Le planning d'interventions, un indispensable pour organiser vos interventions terrain !

Qu’est-ce qu’un planning d’intervention, pourquoi y prêter une attention particulière et comment l’optimiser ?

Que vous soyez gestionnaire d’une entreprise de prestation de services ou responsable d’une équipe de maintenance, vous cherchez à mettre en place un planning efficace pour organiser les interventions de vos équipes terrain de manière fluide et rentable. Il en va de votre compétitivité !

La gestion et la planification des interventions de maintenance, d’installation ou de dépannage ne s’improvisent pas. Pour vous aider, vous trouverez quelques exemples de plannings, sous Excel notamment, mais surtout des outils pour optimiser vos tournées et votre temps.

Les interventions peuvent être prévues, voire récurrentes, dans le cadre d’un contrat de maintenance préventive. Mais les demandes urgentes, en cas de panne par exemple, surviennent hélas de façon imprévisible.

Le responsable de conduite d’activité doit donc veiller à remplir le planning avec les tournées techniciens connues. Il doit aussi anticiper et réagir en cas de demandes exceptionnelles de dernière minute, dans le respect du temps de travail maximum et des engagements contractuels.

Le planning d’intervention lui permet :

• de répartir les missions dans le temps, selon les délais impartis, en gardant une marge de manœuvre ;
• d’affecter les interventions en fonction du besoin en matériel, du temps de travail estimé, de la disponibilité et des compétences des techniciens ;
• de visualiser l’activité en cours sur le terrain et le job status des techniciens (disponibles, en route, en intervention) pour planifier les urgences.

En plus d’être un outil d’organisation et de communication, le planning est donc un levier de performance favorisant l’optimisation du temps, des coûts mais aussi la gestion des ressources humaines et matérielles.

Voici les principaux enjeux d’une planification des interventions efficace :

• la productivité : en répartissant la charge de travail et les missions intelligemment, suivant leur situation géographique par exemple, les techniciens perdent moins de temps dans les déplacements, réalisent plus d’interventions et les plages horaires vides sont évitées ;
  
  
• la flexibilité : une planification flexible et bien anticipée permet de pallier les problèmes de dernière minute, comme une absence pour congé maladie, une mauvaise météo, des embouteillages, une panne de véhicule ou le retard sur un chantier ;
  
  
• le développement de la marque employeur : l’attraction et la rétention des meilleurs talents passent souvent par les conditions de travail proposées, la communication interne et les outils mis à disposition ;
  
  
• la satisfaction des clients : le respect des délais et des engagements en est un critère, mais les techniciens qui travaillent dans de meilleures conditions sont aussi plus à l’écoute des demandes et retours éventuels. Le temps gagné en trajet peut être réaffecté à d’autres missions mais aussi à du service client (la démonstration plus poussée du fonctionnement d’une machine par exemple).
  
  

💡 Il va sans dire qu’un planning d’intervention bénéficie à la fois au planificateur et à ses équipes terrain. Il est donc indispensable qu’il soit dématérialisé, pour pouvoir être modifié et partagé en quelques clics.

1. Planification par jour : quand les types d’interventions et les compétences de vos équipes sont similaires ;
2. Planification par technicien : quand vos équipes ont des compétences différentes (techniciens de maintenance, inspecteurs-auditeurs, conducteurs-chauffeurs, etc.) ;
3. Planification selon la disponibilité du matériel : quand certains équipements coûteux sont en nombre limité ;
4. Planification par zone géographique : quand vous couvrez plusieurs zones, pour réduire les déplacements ;
5. Planification sous contraintes : quand vous définissez les priorités en fonction de vos objectifs, à l’aide de tableaux de bord et d’indicateurs de pilotage ;
6. Planification assistée par intelligence artificielle : quand des algorithmes permettent l’optimisation automatique des plannings suivant certains critères, comme la durée prévisionnelle des différents types d’interventions.

Excel est un outil universel. Tout le monde l’a sur son ordinateur, ou connaît Google Sheet, son équivalent dans le cloud.
Il permet de faire un planning d’intervention gratuit dès lors que vous avez déjà une licence sur votre ordinateur.

Voici un exemple de planning d’intervention sous Excel pour une semaine et deux équipes de travail :

Pour aller plus loin, cette vidéo explique comment créer un planning automatisé en utilisant des formules (ici pour la gestion des congés ou la planification des astreintes de vos techniciens par exemple) :

Mais si Excel peut convenir aux petites équipes gérant peu d’interventions et peu de clients, il devient vite une usine à gaz pour les tableaux plus complexes, avec un risque de perte de données.

Ce qui lui manque principalement ? L’interactivité avec vos autres outils, comme votre ERP ou votre CRM, et l’accessibilité aux données à jour, en mobilité et en temps réel.

Avec un outil de planification tel que PlanningPME, adapté à tous les secteurs d’activité, vous pouvez créer tous types de plannings, d’interventions, mais aussi de formation, ou de suivi des congés.

Grâce à ses versions desktop, web et application mobile, les différentes parties prenantes peuvent visualiser et modifier le planning en temps réel, depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette.
Sa large capacité de personnalisation permet à l’outil de s’adapter à votre métier, avec des champs paramétrables en fonction des données spécifiques à votre activité.

Vous pouvez aussi suivre l’historique des modifications effectuées dans le planning et gérer les droits des utilisateurs.

✅ Et un tel outil, c'est aussi beaucoup d'économies pour votre entreprise ! Vous rationalisez vos processus, centralisez toutes vos données, gagnez en visibilité pour la gestion mais aussi pour vos équipes sur le terrain...

Combien pourriez-vous économisez, au juste ? Kizeo Forms vous propose une calculatrice pour avoir la réponse ! Estimez le retour sur investissement de vos interventions terrains :

CVC, plomberie, électricité, sécurité, BTP, nettoyage... si votre activité dépend d’une gestion des interventions optimale, un logiciel de gestion des interventions et d’optimisation des tournées vous offre une plus grande profondeur fonctionnelle.

En mode SaaS, il permet :

• à vos équipes du back-office de planifier les interventions et d’optimiser les déplacements grâce à la visualisation cartographique des tournées ;
• à vos équipes terrain d’accéder à toutes les informations à jour, depuis une application mobile, même hors connexion.

Gain de temps, économies, suivi facilité... Les avantages sont multiples ! Mais concrètement, comment vous séparer de vos fichiers Excel si pratiques ?

Si la transition vous rebute, découvrez comment vous digitaliser en toute simplicité dans ce Livre Blanc produit en collaboration avec BigChange. Ce guide concret à télécharger gratuitement vous présente 5 étapes très simples pour vous aider à passer d’Excel à une planification optimale de vos interventions avec, en bonus, les secrets des entreprises qui ont opéré un passage réussi !

Si vous êtes convaincu·e, plongez-vous dès à présent notre sélection de logiciels, conçue pour vous aiguiller dans votre choix :

BigChange regroupe tous les outils pour optimiser la planification de vos interventions terrain. Elle augmente la qualité de vos services et renforce la satisfaction de votre clientèle. Parmi ses avantages :

• une application mobile (sur Android et iOS), pour le suivi des temps de travail et la géolocalisation de vos équipes mobiles,
• la planification rapide grâce à des modèles prédéfinis et visuelle grâce à un calendrier Gantt avec code couleur,
• un assistant intelligent de programmation pour optimiser les temps de trajet et attribuer les missions aux ressources compétentes,
• l’intégration à d’autres modules : facturation, CRM, gestion de flotte, reporting, portail client, pour un outil complet de gestion.

MOZAIK Clean est idéal pour entreprises de nettoyage dès 10 salariés qui cherchent à suivre au plus près la réalisation de leurs prestations de nettoyage. Ses points forts :

• la remontée en temps réel des pointages sur le logiciel des gestionnaires,
• les alertes envoyées immédiatement au planificateur en cas de dysfonctionnement sur un chantier (retard ou autre),
• les différents dispositifs mobiles de pointage utilisés par les agents pour les arrivées/départs sur un chantier,
• la planification avec ou sans récurrence des chantiers de nettoyage,
• une vue personnalisable du planning.

Divalto weavy a pour but d’assister les coordinateurs de PME et d’ETI dans la gestion raisonnée des interventions. Ses atouts :

• la pré-planification des interventions de maintenance préventive,
•  une vue cartographique pour planifier les interventions en optimisant les tournées,
• la visibilité sur les congés et absences et tout autre rendez-vous pour une planification au plus près des disponibilités des équipes terrain.

MySABE facilite la gestion du planning des interventions de vos techniciens, car vous pouvez :

• attribuer le technicien de votre choix et modifier la planification de vos interventions par cliquer-glisser-déposer ;
• avoir une vue globale de l’activité de vos techniciens (trajet, temps de travail effectué, localisation en temps réel) de façon journalière, hebdomadaire ou mensuelle ;
• optimiser le parcours de vos techniciens grâce à un module de géolocalisation qui calcule le temps de trajet selon le trafic.

Opti-Time est un logiciel de gestion des plannings d'interventions sur le terrain. Son objectif : perfectionner vos activités, de la prise de rendez-vous à l’optimisation des déplacements.

Il propose :

• d’accompagner les équipes mobiles dans leurs interventions sur le terrain, grâce à son application mobile ;
• d’optimiser votre planning en temps réel en réorganisant intelligemment vos rendez-vous urgents et récurrents ;
• de s’adapter à votre activité en prenant en compte vos caractéristiques : compétences, typologie de clients, nuitées, récurrence, astreintes, etc ;
• de simuler l’évolution de votre activité sur votre planning et de tester différents scénarios de réorganisation.

Le progiciel Praxedo en est un bon exemple car il propose :

• la planification drag & drop : le responsable planifie les interventions récurrentes et les déplace, ou change leur affectation, par un simple glisser-déposer ;
• la planification intelligente : le module SmartScheduler permet l’optimisation automatique de planning grâce à des algorithmes. Ils prennent en compte des paramètres tels la nature de l’intervention, sa durée prévisible, le temps de trajet et l’état du trafic, la compétence et la disponibilité des techniciens, etc. ;
• l’auto-planification : le technicien, une fois disponible, peut repérer les missions dans son périmètre grâce à leur géolocalisation et s’attribuer lui-même une intervention.

Synchroteam simplifie l’activité quotidienne de vos techniciens de maintenance, quel que soit votre secteur d’activité : génie climatique, télécom, sécurité, maintenance générale, énergie, etc.

Côté planning d’interventions, l’outil se montre très complet et performant :

• une planification simple et efficace des interventions, avec différentes vues : quotidienne, hebdomadaire et mensuelle,
• un moteur d’aide à la planification, ScheduleAssist, qui vous permet de prendre les bonnes décisions,
• un panier d’interventions afin que les techniciens s’attribuent eux-mêmes les interventions en fonction de leurs disponibilités,
• la large couverture fonctionnelle du logiciel : CRM, facturation, encaissement, gestion de stocks, etc.

Tempo by Kizeo est une badgeuse connectée qui s’appuie sur un système de pointage mobile, permettant ainsi aux managers de PME de suivre en temps réel les temps de travail et la localisation de leurs collaborateurs sur le terrain. Véritable outil tout-en-un, il présente plusieurs atouts :

• un outil de planification intégré qui organise les planning d’interventions des équipes et permet leur suivi en temps réel,
• la mise à disposition simple et rapide de documents, de formulaires ou d’URL pour le terrain,
• plusieurs systèmes de pointage disponibles (tag NFC, code-barres ou géolocalisation),
• la génération de fiches de présences personnalisables en quelques clics,
• la centralisation des données et documents, comme les historiques de pointage, stockés via une plateforme d’administration,
• un service client réactif avec un interlocuteur unique pour un accompagnement sur mesure !

Twimm assiste les PME dès 10 salariés pour optimiser leur planification d’interventions grâce à : 

• la planification automatique des interventions préventives : le logiciel s’appuie sur le type d’équipement et la visite est ajoutée au planning ;
• la transformation automatique des demandes de dépannage en interventions planifiées : l’intervenant le plus qualifié est identifié, la mission est inscrite dans son agenda ;
• la communication avec le client : dès qu’une intervention est programmée, le client est notifié pour un bon suivi des interventions par toutes les parties prenantes.

Vertuoza est un logiciel BTP très intuitif spécialisé dans la gestion de chantier qui permet aux professionnels de planifier et d'organiser facilement leurs interventions tout en optimisant les coûts et les délais. Créée par des experts BTP, Vertuoza offre une solution de gestion de chantier complète qui permet de gérer les ordres de travail, les plannings d'intervention, les suivis de chantier ainsi que les rapports d'intervention. Elle présente plusieurs atouts : 

• des rapports de chantiers générées en un clic et des templates de devis prêts à l’emploi et personnalisables,  
• une communication fluide entre les équipes d'intervention et les clients, avec l’envoi de mises à jour en temps réel sur l'avancement des travaux, 
• la compatibilité avec la plupart des dispositifs mobiles, ce qui permet aux équipes d'intervention de recevoir des mises à jour en temps réel, 

• une gestion de stock intégrée et un calcul automatique de vos marges, et bien plus encore !

⭐️ N’hésitez pas à contacter les éditeurs pour obtenir plus d’informations et éventuellement tester leurs solutions !

Une bonne organisation passe par un planning d’intervention clair et intelligent.

Les enjeux sont trop importants pour être ignorés : rentabilité et compétitivité de votre entreprise, attractivité pour recruter des techniciens qualifiés sur un marché tendu, gain en temps et en chiffre d’affaires, sans compter la diminution du stress.

Mettez la recherche d’un logiciel de planification dans votre planning, de toute urgence !