Gestion de projet agile : définition et 5 conseils pour la mettre en œuvre

Gestion de projet agile : définition et 5 conseils pour la mettre en œuvre

Qu’est-ce que la gestion de projet agile ? Avec pour principes un découpage en sous-projets autonomes et un développement itératif, elle se distingue d’une méthode classique qui vise à aborder chaque phase d’un projet de manière séquentielle.

Les méthodes agiles ont pour objectif de livrer un produit final capable de répondre au mieux aux besoins des utilisateurs et aux attentes du client. Dans le cadre de travail Scrum, une approche agile parmi les plus connues, l’équipe de projet s’appuie sur des sprints (itérations) dans le processus de création du produit.

Découvrez dans cet article ce qu’on entend par gestion de projet agile : les principes fondateurs des approches agiles et leur fonctionnement, avec un focus sur le Scrum, ainsi que les moyens de leur mise en œuvre dans votre organisation. Levez les barrières et passez à l’Agile !

Sommaire

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Éléments de définition : gestion de projet, PPM et méthodologie

Qu’est-ce que la gestion de projet ?

La gestion de projet est une démarche méthodique qui consiste à coordonner des ressources (humaines, matérielles et financières) en vue de la réalisation de tâches permettant d’atteindre un objectif préalablement défini, sur une période délimitée dans le temps.

La gestion commence dès lors que l’on planifie :

Un suivi des étapes est nécessaire pour s’assurer que le projet est en bonne voie concernant la tenue des délais, le respect du budget, et l’adéquation du produit final à ses spécifications.

Le chef de projet est la personne qui organise et supervise le bon déroulement du projet dans son ensemble en tenant compte de tous ses aspects.

Qu’est-ce que la gestion d’un portefeuille de projets ?

Un portefeuille de projets regroupe plusieurs projets qui engagent des ressources humaines, budgétaires, et matérielles communes. La gestion de portefeuille de projets (PPM ou Project Portfolio Management en anglais) consiste à superviser l’ensemble des projets et à les gérer comme un tout, en les identifiant et en leur assignant à chacun des priorités selon une stratégie donnée.

Grâce à un tableau de bord global, les gestionnaires de projets et les équipes de direction ont une visibilité de la totalité des projets et sont en mesure d’optimiser l’allocation des ressources.

De plus, des règles de gestion et des processus applicables à tous permettent de rendre la gestion plus efficace, en améliorant le suivi de chacun et en facilitant la prise de décision et le pilotage. Finalement, le risque global est mieux maîtrisé et la rentabilité de chaque projet est mesurée.

À quoi sert une méthodologie de projet ?

Une méthodologie de projet est l’utilisation d’un ensemble de démarches et d’activités précises dans le but de conduire un projet.

Elle sert à en structurer l’organisation étape par étape, afin d’en optimiser le processus global. 

Ainsi, le cadre est posé et le chef de projet ainsi que les différentes parties prenantes sont rassurés.

Présentation de la méthodologie agile

L’approche agile : flexibilité et visibilité dans la gestion de projet

Plus qu’une méthode, le mode agile est une approche, voire une culture dans la manière d’appréhender un projet. Il se distingue des méthodologies plus traditionnelles de gestion de projet, qui suivent une trame linéaire et prédictive, en privilégiant la flexibilité, la communication et la segmentation.

Les démarches classiques en cascade, appelées aussi Waterfall ou « cycle en V », ont un format figé avec des phases plus cloisonnées. En adoptant la méthode agile, on opte pour une méthode empirique avec :

  • des objectifs fixés à court terme : pas de planification dans les moindres détails du déroulement du projet ;
  • des prévisions au fur et à mesure de l’avancement, basées sur l’expérience : place aux réajustements permanents ;
  • des efforts de personnalisation : il s’agit de répondre aux besoins des utilisateurs avant tout et non aux spécifications précisées lors de la phase de conception ;
  • la réussite du projet en supprimant le fameux « effet tunnel », c’est-à-dire l’absence de visibilité pendant l’avancement du projet jusqu’à son aboutissement, qui peut mener à un écart entre le résultat espéré par le client et le produit final livré.

Ses grands principes : le Manifeste Agile

L’approche agile s’articule autour de valeurs et principes communs, établis et formalisés dans le Manifeste Agile par des experts, afin d’améliorer le développement de logiciels. Les quatre valeurs sont résumées dans le tableau suivant :

Nous privilégions... plutôt que...
les individus et leurs interactions les processus et les outils
des logiciels opérationnels  une documentation complète
la collaboration avec les clients la négociation contractuelle
l’adaptation au changement le suivi rigide d’un plan

De ces valeurs centrales sont issus les 12 principes suivants :

  • Obtenir la satisfaction du client grâce à une livraison régulière et dans les meilleurs délais des fonctionnalités attendues.
  • À tout moment du projet, rester ouvert aux demandes de changement et considérer ces dernières comme des opportunités de donner de la valeur au projet.
  • Prévoir des livraisons fréquentes reposant sur des cycles courts de quelques semaines ou mois, avec des livrables opérationnels pour tester les fonctionnalités.
  • Favoriser une coopération étroite entre les utilisateurs et l’équipe de développement tout au long du projet.
  • Laisser plus d’autonomie aux parties prenantes en leur offrant un cadre de travail motivant et leur faire confiance pour atteindre les objectifs fixés.
  • Privilégier un mode de communication en face à face plutôt que par des canaux de communication technologiques : les interactions sont plus riches et plus efficaces.
  • Se doter d’un logiciel opérationnel, une condition très importante pour avancer.
  • Suivre un rythme soutenable et constant, en adéquation avec les capacités de l’ensemble des acteurs.
  • Se concentrer sur la qualité technique et une bonne conception pour renforcer l’agilité.
  • Miser sur la simplicité en allant à l’essentiel et en minimisant tout travail inutile. 
  • Faire en sorte que l’équipe s’organise elle-même pour une meilleure performance.
  • Revoir régulièrement les méthodes de travail de l’équipe et réfléchir aux moyens de gagner efficacité en adaptant les processus et les outils utilisés.

Comment fonctionne une méthode agile ?

Concrètement, si l’on s’appuie sur les principes évoqués ci-dessus, nous retiendrons plusieurs grandes idées :

👉 La planification en amont de l’intégralité du projet est contre-productive. Des aléas ont de grandes chances de survenir et peuvent amener à reprendre depuis zéro la planification devenue obsolète pour le nouvel environnement. Il s’agit donc de fixer des objectifs sur le court terme et de diviser le projet en plusieurs sous-projets. Après chaque objectif atteint, on passe au suivant, et ainsi de suite jusqu’à l’accomplissement de l’objectif final.

👉 Les changements sont acceptés et accueillis comme des occasions de créer de la valeur supplémentaire. Ainsi, l’imprévu a sa place et incite l’équipe à réagir avec souplesse aux impondérables et à ajuster ses processus de travail. Les changements dans la demande initiale permettent aussi de donner un avantage compétitif au client.

👉 Une relation de confiance entre le client et l’équipe projet : le dialogue et la communication sont privilégiés, ce qui favorise la réactivité face aux exigences du client. Après ses révisions, chaque étape est validée. Les évolutions de ses besoins sont prises en compte et des ajustements sont opérés immédiatement pour un produit final au plus près de ses attentes.

💡Finalement, l’agilité repose sur une évolution tout en flexibilité : rien n’est gravé dans le marbre au lancement, et l’équipe projet doit être prête à se confronter à la critique et à se remettre en question afin de constamment chercher à améliorer son mode de travail.

Les avantages et les inconvénients

Avantages

  • Une grande souplesse : les imprévus sont accueillis et pris en compte et une plus grande réactivité est favorisée ;
  • La fréquence et la régularité des échanges : une relation solide de confiance et de collaboration se noue entre l’équipe projet et le client, qui est partie prenante même du projet. De plus, grâce aux retours et aux tests en continu, la fiabilité et la qualité du produit final sont favorisées ;
  • Un contrôle qualité constant : le client peut réajuster les résultats après chaque phase, selon ses besoins. Et en retour, les demandes client sont intégrées par l’équipe en temps réel. Il y a une visibilité réelle sur l’avancement du projet ;
  • Un meilleur contrôle des coûts, plus progressif : après chaque étape, l’équipe fait le point sur le budget consommé et celui restant. Cela enjoint à prendre des décisions en fonction du budget : poursuivre, suspendre voire annuler le projet.

Inconvénients

  • Peu de documentation ou de supports écrits sont disponibles, car le dialogue est placé au centre de la méthode. Cela pose le problème de l’absence de trace écrite, ce qui peut être un frein aux passations par exemple ; 
  • Cette approche implique une grande disponibilité du client afin que ce dernier soit pleinement acteur de son avancement (réponse à ses demandes, recadrage, etc.) Or, les clients ne sont pas tous disponibles ou intéressés pour s’investir à ce point dans la mise en œuvre d’un projet ;
  • La méthode n’est pas universelle et difficilement applicable dans les structures à fort fonctionnement hiérarchique. En effet, son fonctionnement repose sur la collaboration et donc un mode plus horizontal que vertical ;
  • Un contrôle des coûts est permis certes, mais la vision à long terme du budget du projet dans son ensemble est limitée. Le client est-il prêt à donner plus de flexibilité à son budget et éventuellement débourser des sommes non prévues ?

Comment lever les freins à la mise en place de la méthode agile ?

Un sondage récemment effectué par les équipes de Wrike sur l’approche agile appliquée au marketing montre que l’un des principaux freins à l’adoption d’une méthode agile est le manque de connaissances sur le sujet :
gestion-projet-agile_barrieres_a_l-adoption_de_la_methode_agile_wrike

Source : Wrike

Méthode agile : laquelle choisir ?

Les différentes méthodes agiles

Il existe une grande variété de méthodes dites « agiles », ayant chacune leurs spécificités propres :

  • Scrum,
  • Extreme Programming ou XP,
  • Lean,
  • Crystal Clear,
  • Adaptative Project Framework (APF),
  • Adaptative Software Development (ASD), 
  • Agile UX,
  • Feature-Driven Development (FDD),
  • Dynamic System Development Method (DSDM), etc.

Nous avons choisi de mettre en lumière la méthode Scrum en particulier, l’une des approches agiles les plus populaires.

Focus sur la méthode Scrum

D’abord conçue spécifiquement pour les équipes de développement et leurs projets techniques, la méthode Scrum est désormais applicable à tout type de business ou projet, notamment marketing.

Le changement est au cœur de son développement : si une déviation est constatée par rapport aux objectifs fixés pendant les phases de réalisation du projet, alors la démarche et les processus sont adaptés pour répondre aux nouveaux besoins.

La segmentation est également un pilier de cette méthode : l’équipe se concentre sur une partie limitée et maîtrisable des fonctionnalités à intégrer et est ainsi plus à même de réajuster au fur et à mesure.

gestion_de_projet_agile._cycle_iteratif_scrum_bubble-plan

© Bubble Plan

Les parties prenantes au projet sont :

  • le « Product Owner » (le propriétaire du produit),
  • le « Scrum Master » (le maître de mêlée),
  • la « Team » (l’équipe).
Scrum : répartition des rôles
Partie prenante Rôle
Product Owner
  • représente les intérêts du client
  • intervient sur la partie fonctionnelle
  • définit les fonctionnalités du produit final
  • redéfinit les priorités des tâches et les spécificités du produit au fil des sprints (itérations)
Scrum Master
  • partie intégrante de l’équipe, il est coordinateur du projet
  • garant de l’application du cadre méthodologique Scrum par l’équipe
  • favorise les interactions, le travail en autonomie et la communication
  • tel un coach, il aide l’équipe à avancer tout en cherchant en permanence à s’améliorer
Team
  • les membres de l’équipe qui travaillent sur le projet
  • l’expertise métier (souvent les développeurs)

Des outils pour accompagner la méthode Scrum

Pour appuyer la méthode Scrum, rien de tel qu’un outil conçu pour le suivi collaboratif des sprints. Nous vous en présentons quelques-uns.

Le logiciel de gestion de projet et de PPM CA Clarity PPM favorise une approche agile en intégrant notamment un tableau Kanban :

gestion_de_projet_agile_kanban-ca_clarity_ppm

 

De même, le logiciel Planview s’utilise très bien à l’appui de la méthode Scrum, car il intègre nativement des outils tels que Kanban ou encore Backlog items.

gestion-projet-agile_planview_project-work-collaboration

 

Compatible avec toutes les méthodes de gestion de projet, le logiciel Sciforma sera également un allié pour planifier et gérer vos projets selon les méthodologies agiles.

gestion_projet_agile_tableau-de-bord-kanban-sciforma_kanban

Les 5 clés du succès de la méthode agile

N° 1 : diminuer l’effet tunnel

Le meilleur moyen d’appréhender les besoins des utilisateurs est de permettre à ces derniers de tester le produit au fur et à mesure en situation réelle.

Un produit réussi est celui qui correspond le mieux aux besoins des utilisateurs. 

L’effet tunnel se produit généralement lorsque la maîtrise d’ouvrage et l’équipe de projet se concertent uniquement au lancement du projet et à la fin, sans interagir pendant la phase de réalisation du projet (le fameux tunnel), alors que celle-ci est la plus importante. Ainsi, l’absence de visibilité peut conduire à des insatisfactions du client et à des frustrations de la part des utilisateurs.

Pour éviter cela, il s’agit de réduire le délai entre la formulation d’un besoin et la concrétisation de la fonction correspondante. Le produit est enrichi au fur et à mesure et sa conformité est vérifiée régulièrement.

N° 2 : rester ouvert aux changements

Dans tout projet, même s’ils restent mineurs, les aléas sont inévitables. Plus encore que ce type d’impondérables, les équipes de projet sont parfois confrontées à des changements de cap et de directives par rapport au lancement.

De tels changements doivent être considérés comme des opportunités plutôt que des obstacles. En effet, de nouvelles idées peuvent émerger et apporter des fonctionnalités au produit non planifiées initialement et créer ainsi un apport de valeur

L’ouverture au changement est primordiale pour créer les conditions optimales de l’innovation.

N° 3 : communiquer efficacement

Une communication directe plutôt qu’interposée via des outils de communication : les mails, les notifications, les spécifications écrites dans un document sont autant de vecteurs de communication qui peuvent mener à une mauvaise compréhension.

Finalement, communiquer en face à face reste la clé : tous les acteurs rassemblés, sans intermédiaire entre le responsable du produit, qui représente les utilisateurs, et l’équipe de développement pour le côté fonctionnel. L’interaction est cruciale au quotidien pour tendre vers un objectif clair orienté « produit ».

Toutefois, lorsque le dialogue n’est pas toujours possible, des outils de gestion de projet favorisant le travail collaboratif, à l’image de FoxPlan, permettent de centraliser les données afin de faciliter le suivi et de rendre la communication plus efficace.

N° 4 : privilégier l’essentiel

Le cahier des charges d’un projet est souvent très fourni et contient plus de fonctionnalités que nécessaire, dont la plupart ne seront peut-être même pas utilisées. Il s’agit d’adopter une démarche minimaliste en donnant la priorité aux fonctionnalités à la plus grande valeur ajoutée.

Ainsi, une première version du produit doté de ses fonctions essentielles pourra rapidement être mise au point puis testée par les utilisateurs. Selon les résultats des tests, d’autres fonctionnalités pourront être ajoutées, modifiées, perfectionnées, etc.

N° 5 : viser l’amélioration continue

L’idée n’est pas d’élaborer un plan parfaitement détaillé du projet avant même son lancement, mais de tester les pratiques et les techniques efficientes pour un projet unique. Grâce aux itérations, l’équipe remet régulièrement en cause sa façon de travailler et se fonde sur une approche empirique pour optimiser son efficacité.

Il est ainsi permis de conserver les méthodes « gagnantes » ou de rejeter les moins efficaces, toujours dans l’optique d’améliorer le processus de réalisation global. Ainsi, l’expérience venant avec la pratique, on peut lancer plus tôt le projet et perdre moins de temps à le planifier.

Conclusion

Plus qu’une méthodologie, l’Agile est un véritable état d’esprit qui nécessite d’adopter une toute nouvelle approche dans la gestion de projet, loin des méthodes conventionnelles en cascade. Le défi principal, au cœur de l’agile, est de livrer de la valeur le plus tôt possible pour satisfaire le client dans un environnement qui tend à se complexifier (concurrence, incertitude des évolutions du marché, etc.). 

Finalement, grâce à ses trois piliers que sont la proactivité, l’action et la réactivité, l’Agile permet de créer et de livrer un produit de qualité et à grande valeur ajoutée tout en s’adaptant aux changements de son environnement. 

Pour cela, des principes et des valeurs doivent guider toute conduite de projet agile, et des logiciels facilitant le travail collaboratif, comme nous l’avons évoqué, peuvent être des atouts majeurs.

Avez-vous adopté la culture de l’agile dans votre organisation et, si oui, quels sont vos retours d’expérience ? Si non, quels sont vos freins ?

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