Améliorez votre processus Order to Cash avec ces 8 logiciels incontournables !

En quoi optimiser le processus order to cash, dont la définition en français s’apparente au cycle client, est devenu un enjeu stratégique pour votre entreprise ?

Dans un contexte de digitalisation croissante touchant l’ensemble des secteurs, la performance ne peut passer que par une automatisation des opérations. L’objectif ? Supporter la pression concurrentielle en gagnant en efficience, en agilité, et en axant vos priorités sur la satisfaction du client.

Il s’avère dès lors judicieux de vous pencher sur la rationalisation de votre chaîne order to cash, tant elle constitue un levier d’amélioration sur ces points, et donc de croissance.

L'usage d’une réponse logicielle, adaptée à vos ambitions et à la maturité de votre structure en matière de transformation numérique est essentielle. C’est pourquoi nous vous présentons dans cet article une sélection d’outils pour piloter efficacement votre cycle client.

Le processus order to cash, que nous rencontrons aussi sous les acronymes O2C ou OTC, correspond à l’ensemble des activités relatives au cycle client, au traitement des commandes dans leur ensemble.

De ce fait, l’activité O2C survient en aval de celles liées au marketing, aux actions commerciales, mais aussi au cycle fournisseurs (procure to pay ou purchase to pay).

Voyons plus en détail les étapes composant traditionnellement la chaîne order to cash :

☑️ La prise de commande par le client, peu importe le canal employé (votre site internet, directement auprès d’un commercial ou d’un assistant en administration des ventes, etc.).

☑️ Le traitement de la commande, au niveau administratif et logiciel.

☑️ La préparation de la commande, dans des entrepôts logistiques par exemple.

☑️ L’expédition et la livraison de la commande au client.

☑️ La facturation et l’encaissement. Notez que cette phase peut comporter un certain nombre de sous-étapes supplémentaires, particulièrement en cas d’impayés. En effet, order to cash et recouvrement sont deux activités souvent associées.

Plus qu’une simple activité opérationnelle, un enchaînement de phases, l’order to cash implique de plus en plus l’idée de digitalisation et d’optimisation des actions. Et ce dans le but de répondre à trois principaux enjeux, devenus indispensables pour maintenir votre compétitivité :

• enjeux de coût : optimiser votre processus O2C, c’est gagner du temps pour vous consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise et pour votre clientèle.
   
• enjeux de délais : grâce à la réduction du cycle client, vous réalisez également un gain de trésorerie, et améliorez de surcroît la satisfaction client.
   
• enjeux de qualité : enfin, le défi principal de l’order to cash reste d’offrir à votre clientèle une expérience de qualité, afin d’éviter tout litige et d’augmenter votre taux de fidélisation.

Mais pour répondre à ces divers enjeux et asseoir l’efficacité de votre chaîne O2C, l’utilisation d’un logiciel s’impose rapidement.

Le processus O2C (Order to Cash) est un ensemble d'étapes clés qui débutent avec la réception d'une commande client et se terminent par l'encaissement du paiement. 

Comprendre et optimiser chaque étape de ce processus est crucial pour garantir une gestion efficace des ventes, une satisfaction client optimale et une gestion saine de la trésorerie. Examinons de plus près les différentes étapes du processus O2C et leur rôle dans le fonctionnement global de l'entreprise.

Lorsque le client passe une commande, les détails de la transaction sont enregistrés dans le logiciel de gestion des commandes de l'entreprise. Cela comprend les informations sur les produits commandés, les quantités, les prix et les coordonnées du client.

La commande enregistrée est ensuite vérifiée pour s'assurer qu'elle respecte les politiques de l'entreprise. Cela peut impliquer la vérification du crédit du client, la disponibilité des produits en stock et la conformité aux termes contractuels.

Une fois la commande validée, elle est préparée pour l'expédition. Cela implique le processus de picking, où les produits sont collectés dans l'entrepôt, suivi de l'emballage approprié et de l'étiquetage des colis pour expédition.

Pendant que la commande est préparée, la facture correspondante est générée. Cette facture détaille les produits commandés, les prix, les frais d'expédition et toutes autres charges applicables. La facture est ensuite envoyée au client pour paiement.

Une fois que la commande est expédiée, le suivi de la livraison est assuré pour s'assurer que les produits arrivent à destination dans les délais prévus. Cela peut impliquer le suivi des colis à l'aide de numéros de suivi et la communication avec les transporteurs si nécessaire.

Une fois que le client reçoit les produits, il procède au paiement correspondant à la facture. Cela peut être effectué par divers moyens de paiement, tels que les virements bancaires, les chèques ou les paiements en ligne.

Enfin, une fois le paiement reçu, il est enregistré dans les systèmes comptables de l'entreprise, mettant ainsi à jour les comptes clients. La transaction est ensuite considérée comme clôturée, et le processus Order to Cash est achevé pour cette commande spécifique.

L’optimisation de votre chaîne O2C va de pair avec l'utilisation de logiciels.

Si ces solutions peuvent être de différentes natures (logiciels de dématérialisation, CRM, ERP, outils analytiques, etc.), un certain nombre de fonctionnalités sont attendues pour l’optimisation du cycle client. Par exemple :

• l’automatisation du traitement des commandes,
• la centralisation des données clients,
• la communication et la collaboration (messagerie instantanée, gestion de tâches et de projets, etc.),
• les fonctionnalités analytiques (rapports, tableaux de bord, etc.),
• la dématérialisation des documents,
• la facturation,
• la gestion documentaire (partage de documents, archivage, etc.),
• l’intégration avec différents logiciels (ERP, CRM, etc.),
• etc.

In fine, l’utilisation de telles fonctionnalités permet de tirer de nombreux bénéfices répondant à un objectif précis : soutenir la mise en application des bonnes pratiques de l’order to cash.

La gestion du cycle client impacte l’ensemble des activités de l’entreprise et nécessite un nombre important d’interventions humaines. En d’autres termes, si du retard ou des erreurs surviennent à une étape, à la gestion des stocks par exemple, toute la chaîne en subit les conséquences.

L’automatisation et la rationalisation des processus opérationnels au moyen d’un logiciel limitent ces risques.

Conséquence de la mise en place de processus automatisés : la diminution des activités à faible valeur ajoutée, comme la saisie manuelle des commandes par exemple.

Libérées de ces tâches, les équipes sont davantage disponibles pour œuvrer à des missions plus importantes, comme l’amélioration de la relation client, véritable levier de fidélisation !

Le manque de communication et de traçabilité entre les différents acteurs intervenant sur la chaîne O2C peut engendrer des confusions. Celles-ci se répercuteront alors négativement sur la performance de votre entreprise et sur la relation client.

Grâce à l’utilisation d’un outil adapté, fluidifiez la communication et améliorez la collaboration entre les équipes.

Grâce à des solutions logicielles, l'analyse de données et le reporting permettent de corriger des points de ralentissement et d'identifier les axes d’amélioration des processus de gestion order to cash.

Disposer de données clients correctes, complètes et actualisées permet à la fois :

• d’éviter des erreurs malencontreuses qui entacheraient leur relation avec votre entreprise, comme des retards de livraison par exemple ;
• de gagner en visibilité pour orienter votre stratégie O2C au mieux.

Il s’agit sans aucun doute du bénéfice le plus important à retirer de l’utilisation d’un logiciel.

En effet la satisfaction client, et ce au niveau de tous les points de contact, reste un des enjeux prioritaires de l’order to cash. Veillez à procurer à votre clientèle une expérience de commande, de paiement ou encore de livraison sans fausse note.

D’autre part, grâce à l’utilisation d’un logiciel, vous travaillez sur l’amélioration des échanges, particulièrement en cas de litiges.

Découvrez notre sélection de solutions logicielles pour gagner en efficience et en productivité, à choisir en fonctions de vos besoins et de l’intégration possible à vos environnements de travail.

Esker est un logiciel en mode Saas développé pour automatiser l’ensemble des activités procure to pay et order to cash. La solution Esker fournit aux utilisateurs une plateforme, intégrant des technologies d’intelligence artificielle, qui permet la création de valeur ajoutée et d’efficacité à chaque étape du cycle client.

Aperçu de l’interface commandes clients et recouvrement d’Esker :

Avantages du logiciel Esker :

Gestion des commandes et litiges clients donc, mais aussi diffusion de factures, paiement, crédits clients, encaissements, recouvrement… tout votre processus O2C est piloté et suivi au moyen d’une interface unique, conviviale et collaborative.

Intégrée avec de nombreux ERP (SAP, Cegid, Microsoft Dynamics, Oracle, etc.), Esker aide les entreprises à transformer et moderniser leurs processus, tout en garantissant une expérience client optimale.

Microsoft Dynamics 365 s’avère une solution très complète pour gérer l’ensemble des activités d’une entreprise. Et si ses fonctionnalités CRM (customer relationship management) ont contribué à sa réputation, ce logiciel soutient également le processus order to cash.

Aperçu de l’interface de gestion des entrepôts de Microsoft Dynamics 365 :

Avantages du logiciel Microsoft Dynamics 365 :

Microsoft Dynamics 365 permet de rationaliser un certain nombre d’actions afférentes à la supply chain, c’est-à-dire à l’ensemble des flux qui transitent des matières premières au client final. Le processus order to cash est donc associé à celui de la supply chain.

Concrètement, à l’aide de cet outil, les équipes assurent un pilotage moderne des entrepôts grâce à des estimations de dates de livraison plus précises, tenant compte de l’ensemble des contraintes humaines et matérielles. Les éventuels problèmes de stocks sont remontés en temps réel, et l’automatisation des flux d’informations rend possible l’accélération des livraisons de produit chez le client.

Enfin, notez que la solution propose également des fonctionnalités relatives aux commandes, à la facturation, aux retours produits et l’après-vente.

Neotouch est un logiciel de dématérialisation des factures clients disponible en mode SaaS, à destination des TPE, PME et ETI. Mais il va plus loin qu’une simple GED, puisqu’il prend à sa charge tout le processus de facturation, de la transmission des documents au client jusqu’à la gestion des relances et la prévention des litiges.

Témoignage des atouts de Neotouch :

Avantages du logiciel Neotouch :

Neotouch automatise le pilotage du poste client et tous les processus associés, notamment grâce à des technologies d’intelligence artificielle. Ainsi, vous gagnez un temps précieux dans vos opérations, afin de vous consacrer davantage à la relation client, et vous réalisez des économies sur l’envoi de factures. Cette optimisation de votre trésorerie est également soutenue par l’automatisation des procédures de recouvrement, gage d’une réduction de vos délais de paiement.

Parfaitement alignée sur la législation en cours et à venir (en particulier celle sur la facturation électronique obligatoire), la plateforme intègre un large panel de fonctionnalités, telles que la Piste d’audit fiable ou encore l’archivage à valeur probante.

Enfin, si vous travaillez avec une clientèle publique, l’outil gère également l’envoi et le suivi de vos factures dans le portail Chorus Pro.

Odoo, l’ERP open source, contient des centaines d’applications différentes pour répondre à tout type de besoins, dont ceux relatifs à l’order to cash. Sa principale force réside donc dans son incroyable modularité, permettant à chaque entreprise, quelle que soit son secteur d’activité ou sa taille, de gagner en efficacité.

Aperçu de l’interface de facturation d’Odoo :

Avantages du logiciel Odoo :

Odoo, c’est 45 modules (finance, ventes, ressources humaines, etc.) destinés au pilotage de l’ensemble des activités de votre organisation. Côté cycle client, le logiciel intègre une multitude de fonctionnalités : création de devis et de bons de commande, gestion des inventaires et des expéditions, facturation, etc. Toutes sont parfaitement interconnectées entre elles, afin de fluidifier et automatiser au maximum le processus.

De plus, vous avez la possibilité d’opter uniquement pour les modules dont vous avez besoin, et bénéficiez ainsi d’une solution sur-mesure et alignée à votre budget.

Enfin, Odoo est apprécié par les utilisateurs pour sa rapidité de déploiement et sa facilité de prise en main.

Power BI par Microsoft est souvent cité comme un outil de gestion et d’analyse des données réelles et prédictives opérant dans l’optimisation du système O2C.

Aperçu d’un tableau de bord de Power BI :

Avantages du logiciel Power BI :

Power BI accompagne les dirigeants et les managers dans l’analyse de leurs KPIs, et donc dans toutes les prises de décision stratégique concernant le cycle client. Logiciel de business intelligence, il propose une visualisation simple et personnalisable de rapports et tableaux de bord : les éventuels problèmes (récurrence de retards de livraison par exemple) sont ainsi remontés en temps réel pour une meilleure agilité dans le pilotage des entreprises.

Par ailleurs, Power BI s’intègre à de nombreux outils (Salesforce, Dynamics 365, Excel, etc.) et se déploie facilement sur votre environnement de travail, pour une prise en main par vos équipes facilitée.

Vous êtes gérant d’une TPE ? Alors SAP Business One se révèle une solution adaptée à vos besoins.

Aperçu de l’interface de gestion des stocks de SAP Business One :

Avantages du logiciel SAP Business One :

En bon ERP, SAP Business One comprend de nombreuses fonctionnalités relatives au cycle client : gestion des données clients, commandes, livraison, gestion des retours, acompte, facturation, etc. Le tout de manière simple et automatisée, avec une interface intuitive permettant à l’ensemble du personnel concerné de prendre en main rapidement la solution.

De plus, une version mobile bien travaillée assiste les employés en déplacement dans l’exécution de leurs missions.

Enfin, l’outil s’avère flexible et modulaire, afin de rester en accord avec vos évolutions stratégiques, votre croissance et votre budget.

SY est une solution de digitalisation des processus métiers pour les PME, les ETI et les grandes entreprises.

Son équipe experte vous accompagne pour atteindre l’objectif zéro papier de façon conforme, et rendre vos différents processus fluides et efficaces, quelles que soient vos spécificités.

Ce logiciel SaaS dont les données sont hébergées en France, vous aidera sur différentes problématiques : digitalisation des factures, signature électronique, archivage à valeur probante, workflow de validation, etc.

Aperçu de l’interface de SY by Cegedim :

Avantages du logiciel SY :

SY by Cegedim permet à la fois la dématérialisation de vos factures client (order to cash) et la dématérialisation de vos factures fournisseur (purchase to pay). Vous pouvez gérer votre processus contract to pay de bout en bout au sein d’une même interface, depuis la signature du contrat jusqu’au télérèglement de la facture.

Tous les modes de dématérialisation utilisés par vos clients (et fournisseurs) sont pris en charge pour l’outil qui accepte tous les formats de facture : papier via la numérisation, envoi/réception par mail, exports depuis l’ERP, fichiers structurés EDI, ou encore factures saisies directement sur le portail SY. Les fichiers émis sont conformes à la loi, leur traitement et leur routage simplifié.

Les échanges avec vos clients deviennent plus fluides, et les délais de paiement sont considérablement réduits.

Zeendoc est un logiciel de gestion électronique des documents, ou GED, disponible en mode SaaS. Parfaitement adapté aux besoins et aux bourses des petites et moyennes entreprises, il se charge de collecter l’ensemble de l’information, de la classer puis de la mettre à disposition des collaborateurs concernés. 

La solution soutient donc la dématérialisation de nombreux processus (RH, fournisseurs, etc.), dont celui du cycle client.

Présentation complète de Zeendoc :

Avantages du logiciel Zeendoc :

Zeendoc dématérialise l’ensemble du dossier client : signature électronique des contrats et factures, classement automatique et archivage des documents (grâce à une technologie de reconnaissance), gestion complète des factures, suivi des paiements, etc.

L’objectif du logiciel est vraiment d’accélérer le processus de facturation et d’améliorer au maximum le suivi client. Par exemple, grâce à l’automatisation des relances et démarches de recouvrement, obtenez plus rapidement vos règlements. 

Afin, Zeendoc assure la sécurité et l’intégrité de vos documents : gestion des accès, piste d’audit fiable, etc.

L’importance accordée à la digitalisation et à l’optimisation des processus order to cash révèle donc une réalité que les entreprises d’aujourd’hui ne peuvent plus nier : dans un contexte où le parcours client devient de plus en plus omnicanal, et où les flux d’informations et d’activités se complexifient, les entreprises doivent être bien équipées !

C’est pourquoi un logiciel adapté à vos ambitions et à votre environnement s’avèrera incontestablement un atout précieux et différenciant par rapport à des concurrents encore à la traîne et peu innovants.

Une entreprise bien équipée oui, mais une entreprise bien «évangélisée» aussi. L’adhésion au changement lié à la transformation digitale des activités et à la dématérialisation des flux de travaux ne peut opérer sans une bonne communication interne et un accompagnement de l’ensemble de vos équipes.

C’est pourquoi vous devez prendre le temps de mettre correctement en place vos nouvelles normes O2C, et de former vos collaborateurs sur leurs nouveaux outils. Mais au regard du temps gagné et de leur productivité accrue, ils vous diront «merci» !