Comment calculer une note de frais kilométrique en 2021 ? Barème et modèle de calcul

Le terme note de frais kilométrique désigne un document qui justifie une dépense professionnelle effectuée par un·e salarié·e avec son véhicule personnel pour des déplacements professionnels, le plus couramment sa voiture.

Avec ce justificatif, il obtient ce qu’on appelle des indemnités kilométriques pour le défraiement des frais occasionnés.

Pour calculer les frais kilométriques, l’employeur doit suivre le barème kilométrique 2021 fixé par l’administration fiscale. Suivez notre GPS, on vous explique comment faire dans cet article.

À travers un barème fiscal, l’administration fiscale définit le montant du remboursement des indemnités kilométriques, frais réels professionnels, en tenant compte :

• des frais d’entretien et d’usure du véhicule,
• des coûts engendrés par l’essence ou le carburant utilisé,
• de l’achat pour le remplacement de pneus,
• des frais d’assurance de la voiture.

💡 Les trajets effectués domicile-lieu de travail sont-ils pris en compte ?

Les trajets entre le domicile et le lieu de travail ne sont pas considérés comme des déplacements professionnels, sauf exception mentionnée par une convention collective ou pour le personnel d’astreinte par exemple.

Dans la déclaration d’impôts sur le revenu, une déduction forfaitaire de 10 % est accordée automatiquement aux salarié·es pour couvrir certains frais comme ceux encourus par les déplacements domicile-travail.

L’employé·e peut choisir de renoncer à cette déduction si elle est moins avantageuse et demander la déduction de ses frais réels, ceci en appliquant le barème kilométrique en vigueur.

Le barème kilométrique est établi chaque année par l’administration fiscale pour définir les conditions de remboursement de frais kilométriques pour chaque type de véhicules.

Notre article dédié au barème kilométrique 2021 vous explique tout en détail et présente les barèmes pour les voitures, deux roues et scooters, et pour le vélo.

Voici le tableau du barème 2021 pour les voitures :

Voici un exemple de calcul d’indemnités kilométriques qui peut vous servir de modèle de note de frais.

Éléments de calcul à prendre en compte (d’après le barème) :

• Jean Dupond, commercial, utilise sa voiture personnelle pour faire ses tournées commerciales ;
• Jean a parcouru 500 kilomètres dans l’année pour effectuer ses tournées ;
• la puissance administrative de sa voiture est de 3 CV (chevaux).

Le calcul à effectuer est donc :

Distance parcourue en km X 0,456 = 500 X 0,456 = 228 €

✅ Jean doit donc percevoir 228 euros d’indemnités kilométriques en remboursement de ses frais de déplacement professionnels.

Comme Jean est quelqu’un d’organisé, il a dûment édité ses notes de frais mois par mois, minimisant ainsi les risques d’erreurs.

À savoir : vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur les frais kilométriques. Les sommes versées à l’employé·e par la société au titre des indemnités kilométriques ne sont pas soumises à la TVA. La TVA est non éligible, donc non déductible.

Toute personne peut prétendre au remboursement de frais kilométriques à partir du moment où :

• elle (ou son conjoint ou sa conjointe) est propriétaire du véhicule utilisé pour les déplacements professionnels,
• elle conserve et présente ses justificatifs de dépenses à son employeur.

Si une entreprise verse des indemnités kilométriques supérieures au barème officiel, l’URSSAF considère ces montants comme des avantages en nature.

Ces avantages sont imposables au titre de l’impôt sur le revenu et doivent faire l’objet de cotisations sociales.

Certaines exceptions confirment la règle : des indemnités kilométriques inférieures au barème fixé par l’URSSAF peuvent être remboursées si la convention collective le prévoit. Généralement, un seuil minimal de remboursement est toutefois prévu.

Les remboursements de frais de déplacement, et plus généralement tous les frais professionnels, sont exonérés de charges sociales.

☝️ Attention toutefois à ne pas « déguiser des salaires » en notes de frais : en cas de contrôle, l’URSSAF épluche scrupuleusement les notes de frais. Soyez donc explicite dans leur dénomination.

Vous l’avez compris, traiter les notes de frais pour les transformer en indemnités kilométriques peut s’avérer fastidieux.

Utiliser un logiciel de gestion de note de frais peut vous simplifier la tâche afin de tenir une comptabilité à jour et d’éviter les erreurs. Il intègre en général le barème kilométrique à jour et la technologie OCR, qui reconnaît les caractères des justificatifs scannés (montant, date, type de dépense) dans l’application mobile.

En voici une sélection et quelques-uns de leurs avantages :

• Cleemy automatise le remboursement des frais kilométriques, en intégrant le barème, mais aussi vos règles de calcul personnalisées, et va jusqu’à calculer automatiquement le coût d’un trajet d'après les coordonnées GPS ;
• le module Note de Frais du logiciel RH Eurécia : l’outil a l’avantage de s’intégrer à un logiciel de gestion des ressources humaines plus global ;
• Expensya : il permet de prendre les meilleures décisions grâce à un module de statistiques intelligentes, pour contrôler les dépenses de l’organisation ;
• Izika : il vous invite à connecter votre agenda électronique pour le traduire en indemnités kilométriques, et gagner un temps considérable dans la gestion de vos notes de frais kilométriques ;
• Kizeo Forms : il permet de créer des formulaires sur mesure, notamment une note de frais, avec calcul de la TVA, du montant TTC et envoi par mail automatiques ;
• N2F : il estime les frais kilométriques sur la base des trajets prévus et les actualise en temps réel, et propose des outils pour adapter la politique de note de frais ;
• Philéas Gestion : il propose le paramétrage des règles de remboursement pour contrôler le budget et la génération des écritures comptables nécessaires.

Et vous, quels sont vos conseils et vos outils pour gérer les notes de frais kilométriques ?