Comment rédiger les spécifications fonctionnelles de votre projet ?

En phase de cadrage d’un projet digital, les spécifications fonctionnelles présentent ce que va faire le produit développé, tandis que les spécifications techniques détaillent comment il va le faire, avec quelles technologies, quelle architecture et quel matériel.

Nous vous présentons ici les spécifications fonctionnelles, des exemples, à quoi elles servent et comment les rédiger.   

Une spécification fonctionnelle est un document essentiel dans le cadre d’un projet digital, car il décrit en détail les fonctionnalités que le produit développé doit offrir.

Elle joue un rôle crucial dans le développement d'un projet digital ! ☝️

Elle est alors compilée dans le cahier des charges du projet, dans une partie dédiée, définissant ce que le système doit faire, du point de vue de l'utilisateur, sans entrer dans les détails techniques sur la manière dont ces fonctionnalités seront mises en œuvre. 

 💡 Ce livrable, parfois volumineux (il peut faire une centaine de pages) peut faire l’objet d’un document à part : le FSD (Functional Specification Document).

Et parmi les nombreux bénéfices d'une spécification dans un cahier des charges, on compte :

• la clarification des exigences du client,
• le guidage pour l'équipe de développement,
• une base pour définir les critères de test,
• une communication efficace entre les différentes parties.

Les spécifications fonctionnelles concernent le fonctionnement de l’interface côté utilisateur (front-office) et tous les cas d’application, c’est-à-dire les interactions possibles avec ce dernier, appelées expérience utilisateur. 

Elles abordent aussi les fonctions nécessaires pour leur mise en œuvre côté back-office, comme le montre cet exemple PDF de spécifications fonctionnelles générales de Coco Market.

Elles traduisent dans le détail la façon dont les exigences du client vont être prises en compte, pour répondre aux besoins de ses utilisateurs. Elles sont donc exprimées en fonctions, pas en solutions, car aborder la technique ici est prématuré et contre-productif.

Elles servent de référence pour l’équipe de développement et assurent que tous les membres du projet comprennent précisément les attentes et les besoins du client.

On distingue 2 types de spécifications fonctionnelles :

• les spécifications fonctionnelles générales (SFG), qui décrivent le besoin métier, et qui sont rédigées par la maîtrise d’ouvrage, c’est-à-dire le client ou donneur d’ordre ;
• les spécifications fonctionnelles détaillées (SFD), qui sont élaborées par la maîtrise d’œuvre, c’est-à-dire l’exécutant.
  Celles-ci précisent le comportement des fonctionnalités et les sous-fonctions du produit web, pour confirmer la prise en compte des besoins du client et obtenir la validation de ce dernier.

☝️ Exemple : un client demandera une application rapide, l’équipe projet traduira ce besoin par des spécifications plus concrètes avec une vitesse de chargement optimale quantifiée.

Les spécifications non fonctionnelles complètent celles qui sont fonctionnelles, car elles définissent les critères de qualité et les contraintes du système qui ne sont pas directement liés à des fonctionnalités spécifiques. 

Elles couvrent des aspects tels que :

• la performance,
• la sécurité, 
• la fiabilité,
• la maintenabilité du système, entre autres.

Leurs principales fonctions ? 👉 Établir et assurer des standards de qualité, identifier et atténuer les risques, fournir des informations sur la scalabilité et la capacité du système, et définir les critères pour la maintenabilité du système, par exemple.

Avec la méthode du cycle en V, les spécifications fonctionnelles sont détaillées dès le début du projet, de manière exhaustive.

Avec une méthode agile type Scrum, elles peuvent s’apparenter aux user stories, qui traduisent les besoins des utilisateurs en une ou plusieurs fonctionnalités.

Ces spécifications fonctionnelles agiles sont rédigées tout au long du projet, avant le cycle de développement (sprint) concerné, et demandent donc un suivi rigoureux et une collaboration parfaite entre le Product Owner et l’équipe Scrum.

En revanche, elles permettent une gestion plus souple et une adaptabilité au gré de l’avancement du projet et des retours client, ainsi qu’une concentration sur chacune d’entre elles quand vient leur traitement.

Exemple de spécification fonctionnelle agile :

• Contexte
  En tant que (utilisateur/rôle métier), je souhaite (besoin), afin de (bénéfice attendu) ;
  
  
• Use case (cas d’application)
• Scénario A : profil d’utilisateur A
• Action de navigation 1
• Action 2
• etc.
• Scénario B : profil d’utilisateur B
• Action de navigation 1
• Action 2
• etc.

• Critères d’acceptation
  Règles métier ou fonctionnelles permettant de valider que la user story développée répond bien au besoin. On parle parfois de DoD pour Definition of Done.

Les objectifs des spécifications fonctionnelles sont :

• lister et décrire toutes les fonctions d’un logiciel, d’une application ou d’un site web ;
• délimiter ainsi le périmètre fonctionnel du projet ;
• mettre toutes les équipes et le client sur la même longueur d’onde dès la conception du projet.

Elles sont donc utiles tant pour :

• le client, qui vérifie que les fonctionnalités prévues répondent à ses exigences ;
• le chef de projet ou Product Owner, qui estime la portée du projet, attribue les ressources nécessaires et procède à la planification ;
• le responsable technique ou CTO, qui bénéficie d’une base solide pour déterminer les spécifications techniques ;
• les développeurs et testeurs qui combinent les spécifications fonctionnelles et techniques et les évaluent ;
• l’équipe support, qui s’en sert comme d’un référentiel produit.

Ainsi, la rédaction du document doit être collaborative et impliquer les principales parties prenantes, idéalement : 

• le client, 
• l’analyste fonctionnel ou le chef produit,
• l’UX/UI designer,
• les équipes techniques.

Après avoir recueilli et reformulé l’expression des besoins du client, définissez le périmètre fonctionnel grâce à l’impact mapping en vous posant des questions telles que :

1. Quel est l’objectif du site/logiciel ?
2. Qui seront les utilisateurs finaux ?
3. Quels bénéfices recherchent-ils à travers son utilisation ?
4. Quelles fonctionnalités permettront d’y parvenir ?

Structurez les spécifications à l’aide d’un graphique et faites l’arborescence du produit web, pour voir comment les fonctionnalités s’articulent entre elles, et visualiser le parcours utilisateur (prémices de l’UI design, design fonctionnel).

Priorisez les fonctionnalités à développer en fonction de leur importance et de leurs interdépendances.

Cela permet au chef de projet de planifier les tâches et d’y attribuer les ressources nécessaires.

Rédigez vos spécifications de façon structurée. Voici un exemple de table des matières pour les spécifications fonctionnelles :

1. Contexte
2. Cas d’application et profils d’utilisateurs
3. Périmètre fonctionnel : fonctionnalités et sous-fonctionnalités
1. Front office
1. Fonctionnalité 1
2. Fonctionnalité 2
3. Fonctionnalité 3
2. Back-office
1. Fonctionnalité 1
2. Fonctionnalité 2
3. Fonctionnalité 3
4. Contraintes et règles de gestion
5. Cartographie/Arborescence fonctionnelle
6. Illustrations
7. Documentation

N’hésitez pas à télécharger notre modèle de cahier des charges de projet pour vous en inspirer. Il contient une partie dédiée aux spécifications fonctionnelles et une autre aux spécifications techniques. Vous pouvez le compléter sur Word ou le télécharger au format PDF.

💡 Sinon, pour faire encore plus simple, vous pouvez utiliser monday.com pour la gestion de vos projets. Suivez l’avancement en temps réel et accédez quand vous voulez à tous les documents et informations qui sont centralisés. L’outil vous propose même des modèles personnalisables et simples à utiliser pour réaliser vos spécifications fonctionnelles.

✅ Ne bâclez pas l’étape du recensement exhaustif des fonctionnalités, sans cela, pas de spécifications pertinentes et un retour en arrière qui vous coûtera du temps, et des clients !

✅ Utilisez un outil graphique pour élaborer l’inventaire fonctionnel, comme un tableau ou un diagramme : le listing des fonctionnalités et leur ordonnancement seront plus clairs et plus faciles (criticité, urgence, interdépendance).

☝️ Le diagramme FAST a l’avantage de lister les fonctions principales et les sous-fonctions, mais aussi d’amorcer une réflexion sur les fonctions et les solutions techniques.

✅  Pour poursuivre sur la visualisation, illustrez les fonctionnalités avec des schémas ou des captures d’écran, cela permet de traduire les spécifications écrites en éléments concrets pour tous.

✅  Si nécessaire et pertinent, mettez en annexe la documentation qui servira à toutes les parties prenantes à bien appréhender les spécifications (expression des besoins, note de cadrage, guidelines, chartes, etc.).

✅  Utilisez un vocabulaire simple, mais précis, compréhensible par tous, pour éviter tout quiproquo. Les spécifications doivent toujours être formulées de la même façon, par exemple avec un verbe + un complément pour décrire l’action attendue.

✅  Soyez exhaustif, mais allez droit au but, ce n’est pas un exercice de littérature mais la rédaction d’un guide qui vous amènera de la conception à la réalisation du projet digital sans erreurs ni omissions.

✅  Pour favoriser la traçabilité et l’évolution du document, vous pouvez mettre en en-tête les personnes qui ont participé à la rédaction du FSD, les dates de mise à jour, etc.

Et vous, quels sont vos conseils ? Utilisez-vous un logiciel spécifique pour définir vos spécifications fonctionnelles ?

Vous l'aurez deviné, les spécifications fonctionnelles sont essentielles pour garantir que le produit digital développé répondra aux attentes des utilisateurs et aux exigences du client. ☝️

En fournissant une description claire et détaillée des fonctionnalités attendues, elles assurent une communication efficace entre toutes les parties prenantes et servent de guide pour l’équipe de développement.

En adoptant les pratiques rigoureuses dans votre rédaction, vous optimisez la qualité et la réussite de votre projet !