Comment rédiger efficacement sa lettre commerciale pour une communication optimale ? [+ modèle gratuit]

La lettre commerciale est un outil de communication indispensable aux tâches quotidiennes de votre activité commerciale. Elle permet de communiquer plus explicitement avec son entourage professionnel et ainsi optimiser les relations sur le long terme.

Vous souhaitez rédiger une lettre commerciale à un de vos collaborateurs, partenaires ou clients ? Découvrez nos bonnes pratiques, et exemples pour vous accompagner dans la conception d’une lettre commerciale efficace, adaptée, conforme et professionnelle.

En bonus : un modèle de lettre gratuit à télécharger !

Une lettre commerciale est un moyen de communication écrit sous forme manuscrite ou imprimé, entre deux partenaires commerciaux. Il peut s’agir :

• d’une entreprise à une autre,
• d’une organisation à sa clientèle,
• ou d’une enseigne à son partenaire commercial (fournisseur, distributeur…).

La forme et le style général de la lettre dépendent de la relation entre les différentes parties concernées. Il est donc important de bien définir son objet et sa cible afin d’optimiser au mieux sa rédaction et ainsi favoriser la compréhension du destinataire.

Une lettre commerciale peut être utilisée dans plusieurs situations professionnelles, comme :

• Des confirmations ou des demandes de commande (Bons de commande)
• La transmission d’informations (nouvelle décision, nouveau produit, etc.)
• La demande de renseignements
• Des devis, tarifs, livraisons ou factures
• Des réclamations, résiliations ou plaintes
• Des relances
• Des réservations
• Des contrats de vente

La rédaction d’une lettre commerciale peut avoir plusieurs objectifs, profitables aux deux parties :

• Objectif commercial : Renforcer les relations entre partenaires commerciaux par le biais d’une communication constante et courtoise qui favorise considérablement l’image de l’expéditeur.
  💡 Que ce soit destiné à un client ou à un collaborateur, l’envoi d’une lettre commerciale démontre un certain professionnalisme et sérieux, qui vous assurera sur le long terme, une bonne réputation commerciale.
• Objectif juridique : La lettre commerciale, de par sa forme écrite peut également servir de preuve, utile en cas de litige ou de différend commercial. Utilisez des termes explicites et prudents.
• Objectif organisationnel : La lettre commerciale permet une bonne gestion de sa relation clientèle, fournisseur et/ou collaborateur ; assurer une communication écrite, permet un bon suivi de la situation commerciale de chaque partenaire.

La rédaction d’une lettre commerciale doit être claire, explicite, concise et facilement compréhensible ; le lecteur doit comprendre l’objet de la lettre à la première lecture. Il est donc primordial pour l’expéditeur d’utiliser des termes clairs, avec un ton mesuré et courtois.

• Le lieu et la date d’écriture de votre lettre
• Votre adresse postale et adresse mail
• Le nom complet de l’entreprise ainsi que son SIRET
• Le nom et prénom, adresse et code postal du destinataire
• L’objet

À noter que dans le cas de l’envoi d’une facture, il existe de nombreuses mentions légales à intégrer. Vous pouvez les retrouver sur notre article dédié aux mentions à faire figurer sur une facture.

L’objet de la lettre commerciale est essentiel, c’est un des premiers éléments que le destinataire va lire. Cela va lui permettre de connaître immédiatement la nature du problème et ainsi favoriser sa compréhesion du reste du contenu.

Il se présente sous la forme d’un texte court et bref de maximum 2 lignes, sous la date d’envoi à environ 2,5 cm de la marge de gauche. Vous pouvez y inclure un numéro de transaction, la référence d’une offre ou d’un abonnement par exemple.

💡 Conseil : Nous vous conseillons de mettre l’objet de votre lettre en gras ; de ce fait, il sera plus visible et le destinataire pourra facilement le différencier du contenu principal.

👉 Exemple : Confirmation de l’envoi de la commande XXXX

Le plan de votre lettre commerciale ainsi que de votre rédaction générale joue un rôle très important dans la compréhension et l’assimilation de toutes les informations du destinataire. Il se compose de 6 étapes :

• L’enquête : Présentez vos coordonnées à gauche de la lettre ainsi que ceux de votre destinataire à droite. L’objet doit également être énoncé en gras juste en-dessous. Vous trouverez le plan complet sous format image à la suite de cette section.
• L’introduction : Vous devez faire ensuite figurer dans votre lettre une brève présentation des faits et du contexte. Exposez votre situation ou demande de façon claire et explicite afin de « préparer » le lecteur à la suite.
• Le développement : il apporte des éléments complémentaires pour consolider le contenu ; s’il s’agit d’une proposition d’offre, ce paragraphe aide l’expéditeur à convaincre sa cible, par exemple. Vous pouvez également indiquer les potentielles pièces que vous joignez à votre lettre.
• La conclusion : La conclusion va, ainsi, résumer votre demande et vous permettre d’énoncer vos attentes.
• La formule de politesse : Cette formule de politesse vient donc clôturer votre contenu et prend congé du destinataire.
• La signature : Cette section comporte donc le nom de l’expéditeur, ou si l’entreprise ne l’autorise pas, sa fonction. On peut également y retrouver le tampon de l’enseigne et/ou la signature du rédacteur.

💡 Pour télécharger ce modèle de lettre commerciale prêt à l’emploi, rendez-vous plus bas dans l’article.

La police va considérablement participer à l’aspect visuel et général de votre lettre. Il est conseillé d’utiliser des polices standards et simples en matière de typographie et de proportions, pour garantir au destinataire une meilleure lisibilité. Ce que nous vous conseillons :

• Times New Roman
• Calibiri
• Arial
• Helvetica

💡 Conseil : Concernant la taille de la police, il est préférable de ne pas dépasser les 12 points. Cependant, si votre contenu est volumineux et présente beaucoup d’informations, vous pouvez réduire la taille à 11 points, mais pas plus. Le lecteur doit pouvoir lire la lettre de manière totalement fluide.

Le ton de votre lettre, quel que soit son contenu, doit être neutre, modéré et juste.

❌ Il est déconseillé d’utiliser des termes liés à l’affectif tels que : chagriné, blessé, navré… Même dans le cas où vous désirez exprimer un mécontentement ou une mauvaise nouvelle, le ton doit toujours rester nuancé et maîtrisé.

👉 Voici quelques exemples :

• « Nous sommes surpris de constater… »
• « Nous vous exprimons notre étonnement… »
• « Nous présumons que vous n’avez pas envisagé de… »

❌ Évitez le « je » en début de lettre. Citez les faits tels qu’ils sont sans donner votre avis.

👉 Vous pouvez par exemple utiliser :

• « Nous accusons réception de votre courrier… »
• « Nous vous signalons que nous procédons à l’expédition de votre colis… »
• « Suite à notre échange téléphonique, nous vous livrons les articles demandés, à savoir… »
• « Sauf erreur ou omission de notre part, à ce jour, nous n’avons toujours pas reçu le règlement de notre facture n° XX du…. /…./…… d’un montant de….. euros »
• « Suite à votre demande de devis, nous vous prions de trouver ci-joint notre proposition de tarif pour… »
• « Nous avons le plaisir de vous confirmer que nous sommes en mesure de vous livrer les produits dont les références figurent ci-dessous… »

La première formule de politesse de votre lettre doit être insérée au moins une ligne après l’objet. Le début de votre corps de texte et le contenu principal doivent donc débuter une ligne après votre première formule.

👉 Exemple :

« Monsieur Dupont,

Suite à notre échange téléphonique… »

Si vous ne connaissez pas le nom de votre interlocuteur, vous pouvez commencer avec « Madame,… » ou « Monsieur,… ». À noter également, qu’une formule de politesse d’introduction doit toujours commencer par une majuscule et finir par une virgule.

👉 Les formules de politesse sous forme de salutation de fin, peuvent être :

• Formelles
  • « Meilleures salutations »
  • « Salutations distinguées »…
• Familières si vous connaissez déjà la personne (un fournisseur régulier ou un client fidèle…)
  • « Bien à vous »
  • « Bien cordialement »…
• Ou faire référence à une demande ou un retour de votre part
  • « Dans l’attente de vos nouvelles, je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués »
  • « Dans l’attente de votre retour, veuillez agréer Mr… l’expression de nos sentiments dévoués »

Enfin, il est indispensable de signer votre lettre et ainsi clôturer votre contenu avec votre nom ainsi que votre signature si votre entreprise vous le permet. Dans le cas contraire, vous pouvez insérer votre fonction (« Votre conseiller commercial » ou « votre service fidélité » par exemple).

Votre corps de texte doit être divisé en plusieurs paragraphes en fonction de son volume. Cela va faciliter la lecture et la compréhension du lecteur mais également améliorer l’aspect visuel de la lettre en réduisant les « pavés » de texte, souvent désagréables à l’œil et à la lecture.

💡Conseil : Si votre lettre contient plusieurs pages, il est conseillé de numéroter les pages afin que le destinataire ne s’y perde pas. Il est également préférable de conserver votre logo à chaque en-tête de page. De cette façon, votre entreprise sera bien reconnaissable.

Les lettres commerciales doivent de préférence être écrites en format portrait et envoyées en format PDF afin d’éviter les modifications lors de l’envoi.

Ainsi, les marges jouent un rôle important dans la structure et le visuel général de votre lettre. Votre courrier doit être clair, agréable visuellement et bien proportionné. Nous vous recommandons dans ce cas les marges de page suivante :

• Marge supérieure : 45 mm
• Marge inférieure : au moins 25 mm
• Marge gauche : 25 mm
• Marge droite : 20 mm

L’en-tête de votre lettre correspond à la partie supérieure du document. Vous disposez donc de 4,5 cm pour insérer les éléments d’identification de votre entreprise. Cela peut s’agir de slogans, logos, symboles propres à l’entreprise…

Le plus pertinent reste malgré tout le logo, qui va permettre au lecteur de facilement identifier votre entreprise.

Vous devrez, dans le pied de page de votre lettre commerciale, insérer l’ensemble des informations complémentaires de votre entreprise auxquels vous êtes tenu juridiquement, à savoir :

On peut donc ajouter des informations relatives aux points de contact de son entreprise, ses valeurs juridiques ou encore ses coordonnées bancaires. Ainsi, il est préférable de lister ces éléments en blocs. Cela favorise la visibilité et l’aspect visuel général de la lettre commerciale.

Vous préférez une solution plus rapide et plus efficace pour rédiger votre lettre commerciale ? Vous pouvez télécharger notre modèle de lettre commerciale sous format Word.

Vous pourrez ainsi, avoir accès à une structure de lettre commerciale déjà complète, vous n’aurez qu’à ajouter vos propres informations et la télécharger sous format PDF avant de l’envoyer à votre destinataire.

Ainsi, malgré le fait qu’une lettre commerciale peut s’adapter à plusieurs situations d’entreprises, tâches commerciales ou encore à différents types de destinataires, certains éléments et caractéristiques doivent toujours y figurer :

• Rester professionnel, concis, clair et juste : Il n’est pas nécessaire d’en faire trop, allez droit au but et énoncez directement et précisément votre demande.
• Rédiger votre lettre sous format A4 : Il est préférable de ne pas dépasser la page A4.
• L’envoyer sous format PDF : Il est fortement conseillé de l’envoyer en format PDF. Vous pouvez également l’envoyer en recommandé, même de façon digitalisée.
• Les formules de politesse : Il est nécessaire de les adapter à votre cible.
• L’enquête : Les informations sur votre entreprise et votre destinataire ainsi que l’objet, sont indispensables.

💡 Conseil : utiliser un logiciel CRM peut vous être d’une grande aide dans la centralisation d’informations et la conception de modèles de lettre commerciale. 

Avec monday.com CRM, ne perdez plus votre temps et retrouvez toutes les informations concernant les prospects, les devis, les factures, les contrats et plus encore au même endroit. Disposez également de modèles prédéfinis pour vous assurer que vos commerciaux suivent tous le même processus.

Cependant, il faut faire très attention à certains points, qui peuvent décrédibiliser votre entreprise s’ils ne sont pas bien maitrisés :

• Les fautes d’orthographe : La présence de fautes d’orthographe, de grammaire ou de syntaxe donne l’impression d’un manque de professionnalisme et de sérieux. Vous devez relire attentivement vos courriers commerciaux afin de déceler de potentielles erreurs, utiliser un site spécialement conçu pour la relecture ou faire appel à un relecteur.
• Être trop négatif ou trop personnel dans votre lettre : Il faut éviter les négations ainsi que les termes et formules à connotations négatives. Les mécontentements et mauvaises nouvelles doivent être annoncés de manière maîtrisée.
• Être trop familier : Faites attention à ne pas paraître trop familier dans votre manière de vous adresser à votre destinataire.
• Être trop long : Soyez le plus concis possible, même dans le cas d’une négociation, il est préférable de ne pas trop s’étaler.