La gouvernance comme facteur de réussite de vos projets

La gouvernance des projets n’est pas une notion qui vient spontanément à l’esprit lorsqu’on parle de gestion de projet, ou de gestion de portefeuilles de projets (PPM). Et pourtant, il s’agit d’une composante essentielle pour garantir la structuration, l’organisation et la qualité d’un projet.

Choix d’une méthode de gestion de projet, organisation des différents comités (comitologie), anticipation des risques et aide à la prise de décision : voici quelques-uns des avantages de la gouvernance de projets.

Cet article vous en dévoile plus et fait le point sur les enjeux du PPM, avant de vous proposer une sélection de logiciels pour gouverner vos projets efficacement.

[Bonus] Lorsqu’une organisation compose avec un nombre important de projets, la notion de gouvernance s’applique à la gestion de portefeuille de projets et au déploiement de sa stratégie au global. Pour en savoir plus sur le sujet, téléchargez notre Livre Blanc.

La notion de gouvernance de projets recouvre un mode de management et d’organisation au sein d’une entreprise. Elle permet d’identifier les rôles et les responsabilités de chaque partie prenante.

Ses objectifs sont multiples :

• assurer le bon déroulement des activités, leur continuité et leur pérennité,
• fluidifier la circulation de l’information entre les acteurs,
• faciliter la prise de décisions,
• organiser la comitologie des projets (création et suivi des comités, communication entre les instances, définition des mandats et des parties prenantes, etc.), 
• faire remonter plus rapidement les risques liés aux projets et alerter les chefs de projet.

Le schéma suivant synthétise la gouvernance de projets en mettant en avant deux types de pilotage : opérationnel et stratégique. Il fait également figurer les différentes instances de gouvernance.

Définir la gouvernance le plus en amont possible dans le projet est l’une des clés principales de la réussite. Cela permet de le structurer et de définir une organisation claire. Cette étape vous aide par ailleurs à respecter au mieux les conditions de coûts, délais et qualité définis à l’amorce du projet.

Deuxième chose : il est important d’inscrire la gouvernance dans une dynamique d’amélioration continue. Elle peut être revue au cours du projet afin de correspondre plus précisément aux besoins et au cadre du projet à un instant t.

Enfin, la gouvernance doit correspondre à la stratégie globale de votre entreprise et doit se placer à son service. Une gouvernance de projets efficace induit des projets réussis, des clients satisfaits, et donc une entreprise qui se porte bien financièrement ainsi que des équipes motivées à mener d’autres projets vers la réussite.

Pourquoi la gouvernance des projets n’est-elle pas à prendre à la légère ? Que peut-elle apporter à votre entreprise ?

Elle permet :

• d’identifier les risques et les bénéfices associés à un projet,
• de mieux prévenir les risques et de les anticiper,
• de faciliter la prise des décisions, car les décisionnaires ont une meilleure vision de l’ensemble des projets et peuvent réagir plus rapidement,
• d’éviter bon nombre de litiges ou de conflits d’ordre organisationnel en prévoyant la gouvernance et les processus de gestion des projets le plus tôt possible,
• de mieux faire circuler l’information : les canaux de communication sont connus et éprouvés ; les rôles de chacun sont définis et on sait à qui adresser tel ou tel type d’information.

Comment réussir vos projets avec une gouvernance de qualité ?

Il convient de trouver la méthode de gestion de projet la mieux adaptée à votre entreprise et à vos équipes projet. Si vous n’en avez pas encore choisi une, sondez les différentes parties prenantes pour trouver celle qui vous correspond, en fonction des méthodes connues par les chefs de projet ou le type de management en place dans l’organisation par exemple.

Les instances de gouvernance ont un rôle de structures de contrôle : on passe en revue le pilotage du projet pour aboutir à une ou des prises de décision. 

Le reporting, via des tableaux de bord, permet de synthétiser les informations liées à un projet et d’en extraire les tendances principales. Il sert de base à la prise de décision pour les décisionnaires qui bénéficient ainsi d’une vue globale du portefeuille de projets. 

Au-delà des compétences en gestion de projet requises, a fortiori pour un chef de projet, le savoir-être des équipes est essentiel au bon déroulement d’un projet. Pour que les projets évoluent au mieux, les aptitudes suivantes sont de gros points forts pour les chefs de projet :

• le sens de l’écoute,
• la gestion d’écoute,
• une communication claire et fluide,
• l’organisation,
• l’autonomie, etc.

Le logiciel PPM (Project Portfolio Management) est l’outil par excellence pour faciliter le pilotage de projets tâche par tâche en prenant en compte :

• les ressources disponibles,
• les plannings,
• les budgets,
• les délais,
• les exigences qualité.

Cette solution normalise les processus de gestion de projets, tout en améliorant leur suivi. L’arbitrage, le pilotage et la gouvernance des projets gagnent ainsi en efficacité et en qualité.

Dans un contexte de multiplication des projets, le logiciel PPM offre une meilleure visibilité et favorise une gouvernance plus juste et plus pertinente.

Il convient particulièrement bien à la gouvernance de projet informatique, les DSI ayant été les premières utilisatrices d’outils de PPM pour optimiser la gestion de projets de développement, en créant un lien avec les directions de projets informatiques.

En bref, les logiciels de gestion de portefeuille de projets permettent :

• de rationaliser les demandes,

• de prioriser les projets,

• de suivre les projets grâce à des tableaux de bord,

• de gérer les ressources intelligemment,

• de faire circuler l’information plus facilement,

• d’anticiper les risques,

• de prendre des décisions adéquates en fonction du contexte de chaque projet.

Choisissez un outil adapté à la taille de votre entreprise et de votre budget. 

Sondez vos équipes : conservez le logiciel qui remporte le suffrage des membres d’équipes projet, il s’agit d’un outil qu’ils utilisent quotidiennement. Ils doivent pouvoir l’utiliser de manière autonome et suite à une prise en main rapide.

Nous venons de voir que les logiciels PPM, ou logiciels de gestion de portefeuilles projet, facilitent la centralisation et la mise à disposition de l’information pour les équipes projet. Cet outil d’aide à la décision fait bénéficier d’une vue synthétique pour ne pas perdre de temps à retrouver une information, chose essentielle au bon déroulement de tout projet.

Les logiciels PPM suivants ont fait leurs preuves. Voici notre sélection, par ordre alphabétique :

• Pour qui ? Les grandes entreprises. 
   
• Les + de CESAR.TEAM :
  • pilotage de l’ensemble des projets et des ressources de l’entreprise,
  • des tableaux de bord d’aide à la décision, 
  • contrôle complet des budgets,
  • KPI de pilotage mis à jour en temps réel, 
  • suivi des dépenses.

• Pour qui ? Les entreprises de + 500 salariés, les grands comptes et les multinationales.
   
• Les + de Clarizen :
  • Une intégration complète entre travail collaboratif (échange, communication interne) et gestion de projets multiples et complexes ;
  • Un outil flexible (custom entities) et agréable pour les tâches de reporting ;
  • Une haute fiabilité engendrant un taux de satisfaction client très élevé.

• Pour qui ? ETI et grands groupes.
   
• Les + de Planisware Orchestra :
  • Planisware Orchestra soutient tous les types de projets (R&D, stratégiques, d’infrastructure, etc.) ;
  • Son ergonomie rend son utilisation agréable et facile (fils d’actualité, tableaux Kanban, etc.) ;
  • La gestion des ressources est très poussée ;
  • Le logiciel aide au pilotage de l’ensemble du cycle de vie des portefeuilles de projets.

• Pour qui ? PME, ETI et grands groupes, particulièrement dans les secteurs informatique, logistique, du BTP, ainsi que pour les projets commerciaux et stratégiques.
   
• Les + de Project Monitor :
  • Project Monitor est un outil sur mesure ;
  • Il permet de gérer des projets complexes et s’adapte à plusieurs méthodes de gestion de projet (Agile Scrum, waterfall, Prince 2, etc.) ;
  • Grâce à son fort degré de personnalisation, chaque utilisateur dispose des indicateurs clés qui lui sont pertinents.

• Pour qui ? Pour tout type d’entreprises à partir de 50 salariés. La solution s’adresse en priorité au PMO (Project Management Office).
  
  
• Les + de Sciforma :
  • Sciforma est un outil opérationnel, tout en offrant une vision d’ensemble pour les décisions stratégiques ;
  • Il prend en charge toutes les phases et tous les besoins de la gestion de projet (gestion des temps, des ressources, planification, etc.) ;
  • Flexible et évolutif, le logiciel peut facilement être complété, personnalisé ;
  • Sciforma est facile à implémenter et à prendre en main.

• Pour qui ? Les chefs de projet, PMO, DSI, managers de toutes tailles d’entreprises.

• Les + de SuitePro-G :
  • Conçu par des experts sur la base d’un référentiel pour une gouvernance de projet optimale certifié par Bureau Veritas ;
  • En plus de gérer tous les cycles de vie d’un projet, l’outil permet de développer une véritable culture projet au sein de l’entreprise et de fédérer les équipes ;
  • Son ergonomie a entièrement été repensée pour rendre son utilisation intuitive et agréable ;
  • C’est l’une des solutions les plus abordables du marché.

• Pour qui ? Grosses ETI et grands comptes, tous secteurs d’activités, mais aussi tous niveaux de pilotage.
• Les + de Triskell :
  • L’outil va plus loin que le PPM, en adressant toute la chaîne de valeur du pilotage de l’entreprise, de la stratégie à l’exécution opérationnelle ;
  • Une vision consolidée de tous les projets et de leurs composantes (ressources, budgets, etc.) afin de servir les instances de gouvernance ;
  • Une communication et une collaboration facilitées entre toutes les parties prenantes ;
  • Des tableaux de bord pour suivre les performances et faciliter les prises de décision.

Si vous ne devez retenir qu’une chose, retenez ceci : ne laissez pas la gouvernance de vos projets au hasard et anticipez. Plus vous la prévoyez en avance, meilleure sera l’organisation de vos projets. Vous éviterez ainsi beaucoup de déconvenues !