Roulez sur l'or grâce au remboursement de vos notes de frais Uber

5,2 milliards. C’est le nombre de trajets qu’a réalisés Uber en 2018 dans 63 pays. L’entreprise, devenue une véritable organisation mondiale, est implantée aujourd’hui dans le quotidien de nombreuses personnes.

Une nouvelle habitude que les entreprises souhaitant optimiser leur gestion de remboursement des frais professionnels doivent prendre en compte. En effet, les notes de frais sont assez simples à gérer lorsqu’il s’agit de trajet en avion ou en train puisque la facture et/ou le billet sont automatiquement récupérés.

Cela l’est un peu moins pour les trajets en taxi ou en Uber. Les factures ne sont effectivement pas automatiques lors de trajets en Uber, mais n’en sont pas moins indispensables dans le cadre d’un remboursement de note de frais.

Suivez nos étapes et conseils pour traiter efficacement votre facture Uber en note de frais !

Une note de frais est une fiche, dématérialisée ou non, qui permet aux salariés de faire la demande de remboursement de leurs frais professionnels. Lorsqu’ils sont amenés à faire des dépenses dans le cadre de leur activité professionnelle, ces derniers sont remboursés par l’entreprise.

Ainsi, les notes de frais de déplacement professionnels concernent les dépenses liées aux déplacements, trajets, voyages et autres. Cela peut concerner :

• des trajets en vélo,
• des trajets en avion,
• des trajets en train,
• des trajets en voiture, etc.

Une note de frais Uber correspond donc à la demande de remboursement des dépenses liées aux déplacements professionnels en Uber des collaborateurs

La gestion de note de frais en taxi est plus complexe que les autres moyens de déplacement. En effet, contrairement aux billets d’avion ou de train, le montant d’un trajet en taxi n’est pas clairement défini, ni vérifiable.

Le trajet en Uber est plus facile à ce niveau-là. La durée et le trajet du déplacement sont préalablement calculés et définis par l’application. Le conducteur n’a plus qu’à suivre son GPS. De plus, les trajets sont majoritairement payés par carte bancaire ce qui laisse une trace du montant facturé.

💡 Cependant, depuis l’arrêté du 10 septembre 2010, il devient obligatoire pour le conducteur de taxi de remettre une facture pour tout déplacement d’un montant au moins égal à 25 €. Pour les trajets d’un montant inférieur, le conducteur doit lui-même demander une facture au conducteur.

👉 Pensez donc à préciser à vos salariés, dans votre politique de note de frais, de demander au conducteur une facture à la fin des trajets de moins de 25 €. Car nous le rappellerons jamais assez : un remboursement de note de frais est impossible sans un justificatif valide !

À la fin d’une course Uber, le service de VTC Uber envoie automatiquement une facture sous format PDF à l’adresse e-mail associée au compte Uber du passager. Dans ce mail, vous trouverez plusieurs informations essentielles :

• prénom et nom de votre chauffeur,
• trajet effectué,
• montant du trajet,
• carte géographique avec tracé, durée, heure de départ et heure d’arrivée

Si la facture n’a pas été envoyée sur l’adresse mail du client, il existe un moyen très simple d’y accéder. Voici les étapes à suivre pour télécharger une facture uber :

1. Sélectionner « Vos courses » dans le menu de l’application
2. Choisir la course en question
3. Cliquer sur « Afficher les détails »
4. Cliquer sur « Télécharger la facture » pour la recevoir en format PDF

☝️Pour plus d’informations, vous pouvez vous diriger vers la page riders.uber.com

Avant de traiter une note de frais Uber, il faut définir ce qu’on entend par « trajet simple ». Un trajet simple est un déplacement direct, par exemple se rendre d’un point A à un point B sans passer par plusieurs types de transport.

S’il s’agit d’un trajet simple, utilisez le compte 6251 « voyages et déplacements ».

Un déplacement long inclut l’utilisation d’autres modes de transports comme un train ou un avion, mais également d’autres types de frais professionnels :

• frais de repas,
• frais d’hébergement,
• frais de mission, etc.

S’il s’agit d’un long trajet, utilisez le compte 6256 « missions ».

Dans le but de faciliter la gestion des notes de frais, Uber propose une offre « Business » dédiée aux entreprises dont les salariés utilisent ses services régulièrement.

L’offre présente beaucoup d’avantages pour les dirigeants comme pour les collaborateurs, dont 3 principaux :

• accessibilité de la plateforme partout dans le monde, les salariés peuvent donc effectuer leurs déplacements professionnels l’esprit tranquille ;
• réduction des coûts grâce à des programmes personnalisés adaptés à votre budget ;
• interconnexion des données pour les entreprises équipées d’une solution de gestion de note de frais.

Uber propose deux services à ses clients : les déplacements et les livraisons de repas. Des frais de repas professionnels peuvent également être traités en cas de remboursement de note de frais.

Uber propose donc une offre « Pro » destinée aux clients et entreprises utilisant leurs services de restauration.

S’équiper d’un logiciel de note de frais représente un véritable levier de performance pour les entreprises. Une solution de gestion peut vous faire bénéficier de plusieurs avantages :

• toutes vos notes de frais sont numérisées,
• toutes les données relatives aux frais professionnels de vos salariés sont centralisées,
• la gestion comptable est améliorée,
• vous pouvez connecter votre logiciel de note de frais à l’application Uber pour gérer automatiquement et rapidement l’ensemble de vos courses Uber.