Ne manquez aucune opportunité de vente grâce au tableau de prospection commerciale !

Par Jennifer Montérémal
Le 02/06/2022
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Comment faire de la prospection commerciale efficacement ? Grâce à une bonne dose de technique, mais aussi au moyen d’outils adaptés.

En ce sens, un tableau de prospection constitue une aide précieuse pour les forces de vente, puisqu’il aide à effectuer un suivi minutieux de leurs actions, pour leur assurer de ne louper aucune information… mais surtout aucune opportunité d’acquérir un nouveau client !

Mais quels sont les enjeux de ce dispositif ? Comment se construit-il et quelles informations convient-il d’y faire figurer ? Découvrez tous les petits secrets du tableau de prospection, avec en prime un modèle gratuit à télécharger.

Qu’est-ce qu’un tableau de prospection commerciale ?

Tableau de prospection : définition

Un tableau de prospection se définit comme un outil servant à piloter vos activités commerciales. Il permet notamment de suivre à la loupe vos opérations de prospection, dans l’objectif :

  • de les prioriser, notamment pour concentrer vos efforts sur les prospects à fort potentiel ;
  • d’observer leur progression ;
  • de consigner l’ensemble des échanges et actions réalisées avec vos contacts ;
  • de vérifier l’atteinte de vos objectifs.

En somme, grâce à lui, vous êtes en mesure de mener plus intelligemment votre prospection (qu’il s’agisse de prospection téléphonique, de prospection terrain, etc.), de savoir précisément où vous en êtes avec tel ou tel client potentiel. Pratique si vous êtes amené·e à traiter un nombre important de contacts !

☝️ Attention à ne pas confondre tableau de prospection et tableau de bord commercial. En effet, ce dernier soutient plutôt l’analyse de vos performances globales (et non uniquement la prospection), par l’étude de divers indicateurs :

  • taux de conversion,
  • coût par prospect,
  • Net Promoter Score (NPS),
  • taux de fidélisation, etc.

Tableau de prospection : exemple

Comme une image vaut 1 000 mots, voici un exemple de tableau de prospection commerciale afin de mieux saisir à quoi il ressemble :

Exemple tableau de prospection© Business Plan Excel

L’intérêt du tableau de prospection commerciale

Le tableau de prospection revêt donc plusieurs intérêts pour les équipes commerciales. Il permet notamment :

  • d’éviter la perte d’informations, puisqu’il regroupe toutes les données relatives à vos prospects et clients ;
  • d’améliorer la communication et la collaboration au sein des forces de vente ;
  • d’organiser au mieux les activités quotidiennes et la gestion commerciale (relance, prise de rendez-vous, etc.) ;
  • de hiérarchiser vos contacts, en particulier pour déceler ceux à fort potentiel ;
  • de travailler plus intelligemment, en délivrant le bon message au bon moment ;
  • de maintenir le lien avec vos prospects et clients, tout au long de votre relation avec eux.

Tableau de prospection gratuit à télécharger

Pour vous accompagner dans vos premiers pas, voici un modèle de tableau de prospection Excel gratuit à télécharger.

Il ne vous reste plus qu’à l’adapter à vos besoins et à le compléter avec vos propres informations.

Comment faire un tableau de prospection ?

#1 Identifiez vos objectifs

Cet outil contribue à surveiller l’atteinte de vos objectifs de prospection. Et comme chaque entreprise est différente, votre tableau de prospection sera tout aussi unique.

C’est pourquoi vous devez en premier lieu vous interroger sur votre stratégie. Par exemple :

  • Acquérir le plus de nouveaux clients possible ?
  • Générer davantage de chiffre d’affaires ?

À titre d’illustration, dans le premier cas, votre tableau de prospection servira alors à transformer un maximum de contacts en clients. Dans le second, vous vous focaliserez davantage sur ceux qui généreront le plus de valeur.

#2 Choisissez le contenu de votre tableau de prospection

Un tableau de prospection repose sur un système :

  • de lignes, chacune représentant un contact ;
  • de colonnes correspondant aux diverses informations afférentes à chacun de ces contacts.

Une fois vos objectifs identifiés, il convient donc d’arbitrer sur le contenu souhaité.

Toutefois, on retrouve en règle générale les éléments suivants :

Les informations sur votre contact

Il s’agit de regrouper toutes les données sur votre prospect, ses informations professionnelles (relatives à son entreprise et à son secteur d’activité) comme personnelles (l’identité de la personne avec qui vous échangez) :

  • le nom de l’entreprise,
  • sa taille (TPE, PME, ETI, grand groupe, etc.),
  • son secteur d’activité,
  • son adresse,
  • tout autre élément important à considérer sur la société (chiffre d’affaires par exemple),
  • le nom et le prénom du contact,
  • son poste dans l’entreprise,
  • ses coordonnées (adresse mail, numéro de téléphone, etc.),
  • une zone de commentaires.

💡 Ne négligez pas cette zone de commentaires ! Elle permet d’indiquer librement toute donnée susceptible d’influencer la relation commerciale avec le prospect. Il est question, par exemple, de préciser ses préférences lorsque vous le solliciterez (le canal, les horaires, etc.), mais aussi un trait de caractère à prendre en compte lors de vos échanges.

La source du prospect

Il existe différentes sources pour identifier des prospects, comme :

  • les fichiers de prospection tout prêts,
  • les réseaux sociaux (social selling),
  • les événements professionnels,
  • les fichiers de contact générés depuis une landing page (document à télécharger, inscription à une newsletter, etc.).

💡 Il n’existe pas de bonne ou de mauvaise source. Chacune est susceptible de se révéler fructueuse en fonction de la nature de votre activité, des caractéristiques de vos clients potentiels. D’où l’intérêt d’indiquer ces éléments dans votre tableau de prospection, afin d’analyser par la suite ce qui fonctionne le mieux.

Un système de notation (scoring)

Quel intérêt de mettre en place un système de notation, ou scoring ?

Grâce à ce procédé, vous êtes capable de déceler en un coup d’œil les prospects à plus fort potentiel au regard de vos objectifs, ceux sur lesquels concentrer vos efforts commerciaux.

Par exemple, pourquoi ne pas attribuer une note plus importante aux contacts susceptibles de générer le plus de chiffre d’affaires en une seule vente ?

Le statut du prospect ou client

Indiquer le statut du prospect ou client permet de voir sa progression, de connaître son état, afin de déterminer plus rapidement les actions commerciales à effectuer à son égard.

On identifie communément plusieurs statuts :

  • le prospect froid, que vous venez d’identifier et pour lequel vous êtes en début de processus de conversion ;
  • le prospect tiède, qui a déjà manifesté de la curiosité pour vos produits ou services, mais nécessite encore pas mal d’efforts ;
  • le prospect chaud, plus intéressé et qualifié, au bord de la conversion ;
  • le client, une fois que vous êtes parvenu à réaliser votre vente.

Vous l’aurez compris, l’objectif est de modifier l’état de vos contacts au fur et à mesure de l’évolution de leur intérêt pour votre entreprise.

Le suivi des actions

Votre tableau de prospection commerciale doit à la fois :

  • récapituler les activités passées (avec la date) pour permettre leur traçage. Par exemple :
    • action 1 : 1er contact,
    • action 2 : relance,
    • action 3 : rendez-vous client, etc.,
  • indiquer les prochaines actions à effectuer (là aussi avec la date), afin d’identifier plus rapidement ce que vous avez à faire au cours de votre journée de travail :
    • relancer par mail,
    • relancer par téléphone,
    • réaliser le rendez-vous,
    • envoyer un devis,
    • envoyer un contrat, etc.

Une zone de commentaires

Enfin, on retrouve notre bonne vieille zone de commentaires, toujours bienvenue pour consigner toute donnée clé sur vos opérations.

Plus vous aurez d’informations, plus vous augmenterez vos chances de réussir vos ventes !

#3 Faites vivre votre tableau de prospection !

Ça y est, vous avez élaboré votre tableau de prospection commerciale. Il ne vous reste plus qu’à l’alimenter grâce aux données récoltées via les différentes sources exploitées.

N’oubliez pas ensuite de le remplir soigneusement, et surtout de le faire évoluer au fil de votre relation avec le prospect :

  • complétez les informations professionnelles et personnelles dès que vous obtenez de nouveaux éléments intéressants ;
  • modifiez le statut du contact ;
  • programmez les prochaines actions à exécuter.

Quels outils pour vous accompagner ?

Quid du tableau de prospection Excel

Un tableau de prospection commerciale peut tout à fait être réalisé à l’aide d’Excel, à l’exemple du modèle fourni dans cet article. Le tableur, disponible dans la plupart des entreprises, s’avère parfait pour débuter.

Cependant, en particulier si vous composez avec un nombre important de contacts, il présente vite des limites :

  • manque d’automatisation, rendant son exploitation chronophage ;
  • saisie manuelle des données qui augmente le risque d’erreurs ;
  • collaboration difficile, puisqu’il est impossible de travailler à plusieurs en même temps sur le document.

Les logiciels CRM

Face aux contraintes d’Excel, de nombreuses entreprises se tournent vers les logiciels CRM, en particulier ceux orientés prospection (certains étant, par exemple, davantage tournés vers le marketing).

Grâce à ces solutions :

  • vous regroupez, au sein d’un même espace accessible à tous les collaborateurs, l’ensemble des informations relatives à vos prospects et clients ;
  • vous analysez de manière fine vos opportunités ;
  • vous bénéficiez de données mises à jour en temps réel, de processus automatisés, et gagnez donc un temps précieux.

🛠️ Citons par exemple le logiciel Sellsy Prospection & Ventes, qui centralise toutes les informations et interactions sur vos prospects. Grâce à sa vue pipeline dynamique et ergonomique, vous identifiez en un coup d’œil vos opportunités et les actions à effectuer. Enfin, ses fonctionnalités de tracking et de scoring vous permettent de contacter vos clients potentiels au meilleur moment. De quoi gagner du temps, augmenter votre efficacité et mieux collaborer sur vos activités de prospection.

Le tableau de prospection en bref

Comment mettre en place un suivi de prospection efficace ? Vous l’aurez compris, au moyen d’un tableau complet et bien construit.

Mais pour parvenir à un tel résultat, veillez à faire preuve de la plus grande rigueur et à n’oublier aucun élément :

  • les informations sur le prospect,
  • sa source,
  • un système de scoring,
  • le statut du contact,
  • le suivi de vos actions.

Et bien sûr, afin que votre tableau reste pertinent et reflète toujours la réalité, vous êtes tenu de le mettre régulièrement à jour. D’où l’intérêt de vous tourner vers des logiciels de gestion de la relation client plutôt que d’opérer via Excel.

Grâce aux CRM, vous gagnerez en productivité, et donc du temps pour vous concentrer sur l’essentiel : le relationnel avec votre prospect !

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