Bien gérer les temps passés par projet

Bien gérer ses temps par projet

Votre entreprise mène plusieurs projets en parallèle ? Dont certains dans le cadre d’un CIR – Crédit d’Impôt Recherche ? Différents impératifs y sont associés, notamment en matière de suivi des temps passés et ressources allouées. Adoptez un outil de gestion capable de vous aider à les satisfaire tout en vous facilitant la tâche. Retrouvez toutes nos astuces et bonnes pratiques sur la gestion de projet.

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Le mode projet : une organisation spécifique

La recherche de complémentarité

Beaucoup d’entreprises travaillent en mode projet. Cassant les silos habituels, ce mode est propice à la complémentarité. On part du postulat que pour atteindre un objectif, ou mettre au point une innovation, des compétences différentes seront nécessaires. Et au-delà des compétences, des profils différents, avec des backgrounds propres à chacun, sauront aussi amener une complémentarité de points de vue. Ce qui viendra enrichir l’approche globale et consolidera la démarche et ses chances de succès.

L’organisation classique

De base, l’entreprise est organisée par départements, ou services. La production d’un côté, le commerce de l’autre, la R&D (Recherche et Développement) ici et l’administration comptable et financière là-bas. Les profils ayant des parcours similaires et des compétences communes, travaillent ensemble pour accomplir les tâches quotidiennes. Or pour être disruptif, la transversalité venant casser les barrières entre ces silos peut ponctuellement beaucoup apporter.

Réunir dans un même objectif

Le mode projet vient chercher différents profils, internes à l’entreprise, parfois externes, comme des électrons libres, pour les réunir autour d’un projet commun. Cette méthodologie, propice à l’innovation, implique cependant des enjeux organisationnels. Et l’allocation des ressources, aussi bien humaines que matérielles, entraîne un impératif de rentabilité à satisfaire.

Comment opérer sa gestion ?

L’importance de la vision macro

L’orchestration du projet revient au responsable projet. Et les différents aspects sur lesquels il doit se montrer vigilant nécessitent un outil. Aussi différents logiciels de gestion de projet existent. L’important, pour jauger de leur pertinence, est d’évaluer leur capacité à restituer une vision globale.

Le but étant de pouvoir :

  • d’une part apprécier les disponibilités de chacun pour organiser l’équipe au mieux,
  • d’autre part connaître les temps effectivement passés pour évaluer le coût associé.

Les besoins en terme d’estimation

Cette vision à la fois prospective et rétrospective est décisive pour encadrer les projets. En particulier ceux faisant l’objet de financements soumis à conditions, avec dossiers de candidature et suivi des travaux à la clé. Les projets réalisés dans le cadre de l’obtention d’un CIR en font partie. Il est alors du ressort du chef de projet d’établir le détail des ressources allouées et temps passés pour justifier du budget mis en œuvre. Les jours hommes, à pondérer par les rémunérations associées, constituent la base d’une demande de CIR et doivent donc faire l’objet d’un suivi détaillé.

Le bon outil

Si les logiciels de gestion ont en commun d’aider à l’organisation interne de l’équipe projet, tous ne prévoient pas un cadre propice à des spécificités telles que le CIR. C’est là qu’une solution telle que Syrhalogic fait la différence. Prévoyant les livrables requis pour l’élaboration et le suivi de ce type de dossiers, le logiciel vous facilite la tâche tout en inscrivant votre démarche dans le bon cadre. Vous vous assurez ainsi de disposer de toutes les informations requises, et ce au fil de l’eau, pour satisfaire aux conditions sans perdre de temps d’un point de vue bureaucratique.

Optimiser gestion, suivi et réactivité

Anticiper plus en amont

S’équiper d’un outil de gestion de projet approprié au cadre que vous souhaitez impulser est à la fois stratégique et pragmatique. Car cet outil vous appuiera d’un point de vue administratif, comme du point de vue opérationnel. Au cœur du quotidien de votre équipe, le logiciel de gestion sert à piloter au fil de l’eau. Si bien qu’en cas de retards éventuels, ou d’imprévus divers, vous êtes à même de réadapter l’organisation au plus tôt.

Se laisser une marge de réajustement

La vision macro est d’autant plus importante que les personnes mobilisées sur le projet sont elles-mêmes prises par ailleurs. Aussi doivent-elles pouvoir s’ajuster par rapport aux autres tâches qui leur incombent en parallèle. Quand certaines étapes ne pourront être accomplies qu’après certaines autres, l’outil qu’est le diagramme de Gantt est d’une aide précieuse. Et dès qu’un retard se profile, chacun peut se réorganiser en fonction, de manière à se libérer au bon moment pour intervenir à son tour.

Permettre à chacun de s’organiser au mieux

De même, il arrivera que certains membres de l’équipe soient indisponibles sur telle ou telle période : pour raison de congés, de déplacements professionnels, ou encore de séminaires scientifiques ou de formation. Etant donné les liens d’interdépendance forte qui s’établissent au sein d’une équipe projet, il est important de communiquer de façon fluide autour des empêchements des uns et des autres, et réduire ainsi au maximum le risque de ralentissement que ces aléas causeraient au projet.

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Mettre toutes les chances de votre côté pour réussir vos projets implique d’adopter l’outil adapté. Sur des cadres du type CIR, les solutions de gestion de projet prévues pour, telles que Syrhalogic, sont un gain à la fois stratégique et opérationnel pour le bon déroulé du projet.
 

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