5 conseils pour bien gérer la comptabilité de votre entreprise

Cinq conseils pour bien gérer sa comptabilité
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Etre un bon entrepreneur, n'est pas forcément être un bon comptable. Pourtant, une bonne gestion de vos finances est gage de confiance pour les banques, vos clients et les collaborateurs. Votre comptabilité est un pilier dans vos prises de décision pour, par exemple, anticiper les aléas de votre trésorerie. Que faire pour bien mettre en place une bonne gestion de votre comptabilité sans y consacrer trop de temps ? Voici quelques conseils et astuces en comptabilité pour prendre en main ce nouveau pilotage : celui des recettes et des dépenses.
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1. Préparez-vous

La comptabilité ne s'improvise pas et c'est un exercice complexe pour un novice. Sauf quelques cas particuliers, toutes les formes d'exploitation d'une activité nécessitent la tenue d'une comptabilité dans le respect du Plan Comptable Général (PCG) en France.
 
Le PCG est la norme réglementaire en France pour établir votre comptabilité, ainsi que la présentation de vos comptes financiers, bilans, comptes de résultats, rapports et annexes. Certaines règles sont propres à votre secteur d'activité et à votre taille. Il vous faudra alors l'adapter à votre régime fiscal et intégrer les différentes aides, subventions ou crédit d'impôts liés à votre structure.
 
N'attendez pas de devoir rendre le premier exercice comptable pour mettre les mains dans les chiffres ! Dès la création de votre entreprise, vous devez vous pencher sur cette question pour préparer un plan comptable adapté à votre structure. Vous pouvez faire appel à des experts sur ce sujet : DAF externalisé ou expert-comptable. Ils vous apportent des conseils précieux sur des points particuliers. Ou alors choisissez directement l'expert-comptable qui prendra en charge votre comptabilité.

2. Choisissez un logiciel de comptabilité facile

Le choix d'un logiciel de comptabilité peut s'avérer complexe, au vue de la gamme présente sur le marché. Aujourd'hui, il est possible de regrouper les logiciels en différentes catégories :
  • la solution orientée pour les TPE et les professions libérales. Vous pouvez réaliser les devis et les factures et éventuellement les déclarations de TVA. Un choix de logiciel comme Clic&Tag est idéal pour réaliser uniquement la tenue comptable de votre entreprise. Le reste est réalisé par un expert-comptable.
  • la solution intégrant la comptabilité et la gestion commerciale. Dans une TPE ou une PME, vous regroupez alors la gestion de ces activités dans un seul outil pour centraliser l’ensemble des données. Vous gérez votre processus commercial avec Sage Gestion Commerciale pour faire les devis, factures ou encore le suivi, puis les informations sont directement intégrées dans Sage Comptabilité. Grâce à cette automatisation des tâches récurrentes, vous évitez les saisies inutiles et limitez le risque d'erreur.
  • la solution orientée comptabilité en interne. Vous gérez l'intégralité du processus comptable avec la gestion du journal, le grand livre, le bilan, compte de résultat jusqu'à la liasse fiscale. Avec Itool d'EBP, vous avez une comptabilité complète, pratique et toujours à jour. Seul ou en relation avec votre expert-comptable, vous respectez vos obligations légales en toute sécurité.
  • la solution orientée métier. Vous avez des fonctionnalités adaptées à un métier en particulier. Pour une entreprise du bâtiment, par exemple, vous pouvez avoir un outil pour chiffrer des travaux (quantité de fournitures, consommables...)
Ces différentes catégories orientent le choix de vos recherches. Retrouvez et comparez toutes les applications de comptabilité en ligne :

3. Adoptez les bons réflexes

Une comptabilité en entreprise ne se fait pas du jour au lendemain. Elle est essentielle au bon fonctionnement et apporte une vision en temps réel de la bonne santé de votre entreprise. Il ne s'agit pas seulement de se limiter aux obligations légales, fiscales et sociales, elle occupe une place déterminante dans les prévisions budgétaires et permet d'anticiper toute difficulté de trésorerie.
 
Une organisation est donc indispensable autour de cette activité. En fonction de votre logiciel, vous enregistrerez toutes les pièces comptables de votre entreprise au fur et à mesure : factures d'achat ou de vente, reçus, quittances, notes de frais… Une application comme Zervant, dédiée aux petites entreprises, se base sur vos factures enregistrées, règlements et dépenses pour automatiser votre comptabilité. Le suivi est plus simple et devient instantané. En fonction de la taille de votre entreprise et de son activité, vous n'avez pas forcément besoin de vous y mettre tous les jours : un suivi mensuel est parfois suffisant.
 
Le cas échéant vous devez organiser vos pièces comptables pour retrouver facilement tous les éléments pour votre clôture annuelle. L'avantage incontestable de l'archivage dans le cloud est que vous disposez d’un moteur de recherche pour retrouver les documents à partir de mots-clés. Si vous optez pour le format papier, alors archivez-les par ordre alphabétique ou chronologique.

4. Anticipez les échéances

Vous n'y échapperez pas : en fonction de la taille de votre entreprise et de son régime fiscal, vous avez des obligations comptables, fiscales ou sociales à un moment donné ! Il est préférable alors d'anticiper ces échéances, pour éviter de les subir au dernier moment :
  • déclaration de TVA : mensuelle, trimestrielle ou annuelle
  • établissement des comptes annuels : bilan, compte de résultats...
  • déclaration de résultat (liasse fiscale)
  • établissement des bulletins de paie et déclaration des charges sociales
  • déclaration annuelle des données sociales unifiée
  • déclarations fiscales diverses : formation professionnelle, taxe d'apprentissage, effort construction…
  • etc.
Il est donc important d'avoir en vue ces obligations pour rassembler les éléments dans les temps. Certains logiciels comme Sage Comptabilité, Zervant ou encore Itool Comptabiltié prévoient l'intégration de vos éléments dans les déclarations et opérations obligatoires comptables et fiscales. Vous n'avez plus qu'à vérifier avant la télétransmission prévue à cet effet.
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5. Evitez le mélange professionnel et personnel

Il est primordial de bien séparer les comptes professionnels des comptes privés pour le gérant et ses associés. Chaque dépense professionnelle doit être justifiée ; il sera plus facile de retrouver les éléments avec les dépenses professionnelles payées avec un compte "pro".
 
Dans votre entreprise, tout doit être enregistré de façon distincte pour éviter tout acte anormal de gestion ou un abus de bien social. D'ailleurs, depuis le 1er janvier 2015, même les auto-entrepreneurs doivent obligatoirement avoir un compte bancaire dédié, spécifique à leur activité professionnelle.
 
 
Une comptabilité en entreprise n'est pas forcément de tout repos, et encore moins au moment de rendre le bilan comptable annuel. Il est donc indispensable de mettre les outils en place dès la création de la société et de sécuriser les opérations comptables, fiscales et sociales de votre entreprise. N'hésitez pas à faire appel à un expert-comptable pour bénéficier de conseils et de son expertise. Cependant, la bonne tenue des comptes reste entre vos mains. Faites le choix du bon outil parmi toutes les applications de comptabilité du marché pour ne pas être pris au dépourvu. Vous ne pouvez plus dire que vous ne saviez pas !
 

Commentaires

Portrait de ryssen Paul

Bonjour,

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De plus la comptable continue à imprimer les factures, les avoirs, à tout rentrer dans des dossiers. Lorsqu'un paiement est demandé, il faut ressortir la liste des paiements faits et recouper avec l'ensemble des commandes pour savoir ce qu'il reste à payer. N'y a t il pas moyen de: - relier directement le logiciel de comptabilité avec le compte bancaire de la société ? - ne plus avoir à imprimer les factures et avoirs ?
Portrait de Fabien Paupier

Bonjour Paul,

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Bonjour Paul,
La synchronisation bancaire existe. Voici une sélection d'applications qui ont cette fonctionnalité : https://www.appvizer.fr/recherche?features=363&selected=837,494,690. C'est effectivement très pratique.

La plupart des solutions de gestion commerciale vous proposent d'exporter vos factures et avoirs au format PDF. En revanche il est quasiment impossible à ce jour d'éviter les impressions car les factures doivent être signées et tamponnées par l'acheteur. Bonne nouvelle : l'avenir ira dans le sens de la digitalisation totale grâce aux solutions de signature électronique + archivage à valeur légale comme LegalBox : https://www.appvizer.fr/applications/communication/messagerie/legalbox.
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