Modèle note de frais (Excel, PDF et Word) gratuit à télécharger pour entreprises et salariés

Saisir ses notes de frais avec Excel, ou autre outil de bureautique, peut s’avérer fastidieux. Voilà pourquoi il est capital pour vous, en tant qu’entreprise, de proposer un modèle de note de frais à vos salariés.

Les notes de frais ne sont en réalité qu’une formalité, mais elles peuvent rapidement entraîner des complications administratives, voire légales, si elles sont mal gérées (oubli, informations manquantes, etc.). En proposant un modèle note de frais, vous facilitez ce processus de saisie.

La note de frais est un document qui permet aux salariés de demander le remboursement de frais professionnels : frais de déplacement, frais kilométriques, transports, repas d’affaires, frais de logement, etc. Dans le cas des entreprises qui remboursent aux frais réels, un justificatif doit être obligatoirement joint à la note de frais.

Cet article vous aidera à comprendre les enjeux pour faire correctement vos notes de frais, et vous propose de télécharger gratuitement votre modèle de note de frais dans différents formats !

Excel reste l'outil bureautique le plus utilisé pour la gestion des notes de frais. C'est pourquoi nous allons nous pencher en particulier sur les avantages et les méthode propres à son usage.

Proposer un modèle de notes de frais avec Excel présente de nombreux avantages, dont :

• un gain de temps. Les notes de frais étant généralement saisies par les salariés sur leur temps de travail, il est d’autant plus pertinent pour l’entreprise de chercher à réduire cette durée afin que les collaborateurs disposent de plus de temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
• une procédure facilitée. Pour les salariés, tout le monde renseigne les mêmes informations, ils n’ont qu’à suivre le modèle note de frais. Cela facilite également le travail des comptables qui procèdent au remboursement.

La note de frais liste les dépenses réalisées par le salarié pour le compte de son entreprise. Il convient de la remplir scrupuleusement pour que le document soit valide, et le remboursement possible.

Certaines informations doivent obligatoirement figurer sur une note de frais :

• l’identité du salarié,
• ses coordonnées, 
• la date de la dépense,
• sa nature (repas d’affaires, course de taxi, billet d’avion, frais kilométriques, etc.), 
• montant HT et TTC,
• description des frais.

Attention : pour que le remboursement soit possible, il est obligatoire de fournir un justificatif pour chaque dépense.

Nous avons listé les avantages d’un modèle de notes de frais avec Excel, mais ce système comporte également des inconvénients.

• contraignant : vous devez saisir vos données une à une pour chaque nouvelle note de frais.
• risqué : vous n’avez aucun moyen de joindre votre justificatif de manière électronique pour être sûr de ne pas le perdre.
• laborieux : pour les professionnels souvent en déplacement, comme des commerciaux ou des consultants, la quantité de notes de frais à saisir peut être décourageante.
• risques d’erreurs : plus vous saisissez de données, plus le risque de faute de frappe ou encore d’oubli est élevé.

Il existe aujourd’hui de nombreux logiciels dédiés aux notes de frais, ou des logiciels SIRH comportant un module dédié. Ils permettent :

• de gagner du temps : l’automatisation de la saisie, voire l’absence de saisie (c’est le cas d’Expensya), divisent par deux le temps que vous consacrez au traitement de vos notes de frais.
• d’éviter les erreurs de saisie et/ou de calcul : en paramétrant la solution selon votre barème de remboursement, vous êtes sûrs que vos salariés seront remboursés correctement.
• de simplifier le processus : les managers et comptables sont avertis à chaque nouvelle note de frais grâce à une notification et peuvent valider la demande en un clic.
• d’avoir plus de visibilité : la comptabilité de l’entreprise a davantage de visibilité sur les dépenses de l’entreprise en temps réel et peut s’adapter.

Pour qui ? Pour tous, du freelance au grand groupe, en passant par les TPE et PME

On ne peut faire plus simple : prenez en photo votre reçu et toutes les informations qu’il contient (le montant, la catégorie de dépense, la TVA, le mode de paiement, la date, etc.) sont extraites automatiquement. Plus besoin de les saisir !

Vous gagnez également énormément de temps : vous n’avez qu’à appuyer sur un bouton pour envoyer votre note de frais à votre manager. Ce dernier reçoit une notification, valide en un clic et transmet la note de frais au service comptabilité. Aucune saisie n’est nécessaire.

Simplicité et transparence sont au rendez-vous. Avec Cleemy, vous partagez votre politique de notes de frais avec vos collaborateurs qui comprennent mieux les modalités de remboursement.

L'outil pré-calcule la TVA récupérable selon la législation en vigueur pour vous éviter des erreurs. La gestion des frais kilométriques est simplifiée : il suffit simplement d'indiquer les points de départ et d’arrivée et la solution s’occupe du reste (calcul de la distance et du montant à remboursement selon le barème de remboursement prédéfini).

Le processus de validation peut être personnalisé avec les managers, RH et comptables. Il est possible d’exporter les écritures vers les logiciels comptables.

Notilus est le leader européen pour gérer l’ensemble du processus des déplacements professionnels : réservations, notes de frais, factures, téléphonie mobile, etc.

La saisie des données est simple et rapide, le workflow de validation automatisé. Avec Notilus, vous divisez par deux les délais de remboursement !

L’offre de Dimo Software est modulaire : le module Expense est dédié à la gestion des notes de frais. Vous bénéficiez d’une interface intuitive et conviviale pour gérer les frais liés aux déplacements professionnels de vos collaborateurs, ainsi que d’une application mobile pour les suivre en mobilité.

Thierry Dronnier, responsable des Services généraux chez Alliade

Pour qui ? Toutes les entreprises

Le logiciel Eurécia comporte 9 modules dont ce module spécifique dédié à la gestion des notes de frais. Il facilite vos processus RH, notamment celui de validation des notes de frais, grâce à un système de notifications.

Vous pouvez personnaliser votre solution en rattachant vos notes de frais à vos projets. Par ailleurs, en paramétrant les taux de TVA et remboursements associés, la solution calcule automatiquement les sommes à rembourser une fois les moments saisis.

La gestion multi-devise permet de calculer automatiquement le montant à rembourser en fonction du taux de change en vigueur au moment de la dépense à l’étranger. L’application mobile disponible pour iOS et Android vous permet de gérer vos notes de frais en mobilité.

Christophe Gabette, Directeur des Affaires Générales - Berger Levrault

Simplifiez le processus de saisie des notes de frais pour vos collaborateurs en leur proposant un modèle à suivre. Les modèles gratuits offerts par Appvizer vous aideront dans cette optique.

Pour aller plus loin et automatiser encore davantage cette tâche, pensez aux logiciels de gestion des notes de frais !