

Comment gérer simplement le remboursement des frais de mission (déplacement, repas, hébergement) ? Appvizer vous explique comment un logiciel de notes de frais vous facilite la vie.
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Le terme note de frais kilométrique désigne un document qui justifie une dépense professionnelle effectuée par un·e salarié·e avec son véhicule personnel pour des déplacements professionnels, le plus couramment sa voiture.
Avec ce justificatif, il obtient ce qu’on appelle des indemnités kilométriques pour le défraiement des frais occasionnés.
Pour calculer les frais kilométriques, l’employeur doit suivre le barème kilométrique 2021 fixé par l’administration fiscale. Suivez notre GPS, on vous explique comment faire dans cet article.
À travers un barème fiscal, l’administration fiscale définit le montant du remboursement des indemnités kilométriques, frais réels professionnels, en tenant compte :
💡 Les trajets effectués domicile-lieu de travail sont-ils pris en compte ?
Les trajets entre le domicile et le lieu de travail ne sont pas considérés comme des déplacements professionnels, sauf exception mentionnée par une convention collective ou pour le personnel d’astreinte par exemple.
Dans la déclaration d’impôts sur le revenu, une déduction forfaitaire de 10 % est accordée automatiquement aux salarié·es pour couvrir certains frais comme ceux encourus par les déplacements domicile-travail.
L’employé·e peut choisir de renoncer à cette déduction si elle est moins avantageuse et demander la déduction de ses frais réels, ceci en appliquant le barème kilométrique en vigueur.
Le barème kilométrique est établi chaque année par l’administration fiscale pour définir les conditions de remboursement de frais kilométriques pour chaque type de véhicules.
Notre article dédié au barème kilométrique 2021 vous explique tout en détail et présente les barèmes pour les voitures, deux roues et scooters, et pour le vélo.
Voici le tableau du barème 2021 pour les voitures :
BARÈME KILOMÉTRIQUE 2021 POUR LES VOITURES |
|||
Puissance fiscale (CV) |
Distance (d) |
Distance (d) |
Distance (d) au-delà |
3 CV et moins |
d x 0,456 |
(d x 0,273) + 915 |
d x 0,318 |
4 CV |
d x 0,523 |
(d x 0,294) + 1 147 |
d x 0,352 |
5 CV |
d x 0,548 |
(d x 0,308) + 1 200 |
d x 0,368 |
6 CV |
d x 0,574 |
(d x 0,323) + 1 256 |
d x 0,386 |
7 CV et plus |
d x 0,601 |
(d x 0,340) + 1 301 |
d x 0,405 |
Voici un exemple de calcul d’indemnités kilométriques qui peut vous servir de modèle de note de frais.
Éléments de calcul à prendre en compte (d’après le barème) :
Le calcul à effectuer est donc :
Distance parcourue en km X 0,456 = 500 X 0,456 = 228 €
✅ Jean doit donc percevoir 228 euros d’indemnités kilométriques en remboursement de ses frais de déplacement professionnels.
Comme Jean est quelqu’un d’organisé, il a dûment édité ses notes de frais mois par mois, minimisant ainsi les risques d’erreurs.
À savoir : vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur les frais kilométriques. Les sommes versées à l’employé·e par la société au titre des indemnités kilométriques ne sont pas soumises à la TVA. La TVA est non éligible, donc non déductible.
Toute personne peut prétendre au remboursement de frais kilométriques à partir du moment où :
Si une entreprise verse des indemnités kilométriques supérieures au barème officiel, l’URSSAF considère ces montants comme des avantages en nature.
Ces avantages sont imposables au titre de l’impôt sur le revenu et doivent faire l’objet de cotisations sociales.
Certaines exceptions confirment la règle : des indemnités kilométriques inférieures au barème fixé par l’URSSAF peuvent être remboursées si la convention collective le prévoit. Généralement, un seuil minimal de remboursement est toutefois prévu.
Les remboursements de frais de déplacement, et plus généralement tous les frais professionnels, sont exonérés de charges sociales.
☝️ Attention toutefois à ne pas « déguiser des salaires » en notes de frais : en cas de contrôle, l’URSSAF épluche scrupuleusement les notes de frais. Soyez donc explicite dans leur dénomination.
Vous l’avez compris, traiter les notes de frais pour les transformer en indemnités kilométriques peut s’avérer fastidieux.
Utiliser un logiciel de gestion de note de frais peut vous simplifier la tâche afin de tenir une comptabilité à jour et d’éviter les erreurs. Il intègre en général le barème kilométrique à jour et la technologie OCR, qui reconnaît les caractères des justificatifs scannés (montant, date, type de dépense) dans l’application mobile.
En voici une sélection et quelques-uns de leurs avantages :
Et vous, quels sont vos conseils et vos outils pour gérer les notes de frais kilométriques ?