Comment établir une facture d'acompte dans les règles ?

Comment établir une facture d'acompte dans les règles

Quelles sont les modalités d'une facture d'acompte ? Dans le cadre de la vente de biens ou services, les acomptes sont fréquents. La facturation doit se pratiquer dans les règles : voici comment faire une facture, ainsi que les éléments à connaître concernant l'acompte.

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Qu’est-ce qu’une facture d’acompte ?

Le principe de base

L’acompte consiste à demander à votre client de verser une partie du montant de la commande à l’avance. Cette somme de départ vient ensuite se soustraire au solde à payer, une fois la commande livrée ou réalisée.

L’acompte sert souvent à valider une commande. Il sécurise le fournisseur en engageant le client.

Dans le cas d’activités entraînant des frais, par exemple en matière première dans les secteurs manufacturés, ou en temps passé pour ce qui relève de la prestation de services, l’acompte limite l’avance de trésorerie tout en réduisant le risque d’impayés.

L’acompte : une question de trésorerie

Du côté du client, l’acompte présente l’intérêt de répartir les paiements dans le temps :

  • un premier paiement valide la commande ;
  • d’autres acomptes peuvent être établis de façon intermédiaire ;
  • un solde final, après avoir réduit du montant total les acomptes précédents.

Ce lissage de la trésorerie bénéficie au client comme au fournisseur, dont les entrées d’argent se répartissent dès l’amont et parfois tout au long de sa production ou prestation.

Comment facturer vos acomptes ?

Respecter les obligations légales

Dès lors que vous percevez un acompte, il doit y avoir facture. L’article 289 du CGI (Code général des impôts) le stipule. Tous les acteurs économiques sont concernés, que vous soyez assujetti à la TVA (taxe sur la valeur ajoutée) ou non. Les auto-entrepreneurs sont donc logés à la même enseigne.

Seules les livraisons intracommunautaires de biens ou portant sur un moyen de transport neuf sont dispensées, conformément à l’article 298 sexies du CGI.

Annoncer l’acompte en amont

Si vous fonctionnez avec un système d’acompte, il faut le préciser en amont au client. Vos devis ou factures pro forma doivent donc le mentionner. Rappelons cependant qu’une facture pro forma n’a pas valeur comptable. Aussi faudra-t-il la faire suivre d’une facture d’acompte en tant que telle.

Calculer l’acompte à facturer

La somme versée en guise d’acompte peut correspondre à un pourcentage du montant total, ou à un montant donné, exprimé en euros. Il est d’usage de le fixer à 30 % de la somme globale.

Dans certains secteurs, comme celui de la formation, il ne peut dépasser un tiers de la totalité. Dans des secteurs dont les volumes sont plus importants, il arrive que l’acompte soit moindre, de 10 % par exemple.

Que doit contenir une facture d’acompte ?

Les règles de facturation

La facture d’acompte se présente comme une facture classique. Elle doit faire mention des mêmes éléments obligatoires, à savoir :

  • SIREN ;
  • nom ;
  • adresse et forme juridique du prestataire ;
  • nom et adresse du client ;
  • numéro de la facture ;
  • date.

La numérotation suit la même chronologie que pour vos autres factures.

Les spécificités de l’acompte

La date à faire figurer sur l’acompte correspond au jour où il a été émis. En matière de délai de paiement, il vous est possible d’indiquer une date précise ou la formule « payable à réception ».

La facture d’acompte peut ne pas spécifier les biens ou prestations concernés, à la différence d’une facture classique, qui doit toujours préciser la nature, la quantité et la valeur de chaque élément de la vente.

Établir la facture de solde

Il est possible d’émettre un ou plusieurs acomptes associés à une seule et même transaction. Sur chaque acompte, il est judicieux de faire référence au devis auquel il fait suite.

Et, sur la la facture finale, vous devez recenser l’ensemble des acomptes émis pour cette vente, en mentionnant les montants, numéros et dates de chacun.

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Émettre une facture d’acompte en pratique

Prendre en compte la TVA

Auto-entrepreneurs : il vous faut procéder comme pour une facture classique et indiquer un montant TTC (toutes taxes comprises), en mentionnant le CGI par rapport à la TVA non applicable.

En revanche, pour les assujettis à TVA, attention à la comptabiliser correctement sur vos différents acomptes, et à ne pas la comptabiliser une seconde fois au moment du solde.

Éviter les erreurs

L’utilisation d’un logiciel de facturation simplifie grandement la tâche. À partir d’un devis, vous n’avez qu’à préciser le montant ou le pourcentage d’acompte : le logiciel l’émet directement.

Idem pour le solde. L’outil vous évite ainsi les erreurs de montants. Une aide précieuse a fortiori lorsque différents taux sont à appliquer chaque fois.

Les avantages des logiciels dédiés

Factomos, iFacture ou encore Sage One sont des logiciels adaptés aux petites structures. En adoptant ce type d’outil, vous structurez votre gestion tout en gagnant du temps sur un ensemble de tâches opérationnelles.

Attention : la dématérialisation des factures obligatoire d’ici 2020 vous oblige à professionnaliser vos processus en ce sens !

L’acompte est une pratique utile aussi bien à l’acheteur qu’au vendeur. Sa mise en œuvre doit respecter certaines règles qu’un logiciel de facturation vous aidera à appliquer tout en professionnalisant votre gestion interne.

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