Transition numérique : AKENA mise sur Kizeo Forms pour digitaliser son activité !

Dans cette étude de cas, Julien Micheneau, responsable Communication d’AKENA, nous explique les raisons qui ont poussé le groupe AKENA à choisir Kizeo Forms afin de transformer et convertir en numérique ses nombreux formulaires papier.

Découvrez ce logiciel de gestion des interventions à travers ce témoignage client.

Créé en 1981, le groupe AKENA fabrique et commercialise sa propre gamme de vérandas. La société compte un réseau de 70 agences en France ainsi qu’un site de production où sont fabriquées 5000 vérandas par an. La société n’a de cesse de travailler à l’amélioration continue et au développement de ses produits. AKENA emploie aujourd’hui 400 personnes et réalise un chiffre d’affaires de plus de 65 millions d’euros.

Pour accroître sa présence sur le marché, AKENA vient d’acquérir l’entreprise AZENCO, n° 2 du marché de l’abri de piscine. Les deux enseignes et leurs CA cumulés (+ de 100 millions d’euros) donnent naissance au plus important fabricant français du métier de la véranda, pergola et abri de piscine. Le Groupe AKENA ambitionne une progression de 15 % du CA.

Pour parvenir à cet objectif ambitieux, AKENA souhaite tout d’abord augmenter ses capacités de production, puis ouvrir 20 agences supplémentaires et recruter 60 à 80 personnes.

Les collaborateurs AKENA (commerciaux, métreurs, poseurs, SAV…) utilisaient jusqu’à présent d’innombrables formulaires papier fastidieux, qui revenaient parfois incomplets ou illisibles. Les données étaient généralement ressaisies sur informatique, générant ainsi une perte de temps et des erreurs ou des oublis conduisant parfois à des incompréhensions chez les clients.

L’entreprise a donc décidé en 2018 de se moderniser en effectuant une transition numérique pour gagner en productivité et améliorer le confort de travail de ses équipes.

Le choix de Kizeo Forms s’est vite imposé. Les performances de cette solution associées à la simplicité d’utilisation ont rapidement convaincu la direction. 

Le fonctionnement en mode déconnecté (sans internet), la possibilité de transmettre les documents par mails automatiquement après la saisie sur tablette, de recueillir les signatures des clients ou d’intégrer et de retoucher des photos sont par exemple des fonctionnalités qui ont été déterminantes.

Une équipe projet de deux personnes a été constituée, puis formée à l’utilisation de Kizeo Forms auprès d’un partenaire extérieur. Bien accompagnée, cette équipe s’est ensuite attelée très efficacement à la création de multiples formulaires numériques et au déploiement de la solution en interne.

Les techniciens saisissent toutes les données terrain sur leur tablette, incorporent des photos, des schémas techniques et font signer les clients directement depuis leurs tablettes.

Nous avons commencé par équiper les techniciens a priori les plus habiles à manipuler des tablettes numériques. On leur a dispensé une formation de 2 h, puis chacun s’est entraîné. Maintenant ils ont adopté l’application, apprécient la facilité d’utilisation et n’utilisent plus du tout de formulaires papier.

Aujourd’hui, les rapports suite aux métrés, les constats de pose, les avenants, les demandes d’outillage, les PV de réception sont parfaitement remplis : tout formulaire incomplet ne peut être enregistré, car il y a des champs obligatoires.

Ils sont de plus enrichis de photos et automatiquement transmis par mail aux bons interlocuteurs dans tous les services de l’entreprise. 

Un projet de ce type-là requiert une mise en place progressive. D’ici 3 mois nous allons accélérer le déploiement de la solution Kizeo Forms et passer de 25 à plus de 100 collaborateurs équipés. 

Dans un second temps, notre souhait est d’interconnecter Kizeo Forms avec notre ERP. En évitant de ressaisir les dossiers, et de photocopier les documents, nous gagnons un temps de travail précieux (déjà plusieurs dizaines d’heures par semaine). 

Nos techniciens et nos chargés de clientèle ont maintenant parfaitement adopté l’outil et trouvent plus commode d’être équipés de tablettes numériques que de transporter des kilos de dossiers papier.

Kizeo Forms nous permet ainsi de gagner en qualité et de communiquer beaucoup plus efficacement en interne, car tous les documents créés par l’application sont envoyés aux bons interlocuteurs juste après la saisie sur tablette.

Témoignage de Christian SAUVETRE, responsable de la pose chez AKENA :

« Cela faisait des années que j’attendais un outil comme celui-là, avec ce premier projet numérique nous avons fait un pas de géant ! 

Je supervise aujourd’hui une cinquantaine d’équipes de 2 poseurs. Ils ont commencé à utiliser Kizeo Forms pour la réception des chantiers et les rapports de pose. Lorsque le formulaire est validé sur la tablette, le client reçoit automatiquement le document dans sa boîte mail. Tout est également remonté dans notre ERP auquel tout le monde a accès pour le suivi de chaque chantier. 

Nous venons de créer dernièrement des formulaires de demande de matériel, envoyés directement à notre magasin fournisseur, pour que les équipes puissent être réapprovisionnées. En temps, nous estimons avoir gagné une semaine. Nous faisons également de grosses économies de papier sur les bons de commande, qui comptaient auparavant 8 pages. 

En complément de Kizeo Forms nous avons créé des vidéos d’aide à la pose que chacun peut consulter sur sa tablette. Très bientôt nous mettrons à disposition tout le dossier chantier dans son ensemble. Et l’on a encore plein d’autres idées ! »

Au final, AKENA améliore la satisfaction de ses clients et se positionne encore davantage comme la « Reine des vérandas, des pergolas et bientôt des abris de piscines » !