Gestionnaire d’une SASU, gérez vos notes de frais comme un pro !

Par Inès Ikar
Le 12/11/2021
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Les frais professionnels d’une SASU suscitent nombre de questions, mais sont un avantage stratégique indéniable. Pourquoi ? Tout simplement parce que vos charges sont déductibles et ont un impact non négligeable sur vos charges fiscales.

Pourtant, un comportement abusif pourra jouer en votre défaveur.

Apprenez dès à présent à organiser vos notes de frais SASU et comment les créer de A à Z grâce à notre guide pratique !

Quelles sont les différentes charges d’une SASU ?

Note de frais SASU : définition

Les notes de frais d’une SASU sont des documents établis par un salarié ou un dirigeant d’une entreprise qui contiennent les différentes dépenses effectuées à titre personnel pour les besoins d’une activité professionnelle.

On distingue trois types de charges dans une SASU.

Les charges sociales

Il s’agit des cotisations imputées à la rémunération du dirigeant de la SASU et de ses salariés. Bien que le processus de protection sociale soit relativement intéressant pour une SASU, les prélèvements sont élevés. Les organismes prélèvent 65 % du salaire versé et en cas de versement de dividendes, le taux passera à 17,2 %.

Les charges fiscales

Si vous êtes une SASU soumise à l’impôt sur les sociétés, le taux applicable varie en fonction de la taille et de votre chiffre d’affaires.

La majorité des entreprises versent néanmoins 26,5 % de leur bénéfice imposable.

Les charges d’exploitation

Enfin, les charges d’exploitation comprennent toutes les dépenses concernant le déroulé des opérations et dépendent de nombreux facteurs comme cités précédemment.

Quels sont les frais professionnels déductibles du président d’une SASU ?

L’un des principaux avantages de la forme juridique d’une SASU est le remboursement de certains frais professionnels.

Frais de repas

Cela concerne les frais de repas du président d’une SASU et il convient de faire la différence entre les repas ordinaires des repas professionnels.

Les repas ordinaires sont réguliers et déboursés quotidiennement, tandis que les repas d’affaires sont partagés avec des clients, des partenaires ou des collaborateurs qui ne sont pas rattachés à la société.

Le dirigeant de la SASU doit prouver qu’il est dans l’incapacité de prendre son repas à son domicile, du fait d’un lieu trop éloigné ou d’horaires trop contraignants.

La déduction est de 4,85 euros par repas en 2020 et vous pouvez déclarer deux repas par jour pour bénéficier de 9,70 euros de déduction fiscale.

💡 À noter : reporter le montant des frais de repas ordinaires dans le relevé annuel des frais généraux si le montant dépasse 6 100 euros au cours d’un exercice.

Frais de déplacement par l’utilisation d’un véhicule professionnel

Vous avez également le droit à un remboursement financier si vous utilisez un véhicule.

En effet, vous bénéficiez d’une aide pour l’achat du carburant, les dépenses liées à l’entretien de la voiture, le paiement de l’assurance. Si vous louez un véhicule, l’enseigne pourra éventuellement prendre en charge les frais de location et les mensualités.

Il vous faudra prendre en compte le barème des frais kilométriques multiplié par la distance parcourue pour obtenir le montant exact.

Frais de logement SASU domicilié chez son président

Si votre entreprise est localisée chez le dirigeant de la SASU, alors une proportion spécifique des dépenses courantes sera comptabilisée comme :

  • Les factures d’eau et d’électricité,
  • le loyer,
  • les frais de communication,
  • la taxe d’habitation,
  • les primes d’assurance.

Nos conseils pour organiser ses notes de frais SASU

Reportez vos frais professionnels SASU

Rédigez des notes de frais pour reporter vos dépenses en précisant :

  • Le numéro de la note de frais,
  • La date du paiement,
  • la description de la dépense,
  • le montant HT ou TTC,
  • le motif,
  • les personnes ou les entreprises concernées.

Remplissez vos notes de frais correctement

Étant donné que vos notes de frais peuvent faire l’objet d’un contrôle fiscal, il est primordial de veiller à leur contenu. Prémunissez-vous des sanctions en fournissant le plus d’informations possible. En cas d’informations imprécises, vous pouvez être suspecté de fraude fiscale.

Il vous faut impérativement fournir le nom de la structure qui reçoit le paiement et celui du dirigeant en détaille la somme (par exemple HT, TVA, TTC).

Présentez les bons justificatifs à fournir

Les justificatifs sont une preuve évidente de votre bonne foi et sont importants lors d’un contrôle fiscal. Veillez à conserver vos tickets de caisse, factures ou des reçus. Certaines dépenses demandent que le justificatif comporte des informations supplémentaires. Si vous ne répondez pas à ces conditions, le remboursement peut vous être refusé.

Si jamais vos salariés sont dans l’incapacité de fournir un justificatif, il existe plusieurs méthodes :

  • Les attestations sur l’honneur,
  • les duplicatas,
  • les relevés de compte ou reçus de carte bancaire.

Évidemment, ce genre de cas doit rester exceptionnel. Nous vous conseillons de refuser ce genre de justificatifs alternatifs en cas de réitération. Des justificatifs en bonne et due forme, et imprimés, vous seront toujours demandés en cas de contrôle.

Votre avis nous intéresse ! Quels conseils auriez-vous pour gérer les notes de frais SASU ?

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