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Logiciels de Gestion des contacts

Les solutions relation client permettent d’améliorer sa productivité grâce à l’optimisation des services proposés. Un logiciel de gestion des contacts compte parmi ces solutions. 

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Gestion des contacts : guide d'achat

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des contacts en ligne ?

Définition

Un logiciel de gestion des contacts en ligne est un dispositif automatisé, développé pour faciliter les tâches sous la responsabilité des équipes commerciales. Il permet de synchroniser toutes les informations qui circulent au sein d’une entreprise, assurant l’interactivité des activités au sein de cette dernière. Ainsi, les responsables peuvent suivre les performances de leurs campagnes, la gestion de leurs prospects et de leurs clients. 

Comment ça marche ?

Un logiciel de gestion des contacts intègre différents modules. Le logiciel propose des outils collaboratifs pour centraliser les actions. Il présente notamment un module pour extraire un fichier et le partager à un ou plusieurs services. Concernant le remplissage de ces fiches de contact, les logiciels avancent divers modèles incluant des champs de saisie, à savoir les coordonnées, les services demandés ou encore les relations avec l’entreprise. Ces fiches peuvent être remplies soit par l’utilisateur soit par le client. Elles sont personnalisables, en fonction des besoins et de l’activité de l’entreprise. 

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion des contacts en SaaS ?

La gestion du répertoire  

Les logiciels de gestion de contact permettent de stocker un nombre illimité de contacts dans une base de données répertoriée. Le logiciel propose la création automatique d’une fiche de renseignements pouvant être remplis par le client lui-même. Ces fiches sont par la suite enregistrées en fonction des demandes de l’utilisateur.  Elles peuvent être classées par ordre alphabétique ou en fonction de la relation professionnelle des clients avec l’entreprise.

La gestion du planning 

Étant donné que les entreprises organisent généralement des réunions et des rendez-vous divers, le logiciel leur propose un outil de gestion de planning. Cette fonctionnalité a pour but de gérer les dates importantes pour l’utilisateur comme les évènements à venir. Pour ce faire, le logiciel affiche automatiquement des rappels par message ou sur une fenêtre quelques jours avant la date d’échéance. Le jour j, l’outil émet une alerte sonore pour assurer que l’utilisateur l’entende et évite les retards ou les oublis. 

La gestion des contacts  

Grâce au logiciel de gestion des contacts, rédiger un fichier clients peut se faire en quelques clics. Ce genre d’outil permet notamment l’import export des informations depuis une source externe. Cette fonctionnalité est particulièrement importante pour faciliter la récupération de données sur un fichier existant. Le but est d’éliminer les saisies répétitives et permettre à l’utilisateur de se consacrer à la gestion des clients. 

Les outils de recherche 

Un logiciel de gestion des contacts intègre généralement des modules programmés pour accélérer la recherche des contacts, et si besoin des données. Le but de cette fonctionnalité est de permettre à l’équipe commerciale d’accéder rapidement aux données clients et de connaître leur besoin en temps réel. 

Qui utilise un logiciel de gestion des contacts en ligne ?

Un logiciel de gestion des contacts peut être utilisé par n’importe quelle entreprise souhaitant optimiser la gestion de sa clientèle.  Ce genre de solution permet de classer et trouver les contacts facilement, et ce qu’importe le nombre de numéros, de mails ou de fichiers à gérer. Diverses méthodes sont proposées pour assurer cette gestion, entre autres le choix des couleurs pour chaque catégorie de personne : les prospects, les clients, les sous-traitants, etc.  

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des contacts dans une entreprise ? 

Avantages

  • Il augmente la productivité de l’entreprise grâce à un service plus rapide
  • Il permet de gagner du temps dans la réalisation des tâches diverses 
  • Il améliore l’expérience client
  • Il facilite la recherche d’informations   
  • Il améliore les actions commerciales de la structure 

Inconvénients 

  • Les logiciels de gestion de contacts gratuits n’intègrent pas forcément des modules de suivi d’activité, indispensables pour assurer la gestion de la relation client.  

Comment choisir un logiciel de gestion des contacts en ligne ? 

Sa disponibilité : un logiciel de gestion des contacts doit être disponible pour tous les services au sein de l’entreprise. Le but est d’optimiser l’exploitation des données et de connaître au mieux les attentes de chaque prospect et client. 

L’espace de stockage : il est de rigueur que le logiciel choisi propose un espace de stockage illimité, sous peine de voir des contacts remplacés ou non répertoriés faute de manque d’espace. 

L’intégration des outils de communication : un logiciel de gestion de contacts doit intégrer des outils de communication pour contacter facilement les clients. L’idéal est d’opter pour une solution prenant en compte l’envoi automatique de mails et de message. 

Le coût : les logiciels de gestion des contacts sont disponibles à plusieurs prix. Les plus performants sont le plus souvent les outils professionnels. Ils sont à la fois efficaces et assurent des services indispensables tels que les mises à jour automatique. 

Les meilleurs logiciels de gestion des contacts gratuits et open source

  • Aticia
  • Open Contacts
  • Zoho CRM
  • Vtiger CRM
  • DG-Server 

Les logiciels de gestion des contacts professionnels les plus connus 

Pour TPE 

  • Kafeo
  • Zoho ContatManager
  • GRC Contact

Pour PME 

  • Follow’it
  • Evac
  • PROcontact 

La gestion des contacts est une tâche importante mais qui demande énormément de temps. C’est pourquoi il est conseillé de recourir à une solution informatique.