TOP 3 des logiciels de paie gratuits pour sa DSN

TOP 3 des logiciels de paie gratuits pour sa DSN

Mesure phare du « choc de simplification » initié en 2012, la DSN ou déclaration sociale nominative vise à simplifier la gestion de la paie des entreprises. Les déclarations sociales multiples laissent place à une déclaration unique. Entre janvier et avril 2017, toutes les entreprises ont eu l’obligation de passer à la DSN.

Que votre comptabilité soit gérée en interne ou que vous ayez choisi l’externalisation de la paie, votre entreprise mérite le meilleur outil. Votre gestion des ressources humaines se trouve également améliorée avec le passage à la DSN : mettez l’accent sur la gestion du personnel et la gestion des talents plutôt que de multiplier les déclarations administratives.

Quel logiciel comptable pour vos équipes ? Continuez la lecture pour trouver le logiciel comptable en ligne fait pour vous !

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Qu'est-ce que la DSN ?

La déclaration sociale nominative a pour but de simplifier le travail des équipes RH des entreprises. La transmission de cette déclaration unique et automatisée se fait mensuellement via un logiciel de gestion de la paie ou un SIRH. Elle remplace une multitude de déclarations sociales telles que :

  • l’attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières en cas d’arrêt maladie, de congés maternité ou paternité,
  • l’attestation adressée à Pôle emploi en fin de contrat de travail,
  • la déclaration unifiée des cotisations sociales Urssaf (DUCS),
  • la déclaration unifiée des cotisations sociales (DUCS) pour les caisses de retraite complémentaires (Agirc-Arrco),
  • la déclaration unifiée des cotisations sociales (DUCS) pour les organismes de prévoyance ainsi que les bordereaux de cotisations des mutuelles et des sociétés d’assurance,
  • les attestations de salaires adressées à l’assurance maladie en cas d’accidents du travail ou de maladies professionnelles (AT/MP),

Un flux de données unique pour des déclarations dématérialisées

Auparavant, les entreprises devaient adresser une trentaine de déclarations sociales aux différents organismes : Pôle emploi, caisses de retraite complémentaires, sécurité sociale, mutuelles et assurances, etc. 
Désormais, un seul flux dématérialisé de données par salarié est nécessaire et regroupe l’ensemble de ces déclarations. Cette déclaration unique est à déposer mensuellement sur le site déclaratif net-entreprise.fr. Les données sont centralisées et retransmises aux organismes sociaux concernés.

DSN : comment ça marche ?

DSN mensuelle vs DSN événementielles

La DSN mensuelle concentre les déclarations sociales de votre entreprise. 
Les DSN événementielles, dites de « signalements d’événements », interviennent lors de cas particuliers :

  • arrêt de travail ou maladie professionnelle (à adresser à la CPAM)
  • reprise anticipée suite à un arrêt de travail ou à une maladie professionnelle (à adresser à la CPAM)
  • fin de contrat (à adresser à Pôle emploi)

La DSN, étape de la paie en 4 points-clés

  1. La DSN représente la dernière étape du traitement de la paie de vos collaborateurs. Elle est donc un sous-produit de la paie, généré par le même logiciel de paie. Voilà pourquoi vous avez besoin d’un logiciel de paie compatible DSN.
     
  2. Chaque établissement d’affectation doit émettre sa DSN. Une entreprise devra adresser autant de DSN qu’elle a d’établissements.
     
  3. L’échéance de remise est le 5 du mois M+1 à midi ou le 15 du mois M+1 à midi suivant la date de la paie. Vous avez fait une erreur ? Pas de panique. Une DSN « annule et remplace » peut être transmise avant la date d’échéance si des modifications ont été apportées. Au-delà de la date d’échéance, les modifications devront être reportées au mois suivant.
     
  4. Chaque déclaration est soumise à des contrôles après son dépôt. En cas d’erreur, vous êtes notifié et il vous faudra la corriger aussitôt et émettre une nouvelle DSN, lors de contrôles bloquants, ou corriger l’écart pour le dépôt du mois prochain, lors de contrôles non-bloquants.

Comment transmettre sa DSN ?

Déposez votre DSN en quelques clics

La personne chargée de la gestion des ressources humaines dans votre entreprise doit transmettre mensuellement le fichier DSN issu de votre logiciel de paie. Il suffit de suivre quelques étapes simples.

  1. Inscrivez-vous en tant que déclarant sur net-entreprises.fr
  2. Contrôlez la conformité des NIR (numéro de Sécurité sociale) de vos salariés via le BIS (bilan d'identification des salariés).
  3. Contrôlez votre ou vos SIRET via le service prévu à cet effet.
  4. Vérifiez que le logiciel de paie utilisé pour la DSN est compatible avec la norme NEODES, norme d’échanges standardisés destinée à permettre les échanges dématérialisés de données sociales. Contactez votre éditeur de logiciel pour en savoir plus.

C’est cette norme NEODES qui définit les contrôles effectués pour chaque déclaration. Le point de dépôt net-entreprises analyse la DSN déposée et si le document est conforme, il envoie :

  • un certificat de conformité à l’entreprise déclarante,
  • les données collectées et vérifiées aux organismes concernés,
  • toutes les données au point de stockage CNAV.

Votre entreprise peut désormais transmettre la DSN émise par le logiciel de paie.

A noter également que la DSN peut, en tant que sous-produit de la paie, être traitée par un tiers déclarant, comme un cabinet d’expertise comptable. Si votre entreprise a recours à ce type de prestataire pour gérer sa comptabilité, et donc la paie, c’est ce même prestataire qui s’occupera de transmettre votre DSN.

Zoom sur le cas des TPE et des associations

Certaines entreprises ou associations font le choix de produire leur DSN sans logiciel de paie, notamment pour des raisons budgétaires ou parce que leur gestion du personnel ne le permet pas. Pour se conformer à l’obligation légale qu’est la DSN, elles utilisent le service TESE (titre emploi-service entreprise) de l’Urssaf. Ce dispositif est utilisable par les entreprises de moins de 20 salariés en France métropolitaine. Au-delà des avantages évidents que sont la gratuité et la simplicité de ce service, il présente quelques limites. Parmi les inconvénients, la taxe d’apprentissage et la formation continue ne sont pas gérées par ce service. Attention à bien choisir votre outil pour ne pas multiplier les risques d’erreur et faire face aux sanctions en cas d’irrégularités.

Les avantages d’un logiciel gratuit pour la DSN

Pour gérer efficacement votre déclaration sociale nominative et transmettre des données automatiquement en temps et en heure, votre logiciel de paie sera votre meilleur ami. Etre équipé d’un logiciel de paie gratuit présente de nombreux avantages.

Simplification du système déclaration

La DSN est gage de simplicité au niveau réglementaire et conventionnel pour votre entreprise grâce à une déclaration unique. Les données demandées aux entreprises sont normalisées, ce qui participe à simplifier vos démarches. Par exemple, seules deux notions d’effectifs sont désormais demandées, au lieu d’une vingtaine auparavant.

Gain de temps

Un logiciel de paie vous évite de répéter des saisies chronophages. Gagnez du temps en automatisation vos démarches en étant équipé d’un outil performant. Le temps ainsi gagné pourra être réaffecté à des tâches à plus forte valeur ajoutée et faire progresser la qualité de votre gestion des ressources humaines. La charge déclarative baisse en moyenne de 20 % !

Conformité légale

Transmettez des données fiables aux organismes sociaux et évitez les fraudes. Certains outils de paie en ligne proposent une veille légale vous permettant d’être toujours à jour dans vos déclarations. 

Déclaration sereine

Évitez les retours de contrôles bloquants lors de vos déclarations. Cela vous évitera la perte de temps que représente une nouvelle déclaration, que ce soit le mois en cours ou le mois suivant. Les nombreux contrôles de la DSN offrent une plus grande fiabilité.

Confort pour les salariés

Pour les salariés, elle apporte un traitement des dossiers plus rapide, avec moins de risques d’erreur, tous les organismes recevant directement les informations qui concernent leur périmètre. Ce changement est imperceptible leurs droits sont sécurisés. Certains outils leur permettre de visualiser leur fiche salarié : bulletin de salaire, gestion des congés payés et des RTT, notes de frais, heures supplémentaires, etc.

Contrôle des coûts

Gérer votre comptabilité plus efficacement grâce au gain de visibilité sur votre trésorerie. La déclaration mensuelle permet d’anticiper les sorties de trésorerie et d’établir un budget prévisionnel plus précis. Au total, le passage à la DSN représente un gain de plusieurs milliards d’euros/an pour les entreprises françaises.

Vidéo témoignage : Ce que la DSN change dans le quotidien d'une petite entreprise

Les inconvénients du logiciel gratuit pour la DSN

Les logiciels de paie gratuits présentent des limitent dans leurs utilisations pour les entreprises, y compris pour la déclaration sociale nominative.

Absence de veille légale

Les éditeurs de logiciels gratuits ne proposent la plupart du temps pas de veille légale et conventionnelle. Cette veille requiert une équipe d’experts afin de produire les données attendues. Cela signifie, pour les utilisateurs, que l’outil n’est pas mis à jour automatiquement lorsque la législation est modifiée. C’est à vous de suivre l’actualité légale comptable afin d’adapter la saisie des données dans votre logiciel gratuit pour être conforme aux obligations légales en vigueur. Cela vous évitera les irrégularités déclaratives… et les sanctions en cas de non-conformité !

Des risques d’erreurs accrus

Le deuxième inconvénient découle du premier : la mise à jour manuelle des données par l’utilisateur lui-même multiplie les risques d’erreur. Inattention, surcharge de travail, interruption, etc., les sources d’erreurs sont multiples. L’erreur est humaine, mais attention au moment de transmettre votre DSN !

Quelle sécurité pour mes données ?

Les données transmises par la DSN sont des données sensibles relatives à chaque collaborateur : état civil, numéro de sécurité sociale, montant du salaire, etc. Ces données doivent bénéficier des meilleurs standards de sécurité afin de garantir leur confidentialité.

Comparatif : les top 3 des logiciels de paie gratuits compatibles DSN

Quel logiciel de paie gratuit choisir pour votre DSN ? Vous cherchez un outil gratuit mais vous ne vous y retrouvez pas ? Notre comparatif vous guide dans votre choix.

OptimyzHR

Ce logiciel de paie a été conçu à l’origine pour des experts paie (tiers déclarants). Ses utilisateurs bénéficient de l’expertise métier de son créateur qui a une longue expérience d’expert-comptable. L’éditeur gère également les mises à jour, qu’elles soient applicatives ou bien qu’elles concernent le paramétrage légal et conventionnel.

Ses atouts :

  • un portail RH accessible par les salariés pour consulter leurs bulletins de paie et leurs droits,
  • un calcul et un envoi des données automatisés selon les paramètres définis par l’utilisateur,
  • un confort d’utilisation grâce à une interface tableau de bord de suivi des déclarations et des comptes-rendus,
  • une gestion complète du légal et du conventionnel (+ 500 conventions collectives paramétrées en standard),
  • la possibilité de créer des alertes pour ne rater aucune échéance (période d’essai, fin des CDD, visites médicales, etc.).

Oxygène

Adaptable, source de productivité, paramétrable à l’infini, voilà en quelques mots comment qualifier le logiciel de paie édité par Memsoft.

Ses atouts :

  • s’adapte à toutes les conventions collectives et à tous les secteurs d’activité
  • à jour avec toutes les normes légales : 35h, N4DS, SEPA, DSN, etc.
  • calendrier intégré
  • visualisation du livre de paie sur plusieurs exercices

Ils ont adopté Oxygène :

« Ce qui m'a plût dans votre logiciel de paie, c'est qu'il est moins compliqué, qu'on a un contrôle total du paramétrage des rubriques (c'est essentiel), et surtout un contrôle total de la DSN. »

« J'ai utilisé votre logiciel pour une entreprise familiale. J'ai apprécié tous les services et l'aide pour cette entreprise. Votre création très enrichie et accessible à notre TPE a été d'une très grande aide. »

Izilio

Izilio est un guichet professionnel gratuit. Son mode formulaire permettant la saisie des données en fait une solution unique et économique.

Ses atouts :

  • la réutilisation des données d’un mois sur l’autre pour la DSN mensuelle, vous offrant un gain de temps,
  • la vérification de la cohérence des données tout au long de la saisie et contrôle des données,
  • le mode contrôle permet de tester la conformité de votre fichier avant de le déposer,
  • le suivi des étapes du traitement de votre DSN via un tableau de bord économique.

Tableau de synthèse de logiciels de paie gratuits conformes DSN

 

Critères de comparaison

OptimyzHR

Oxygène

Izilio

Editeur

OptimyzHR

Memsoft

Izilio

Taille d’entreprise recommandée

PME

TPE et startups jusqu’à 9 salariés

TPE, PME et startups jusqu’à 15 salariés

Nombre de salariés gérés

Gestion illimitée des bulletins et sociétés

Jusqu’à 9 salariés (formule payant à partir de 10 salariés)

Jusqu’à 15 salariés

Édition des fiches de paie

Oui

Oui

Non

Pilotage des acquis (CP, RTT, etc.)

Oui

Oui

Non

DSN à déposer ou transmission automatique ?

Envoi automatique

Dépôt

Dépôt ou télé-transmission

Mise à jour légale

Mises à jour en temps réel par l’éditeur (applications, paramétrage légal & conventionnel…)

Pas de mise à jour

Pas de mise à jour

Données accessibles par les salariés

Oui

Non

Non

Sécurisation des données

N/A

N/A

« coffre-fort numérique » : archivage électronique confidentiel et sécurisé

Mobilité

Pas d’application mobile

Pas d’application mobile

Pas d’application mobile

En option (€)

Offre de conseil personnalisé

Ajouter des salariés, des options ou choisir une licence multiposte

/

Les logiciels de paie gratuits compatibles DSN sont un atout pour les entreprises dont le budget est serré. Cela dit, ils impliquent bien souvent une saisie fastidieuse et redondante. La gestion de la déclaration sociale nominative devient alors une tâche sans valeur ajoutée pour les équipes RH qui perd du temps qui pourrait être alloué à des tâches qualitatives
Les TPE et startups sont avantagées au détriment des entreprises de plus de 9 ou 15 salariés. On se rend compte que ces outils gratuits deviennent une offre payante lorsque l’entreprise atteint un effectif donné qui est relativement restreint. Attention donc aux coûts cachés au moment de vous équiper !
Pour éviter les mauvaises surprises, pourquoi ne pas envisager une solution payante ? Pour les moyennes entreprises et les plus grandes organisations, une solution professionnelle payante semble être un passage obligé pour éditer vos bulletins de paie et réaliser les déclarations liées.

Des logiciels plus performants pour déclarer l’esprit léger

Si votre budget vous le permet ou si l’organisation de votre entreprise le requiert, en matière de nombre de salariés gérés par la solution notamment, un logiciel de paie payant s’avère être ce dont vous avez besoin.

Avantages des logiciels payants

  • versions d’évaluation : certains éditeurs de logiciels payants proposent des versions d’évaluation, en général de 30 jours, afin de vous familiariser avec l’outil, découvrir les fonctionnalités, vérifier la connectivité avec vos outils existants, bref, voir s’il répond à vos attentes. Les 30 jours sont écoulés ? Vous êtes libres de choisir d’acquérir une licence ou de passer votre chemin.
  • conformité réglementaire forte : les outils payants intègrent une veille réglementaire et légale et incluent des mises à jour automatiques des solutions afin d’éviter les imprévus. Vous n’aurez plus à gérer les mises à jour vous-mêmes manuellement et éviterez ainsi des sources d’erreur.
  • mobilité : où que vous soyez, une application mobile vous permet un accès à l’information sur tout type de support (mobile, tablette).
  • sécurité des données renforcées : demandez-vous où sont hébergées les données de vos salariés et dans quelle mesure elles sont protégées. Les logiciels payants ont l’avantage de proposer des standards de sécurité avancés dans cette optique.

Fiche-paie.net, créez vos fiches de paie en 2 minutes

Petites et moyennes entreprises et startups, Fiche-paie.net est l’outil qu’il vous faut. Son atout majeur ? La rapidité : il ne vous faudra que deux minutes pour créer vos fiches de paie et gérer votre DSN. Bénéficiez de leur expertise en ligne et obtenez des documents légaux conformes aux lois en vigueur. 

« Dans la vie d'une entreprise, le social est très important. Nous n'avons pas un gros budget donc Fiche-paie convient pour ma société. »

Yourcegid RH Y2 On Demand, une offre DSN Ready

Yourcegid RH Y2 On Demand, logiciel de paie complet en mode SaaS, c’est 300 000 salariés gérés en mode SaaS chaque mois par le 3ème acteur de la solution RH en France.

Il vous donne accès à l’édition de bulletins de paie et à la production de l’ensemble des déclaratifs attendus. Ses fonctionnalités avancées vous permettent de maîtriser votre DSN en un clin d’œil et d’allouer le temps gagné à la gestion des talents de votre entreprise, par exemple. Vos données sont hébergées en France, dans des datacenters hautement sécurisés, pour une protection optimale.

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Il ne vous reste plus qu’à choisir votre logiciel de paie !

Le passage à la déclaration sociale nominative respecte sa promesse : simplification des démarches et gains pour l’entreprise sont au rendez-vous. Non seulement elle optimise la gestion administrative de votre entreprise, en apportant de la valeur à la gestion de vos ressources humaines, mais elle permet aussi une meilleure gestion du temps.

L’offre de logiciels de comptabilité est très étendue. Les logiciels de paie gratuits compatibles DSN ne sont pas légion sur le marché mais certaines solutions complètes existent, comme OptimyzHR. Cet outil répond aux besoins des PME et comprend les fonctionnalités principales attendues pour un logiciel de paie gratuit. Attention cependant aux coûts cachés des solutions gratuites ! Anticipez-les : nombre de salariés gérés restreint dans l’offre gratuite, besoin de formation pour prendre en main la solution, etc.

Au vu de tous ces éléments, vous pouvez également faire le choix d’un outil plus performant en optant pour un logiciel payant. Et si vous optiez pour la fiabilité et la sécurité de leurs offres ? Faites le point sur vos besoins et demandez-vous sur quel aspect vous voulez mettre l’accent : rapidité ? simplicité d’utilisation ? sécurité ? budget ? La balle est dans votre camp !

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