

Comment piloter un projet et éviter les écarts ? En suivant ces 7 étapes et en maîtrisant des outils simples, votre projet va dans la bonne direction !
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Le plan de charge favorise le pilotage des ressources et la répartition des temps, deux enjeux de taille pour la réussite d’un projet.
Optimiser la gestion du temps est tout particulièrement important pour les entreprises qui facturent au prorata du temps passé, comme les sociétés de services et les agences. Au cœur de leur efficacité, et donc de leur rentabilité, se trouvent l’augmentation du temps facturable et l’amélioration de la productivité des équipes.
La double difficulté réside ainsi dans la capacité à anticiper les besoins liés aux projets et à gérer les taux d’occupation des équipes.
En quoi le plan de charge contribue-t-il à faciliter cette planification ? Quels sont ses avantages ? Et comment l’utiliser concrètement pour optimiser l’utilisation de vos ressources et la gestion du temps ? Appvizer se charge de vous éclairer !
Un plan de charge, également appelé planning de charge, est un outil utilisé pour piloter les ressources d’un projet :
Il facilite la planification et optimise l’affectation des ressources ; il permet d’obtenir une vision synthétique des temps passés et de leur prévision. Ce résumé des temps peut être obtenu :
Son objectif est de répartir de façon optimale la charge de travail.
Pour tout chef de projet, il est primordial de piloter efficacement les ressources humaines pour assurer la réussite d’un projet.
L’enjeu phare pour les organisations est d’anticiper et d’optimiser l’affectation des ressources, en se basant notamment sur les temps passés.
Pour cela, elle·il se doit de suivre et d’anticiper au mieux les charges de travail projet, afin d’optimiser les attributions et de réajuster les priorités selon les cas.
Les gestionnaires tout comme les équipes doivent pouvoir accéder à tout moment à des informations essentielles sur :
Un outil se révèle indispensable pour centraliser toutes ces informations et les mettre à jour en temps réel.
Le plan de charge permet de donner une vision opérationnelle et de générer des indicateurs clés pour optimiser les projets à venir.
Le plan de charge vous donne les avantages :
👉 Les risques en matière de délais, de qualité et de coûts sont mieux pondérés.
Pour faire un plan de charge, dans la pratique, vous devez notamment :
Vous pouvez réaliser un graphe de capacité planifiée ou planification de la charge dans Excel. Ce dernier sert à représenter le rapport entre temps planifié et temps disponible de vos ressources et permettre de rendre compte si l’équilibre de la charge de travail est respecté.
Nous nous basons sur le scénario type suivant : savoir si un service (ou une équipe) peut accepter de nouveaux projets.
Calculez la capacité planifiée, soit le rapport entre le nombre d’heures planifiées pour ce service et le nombre total d’heures disponibles pour ce même service, en utilisant la formule :
(Total des heures planifiées / Total des heures disponibles) x 100
Toutefois, les fichiers Excel comportent leurs limites :
L’utilisation de logiciels de planning simples ou calendriers partagés est également répandue. Ces derniers s’avèrent plus pratiques qu’Excel de par l’aspect collaboratif qu’ils offrent, et leurs différentes vues selon la temporalité choisie.
Toutefois, ils ont eux aussi des limites :
Véritable science de la répartition des temps, la planification de charge se doit d’être rigoureuse.
Pour assurer l’efficacité et la rentabilité d’un projet, un logiciel de plan de charge en ligne permet d’optimiser tous les facteurs clés de réussite de vos projets :
Nous avons sélectionné plusieurs outils en mode SaaS pour vous aider à faire un plan de charge en ligne et apporter plus d’intelligence dans votre planification et gestion de la charge projet.
Logiciel | Pour qui ? | Points forts |
Beesbusy | Équipes de toutes tailles. | Outil collaboratif et intuitif au bon rapport qualité/prix. |
Fitnet Manager | Agence de communication, marketing, cabinets de conseil et sociétés de service. | Très fonctionnel et entièrement personnalisable. |
Furious Squad | Start-up et sociétés de services qui travaillent en mode projet. | Plateforme innovante pour gérer tous ses projets avec l’intelligence artificielle. |
monday.com | TPE, PME, ETI et grandes entreprises. |
Plateforme unique pour connecter les équipes, les processus, les projets et les outils. |
Project Monitor | PME, ETI et grandes entreprises. | Outil PPM pour la gestion de portefeuilles projet. |
Staff Planning | TPE, PME et groupes du BTP, de l’industrie et du nucléaire. | Outil complet pour gagner en visibilité et gérer ses projets de la planification aux pointages. |
Stafiz | ESN, cabinet de conseils, intégrateurs IT. | Le pilotage de projet et l’analyse des déviations adossés aux données de staffing et de suivi des temps. |
Teamleader | TPE/PME des métiers du digital, des média et de la publicité. | Solution complète pour gérer toute son entreprise et ses projets dans une interface unique. |
Triskell | ETI et grands comptes. | Outil PPM pour une gestion simultanée des ressources de vos portefeuilles projet. |
Whoz | Sociétés de service et cabinets de conseil. | Visibilité interne et externe des ressources de l’entreprise (partenaires, freelances, etc.). |
Beesbusy est un logiciel de planification et de gestion de projet intuitif et ultra simple d'utilisation qui vous permet de piloter vos projets et vos tâches simplement. Adaptée aux experts autant qu’aux débutants, cette solution entièrement personnalisable facilite le pilotage de vos ressources et optimise votre plan de charge.
Beesbusy est un véritable outil collaboratif doté de fonctionnalités élaborées et très faciles à prendre en main, telles que :
De plus, le logiciel offre un rapport qualité-prix très intéressant et une version gratuite pertinente pour les TPE et petites structures, avec des tarifs dégressifs grâce aux packs d’équipe.
En conclusion, Beesbusy est un véritable outil tout-en-un qui vous permet d’avoir une vision à 360° de votre activité, tout en fluidifiant la communication au sein de vos équipes.
Fitnet Manager est une solution de gestion ergonomique et facile à utiliser pour les organisations orientées projet, comme les cabinets de conseil et sociétés de services. Son outil de Capacity Planning optimise la gestion du plan de charge.
Très fonctionnel et entièrement personnalisable, il permet :
En complément, quatre outils de reporting complets sont intégrés au logiciel pour faire la synthèse des temps passés et planifiés par collaborateur et par projet/affaire.
Furious Squad, solution pour le pilotage global d’agences, de cabinets et d’ESN, vous aide à améliorer la rentabilité de vos projets. Son outil de plan de charge vous permet de vous concentrer à la fois sur la production, le staffing et la satisfaction client.
Conçu comme un pilote automatique, il offre :
Cet outil s’appuie sur la data et l’intelligence artificielle pour vous calculer le chemin le plus court vers la productivité et faciliter vos prises de décision.
monday.com est un outil de gestion de projet composé de plusieurs fonctionnalités pour faciliter la création et l’acheminement de vos projets de A à Z. Personnalisable et facile d’utilisation, il facilite votre vue d’ensemble grâce à une interface user friendly.
Voici ce que monday.com peut vous aider à obtenir :
Project Monitor est un logiciel de gestion de portefeuille de projets complet. Par conséquent, il permet de piloter au mieux l’affectation des ressources et d’élaborer des plans de charge, même pour les entreprises menant de front un nombre important de projets.
Riche en fonctionnalités et en automatisations, les atouts de la solution sont nombreux :
En somme, grâce à Project Monitor, vous gérez intelligemment vos ressources, même en cas de projets nombreux et/ou complexes, et vous vous appuyez sur votre retour d’expérience pour mieux planifier les projets futurs.
Staff Planning se présente comme un logiciel de planification et de pointage du personnel. Intuitif et collaboratif, il s’adresse en priorité aux TPE, PME et groupes du BTP, de l’industrie et du nucléaire.
C’est donc tout naturellement que Staff Planning intègre la réalisation de plans de charge parmi ses fonctionnalités.
Plus concrètement, Staff Planning vous aide réellement à gagner en visibilité sur la répartition de vos ressources, et vous retirerez de nombreux bénéfices à l’usage de cette solution :
Le tout à l’aide d’un logiciel intuitif, qui favorise la collaboration entre salariés, managers, RH et direction et permet à chacun de gagner en efficacité.
Stafiz est un ERP qui s’adresse aux équipes de sociétés de services opérant en mode projet, et plus particulièrement aux ESN, aux cabinets de conseil, aux agences, aux éditeurs et intégrateurs de logiciels ou encore aux organismes de formation.
Il va donc plus loin qu’un logiciel de gestion de projets, en soutenant le pilotage de l’ensemble des activités de l’organisation, depuis l’avant-vente jusqu’à la facturation.
Très complet, l’outil propose entre autres des fonctionnalités de gestion du staffing, intégrées à la planification de ressources et au suivi de projet, afin de gérer au mieux vos plans de charge. Parmi ses atouts, citons :
Stafiz garantit donc d’offrir une visibilité complète pour améliorer vos taux de charge et la rentabilité de vos projets, mais également un gain de temps important grâce à l’automatisation de bout-en-bout de toutes vos opérations.
Teamleader est un logiciel de gestion d’entreprise complet, qui permet de manager les activités de votre entreprise dans un même outil.
Destinée aux TPE, PME et agences travaillant dans le digital, les médias ou la pub, cette solution clé en main vous offre toutes les fonctionnalités utiles pour l’organisation de votre activité et de vos projets client. Au-delà de la planification, il vous permet d’effectuer la gestion et le suivi des ventes, et même la facturation.
Teamleader, c'est plus de 10 ans d’expérience et déjà plus de 15 000 clients satisfaits !
Le suivi précis des heures travaillées et la disponibilité des ressources sont des enjeux majeurs d’efficacité et de rentabilité pour votre entreprise. Améliorez vos performances grâce à :
Teamleader est un logiciel très facile à prendre en main, qui permet de gérer toute son activité dans une interface pour 15 € par mois et par utilisateur, en profitant de l’ajout régulier de nouvelles fonctionnalités.
Triskell est également un logiciel de gestion de portefeuille de projets. Sa particularité ? Accompagner la planification stratégique et la gouvernance globale de l’organisation, pour adresser toute la chaîne de valeur du pilotage.
Il est donc particulièrement adapté aux ETI et aux grands comptes.
Côté gestion des ressources, et donc du plan de charge, Triskell se révèle particulièrement puissant :
Whoz digitalise le staffing des ressources des sociétés de service et cabinets de conseil, grâce à de puissants outils d’analyse et de gestion des ressources. Cette solution SaaS confère une meilleure maîtrise de l’activité, pour booster les performances.
L’objectif ? Moins de fuites de rentabilité et plus d’opportunités grâce à :
Prenez des décisions plus rapides et éclairées, basées sur un traitement intelligent et prédictif des données pour améliorer durablement vos résultats.
Dites adieu à Excel et aux retards dus à un manque d’anticipation, et basez-vous sur les temps passés pour mieux prédire vos projets de demain !
Les enjeux majeurs pour votre organisation sont de maximiser vos activités génératrices de chiffre d’affaires, l’affectation de vos ressources avec le plus possible de contrats facturés et la satisfaction client. Le tout avec la meilleure efficacité possible.
Le plan de charge automatisé dans un outil dédié vous assiste en ce sens, pour augmenter la visibilité de ces critères clés, et finalement optimiser la rentabilité de l’entreprise.
Êtes-vous convaincu·e de l’intérêt d’utiliser un outil en ligne pour tirer le meilleur parti de votre plan de charge ?