Structurez le découpage de votre projet avec la méthode WBS

Structurez le découpage de votre projet avec la méthode Work Breakdown Structure - WBS
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La Work Breakdown Structure est l’un des modèles à suivre en gestion de projet. En appliquant la méthode WBS, vous utilisez en effet une structure de découpage de projet en tâches (SDP).

Il s’agit d’une décomposition du travail qui vous aide à identifier et définir l’ensemble des éléments à prendre en considération afin d’organiser votre projet.

Cet organigramme des tâches de projet (OTP) facilite tous vos processus de management d’équipe et de planification de projet :  c’est une véritable référence pour planifier vos activités et déterminer votre budget prévisionnel de manière précise et personnalisée.

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Qu’est-ce que la Work Breakdown Structure ?

Initiée par la NASA, cette méthode de structuration est développée en 1987 par le Project Management Institute pour l’appliquer au monde de l’entreprise (à travers son guide de référence le PMBOK, Project Management Body of Knowledge).

La définition de WBS en français :

  • Work Breakdown Structure signifie Organigramme des Tâches du Projet (OTP).
  • On nomme aussi cette méthode Structure de Découpage du Projet (SDP).
  • Elle englobe la totalité du projet pour atteindre son objectif de réalisation.
  • Elle vise à décomposer le travail en plusieurs niveaux hiérarchiques.
  • Le projet est découpé en tâches à exécuter associées à des livrables.
  • Elle définit le niveau de responsabilité de chacun des membres de l’équipe.
  • Elle permet de planifier le travail par nature de livrable ou par compétence.
  • La règle des 100 % permet de visualiser l’ensemble des tâches à accomplir.
  • Elle aide le chef de projet à planifier et organiser le travail.
  • Certaines WBS personnalisées sont utiles pour maîtriser la gestion des risques.

Un modèle de structure par répartition

Une Work Breakdown Structure se matérialise par un graphique, par un organigramme ou par un texte agrémenté de liste. Le plus souvent, un organigramme des tâches se matérialise sous une forme arborescente. Voici un exemple WBS illustré par la structure hiérarchique ci-dessous :

Un modèle de structure WBS : l'organigramme des tâches par répartition

Les avantages de cet organigramme des tâches

Pourquoi-mettre en place une structure de découpage WBS ?
La création d’une WBS devient indispensable dans le pilotage de projet car il vous apporte plusieurs bénéfices :

  • La Work Breakdown Structure offre une représentation visuelle du travail à effectuer.
  • Elle vous permet de ventiler votre budget plus simplement en fonction des livrables.
  • Vous estimez ainsi très rapidement le coût à attribuer à chaque service et tâche.
  • Vous évaluez le temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche et sous-ensembles.
  • Vous définissez ainsi un planning en bénéficiant d’une vue globale de votre projet.
  • Elle permet d’accélérer la communication entre toutes les parties prenantes.
  • Elle installe un esprit de confiance et favorise la collaboration des acteurs du projet.
  • C’est un véritable outil de planification pour veiller au respect du cahier des charges.

Comment créer des tâches structurées

La construction d’un SDP repose sur 2 règles. Une structure hiérarchique doit tout d'abord clairement être établie. Deuxième règle : le découpage doit passer en revue toutes les phases de réalisation, c’est à dire 100 % du travail.

Les principes de la décomposition hiérarchique

La décomposition du travail repose sur une hiérarchie de l’organisation :

  • le projet est au plus haut niveau de la hiérarchie, c’est le produit final,
  • juste en dessous se situent les livrables essentiels à la réalisation du projet,
  • en descendant dans l’architecture, le principe de sous-livrables est appliqué,
  • certains livrables spécifiques ou sous-livrables correspondant se greffent, 

Un découpage hiérarchique définit une liste de tâches distinctes :

  • les trois premières tâches définissent la parenté d’une sous-catégorie « mère »,
  • des tâches « enfant » ou sous-catégories « enfant » dépendent d’une tâche « mère »,
  • il n’existe pas de lien entre chaque sous-catégorie « enfant » ne dépendant pas de la même « mère »

Ce principe de filiation image très bien une hiérarchisation par tâche. 

On peut aussi imaginer d’autres organisations :

  • par unité de travail,
  • par métier,
  • par livrable « père »,
  • par étape de travail, phase,
  • etc.

Considérer la totalité du travail [règle des 100 %]

Appliquer la règle des 100 %, c’est considérer qu’un projet « mère » est un tout, seulement si l’ensemble du projet contient bien l’ensemble de ses « enfants ».

Une structure de découpage présente ainsi l’ensemble du travail, et les tâches concrètes à réaliser.

Elle permet de vérifier toutes les caractéristiques fondamentales jusqu’aux points de détails dans les sous-catégories « enfants » et « petits enfants » : le caractère unique de chaque tâche, la charge de travail, les ressources à mobiliser, l’échéancier à respecter, etc.

La méthode de structuration de projet WBS inclut cette règle des 100% du travail, justement pour permettre au chef de projet d’assurer un suivi sans faille : respect des délais et du budget, des coûts réels, de l’allocations des ressources, etc.

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Quel logiciel pour créer une WBS ?

Le logiciel de mind mapping MInd View a fait ses preuves. Cependant, quand on bascule dans le monde de l’entreprise, il est incontournable de disposer de moyens plus avancés pour établir un mapping professionnel. Quant à la gestion de projets complexe, n’en parlons pas…

Dans le logiciel de gestion de projet SaaS, Exact, on remarque justement une fonctionnalité « SDP » (Structure de Projet) qui permet de structurer un projet et de le décomposer en plusieurs sous-projets. Vous décomposez ensuite vos sous-projets par activité, et par coût / temps.

Cette structuration vous permet de disposer d’une meilleure visibilité à tous les niveaux grâce à un maillage plus fin :

  • suivi du budget,
  • planification des activités,
  • suivi de l’avancement de votre projet.

structure de découpage de projet - WBS
 

Une fois l’ensemble du maillage défini, Exact vous propose de générer un diagramme de GANTT par simple glissé-déposé.

Une vue unique de projet global ne suffit pas au chef de projet pour maîtriser tous les enjeux de la WBS. Les fonctionnalités d’Exact permettent d’affiner la vue des projets complexes qui comprennent de nombreuses activités, voire intervenants : la planification et le suivi (temps/coûts) sont plus précis.

Exact pour Gestion de Projets permet d’avoir une vue globale de toutes les activités budgétées, d’en assurer facilement leur planification ainsi que leur suivi de manière très précise, notamment pour savoir où le budget est dépassé.

Commentaires

BR

Tout à fait d'accord avec l'article

5
Personnellement dans ma société nous fonctionnons avec la méthode agile et ça fonctionne très bien pour deux raisons principales :
  • La planif permet de découper la "mission" à accomplir sur le sprint comme le préconise WBS. Ca permet de bien évaluer les efforts et lever les inconnues
  • Les daily scrum permettent d'être ultra-productifs et concentrés sur les tâches en cours tout en levant les freins éventuels
Je pense qu'il y a du bon à prendre dans toutes les méthodes car toutes les équipes et tous les projets sont différents. Personnellement je conseillerais de partir de la méthode Agile pour ensuite renforcer certains points. Le besoin évolue quand le projet devient beaucoup plus grand subitement par exemple.
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