Comment tenir sa comptabilité auto-entrepreneur ? Le dossier complet

Comment tenir sa comptabilité auto-entrepreneur ? Le dossier complet

On qualifie généralement la comptabilité de l’auto-entrepreneur d’allégée, ou de simplifiée. En effet, la micro-entreprise bénéficie d’un régime fiscal particulier : le régime micro-fiscal, également appelé régime Micro-BIC ou Micro-BNC.

Dans ce cadre, exit la production d’un bilan comptable et autres exigences nécessitant souvent l’appel à un expert comptable.

Mais malgré des démarches facilitées, la plus grande rigueur reste de mise ! Par exemple, le micro-entrepreneur doit être en mesure de justifier de nombreux éléments en de cas de contrôle de l’administration fiscale, et de tenir un livre de recettes et de dépenses.

Par ailleurs, assurer une comptabilité minutieuse, c’est profiter d’un meilleur suivi de ses dépenses, de ses encaissements, et donc disposer de données importantes sur sa trésorerie pour piloter au mieux le développement de son activité.

Mais comment faire la comptabilité d’une micro-entreprise ? Quelles sont les obligations légales ? L’utilisation d’un logiciel de comptabilité est-elle requise pour assurer une bonne gestion à l’auto-entrepreneur ?

Auto-entrepreneur ou futur micro-entrepreneur, toutes les réponses à vos questions dans cet article !

Sommaire

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Quelles sont les obligations légales de la comptabilité auto-entrepreneur ?

Tenir un livre de comptes

Le livre de recettes

Tenir à jour un livre de recettes constitue la première obligation comptable de l’auto-entrepreneur.

Mais de quoi s’agit-il exactement ?

Le livre de recettes est un document dans lequel vous consignez chronologiquement l’ensemble des recettes encaissées. Tenez-le impérativement à jour en cas de contrôle de l'administration fiscale.

Les informations que doit comporter votre livre de recettes :

  • la date d’encaissement de la vente ou de la prestation,
  • la référence des pièces justificatives (numéro de facture par exemple),
  • l’origine de la recette (nom du client ou de la société),
  • la nature de la vente ou de la prestation,
  • le montant de la vente ou de la prestation,
  • le mode de règlement (chèque, virement bancaire, espèces, etc.).

💡 Par quel moyen rédiger votre livre de recettes ? 

  • en utilisant un support papier : des livres de recettes sont disponibles à la vente dans les magasins de fournitures de bureau ;
  • en vous appuyant sur un modèle officiel, disponible sur le site du service public ;
  • en recourant à un logiciel comptable.

Seule condition : que l’information ne puisse être modifiée. C’est pourquoi utiliser un tableur de type Excel est exclu.

Exemple d’un livre de recettes :

comptabilité auto-entrepreneur : exemple livre de recettes

 © ClicFacture

Le registre des achats

Dans certains cas, maintenir chronologiquement un registre des achats s’avère obligatoire :

  • si vous faites commerce de marchandises, de fournitures ou de denrées à consommer sur place ou à emporter,
  • si vous proposez des prestations d’hébergement.

Voici alors les informations à faire apparaître sur ce document :

  • la date de l’achat,
  • la référence des pièces justificatives (numéro de facture par exemple),
  • le nom du prestataire ou du fournisseur,
  • la nature de l’achat ou de la prestation,
  • le montant de l’achat ou de la prestation,
  • le mode de règlement (chèque, virement bancaire, espèces, etc.).

💡 Notez que là aussi, vous avez le choix entre support papier ou numérique.

Établir des factures

Quand la facture auto-entrepreneur est-elle obligatoire ?

Lorsque vous êtes micro-entrepreneur, vous avez obligation de facturer dans certains cas précis :

  • lorsque vous vendez des prestations ou des marchandises à des professionnels,
  • lorsque le client en fait la demande,
  • dans le cadre de la vente à distance,
  • dans le cadre de la livraison de certains biens aux enchères publiques (biens d’occasion, œuvres d’art, objets de collection ou d’antiquité).

☝️ Attention aux oublis ! En cas de manquement, vous encourez tout de même une amende pouvant aller jusqu’à 75 000 € !

Et si vous disposez de la franchise de base de TVA ?

L’auto-entrepreneur peut bénéficier de la franchise de base de TVA, sous certaines conditions :

  • Pour les prestations de services ou les activités libérales, lorsque votre chiffre d’affaires déclaré pour l’année N-1 est inférieur à :
    • 33 200 €,
    • 35 200 € si le chiffre d’affaires déclaré pour l’année N-2 était inférieur à 33 200 €.
  • Pour les activités commerciales ou d’hébergement, lorsque votre chiffre d’affaires déclaré pour l’année N-1 est inférieur à :
    • 82 800 €
    • 91 000 € si le chiffre d’affaires déclaré pour l’année N-2 était inférieur à 82 800 €.

Toutefois, même si vous disposez de cette franchise, la production de factures reste obligatoire selon les conditions définies plus haut. Simplement, pensez à ajouter la mention suivante : “TVA non applicable, art. 293 B du CGI”.

Quelles sont les obligations légales liées à la facturation ?

Pour créer des factures en toute conformité, observez un certain nombre d’obligations :

  • Produisez vos factures en deux exemplaires. Un pour vous, un pour le client.
     
  • Établissez votre facture au moment de la livraison de la marchandise ou de la prestation. Ou bien chaque mois lorsque plusieurs livraisons distinctes sont effectuées pour un même client.
     
  • Une facture ne peut être modifiée ou annulée. Si vous constatez une erreur, rédigez alors une nouvelle facture ou une note d’avoir.
     
  • Conservez vos factures pendant 10 ans, même si vous cessez votre activité.
     
  • Créez votre facture en français.

Enfin, une facture d’auto-entrepreneur produite en bonne et due forme répond à des critères de numérotation précis et comporte un certain nombre de mentions obligatoires.

Pour les connaître, découvrez notre dossier sur la facture auto-entrepreneur, ainsi qu’un modèle gratuit à télécharger.

Ouvrir un compte bancaire dédié

Enfin, si votre chiffre d’affaires dépasse les 10 000 € pendant deux années de suite, vous avez pour obligation d’ouvrir un compte bancaire dédié à votre activité.

Ce compte bancaire doit uniquement servir à vos transactions professionnelles (encaissement, paiement, rémunération personnelle, obtention d’un crédit, etc.), et non personnelles.

💡 Bonne nouvelle, un simple compte courant suffit (les comptes bancaires professionnels étant souvent plus onéreux).

Comment bien tenir sa comptabilité auto-entrepreneur ?

comptabilité auto-entrepreneur

© Shutterstock/VGstockstudio

Faire preuve de rigueur et d’organisation

Même si la comptabilité de l’auto-entrepreneur s’avère allégée, elle n’en nécessite pas moins la plus grande rigueur !

En effet, vous devez être en mesure :

  • de suivre au plus près votre trésorerie afin de piloter de manière pertinente votre activité,
  • de fournir tous les justificatifs et les informations nécessaires en cas de contrôle fiscal.

Par conséquent, n’attendez pas que les documents s’entassent sur votre bureau, au risque de vous y perdre et de ne pas pouvoir effectuer un traitement correct (contraintes chronologiques de votre livre de comptes par exemple).

Nous vous recommandons de tenir votre comptabilité de manière régulière, en consacrant un temps hebdomadaire exclusivement dédié au traitement de ces tâches.

Apporter un soin particulier aux documents et aux justificatifs

Il est primordial de conserver avec soin l’ensemble de vos documents et justificatifs :

  • Chaque pièce dispose d’une durée de conservation légale. Ne dérogez pas à cette obligation, car vous devez être en mesure de les présenter en cas de contrôle.
     
  • Vos preuves d’achat peuvent se révéler utiles pour récupérer votre TVA si vous dépassez un jour le seuil de franchise de base évoqué précédemment.

C’est pourquoi nous vous recommandons de faire attention à la manière dont vous rangez et conservez vos documents papier, ainsi qu’à l’endroit où vous les stockez.

💡 La numérisation des documents reste la meilleure solution pour assurer leur bonne conservation. Ainsi, vous avez accès à une copie numérique en cas de perte. De plus, grâce au stockage possible sur le cloud, vous disposez d’une sécurité supplémentaire si vous subissez un sinistre dans vos locaux ou si vous perdez votre matériel de stockage (disque dur externe par exemple).

Utiliser un logiciel de comptabilité

Les avantages d’un logiciel de comptabilité :

  • l’automatisation d’un bon nombre de processus. Résultat : vous gagnez du temps et libérez de la bande passante pour vous consacrer à votre cœur de métier ;
  • une meilleure visibilité sur l’état de comptabilité de votre activité, et donc sur votre trésorerie. Vous anticipez de la sorte mieux vos actions ;
  • la garantie d’une comptabilité fiable au regard des exigences légales, et non modifiable.

☝️ Attention, au cas où vous seriez assujetti à la TVA, il est obligatoire d’opter pour un logiciel répondant aux critères de conformité relatifs à la Loi Anti-Fraude.
 

Quelques exemples de logiciel :

⚒️ Clémentine : disponible à partir de 69 €/mois, Compta Clémentine soutient vos activités de facturation (établissez autant de devis et de factures que vous le souhaitez), mais aussi la création de bons de commande et d’avoirs.

Mais le gros point fort de Clémentine, c’est aussi un accompagnement illimité d’experts pour aider les auto-entrepreneurs dans leurs premiers pas avec la comptabilité de leur activité.
 

⚒️ Evoliz : Evoliz s’adapte parfaitement aux besoins et aux bourses des micro-entrepreneurs (12 €/mois). Intuitif, il permet entre autres la facturation, la tenue du journal, mais aussi la gestion des notes de frais et de la trésorerie.

Par ailleurs, sa certification NF 203 garantit sa conformité à la Loi Anti-Fraude.
 

⚒️ myAE.fr : c’est le logiciel gratuit de comptabilité auto-entrepreneur. Si cette solution ne dispose pas d’un design très moderne, elle permet néanmoins d’assurer l’ensemble du processus de facturation et de devis de manière gratuite. Parfait pour débuter !
 

⚒️ Quickbooks : à 10 €/mois, Quickbooks se présente comme le logiciel de facturation pour les auto-entrepreneurs et les entreprises de moins de 10 salariés de manière générale. Grâce à Quickbooks, créez des devis et des factures en quelques clics seulement, à l’image de votre entreprise.

Organisez également le suivi et la relance de vos impayés plus facilement.
 

Fort·e de ces conseils, et grâce à notre sélection de logiciels, il ne vous reste plus qu’à maintenir votre comptabilité avec rigueur, pour construire ou développer votre projet professionnel en toute sécurité grâce à de solides bases.

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