Le desk sharing ou la fin du bureau individuel : une révolution de l’espace de travail

Le monde de l’entreprise a beaucoup évolué ces dernières années, obligeant les espaces de travail à s’adapter, notamment avec le desk sharing.

Cette nouvelle organisation du travail réinvente la manière de s’approprier l’espace du bureau, qui répond mieux aux besoins d’agilité, de collaboration, et à la mobilité grandissante des collaborateurs·trices qui y passent de moins en moins de temps.

Faisons le point sur cette tendance du desk sharing, sa définition, la différence avec le flex office, ses avantages et inconvénients. En bonus, nos conseils pour le mettre en place avec succès dans votre entreprise. 

Le desk sharing est une pratique qui consiste à définir une nouvelle organisation de l’espace de travail, basée sur le partage des bureaux. Les salarié·e·s n’ont donc plus de poste attitré, et chacun·e s’installe sur le bureau ou l’espace de travail qui lui convient en arrivant le matin, avec une règle principale à respecter : faire place nette en partant. 

Pour les salarié·e·s, c’est une excellente solution pour casser la routine du quotidien, stimuler sa créativité, favoriser les échanges et les interactions avec d’autres équipes.

Le desk sharing est idéal lorsque le télétravail est très présent dans l’entreprise, où qu’une partie significative des collaborateurs·trices est régulièrement en déplacement ou en mission chez des clients.

Le desk sharing permet :

• d’optimiser l’espace en fonction des besoins réels ;
• d’accélérer la transition numérique ;
• et de prendre en compte la dimension environnementale (zéro papier). 

Le desk sharing est une organisation du travail de plus en plus envisagée, car

• l’augmentation des prix de l’immobilier,
• conjuguée à la crise sanitaire et financière,
• et au recours massif au télétravail,

a mit les entreprises dans une situation délicate, celle de se retrouver avec des bureaux vides qu’elles paient le prix fort.

Le desk sharing est donc particulièrement adapté au contexte actuel, qui a poussé les entreprises se réorganiser, jusque dans l’aménagement de leurs locaux. 

Quand on parle de desk sharing, on entend également beaucoup parler de flex office. Mais quelle est la différence entre ces deux modes d’organisation de l’espace de travail ?

Tout comme le desk sharing, le flex office consiste à partager les bureaux, mais va plus loin en aménageant différents types d’espaces que chacun pourra investir en fonction de ses besoins.

Ce qui est intéressant pour les salarié·e·s, c’est de pouvoir choisir le lieu de travail le plus adapté en fonction des tâches qu’elle·il a à effectuer :

• un espace calme pour tous les moments où on a besoin de concentration, pour des missions de production (rédaction d’un article, écriture de code, etc.) ;
• un espace convivial avec des couleurs et du mobilier adapté pour les moments de créativité et de brainstorming avec ses collègues ;
• un espace dédié aux appels téléphoniques isolé et insonorisé pour ne pas déranger et ne pas être dérangé, etc.

Le flex office fait également référence au fait d’occuper différents lieux pour travailler (coworking, télétravail à la maison, au café, au bureau, etc.).

Découvrez d’autres nouvelles organisations du travail :

• le portage salarial,
• et le corpoworking.

Nous l’avons vu, le desk sharing est particulièrement adapté aux besoins actuels des entreprises et de leurs effectifs. Voici ses avantages :

• des économies de coûts dues au gain d’espace (loyer, mobilier, électricité, etc.),
• un esprit d’équipe renforcé du fait de côtoyer des personnes d’autres équipes,
• l’augmentation de la productivité grâce au changement régulier de place et d’environnement,
• la favorisation du travail collaboratif et de la créativité,
• l’amélioration de la marque employeur,
• la contribution au bien-être au travail des salarié·e·s, etc.

Le desk sharing présente quand même quelques inconvénients :

• la perte de repères est difficile à appréhender pour certain·e·s collaborateurs·trices ;
• la difficulté à localiser les membres de son équipe pour collaborer ;
• l’impossibilité de personnaliser son bureau peut amoindrir le sentiment d’appartenance à l’entreprise ;
• la mauvaise organisation peut entraîner des dysfonctionnements (difficulté à trouver une place ;
• le risque de casse, vol ou perte du matériel informatique pendant son transport (si pas de casier), etc.

Si la pandémie et le recours massif au télétravail ont pu encourager certaines entreprises à sauter le pas, en France, le desk sharing n’est pas encore massivement utilisé, contrairement aux États-Unis ou à certains pays européens.

Voici quelques exemples d’entreprise en France qui ont adopté le desk sharing :

• Adidas,
• AirBnb,
• Axa,
• LeBoncoin,
• Philips,
• SNCF.

1. Faites un état des lieux de la situation actuelle (et à venir) pour organiser au mieux le réaménagement et le nombre de places à prévoir : quel est le taux maximal d’occupation des bureaux ? Quels sont les besoins en recrutement dans les prochaines années ?
   
   
2. Misez plus sur les espaces collectifs et moins sur les bureaux individuels en installant de grandes tables sur lesquelles on peut se mettre à plusieurs.
   
   
3. Impliquez les collaborateurs·trices dans les réflexions d’organisation des espaces, de choix du mobilier, etc. pour favoriser leur adhésion au projet.
   
   
4. Investissez dans du matériel et du mobilier adéquats (bureaux minimalistes, ordinateurs portables, etc.).
   
   
5. Équipez-vous de logiciels adaptés à ce mode d’organisation, par exemple pour :
   • la dématérialisation des documents,
   • la collaboration au quotidien,
   • la communication instantanée.
     
     
6. Mettez en place un roulement des jours de présence pour les équipes, avec un système chacun·e indique en avance ses jours de présentiel.
   
   
7. Prévoyez des casiers avec cadenas pour éviter le transport du matériel pour ceux qui le souhaitent.
   
   
8. Établissez des règles de fonctionnement et veillez à les faire respecter.
   
   
9. Accompagnez au changement les salarié·e·s et les managers pour que la transition s’opère au mieux.

Aujourd’hui, avec la généralisation du télétravail et l’émergence de nouveaux modes de travail (de plus en plus de réunions, travail en mode projet et agile, etc.), le desk sharing est progressivement adopté par les entreprises, à mesure que le taux d’occupation des locaux diminue d’année en année.

L’évolution naturelle du desk sharing tend vers le flex office, avec l’aménagement d’espaces adaptés aux différents besoins qu’un·e collaborateur·trice peut avoir dans une semaine type, pour favoriser ses conditions de travail et son bien-être.