Devenez un pro de la gestion de projet informatique en 7 étapes

Avec le développement des technologies de l’information et de la communication qui s’accélère, les besoins croissants et toujours plus exigeants des utilisateurs et un contexte économique en constante évolution, les projets informatiques deviennent de plus en plus complexes. En cela, la gestion de projet informatique devient un point délicat à aborder pour toute entreprise ; leur maîtrise et leur réussite sont essentielles, indépendamment de la taille ou du type de projet.

Pour mettre toutes les chances de votre côté dans votre conduite de projet informatique, des principes de base s’appliquent. En pratique, une méthode vous accompagnera dans les différentes phases de la gestion de projet, de la définition des objectifs à la réalisation des livrables, en passant par l’affectation des ressources et la gestion du planning. 

Quelles sont les bonnes pratiques à mettre en œuvre ? Voyons dans cet article comment gérer un projet informatique en quelques étapes et notre sélection de logiciels pour vous faciliter la tâche !

Un projet, au sens commun du terme, est un ensemble d’activités et d’actions coordonnées, qui mobilisent des ressources dans un intervalle de temps précis, avec un début et une fin, afin de répondre à un besoin clairement identifié. Tout projet est unique et ponctuel.

Dans la réalisation de tout projet informatique, différents acteurs interviennent :

• la maîtrise d’ouvrage (MOA) : il s’agit du « client » du projet, soit celui qui en attend des résultats concrets. Il revient à cet acteur de définir les objectifs, le budget et les délais ;
• la maîtrise d’œuvre (MOE) : il s’agit du « fournisseur » du projet, soit celui qui réalise l’ouvrage même. Il revient à cet acteur de concevoir et de proposer des solutions, d’effectuer des tests avant la livraison et de respecter les coûts et les délais fixés ; 
• le chef de projet : il s’agit du « pilote » du projet, qui en assume la responsabilité ; son rôle est détaillé ci-dessous.

Pour piloter son projet informatique ou de système d’information, la·le chef·fe de projet s’appuie sur des données qualitatives et quantitatives, afin de respecter les attentes sur différents plans :

• les coûts : toute action entreprise doit respecter le budget défini au lancement du projet. La maîtrise des coûts passe notamment par l’anticipation des risques de déviation et par l’instauration de mesures correctives pour éviter tout dépassement de l’enveloppe allouée ;
• les délais : la conduite du projet doit tenir les délais annoncés au client, en suivant des jalons intermédiaires. Le respect des délais implique l’identification des potentiels dérapages par rapport au planning initial et à la mise en œuvre des actions de correction ;
• la qualité : l’exécution du projet implique également des phases de validation avec les différents intervenants. La garantie de la qualité est permise par la vérification de la conformité aux exigences convenues :
  • celle de l’analyse → conformité aux spécifications de la demande,
  • celle de la conception → conformité aux besoins du client,
  • celle du produit final → conformité au cahier des charges établi en amont.

Les spécificités d’un projet informatique

Un projet informatique peut désigner, par exemple, le développement d’un nouveau logiciel ou la mise en place d’une solution de système d’information, telle qu’une amélioration technique en vue de faire évoluer les processus d’une organisation.

Il peut s’agir de l’installation d’un nouveau progiciel de type ERP (progiciel de gestion intégré ou Enterprise Resource Planning en anglais) ou de type CRM (gestion de la relation client ou Customer Relationship Management en anglais). 

Dans tous les cas, le projet informatique est complexe, et sa conduite doit tenir compte de ses spécificités. Ainsi, la démarche à adopter n’est pas classique, et implique autant de rigueur que de flexibilité et sa part de créativité. Passons en revue ses principales étapes.

Lors de cette phase préalable au démarrage du projet, les parties prenantes définissent ensemble :

• les objectifs et la portée du projet,
• les livrables attendus,
• les délais souhaités,
• le budget alloué,
• le degré de souplesse qui pourra être accordé.

Un projet ne peut être lancé sans tenir compte de son inscription dans un périmètre plus large, comme la stratégie globale de l’organisation. Dans cette perspective, une étude d’opportunité peut être conduite afin de préciser les enjeux du projet. Il s’agit de démontrer la raison d’être de la solution technique à instaurer et les bénéfices futurs qu’elle pourra apporter. 

Par ailleurs, une étude de faisabilité peut être menée afin de cerner les contraintes susceptibles de peser sur la mise en place de cette solution.

Vient ensuite la formalisation par écrit des besoins exprimés par le demandeur, suite à leur analyse précise. L’élaboration de la documentation de projet (cahier des charges) est indispensable pour garder une trace écrite de toutes les spécifications du projet, afin d’éviter toute déconvenue vis-à-vis du demandeur.

Après l’élaboration des spécifications de la structure générale du projet, on rentre dans le vif du sujet avec sa conception détaillée en plusieurs sous-étapes :

• Découpage et chiffrage : pour évaluer le coût global du projet, il s’agit d’établir la liste des tâches en associant les besoins et coûts correspondants, en visant l’exhaustivité (c’est-à-dire en incluant les sous-tâches et tâches induites par la réalisation d’une autre) afin de chiffrer au plus près le projet. Cette estimation est présentée au client, qui donne son feu vert avant le lancement.
  
  
• Planification : avec un découpage qui suit généralement le cycle de développement du projet, la planification vise à ordonner les tâches et à indiquer leur enchaînement logique en tenant compte des ressources disponibles et de leur charge de travail maximale. En planifiant scrupuleusement votre projet, vous vous assurez de tenir les délais, de ne pas dépasser le budget et de livrer la qualité de livrable requise.
  
  
• Constitution de l’équipe de projet : les ressources de projet (humaines, mais aussi matérielles, techniques et financières) sont identifiées puis affectées aux tâches (maillage). Pour former l’équipe de projet, la sélection de chacun des membres est importante ; pour la mise en œuvre d’un produit technologique, ils doivent être dotés de compétences pointues, mais aussi complémentaires.

La réalisation est le cœur même du projet, qui intervient après sa conception rigoureuse, en conformité avec le cahier des charges.

Tout d’abord, la phase de codage, également nommée programmation, consiste à traduire les fonctionnalités et autres exigences techniques définies lors de la conception en un langage de programmation.

Puis, l’exécution de tests unitaires va permettre de s’assurer que la programmation est de qualité, en vérifiant que chaque module ou sous-ensemble de la solution informatique est conforme aux spécifications. Plusieurs types de tests peuvent être menés :

• tests MOA : le produit répond aux besoins de la maîtrise d’ouvrage ;
• tests utilisateurs : le produit apporte le résultat escompté aux utilisateurs ;
• tests de non régression : l’installation de la fonctionnalité évaluée individuellement n’empêche pas une autre partie de la solution de fonctionner correctement.

Enfin, l’intégration permet de vérifier l’interfaçage de tous les modules du projet. Pour cela, d’autres tests techniques sont conduits (tests d’intégration) et leurs résultats sont indexés dans un document.

Toutes ces étapes impliquent la supervision et le suivi rigoureux de la·du gestionnaire de projet.

Les tests menés vont permettre de développer une solution correspondant aux besoins exprimés en amont du projet. La recette, ou le recettage, est le processus de validation par l’utilisateur de la conformité des livrables par rapport au cahier des charges initial.

À l’issue de la recette, une documentation de projet est produite afin de rassembler les informations nécessaires à l’utilisation de la solution informatique et en vue de ses développements ultérieurs.

Une fois le projet qualifié, la solution informatique peut être déployée : il s’agit de la livraison du produit final et de sa mise en service.

Il est essentiel de prévoir une formation des utilisateurs aux nouvelles fonctionnalités offertes par la solution.

Une fois le produit informatique en production, la mise en œuvre du projet n’est pas terminée : en effet, une organisation connaît des changements et la solution doit accompagner les processus qui continuent à évoluer. Après la mise en service, le produit informatique nécessite des ajustements, qui englobent à la fois des actions correctives et évolutives :

• correction de dysfonctionnements et bugs techniques,
• améliorations à apporter, par exemple en termes d’expérience utilisateur (UX).

La production ne signe donc pas la fin du projet et nécessite un suivi et une maintenance pour accompagner l’installation et le perfectionnement de la solution, afin de garantir son efficacité et son utilisabilité auprès de ses utilisateurs.

Pour faciliter la conduite d’un projet informatique et assurer sa réussite, voyons à présent ce qui peut être mis en place, tout en gardant à l’esprit que chaque projet est unique ; toute marche à suivre est à adapter aux particularités de votre projet.

Un projet rassemble généralement plusieurs parties prenantes, qui ont différents rôles : décision, suivi, expression des besoins, assistance et réalisation du projet. L’équipe de projet est pluridisciplinaire : elle peut être composée de concepteurs de systèmes d’information, de coordinateurs, de web designers, de développeurs, d’analystes, etc.

Enfin, de nombreuses attentes reposent sur les épaules du chef de projet. Ce dernier doit avoir plusieurs cordes à son arc, et notamment des compétences en communication, en gestion, en animation, en production et des bases techniques.

🛠️  L'outil

Abraxio est un logiciel 100% orienté DSI et ultra facile à prendre en main qui vous permet de concilier les besoins de toutes les parties prenantes de votre projet informatique et de les faire collaborer efficacement dans un seul outil. 

De la planification du portefeuille à la gestion de projet, la solution offre une vision 360° de l’activité :

• Elle donne aux chefs de projet et PMO un cadre de travail flexible pour le suivi opérationnel de leurs projets (Gantt, budget, staffing, météo, reporting, etc).
• Elle alimente automatiquement une vue portefeuille en temps réel qui permet de piloter l’activité avec fiabilité et d’identifier d’un seul coup d’œil les dérives. Une aubaine pour les DSI qui peuvent arbitrer, maîtriser l’engagement continu de nouveaux projets et communiquer l’avancement.

La coordination des équipes, que ce soit en interne ou avec les parties externes, est essentielle pendant toute la durée du projet. Dès l’étape initiale, et tout au long du processus, des modes de communication participatifs et réguliers doivent être instaurés afin de garder un cap commun et de s’assurer que les objectifs seront atteints, voire dépassés. Ainsi, c’est aussi garantir un bon taux d’adoption du produit final.

🛠️  Les outils

• monday.com se présente comme une plateforme intuitive destinée à favoriser la collaboration au travail. Entièrement personnalisable, elle s’adapte à votre organisation et à vos méthodes de travail. Plus concrètement, l’outil fonctionne sur un principe de tableaux visuels, rassemblant les informations relatives à vos équipes et à votre travail. Ajoutez à ça des fonctionnalités de partage de notes ou encore de documents, et vous obtenez une communication fluide et transparente.
  
  
• Le logiciel Planzone possède diverses fonctions collaboratives qui vont dans le sens d’une communication réussie entre les parties prenantes. On retrouve, entre autres, des fonctionnalités telles que le partage de notes, de notifications et de documents. L’outil met également à disposition un réseau social entre les membres de projet, afin d’ouvrir la discussion autour des problématiques du projet, de laisser des commentaires, de centraliser les actions et de faire avancer la réalisation du projet.

Afin d’évaluer si la mise en œuvre du projet et ses résultats attendus sont effectifs, il est essentiel d’évaluer un certain nombre de données et de garder un œil sur les indicateurs clés de performance (KPI). Suivi du planning, monitoring de l’activité, prévisions, rapports, etc. seront autant de paramètres à prendre en compte dans le suivi du projet, afin de prendre les mesures adaptées si nécessaire.

🛠️  L'outil

Pour suivre ses indicateurs de près, il est idéal d’inclure un logiciel de gestion de projet pourvu de telles fonctionnalités, à l’image de Planview. Cette solution logicielle intègre un portail d’analyse dédié où peuvent être consultés des rapports approfondis et des tableaux de bord, fournissant ainsi une vision complète de l’avancement du travail et de l’utilisation des ressources.

Malgré tous les efforts déployés pour planifier un projet de manière réaliste, des écarts (par rapport au planning, au budget, aux spécifications d’origine) sont susceptibles de survenir. Toute conduite de projet implique de gérer les aléas et donc de témoigner d’une grande flexibilité.

En effet, aussi précise la conception soit-elle, il est difficile d’intégrer tous les aspects du projet avant même de le lancer. Chaque méthode ou directive choisie sert de cadre, afin de garantir la cohérence de l’ensemble, mais ne doit pas être rigide au point de paralyser les actions et de brimer toute créativité.

🛠️  L'outil

En utilisant un outil de gestion de projet tel que Planisware Orchestra, vous vous assurez de rebondir en toute souplesse face à toute dérive potentielle. L’outil permet de maîtriser les contraintes de la gestion de projet avec ses fonctionnalités de gestion des coûts, de suivi de la disponibilité des ressources en temps réel, d’assistance à la réaffectation des ressources, entre autres. De plus, cette solution s’adapte à la conduite de tout projet, quels que soient vos processus, votre approche, et les méthodes adoptées.

Il existe de nombreuses méthodologies en gestion de projet, telles que :

• les méthodes traditionnelles : « en cascade » (ou Waterfall), chemin critique ; 
• les méthodes Agile : Scrum, Kanban, Extreme Programming ;
• les méthodes adaptatives : méthodologie de la chaîne d’événements (ou Event Chain en anglais), Extreme Project Management.

Certaines méthodes sont souvent utilisées en gestion de projet informatique, comme la méthode Agile Scrum, qui offre une grande visibilité et permet à l’équipe d’être plus réactive. Elle est bien connue des développeurs et s’applique très bien au cycle de développement d’une solution informatique. 

🛠️  Les outils

• FoxPlan : logiciel français complet de gestion de projets, de programmes et de ressources, FoxPlan présente la particularité de permettre le pilotage de portefeuilles en mode hybride avec des projets traditionnels (Waterfall, cycle en v, etc.) et agiles (Scrum et kanban). Ces derniers sont notamment possible grâce à l’intégration de FoxPlan avec Jira, outil dominant dans les organisations informatiques, car il allie code et gestion des tickets. Ainsi, grâce à la cohabitation des deux méthodologies, les équipes gagnent en agilité tout en maintenant le cap vers la vision roadmap, pour une meilleure gestion des ressources et du budget.
  
  
• iceScrum : pour conduire vos projets selon le framework Scrum avec simplicité, la solution iceScrum est tout indiquée. Elle offre un cadre de travail ludique et structurant pour faciliter l’adoption de cette méthodologie, tout en favorisant la collaboration et la communication entre les équipes. Vous gagnez en efficacité dans la gestion des user stories et des features, la planification des sprints, et la priorisation du backlog.
  
  
• Sciforma : Sciforma s'adapte en toute simplicité à la méthodologie employée et vous accompagne dans les processus de travail et les particularités de votre projet. L’outil est compatible avec les méthodes Agile, chaîne critique, Prince 2, Phase-gate, PMBok, etc. Il convient tout particulièrement aux domaines d’activités suivants : sociétés informatiques, environnements R&D, entreprises de services, et administrations publiques.

Pour répondre aux exigences les plus pointues et savoir maîtriser les éléments les plus complexes du management de projet, vous pouvez prévoir d’acquérir de manière plus formalisée les compétences clés du chef de projet informatique.

L’organisme Orsys propose par exemple des formations pour gérer vos projets informatiques, du module thématique au cycle certifiant le plus complet, avec différents niveaux de certification proposés à l’issue des cours. L’investissement est conséquent, mais peut se révéler gagnant.

Enfin, en dotant son équipe des outils adaptés, vous faites en sorte d’optimiser la gestion vos projets informatiques. Les logiciels de gestion de projet en ligne présentés ci-dessus, qui offrent un riche panel de fonctionnalités, méritent d’être découverts et testés.

Il s’avère judicieux d’opter pour un logiciel entièrement paramétrable, capable de se fondre parfaitement avec vos processus de travail et méthodologies de projet. Ainsi, le logiciel de pilotage de projets et de portefeuilles de projets Project Monitor présente justement une grande adaptabilité et, grâce à ses paramètres customisables, il s’intègre facilement à votre système d’information.

De plus, Project Monitor favorise le travail en groupe grâce à des fonctions de collaboration et de communication. Quelle que soit la méthodologie de projet choisie, cet outil offre une bibliothèque de modèles de projets afin d’harmoniser les pratiques lorsque plusieurs projets sont mis en œuvre simultanément dans votre organisation.

Pour tout type de projet informatique, des aléas peuvent survenir et des facteurs extérieurs entrer en jeu. Il devient alors crucial de mesurer les risques en amont, même s’il est difficile de tout anticiper, ce qui est d’autant plus vrai dans un environnement contraignant.

Ces risques, susceptibles de menacer le bon avancement du projet, peuvent devenir des opportunités, notamment grâce à l’agilité : les méthodes agiles favorisent le changement et offrent dans le même temps la structure pour y répondre, afin de s’adapter à un contexte instable. 

Enfin, la complexité des projets vient notamment des besoins en constante évolution des utilisateurs. Dans cette perspective, un projet réussi sera celui qui aura favorisé l’innovation et accordé une place centrale aux besoins des utilisateurs. Les logiciels présentés dans cet article sont conçus pour vous assister de manière personnalisée dans la gestion de vos projets, tout en optimisant votre travail grâce à l’automatisation des processus.

Quelle est votre approche de la gestion de vos projets informatiques ? Et quels outils privilégiez-vous ?