Comment réussir sa transformation digitale ? Processus et étapes

Vous vous intéressez de près au processus de transformation digitale pour votre entreprise ?

De nos jours, il s’agit bien d’une question de survie. Le recours massif au télétravail et les périodes de travail en confinement sont passés par là, mais la transition numérique était déjà un sujet brûlant avant.

Le marché est bien en pleine mutation et les entreprises n’ont plus le choix, elles doivent s’adapter aux nouveaux usages et à la digitalisation de leur organisation comme de leurs outils.

Alors, comment digitaliser son entreprise pour rester compétitif ?

La première chose est de bien saisir la définition de la transformation digitale et ses enjeux.

Elle concerne tant l’intégration de nouveaux processus au sein de l’entreprise, telle que l’adoption de nouvelles technologies, outils et méthodes de travail liés à internet, qu’une nouvelle organisation interne.

Les plus grandes structures recrutent un Chief Digital Officer pour les accompagner dans leur transition numérique. 

Les autres s’organisent en interne pour définir un plan de transformation digitale et confier la gestion de ce projet à plusieurs responsables suivant leurs attributions, par service (marketing, finances, RH, etc.). 

Cela demande bien sûr un peu de méthodologie et parfois une formation.

Lisez la suite pour avoir une idée des étapes et des bonnes pratiques à respecter pour enclencher votre processus de transformation digitale.

Idéalement, le service Informatique doit être impliqué, car son rôle est stratégique dans les prises de décisions. 

Il faut tout remettre à plat, recenser les usages des collaborateurs et en mesurer leur efficacité :

• Quels outils utilisent-ils et dans quels cas ? 
• Les utilisent-ils correctement ? 
• Ces outils sont-ils efficaces ? 
• Doit-on en changer ?

En évaluant le degré de maturité digitale de l’entreprise, vous obtenez un premier indicateur précieux :

• soit votre entreprise a pris un sérieux retard ;
• soit elle a déjà pris le train en marche, mais certains points restent à améliorer ;
• soit elle présente de sérieux atouts et peut en profiter pour perfectionner son approche digitale.

L’humain doit être le moteur qui impulse l’innovation et la transformation numérique.

Mais pour lever la résistance au changement évoquée plus haut, il est indispensable d’accompagner vos équipes, de les conduire jusqu’à l’acceptation et l’action dans votre projet de transformation digitale.

👉  Sensibilisez-les à la question, mais aussi guidez-les, notamment au moyen d’actions de formation. Ainsi, vos collaborateurs se sentent davantage inclus dans le projet.

La transformation digitale d’une entreprise doit être la traduction d’objectifs SMART : des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et définis dans le temps.

Il faudra donc définir vos objectifs en fonction du degré de maturité digitale de l’entreprise et établir un plan d’action qui permettra d’atteindre ses objectifs, avant d’en fixer des plus ambitieux.

L’enjeu principal restant l’objectif de chiffre d’affaires, l’entreprise doit penser ou repenser son modèle économique, ses offres, en prenant en compte le monde digital en se fixant là encore des objectifs SMART.

C’est en forgeant que l’on devient forgeron.

Déployer votre plan d’action, vos outils digitaux, et mettre en pratique les méthodes de travail va vous permettre d’évaluer les acquis assimilés et les axes d’amélioration, et de corriger les bugs éventuels.

En fonctionnant par itérations et en faisant des points réguliers, vous pourrez améliorer certaines pratiques, certains usages et perfectionner dans le temps votre transformation digitale.

Pour réussir votre transformation digitale, les technologies du numérique doivent désormais être déployées au service de l’expérience de vos clients. Et ce sur l’ensemble de leur parcours et à travers différents canaux (site internet, emails, réseaux sociaux, chatbot, etc.).

Mais cette stratégie customer centric va de pair avec l’analyse de vos données.

Celles-ci se révèlent une mine d’informations : en récoltant les attentes des consommateurs, en restant toujours au fait de leurs nouveaux modes de consommation, vous dégagez constamment des axes d’amélioration pour orienter efficacement votre stratégie.

Pour accompagner la transformation numérique de l’entreprise, de nombreux types de logiciels existent. Ils servent entre autres à :

• faciliter la communication entre les équipes et casser les silos,
• favoriser le travail collaboratif et le partage des connaissances,
• aider les équipes à s’approprier de nouveaux outils,
• centraliser les informations et les mettre à jour en temps réel,
• simplifier la supervision des projets, etc.

Voici quelques exemples :

• Pour accompagner les équipes dans l’appropriation des nouveaux outils numériques :
  • K-Value analyse les usages d’une application par ses utilisateurs et repère les points de latence, dans le but d’améliorer l’expérience de navigation, et donc optimiser le taux d’adoption des outils.
    
    
  • Lemon Learning offre la possibilité d’intégrer des guides interactifs directement dans vos applications internes, ou dans différents logiciels connus.
    
    
• Pour soutenir le travail collaboratif : SharePlace, logiciel all-in-one, centralise les données au sein d’un même espace. Les différents membres de l’entreprise communiquent plus facilement entre eux et travaillent efficacement sur leurs projets sans multiplier les outils.
  
  
• Pour appliquer une démarche test & learn : K-Now guide et forme les utilisateurs en situation réelle directement dans l’interface des logiciels métier et collaboratif, avec des notifications personnalisées en fonction du contexte et des usages.
• Pour garantir l’intégrité d’un document dématérialisé au moyen de la signature électronique :
• DocuSign propose, en outre de la signature électronique qualifiée, des applications supplémentaires formant l’Agreement Cloud. Ainsi, le logiciel couvre l’ensemble des processus d’accord (préparation des contrats, exécution des actions, etc.).
  
  
• Universign simplifie vos procédures et transactions numériques avec différents niveaux de signature électronique, au travers d’une offre souple et sans engagement.
  
  
• Pour sécuriser l’accès à l’ensemble des outils numériques de l’entreprise : LastPass est un gestionnaire de mots de passe permettant de partager de manière sécurisée des mots de passe complexes entre les différents collaborateurs.

Pour finir, les méthodes et les outils de la gestion de projet facilitent un changement en douceur et une transition digitale efficace. 

Pour disposer d’un modèle de transformation digitale en PDF, nous vous proposons le guide à télécharger Comment piloter efficacement la transformation digitale grâce à la gestion de projet ? réalisé par Planisware, entreprise experte dans la gestion collaborative de projets et de portefeuilles, et éditrice du logiciel Orchestra PPM.

Et selon vous, quels sont les outils de la transformation digitale ?

Article mis à jour, publié initialement en décembre 2020.