Comment calculer un plan de charge pour mieux piloter vos ressources ?

Le plan de charge favorise le pilotage des ressources et la répartition des temps, deux enjeux de taille pour la réussite d’un projet.

Optimiser la gestion du temps est tout particulièrement important pour les entreprises qui facturent au prorata du temps passé, comme les sociétés de services et les agences. Au cœur de leur efficacité, et donc de leur rentabilité, se trouvent l’augmentation du temps facturable et l’amélioration de la productivité des équipes.

La double difficulté réside ainsi dans la capacité à anticiper les besoins liés aux projets et à gérer les taux d’occupation des équipes.

En quoi le plan de charge contribue-t-il à faciliter cette planification ? Quels sont ses avantages ? Et comment l’utiliser concrètement pour optimiser l’utilisation de vos ressources et la gestion du temps ? Appvizer se charge de vous éclairer !

Un plan de charge, également appelé planning de charge, est un outil utilisé pour piloter les ressources d’un projet :

• les ressources humaines,
• les ressources matérielles,
• les ressources temporelles.

Il facilite la planification et optimise l’affectation des ressources ; il permet d’obtenir une vision synthétique des temps passés et de leur prévision. Ce résumé des temps peut être obtenu :

• par collaborateur,
• par équipe,
• par projet ou affaire.

Son objectif est de répartir de façon optimale la charge de travail.

Pour tout chef de projet, il est primordial de piloter efficacement les ressources humaines pour assurer la réussite d’un projet.

L’enjeu phare pour les organisations est d’anticiper et d’optimiser l’affectation des ressources, en se basant notamment sur les temps passés.

Pour cela, elle·il se doit de suivre et d’anticiper au mieux les charges de travail projet, afin d’optimiser les attributions et de réajuster les priorités selon les cas.

Les gestionnaires tout comme les équipes doivent pouvoir accéder à tout moment à des informations essentielles sur :

• l’utilisation des ressources et la bande passante restante,
• les projets en cours ou à venir, et les nouvelles demandes,
• la capacité des équipes à travailler sur de nouveaux projets,
• la prévision de besoins ponctuels en ressources externes ou en recrutements, selon les cas, etc.

Un outil se révèle indispensable pour centraliser toutes ces informations et les mettre à jour en temps réel.

Le plan de charge permet de donner une vision opérationnelle et de générer des indicateurs clés pour optimiser les projets à venir.

Le plan de charge vous donne les avantages :

• de connaître précisément la disponibilité des équipes avec des informations sur la charge de travail des collaborateurs en temps réel. Il vous est possible, en un coup d’œil, de détecter les éventuelles surcharges et de savoir si vous pouvez accepter ou non de nouveaux projets dans les délais demandés ;
   
• d’identifier les décalages ou la cohérence entre la charge de travail prévisionnelle et le travail effectivement réalisé, et ainsi de mettre au jour d’éventuels points bloquants si un retard est relevé, pour accroître l’efficacité des équipes ;
   
• d’élaborer des plannings réalistes : en analysant plus finement les temps, vous comprendrez mieux le ratio entre le temps nécessaire et le temps disponible, et serez en mesure d’améliorer votre planification des futurs projets ;
   
• d’optimiser la gestion des talents : vous visualisez facilement si vous disposez des ressources nécessaires et, dans le cas contraire, vous identifiez rapidement quel profil recruter et quand, en évaluant les besoins futurs par compétence ;
   
• de faire preuve de transparence auprès de vos collaborateurs : rassurer et motiver ses équipes.

👉  Les risques en matière de délais, de qualité et de coûts sont mieux pondérés.

Pour faire un plan de charge, dans la pratique, vous devez notamment :

• définir les durées de chaque tâche,
• trouver les ressources adéquates (nombre, disponibilités, compétences requises),
• indiquer les congés et autres contraintes spécifiques au projet.

Vous pouvez réaliser un graphe de capacité planifiée ou planification de la charge dans Excel. Ce dernier sert à représenter le rapport entre temps planifié et temps disponible de vos ressources et permettre de rendre compte si l’équilibre de la charge de travail est respecté.

Nous nous basons sur le scénario type suivant : savoir si un service (ou une équipe) peut accepter de nouveaux projets.

1. Calculez la capacité planifiée, soit le rapport entre le nombre d’heures planifiées pour ce service et le nombre total d’heures disponibles pour ce même service, en utilisant la formule :
    
   (Total des heures planifiées / Total des heures disponibles) x 100
    

2. Créez un tableau Excel, dans lequel vous renseignez les différents services de votre entreprise et la capacité prévue pour chaque sur une période donnée ;
    
3. Mettez le tableau en surbrillance, puis cliquez sur Insertion (barre d’outils), et choisissez la forme de graphique souhaitée ;
    
4. Cliquez droit sur le graphique obtenu, puis cliquez sur « Sélectionner les données » ;
    
5. Dans « Entrée de légende (série) », vous inversez les colonnes et les lignes et ne conservez que votre équipe et la capacité totale ;
    
6. Finalement, cliquez sur OK pour obtenir vos données à analyser dans le graphe de planification de capacité.
    

Toutefois, les fichiers Excel comportent leurs limites :

• ils ne sont pas actualisés en temps réel,
• ils peuvent comporter des erreurs,
• ils ne constituent pas un appui fiable à des prises de décision.

L’utilisation de logiciels de planning simples ou calendriers partagés est également répandue. Ces derniers s’avèrent plus pratiques qu’Excel de par l’aspect collaboratif qu’ils offrent, et leurs différentes vues selon la temporalité choisie.

Toutefois, ils ont eux aussi des limites :

• ils ne rendent pas compte du suivi du budget,
• ils ne permettent pas de faire du prévisionnel,
• ils n’offrent pas d’appui à la prise de décision avec des indicateurs de performance pertinents.

Véritable science de la répartition des temps, la planification de charge se doit d’être rigoureuse.

Pour assurer l’efficacité et la rentabilité d’un projet, un logiciel de plan de charge en ligne permet d’optimiser tous les facteurs clés de réussite de vos projets :

• la planification des ressources en fonction des disponibilités et des compétences,
• le suivi des temps pour une efficacité de la gestion des ressources,
• l’analyse des données issues des projets réalisés ou en cours pour une meilleure affectation des ressources sur la base des temps passés,
• l’anticipation de risques ou contraintes dans un environnement marqué par la rapide évolution des demandes.

Nous avons sélectionné plusieurs outils en mode SaaS pour vous aider à faire un plan de charge en ligne et apporter plus d’intelligence dans votre planification et gestion de la charge projet.

Beesbusy est un logiciel de planification et de gestion de projet intuitif et ultra simple d'utilisation qui vous permet de piloter vos projets et vos tâches simplement. Adaptée aux experts autant qu’aux débutants, cette solution entièrement personnalisable facilite le pilotage de vos ressources et optimise votre plan de charge.

Beesbusy est un véritable outil collaboratif doté de fonctionnalités élaborées et très faciles à prendre en main, telles que : 

• la planification avancée des ressources, qui vous permet de planifier et de suivre en détail les temps passés par vos collaborateurs (temps prévu, temps réalisé, temps restant) ;
• un système de vision globale de vos plannings et de vos tâches pour gérer plusieurs projets en même temps avec 3 vues multi-projet personnalisables et délivrant une donnée utile pour le pilotage de vos projets (planning, Gantt et calendrier) ;
• des plans de charges intuitifs offrant une vision synthétique des durées de chaque tâche et de la charge de travail associée, des ressources adéquates en termes de disponibilité et de compétences avec la prise en compte de leurs congés et autres contraintes ;
• 3 types de tableaux de bords vous permettant la création d’indicateurs sur-mesure et qui facilitent le suivi de vos tâches et de vos projets (tableau de bord individuel pour suivre vos tâches selon leur statut, personnalisé pour le suivi des tâches de vos équipes ou de vos collaborateurs, global pour une vision d’ensemble de portefeuilles de projets) ;
• une App pour smartphone (Android et iOS) pour rester efficace n’importe où et à tout moment.

De plus, le logiciel offre un rapport qualité-prix très intéressant et une version gratuite pertinente pour les TPE et petites structures, avec des tarifs dégressifs grâce aux packs d’équipe.

En conclusion, Beesbusy est un véritable outil tout-en-un qui vous permet d’avoir une vision à 360° de votre activité, tout en fluidifiant la communication au sein de vos équipes.

Fitnet Manager est une solution de gestion ergonomique et facile à utiliser pour les organisations orientées projet, comme les cabinets de conseil et sociétés de services. Son outil de Capacity Planning optimise la gestion du plan de charge.

Très fonctionnel et entièrement personnalisable, il permet :

• d’obtenir une vue d’ensemble des collaborateurs affectés à chaque mission ou projet, et d’ajuster le planning selon différentes vues (par collaborateurs ou par missions) ;
• de modifier et de mettre à jour automatiquement les données directement sur le planning ;
• de filtrer par mois ou par semaine et de fournir des informations sur les activités réalisées saisies par les collaborateurs et le planning prévisionnel ;
• de repérer, grâce à un code couleur, le taux de disponibilité des ressources et les anomalies du planning et de trier les collaborateurs par ordre croissant ou décroissant ;
• d’optimiser le taux de staffing, correspondant au taux de facturation, dont l’analyse peut être effectuée dans un reporting dédié, par mois ou année.

En complément, quatre outils de reporting complets sont intégrés au logiciel pour faire la synthèse des temps passés et planifiés par collaborateur et par projet/affaire.

Furious Squad, solution pour le pilotage global d’agences, de cabinets et d’ESN, vous aide à améliorer la rentabilité de vos projets. Son outil de plan de charge vous permet de vous concentrer à la fois sur la production, le staffing et la satisfaction client.

Conçu comme un pilote automatique, il offre :

• le suivi du taux d’occupation réel des personnes, pour détecter tout dépassement de la charge actuelle et aider à maximiser le temps facturable ;
• une intelligence du plan de charge, en suggérant automatiquement des pistes d’amélioration à long terme ;
• un véritable outil décisionnel, en centralisant l’ensemble des flux décisionnels de l’entreprise ;
• des fonctionnalités prédictives, telles que des probabilités d’avant-vente sur certains types de compétences ;
• une interface claire et graphique pour visualiser les tâches en fonction de critères d’importance et détecter rapidement où mettre l’accent.

Cet outil s’appuie sur la data et l’intelligence artificielle pour vous calculer le chemin le plus court vers la productivité et faciliter vos prises de décision.

monday.com est un outil de gestion de projet composé de plusieurs fonctionnalités pour faciliter la création et l’acheminement de vos projets de A à Z. Personnalisable et facile d’utilisation, il facilite votre vue d’ensemble grâce à une interface user friendly.

Voici ce que monday.com peut vous aider à obtenir : 

• une vue d’ensemble sur vos projets grâce à plusieurs modèles de calendrier, une interface colorée et simple à comprendre ;
• un outil agile et flexible avec la possibilité de moduler votre interface avec les fonctionnalités de votre choix ;
• des renseignements sur l’avancée de vos projets en cours en un coup d’œil grâce à un tableau de bord fonctionnel et personnalisable ;
• une prise de décision rapide grâce à des outils de suivi des temps, et l’automatisation des tâches ;
• une gestion facilitée de vos équipes avec leur disponibilité en temps réel ;
• un accès à toutes vos mises à jour avancées et approbations de budgets pour une productivité maximale.

Project Monitor est un logiciel de gestion de portefeuille de projets complet. Par conséquent, il permet de piloter au mieux l’affectation des ressources et d’élaborer des plans de charge, même pour les entreprises menant de front un nombre important de projets. 

Riche en fonctionnalités et en automatisations, les atouts de la solution sont nombreux :

• un système de planification simple permettant au manager d’anticiper la charge de travail en fonction des ressources disponibles ;
• la possibilité de planifier les ressources de manière progressive, en partant d’une vision macro, puis en affinant pour obtenir une vue plus détaillée ;
• des mises à jour en temps réel afin que le plan de charge reste aligné avec la réalité du terrain (congés maladie par exemple), et un système d’alertes en cas de sous effectif ou sureffectif ;
• un outil de saisie et suivi des temps, avec possibilité d’automatisation, pour faciliter la gestion des plannings et assurer la justesse du plan de charge ;
• des rapports et analyses pour assurer le ROI des projets actuels et anticiper aux mieux les besoins et projets futurs.

En somme, grâce à Project Monitor, vous gérez intelligemment vos ressources, même en cas de projets nombreux et/ou complexes, et vous vous appuyez sur votre retour d’expérience pour mieux planifier les projets futurs.

Staff Planning se présente comme un logiciel de planification et de pointage du personnel. Intuitif et collaboratif, il s’adresse en priorité aux TPE, PME et groupes du BTP, de l’industrie et du nucléaire.

C’est donc tout naturellement que Staff Planning intègre la réalisation de plans de charge parmi ses fonctionnalités.

Plus concrètement, Staff Planning vous aide réellement à gagner en visibilité sur la répartition de vos ressources, et vous retirerez de nombreux bénéfices à l’usage de cette solution :

• la réalisation, en quelques clics, de plans de charge prévisionnels prenant en compte tous les éléments (durée, cycle de travail, compétences et habilitations, etc.) ;
• l’analyse des écarts entre le plan de charge prévisionnel et la capacité, pour anticiper au mieux le manque de ressources ;
• une visibilité accrue sur le personnel affecté grâce à différents plannings : le Portefeuille, le Planning des projets, le Planning des absences et formations et le Planning du personnel ;
• la planification multi-agences, afin de gérer vos ressources sur plusieurs agences ou services ;
• des fonctionnalités de pointage (par équipe et projet) et de gestion des absences et formations qui complètent l’outil et automatisent les processus RH ;
• un accompagnement dédié de la part des équipes Staff Planning à chaque étape (kick off, ateliers, formations, etc.).

Le tout à l’aide d’un logiciel intuitif, qui favorise la collaboration entre salariés, managers, RH et direction et permet à chacun de gagner en efficacité.

Stafiz est un ERP qui s’adresse aux équipes de sociétés de services opérant en mode projet, et plus particulièrement aux ESN, aux cabinets de conseil, aux agences, aux éditeurs et intégrateurs de logiciels ou encore aux organismes de formation.

Il va donc plus loin qu’un logiciel de gestion de projets, en soutenant le pilotage de l’ensemble des activités de l’organisation, depuis l’avant-vente jusqu’à la facturation.

Très complet, l’outil propose entre autres des fonctionnalités de gestion du staffing, intégrées à la planification de ressources et au suivi de projet, afin de gérer au mieux vos plans de charge. Parmi ses atouts, citons :

• la fonction Smart Staffing qui vous indique automatiquement les profils les plus adaptés en fonction des différents critères renseignés au préalable (disponibilités, compétences, fonctions, etc.) ;
• une visibilité en temps réel sur les risques de capacité, pour éviter notamment les surcharges ou sous-charges de travail ;
• des indicateurs pour savoir quelles compétences vont venir à manquer dans le futur ;
• le suivi de la charge prévisionnelle sur les projets clients, les projets internes, les absences, afin d’anticiper au mieux ;
• la possibilité de créer un vivier de sous-traitants et indépendants, pour entretenir la collaboration avec eux et les staffer sur vos projets ;
• des fonctionnalités avancées de suivi des temps de travail et de validation, incluant la gestion des congés, utilisables depuis une application mobile (Android & iOS) ;
• des rapports de suivi de missions (consolidés, par projets, clients, collaborateurs, etc.) pour vous aider à mieux planifier vos plans de charge futurs et respecter la marge ;
• la synchronisation avec tous vos calendriers, afin d’obtenir une meilleure visibilité sur vos plannings.

Stafiz garantit donc d’offrir une visibilité complète pour améliorer vos taux de charge et la rentabilité de vos projets, mais également un gain de temps important grâce à l’automatisation de bout-en-bout de toutes vos opérations.

Teamleader est un logiciel de gestion d’entreprise complet, qui permet de manager les activités de votre entreprise dans un même outil.

Destinée aux TPE, PME et agences travaillant dans le digital, les médias ou la pub, cette solution clé en main vous offre toutes les fonctionnalités utiles pour l’organisation de votre activité et de vos projets client. Au-delà de la planification, il vous permet d’effectuer la gestion et le suivi des ventes, et même la facturation.

Teamleader, c'est plus de 10 ans d’expérience et déjà plus de 15 000 clients satisfaits !

Le suivi précis des heures travaillées et la disponibilité des ressources sont des enjeux majeurs d’efficacité et de rentabilité pour votre entreprise. Améliorez vos performances grâce à :

• la fonctionnalité de timetracking pour chronométrer de façon précise le temps passé sur un projet, automatiquement ou manuellement, et exporter les rapports de temps en un clic pour faciliter la facturation à vos clients ;
• l’estimation de la capacité qui détermine si les personnes qualifiées sont bien disponibles pour assurer le bon déroulé du projet et son succès  ;
• l’optimisation de votre organisation en vous basant sur l’analyse du temps passé via différents filtres (par projet, par client, par utilisateur, etc.) et la génération de rapports pour mieux gérer les futurs projets ;
• la gestion intelligente de l’affectation des ressources humaines pour chaque projet pour vous assurer que la charge est bien répartie et que les processus restent fluides ;
• la synchronisation de Teamleader avec d’autres logiciels grâce à l’API pour un gain de temps et une organisation optimale (calendrier partagé, outils administratifs, lead generation, etc.) ;
• des experts vous accompagnent pour la mise en place du logiciel dans votre entreprise et le suivi de votre utilisation, et le service client est disponible pour répondre à vos questions au quotidien.

Teamleader est un logiciel très facile à prendre en main, qui permet de gérer toute son activité dans une interface pour 15 € par mois et par utilisateur, en profitant de l’ajout régulier de nouvelles fonctionnalités.

Triskell est également un logiciel de gestion de portefeuille de projets. Sa particularité ? Accompagner la planification stratégique et la gouvernance globale de l’organisation, pour adresser toute la chaîne de valeur du pilotage. 

Il est donc particulièrement adapté aux ETI et aux grands comptes.

Côté gestion des ressources, et donc du plan de charge, Triskell se révèle particulièrement puissant :

• un système d’allocation des ressources top-down, permettant de planifier des ressources génériques (par métier par exemple), et pas uniquement de manière nominative. Vous obtenez ainsi une première vue d’ensemble sans perdre de temps à entrer de suite dans un niveau de détail important ;
• la gestion simultanée des ressources à un niveau macro et micro, pour appréhender le plus précisément possible les capacités de l’entreprise ;
• un suivi au plus juste des charges de travail dans l’entreprise, toutes activités confondues, afin de voir quelles ressources peuvent être attribuées à chaque projet ;
• l’élaboration de scénarios pour identifier quelle est la meilleure configuration à adopter ;
• des feuilles de temps pour suivre avec exactitude le temps passé par les collaborateurs sur chaque projet ;
• un outil agile, flexible et modulable : ajoutez les briques que vous souhaitez au logiciel et adaptez-le au mieux à vos besoins.  

Whoz digitalise le staffing des ressources des sociétés de service et cabinets de conseil, grâce à de puissants outils d’analyse et de gestion des ressources. Cette solution SaaS confère une meilleure maîtrise de l’activité, pour booster les performances.

L’objectif ? Moins de fuites de rentabilité et plus d’opportunités grâce à :

• une vision globale, fidèle et en temps réel du plan de charge, pour identifier rapidement les consultants en mission, en intercontrat et les anomalies de planning ;
• un tableau de bord intelligent qui consolide données en temps réel et données prévisionnelles (taux d’occupation réel, TACE global, jours disponibles, etc.) afin de mieux anticiper l’activité ;
• la simulation de plusieurs scénarii de staffing avec différents profils, qui analyse l’impact de chaque choix sur la marge et la rentabilité ;
• l’identification rapide et multicritère des meilleurs profils pour une mission donnée (compétences, situation géographique, disponibilité, rentabilité) ;
• la visibilité interne et externe des ressources de l’entreprise parmi ses business unit et ses partenaires de confiance (entreprises, freelances, etc.).

Prenez des décisions plus rapides et éclairées, basées sur un traitement intelligent et prédictif des données pour améliorer durablement vos résultats.

Dites adieu à Excel et aux retards dus à un manque d’anticipation, et basez-vous sur les temps passés pour mieux prédire vos projets de demain !

Les enjeux majeurs pour votre organisation sont de maximiser vos activités génératrices de chiffre d’affaires, l’affectation de vos ressources avec le plus possible de contrats facturés et la satisfaction client. Le tout avec la meilleure efficacité possible.

Le plan de charge automatisé dans un outil dédié vous assiste en ce sens, pour augmenter la visibilité de ces critères clés, et finalement optimiser la rentabilité de l’entreprise.

Êtes-vous convaincu·e de l’intérêt d’utiliser un outil en ligne pour tirer le meilleur parti de votre plan de charge ?