou la convention en vigueur y déroge, l’entreprise n’y est plus soumise. C’est le cas par exemple dans le conseil, où la convention SYNTEC fonctionne à l’inverse. La majorité des cabinets et agences préférant fermer en août pour baisse d’activité, ils encouragent leurs collaborateurs à poser leur congé principal en été, sans jours supplémentaires à la clé.

Jours de fractionnement : Infographie

Les conditions d’application des congés de fractionnement

Quels sont les salariés concernés ?

Réponse : tous. Qu’ils soient en CDI (contrat à durée indéterminée) en CDD (contrat à durée déterminée), à temps plein ou à temps partiel. Les seules conditions à remplir sont :

  • d’avoir acquis au moins quinze jours ouvrables de congés payés,
  • d’avoir pris douze jours consécutifs dans la période légale,
  • de disposer d’un reliquat d’au moins trois jours ouvrables hors période légale.

Le cas des temps partiels et nouvelles recrues

Au vu des conditions ci-dessus, les temps partiels sont concernés dès lors qu’à hauteur de leur acquisition de congés, proportionnelle à leur temps de travail, ils ont accumulé suffisamment de congés. De même pour les nouveaux arrivants, dont l’acquisition de congés dépendra du temps passé en poste.

Des conditions applicables selon l’initiateur

Si le fractionnement est à l’initiative de l’employeur, le salarié doit donner son accord, sauf en cas de fermeture de l’établissement. S’il est d’accord, les jours de fractionnement lui seront attribués automatiquement.

En revanche, si la demande de fractionnement des congés payés émane du salarié et qu’il désire prendre ses congés principaux sur la période du 1er novembre au 30 avril, il y a 3 possibilités :

  • soit l’employeur refuse : il n’y a pas de fractionnement ;
  • soit l’employeur accepte sans conditions : le salarié bénéficie des jours de fractionnement applicables au 31 octobre ;
  • soit l’employeur accepte, sous réserve que le salarié lui fasse parvenir une renonciation écrite aux jours de fractionnement. Cela peut être sa condition pour valider le congé sollicité hors saison. Et cela évite toute contestation ultérieure.

Quand prendre les jours de fractionnement ?

Les jours de fractionnement peuvent être posés et pris dès le 1er novembre et jusqu’au 30 avril de l’année suivante, date de fin de période de référence des congés payés annuels.

L’obligation d’information

L’employeur est, quelque part, celui qui organise les départs en congés. Il est dès lors dans l’obligation d’en informer les salariés suffisamment à l’avance lorsqu’il décide d’imposer les périodes de congés payés. À ce titre, le droit du travail impose un délai de deux mois pour en informer le personnel. Un laps de temps fait pour que les employés s’organisent en vue des vacances, à titre privé comme à titre professionnel. Il doit également communiquer le planning et l’ordre des départs au moins un mois à l’avance.

L’employeur est aussi tenu de faire apparaître les jours de congés supplémentaires sur le bulletin de paie dès le mois de novembre.

Gérer les congés en sérénité et en transparence

Nous vous soumettons des solutions, assorties de quelques conseils, pour bien gérer les congés et absences de vos employés.

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Enjeux d’une bonne gestion des congés

Les congés et des absences peuvent représenter un véritable casse-tête pour les services RH. Choisir une solution adaptée et en ligne permet :

  • l’automatisation de la gestion des congés et absences,
  • la bonne circulation des informations en interne, 
  • la gestion des plannings de tous les collaborateurs en toute transparence, 
  • la visualisation des soldes des congés, notamment les congés restants au 31 octobre, 
  • la mise à jour des compteurs des salariés, par exemple avec les journées supplémentaires accordées en cas de fractionnement,
  • la réception et le traitement des demandes d’absences,
  • le respect de la réglementation, telle que la convention collective en place, lorsqu’elle est intégrée au logiciel, etc.

Et tout cela en temps réel, grâce à des interfaces web et des applications mobiles.

Des bénéfices clairs

✅ Vos salarié·e·s sont bien informé·e·s, ne font pas face à de mauvaises surprises et profitent de leurs congés, jours supplémentaires ou non, en toute sérénité.

✅ En tant qu’employeur, ou responsable RH, vous y voyez clair dans vos plannings et entretenez une bonne communication et de bonnes relations avec vos équipes.
Votre marque employeur est ainsi valorisée, n’oubliez pas que vos employés sont vos meilleurs ambassadeurs !

Conseil no 1 : Automatisez la gestion des congés et absences

Vous ne pouvez pas penser à tout, ou alors vous allez frôler le burn-out ! L’automatisation des tâches, telles que le calcul des jours de fractionnement et la mise à jour du compteur des salariés, est indispensable pour éviter les erreurs et les oublis.

👉 Figgo fait partie de ces solutions bien pensées, permettant de centraliser et d’automatiser la gestion des congés. 

Jours de fractionnement : Figgo

Les salariés font leurs demandes de congés, que le service RH peut prendre en compte immédiatement. Le solde se met à jour en temps réel. Et l’interopérabilité de l’outil avec votre logiciel de paie permet d’y exporter les absences en un clic.

Conseil no 2 : Favorisez la bonne circulation des informations en interne

Si le fractionnement est in fine favorable aux salariés, il reste obscur de par sa complexité. Aussi est-ce à l’entreprise, et en particulier au service RH (Ressources Humaines), de la rendre intelligible. Sur un logiciel dédié, les informations personnalisées de chaque salarié leur sont accessibles. Les responsables, eux aussi, peuvent consulter celles des membres de leur équipe pour anticiper et organiser le travail au mieux.

👉 Par exemple, Eurécia Congés & Absences dédie un espace « Mes droits » aux utilisateurs, afin de les informer sur les congés qu’il leur reste à prendre et le délai pour le faire.

Jours de fractionnement : Eurécia Congés & Absences

Cela leur permet de faire des demandes de congés en toute autonomie, grâce à la mise à disposition des informations utiles sur leur interface, notamment des jours de fractionnement.

Conseil no 3 : Traitez les demandes d’absences en quelques clics

Bien entendu, c’est la base de tout logiciel de gestion des congés. Les avantages principaux de la dématérialisation des demandes sont la simplification des processus et l’immédiateté qu’elle permet. Les salariés font des demandent en ligne suivant leur solde de congés, et leurs responsables les valident (ou refusent). Le nouveau solde se met alors à jour en temps réel.

👉 Mon Intranet permet de soumettre une demande au manager, qui est aussitôt notifié, et de suivre l’état des demandes en cours. 

Jours de fractionnement : Mon Intranet

L’erreur n’est pas possible : le salarié ne peut soumettre que des demandes pour un nombre de jours de congés disponibles.

Conseil no 4 : Ayez une visibilité sur les plannings de tous les collaborateurs

Assurer le suivi du solde de congés de chacun de vos salariés, avec l’ancienneté, les absences et les spécificités de chacun, peut paraître ingérable. C’est là que votre solution RH vous sera d’un grand soutien. Avec une solution adaptée, l’actualisation des absences, une fois les demandes de congés adressées et validées, met automatiquement à jour les décomptes associés. 

👉 C’est le cas de Notys Congés et Absences, qui prend en compte toutes les natures d’absences : congés payés, RTT, congés de fractionnement, congés d’ancienneté, maladie, accident, événements familiaux.

Jours de fractionnement : Notys Congés et Absences

Le planning est automatiquement mis à jour, donnant aux managers une grande visibilité sur les ressources humaines disponibles, par collaborateur ou par équipe.

Conseil no 5 : Veillez à la mise à jour du solde des congés sur le bulletin de paie

Les jours de congés supplémentaires pour fractionnement doivent figurer sur le bulletin de paie du collaborateur. Dans la mesure où leur nombre dépend des CP pris jusqu’au 31 octobre, leur décompte ne s’actualise que sur le bulletin de paie du mois de novembre.

👉 JourOff, comme les solutions citées précédemment, propose l’export des soldes de congés vers un logiciel de paie.

Jours de fractionnement : JourOff

Le fichier est personnalisable pour l’export (en-tête, ordre des colonnes), et importable dans n’importe quel logiciel de gestion de la paie.

Prenez congé d’une gestion RH lourde 

Les jours de fractionnement sont le fruit d’une mécanique complexe. En tant qu’employeur, c’est à vous de la traduire concrètement auprès de vos salariés, que ce soit pour qu’ils en bénéficient ou non. 

La bonne gestion des congés demande des qualités managériales telles que la communication, la réactivité et la transparence. Tous les logiciels présentés ont de sérieux atouts pour vous soulager au quotidien et répondre aux besoins de vos équipes.

Quoi qu’il en soit, la problématique des congés payés est très importante d’un point de vue « bien-être au travail » mais aussi pour des relations humaines saines entre employeurs, responsables RH et salarié·e·s. Prêtez-leur une attention particulière. Aidez-vous d’un logiciel dédié ! Et soufflez...

Article mis à jour, publié initialement en octobre 2016.

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