6 logiciels pour une facturation plus rapide que son ombre

5 logiciels pour une facturation plus rapide que son ombre

La facturation rapide, utopie ou réalité ? La gestion de la facturation, et plus globalement l’édition de documents commerciaux, est une tâche qui peut vite s’avérer chronophage. C’est d’autant plus vrai pour les petites entreprises, qui ont besoin de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée pour soutenir leur croissance.

La facturation fait l’objet de nombreuses obligations légales : comment éditer devis et factures rapidement, tout en restant conforme à la loi ? La réponse se trouve du côté de l’automatisation de facturation, grâce à un logiciel de facturation.

appvizer a comparé plusieurs logiciels de facturation en ligne pour faire gagner du temps grâce à une facturation rapide, et ainsi libérer du temps pour gérer l’activité de votre entreprise.

Facture rapide : comment tirer parti de la facturation web ?

Pourquoi adopter un logiciel de facturation en ligne ? Oubliez les carnets de facture papier ou les tableurs Excel, et gérez votre facturation rapidement, en ligne, de manière sécurisée et en toute conformité avec la loi.

Faites des économies

L’e-facture permet de réduire de 60 % à 80 % les coûts liés à la facturation.

Source : étude Billentis, E-Invoicing, Signifiant market transition lies ahead (2017)

Par rapport à la facturation classique au format papier, et les frais qu’elle engendre, la facturation en ligne est également une solution plus économique. Cela implique une intégration réussie d’un outil dans votre système d’information.

Soyez conforme à la loi antifraude

Facturation : certification d'un logiciel conforme à la loi anti fraude à la TVA

La loi de finances, ou loi « antifraude », entrée en vigueur le 1er janvier 2018, vise à lutter contre la fraude à la TVA. Elle impose à tous les professionnels assujettis à la TVA d’être équipés d’un logiciel de facturation certifié antifraude. Cette loi concerne également les logiciels de comptabilité et les logiciels de caisse.

Le but de cette loi est de garantir :

  • l’inaltérabilité,
  • la sécurisation,
  • la conservation,
  • l’archivage des données.

Cette obligation concerne les professionnels remplissant deux conditions :

  • ils sont assujettis à la TVA ;
  • au moins un de leurs clients est un particulier.

Les logiciels de facturation en mode SaaS intègrent la loi antifraude et vous assure une tranquillité d’esprit.

Éditez des factures complètes

La loi impose aux professionnels de faire figurer un certain nombre de mentions obligatoires sur les factures.

En cas de manquement, vous risquez une amende fiscale 15 € par mention manquante ou incorrecte, et jusqu’à une sanction pénale de 75 000 € d’amende.

Sécurisez vos données en ligne

Avez-vous pensé aux risques d’utiliser un logiciel obsolète ? Un logiciel auquel on n’apporte pas d’amélioration est synonyme de manque de fonctionnalités à jour vis-à-vis de la loi. 

Par ailleurs, l’obsolescence est un véritable risque pour la sécurité de vos données et, par extension, de votre entreprise. En effet, les failles ne sont plus corrigées et plus facilement détectables pour être la cible d’une attaque : elles rendent votre outil vulnérable.

Lors du choix de votre outil, prenez le temps de vous renseigner sur le lieu de stockage de vos données. Un hébergement en France vous garantit un niveau de sécurisation optimal.

Optimisez l’utilisation de tous vos outils

La compatibilité avec vos autres outils (comptabilité, CRM, ERP, email marketing, etc.) vous fait gagner du temps : exploiter les données de votre CRM pour facturer un client, par exemple, optimise votre utilisation en vous évitant de ressaisir ses données.

Les avantages d’un logiciel de facturation : sécurité et gains multipliés

Facturation rapide en ligne

Source : Digital Wallonie

Gain de temps

L’automatisation de la facturation évite la répétition de tâches chronophages. Vous avez plus de temps à allouer à des tâches à forte valeur ajoutée, pour vous concentrer sur votre cœur d’activité.

Moins d’erreurs de facturation

Qui dit moins de saisie dit aussi moins d’erreurs (oubli, quantité ou prix erroné, taux de TVA incorrect, etc.). Vous facturez mieux et cela se ressent positivement sur vos encaissements.

Gardez un œil sur votre comptabilité

Grâce au suivi des encaissements, vous avez une vision en temps réel de votre trésorerie, et une meilleure gestion de vos paiements en attente. Qui plus est, si vos logiciels de facturation et de comptabilité sont connectés, vous facilitez le travail de votre expert-comptable ou de votre DAF.

Gestion de la TVA automatique

Écartez le risque d’appliquer le mauvais taux de TVA sur vos factures. En paramétrant votre logiciel en amont, la TVA est appliquée automatiquement à vos factures.

Mobilité

Disponible sur ordinateur, smartphone et tablette via un site adapté aux mobiles ou une application mobile, vous êtes en mesure de gérer votre facturation à tout moment, où que vous soyez, même hors du bureau.

La mise à jour automatique des données pour tous les utilisateurs et sur tous les appareils permet d’avoir des informations à jour, en même temps, pour tous les utilisateurs.

Solution durable

D’après une étude menée par Microsoft, The Carbon Benefits of Cloud Computing : A Study on the Microsoft Cloud, le cloud a une empreinte écologique inférieure de 90 %. Moins de papier, moins d’échanges et moins d’intermédiaires… Des économies qui se retrouvent aussi dans votre trésorerie !

Soyez payés plus rapidement

Facturation en ligne rime avec paiement rapide car elle apporte plus d’immédiateté : votre client reçoit sa facture aussitôt envoyée, et il peut effectuer le paiement dans la foulée. Les délais de paiement sont réduits ; cela participe directement à la croissance de votre entreprise.

Fonctionnalités d’un logiciel de facturation en ligne

Parmi les fonctionnalités d’un logiciel de facturation web, vous pouvez :

  • éditer des documents commerciaux en quelques clics : devis, factures, bons de commande ;
  • transformer un devis en facture en quelques secondes ;
  • personnaliser vos documents commerciaux pour qu’ils participent à votre image de marque ;
  • gérer la facturation récurrente avec un système d’abonnement ;
  • assurer le suivi de vos devis et factures émis, des paiements en attente et des retards de paiements ;
  • gérer votre catalogue d’articles ;
  • gérer votre base de clients ;
  • garder une vision globale de votre trésorerie grâce à un tableau de bord et des rapports personnalisés ;
  • synchroniser votre facturation avec votre comptabilité grâce au rapprochement bancaire ;
  • permettre à vos clients de payer en ligne, et donc être payé plus rapidement.

Les solutions de facturation gratuites

Il existe des outils gratuits pour gérer votre facturation ; leur gratuité est, cependant, valable dans le cadre d’un périmètre bien précis, qu’il s’agisse du nombre d’utilisateurs, de l’espace de stockage disponible, du nombre de factures qu’il est possible d’émettre, etc.

Évaluez précisément vos besoins avant de choisir votre logiciel de facturation : une solution gratuite ne le sera peut-être plus une fois vos critères renseignés.

appvizer vous présente deux logiciels gratuits :

  • Henrri : à destination des TPE et PME, Henrri est une solution modulaire et personnalisable, disponible sur application mobile, certifiée NF 525. Vos données sont hébergées sur des serveurs en France. Certains modules sont payants, mais la version gratuite promet déjà un bon nombre de fonctionnalités nécessaires à la facturation.
  • Zervant : à destination des TPE, Zervant est un logiciel édité en Finlande qui gère votre facturation, les produits ou services à facturer, différents formats d’envoi de facturation, le suivi des encaissements, etc. Attention : Zervant n’est pas encore certifié conforme à la loi antifraude à la TVA, et sa gratuité s’applique jusqu’à 10 clients.

Les logiciels de facturation en ligne professionnels pour une facturation rapide

Tableau comparatif des logiciels professionnels pour une facturation rapide
Logiciel Entreprises concernées Caractéristiques
Evoliz Autoentrepreneurs, TPE Vous fait aimer la gestion
Kwixeo Autoentrepreneurs, TPE, PME Ergonomique et simple d'utilisation
Teamleader TPE De la gestion client à la facturation
VosFactures Autoentrepreneurs, TPE, PME, associations Gestion commerciale à prix abordable

Evoliz

Pour les autoentrepreneurs et les TPE

Evoliz est un logiciel en ligne qui aide les petites structures (TPE, PME mais aussi associations et artisans) à simplifier leur gestion commerciale. Au-delà des fonctionnalités liées à la facturation, telles que l’édition de devis et de factures ou les relances clients en cas de retard de paiement, Evoliz :

  • permet la génération des écritures comptables pour la comptabilité,
  • donne un accès à votre expert-comptable,
  • est optimisé pour les appareils mobiles.

Les points forts d’Evoliz :

  • un outil tout-en-un,
  • un environnement agréable et fun,
  • le suivi commercial est inclus à la solution,
  • des interconnexions avec Dropbox, Paypal, Prestashop.

Kwixeo

Pour les autoentrepreneurs, les TPE et les PME

Kwixeo est un logiciel de gestion d’entreprise complet qui convient aussi bien aux TPE qu’aux PME. La solution offre en effet tout un éventail de modules qui permettent de couvrir tous les besoins en termes de gestion d’entreprise : facturation, CRM, gestion des charges, gestions des stocks, gestion des chantiers, gestion des contrats et abonnements, outils collaboratifs, etc.

Vos atouts pour la facturation :

  • La gestion en temps réel des différents coûts d’achats, des coefficients de marge, et du prix de vente.
  • La gestion des différents taux de TVA.
  • L’édition et suivi de tous vos documents depuis la même interface : devis, bons de commande, bons de livraison, factures d’acompte, factures pro-forma, etc.
  • La personnalisation de vos modèles PDF aux couleurs de votre entreprise.
  • La relance des factures impayées est automatisée.
  • L’envoi de documents et factures directement depuis le logiciel.
  • L’export de vos données vers un logiciel comptable tiers.
  • La conformité à la loi anti-fraude à la TVA et au RGPD.

Kwixeo présente l’avantage de proposer une solution unique qui vous permettra de centraliser toutes les informations de votre entreprise. Les utilisateurs pourront ainsi travailler en collaboration. La complétude de l’offre se traduit par un gain de temps et de productivité en accélérant les traitements et les processus métiers.

Les autres points forts de Kwixeo :

  • La gestion des stocks.
  • L’automatisation des factures récurrentes et des abonnements.
  • La gestion d’un tunnel de vente au cœur du CRM pour bien organiser sa prospection commerciale.
  • La gestion de chantiers, qui permet de planifier vos chantiers ainsi que le planning des techniciens.
  • Un support technique gratuit et réactif.

Teamleader

Pour les TPE

Teamleader est un outil tout-en-un : gérez votre entreprise de bout en bout, de la prospection commerciale grâce au module CRM, à l’envoi de factures grâce au module facturation, en passant par la gestion de projet. En ce qui concerne la facturation, Teamleader permet :

  • de payer en ligne,
  • de facturer le temps passé pour un client ou un projet particulier (utile pour les consultants, notamment),
  • d’automatiser la facturation récurrente,
  • de gérer plusieurs devises,
  • d’exporter les écritures comptables dans votre logiciel de comptabilité.

La combinaison des modules CRM, gestion de projet et facturation, au sein d’un même environnement en ligne, facilite la vie des professionnels. Toutes les informations dont vous avez besoin sont disponibles dans un même outil : vous ne perdez plus de temps à les chercher, voire, vous ne les perdez plus !

Les points forts de Teamleader :

  • une solution complète et performante,
  • un outil abordable,
  • plus de 10 langues supportées,
  • un logiciel qui est facilement adopté par ses utilisateurs,
  • des interconnexions avec une cinquantaine d’outils, dont les outils Google, Stripe, Paypal, Sage, Sendinblue, Mailchimp, WooCommerce, etc.

VosFactures

Facturation rapide VosFactures

Plus de 400 000 utilisateurs ont adopté VosFactures pour gérer leur facturation à moindres frais (à partir de 4 €/mois HT). Ses fonctionnalités comprennent :

  • la création rapide de documents commerciaux,
  • un catalogue avec un nombre illimité de produits,
  • la facturation récurrente,
  • le paiement en ligne,
  • des rapports financiers,
  • la gestion de la TVA, etc.

VosFactures permet aussi la gestion des stocks pour réaliser des inventaires et valoriser votre stock. Vous gagnez en visibilité sur vos stocks dès lors que vous émettez une facture.

Les points forts de VosFactures :

  • un support gratuit et réactif,
  • un outil adaptable à tous les secteurs d’activité,
  • des interconnexions avec Paypal, Stripe, Braintree, Prestashop ou encore WooCommerce.

Vers un très haut débit de facturation

Si la contrainte légale vous oblige à utiliser un logiciel certifié antifraude, elle oblige également les éditeurs certifiés à fournir une qualité de service irréprochable.

En utilisant un logiciel de facturation dédié, vous allez gagner un temps considérable sur le traitement de vos factures et éviter les erreurs humaines, entraînant la plupart du temps une suite d’erreurs en « cascade » côté comptabilité.

Notre sélection d’outils vous dresse par ailleurs un panorama très large des atouts dont vous pouvez bénéficier, et ce, à tous les niveaux de la gestion de votre entreprise.

Excel peut-il se targuer de vous offrir autant d’avantages ?

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