Comment préparer votre entreprise au contrôle fiscal avec le FEC ?

Comment préparer votre entreprise au contrôle fiscal avec le FEC ?

Dans le cadre de la digitalisation des pratiques, il y a celle du contrôle fiscal. Les entreprises ont différentes obligations à honorer. Parmi elles, la génération d'un FEC, fichier des écritures comptables.

Selon une enquête réalisée par MasterFEC en mars 2018 auprès de PME et d’ETI, 91 % d’entre elles ont déjà produit un FEC : 51 % sur réception d’un avis de contrôle fiscal, 36 % parce qu’elles produisent systématiquement le fichier, 10 % pour faire un test et 3 % par peur des amendes.

Mais qu’est-ce que le FEC exactement, à quoi sert-il et comment le générer en toute conformité ? Et si vous utilisiez des outils adaptés pour gagner en temps et en tranquillité d’esprit ? 

Sommaire :

Suggestion de logiciels pour vous

Sage 50cloud Ciel

Sage 50cloud Ciel
Gestion comptable et commerciale pour TPE et PME
Test gratuit sur 30 jours
Voir ce logiciel

Zervant

Zervant
Logiciel de facturation gratuit pour les petites entreprises
Créer un compte gratuit
Voir ce logiciel

IPaidThat Facturation

IPaidThat Facturation
Collecte & saisie automatique de factures pour Startup & TPE
Essai gratuit
Voir ce logiciel

Le FEC : fichier des écritures comptables

FEC : définition et cadre

La tenue de votre comptabilité est dématérialisée : pièces justificatives, factures, devis, liasse fiscale, états financiers, tout est géré et centralisé sur un logiciel de comptabilité ?

L’administration, en l’occurrence la Direction générale des finances publiques (DGFiP), est susceptible de vous adresser :

  • un avis de vérification de comptabilité (contrôle sur le site de votre entreprise), 
  • ou un avis d’examen de comptabilité (contrôle à distance), 

auquel vous devez répondre avec le FEC, fichier des écritures comptables.

C’est un document informatique regroupant l’ensemble des enregistrements du système comptable de votre entreprise, relatifs à son activité commerciale.

En vigueur depuis le 1er janvier 2014 et énoncée par l’article L47 A-I du LPF (grand livre des procédures fiscales), la réglementation sur le FEC a été mise à jour le 1er janvier 2017. 
Le contrôle des comptabilités informatisées a ainsi été renforcé, l’administration fiscale pouvant désormais contrôler le FEC à distance (article 14 de la Loi de Finances rectificative 2016).

Quelles entreprises sont concernées par le FEC ?

Toutes les entreprises :

  • tenant leur comptabilité de façon informatisée,
  • relevant d’un régime réel d’imposition, qu’elles soient :
    • soumises à l’IS (impôt sur les sociétés),
    • soumises à l’IR (impôt sur le revenu),
    • sous le régime BIC (bénéfices industriels et commerciaux),
    • sous le régime BNC (bénéfices non commerciaux),
    • sous le régime agricole (BA),

sont concernées par le FEC. 

Les seuls acteurs dispensés du fichier des écritures comptables sont ceux relevant du régime fiscal de la micro-entreprise, même si leur comptabilité est entièrement informatisée, et les SCI (Sociétés Civiles Immobilières).

Quant aux entreprises relevant du régime micro-BNC ou micro-BIC, la procédure est allégée si :

  • elles tiennent un registre des recettes sur papier ou tableur,
  • elles confient leur comptabilité à un tiers.

Pour elles, il est toléré que le détail des écritures comptables de leurs recettes ne figure pas sur le FEC, mais les contribuables doivent pouvoir les présenter sur demande.

Un contrôle de l’État

Le FEC est donc un support servant de base au contrôle fiscal exercé par l’administration fiscale. Son représentant est chargé de s’assurer de la correspondance des documents comptables avec les déclarations fiscales déposées par l’entreprise. Pour ce faire, les données sont classées et recoupées, au moyen de tris et de vérification de calculs, dans l’optique de détecter toute anomalie.

Une contrainte et une opportunité à la fois

Comme toute obligation administrative soumise à sanctions, le FEC demande une gestion comptable irréprochable et le respect de règles spécifiques. Néanmoins, il représente aussi une opportunité…

FEC : des opportunités

… pour l’entreprise :

  • la centralisation et l’uniformisation de toutes ses informations comptables,
  • la préparation aux contrôles fiscaux,
  • l’amélioration du contrôle des anomalies en interne,
  • l’analyse de la qualité de ses pratiques comptables,
  • l’exploitation de ses données comptables (data-mining) pour définir des stratégies,
  • la fluidification des audits externes.

… pour l’administration fiscale :

  • la lutte contre la fraude fiscale,
  • des contrôles plus rapides et moins coûteux,
  • l’adoption d’un langage commun dans toutes les entreprises pour une compréhension, une lecture facilitée des écritures comptables,
  • une base de vérification permettant la reconstitution :
    • des journaux, des balances et des grands-livres comptables,
    • des agrégats de la liasse fiscale,
  • la possibilité d’analyse statistique à l’intérieur d’un exercice, entre plusieurs exercices, ou entre plusieurs entreprises d’un même secteur.

Le FEC permet de reconstituer le bilan et le compte de résultat puis de vérifier qu’ils correspondent à la liasse fiscale (déclaration de résultat de l’entreprise à l’administration).

Vous savez désormais à quoi sert le FEC, ses enjeux, mais quel est son contenu précisément ?

Les informations devant figurer sur le FEC

Le fichier des écritures comptables doit présenter tous les journaux existants, y compris les écritures comptables d’à-nouveaux et d’inventaires, c’est-à-dire :

  • les écritures d’amortissement,
  • les écritures de cession des immobilisations,
  • les écritures de dépréciation,
  • les écritures de stocks,
  • les écritures de provision,
  • les opérations de régularisation.

Pour vous aider à mieux comprendre, voici la liste des champs spécifiques et standardisés devant figurer dans votre fichier des écritures comptables :

  Donnée comptable Nom du champ
1 Code du journal de l’écriture comptable JournalCode
2 Libellé du journal de l’écriture comptable JournalLib
3 Numéro de l’écriture comptable EcritureNum
4 Date de comptabilisation de l’écriture comptable EcritureDate
5 Numéro de compte CompteNum
6 Libellé de compte CompteLib
7 Numéro de compte auxiliaire CompAuxNum
8 Libellé de compte auxiliaire CompAuxLib
9 Référence de la pièce justificative PieceRef
10 Date de la pièce justificative PieceDate
11 Libellé de l’écriture comptable EcritureLib
12 Montant au débit Debit
13 Montant au crédit Credit
14 Lettrage de l’écriture comptable EcritureLet
15 Date de lettrage DateLet
16 Date de validation de l’écriture comptable ValidDate
17 Montant en devise Montantdevise
18 Identifiant de la devise idevise

D’autres champs peuvent être ajoutés, comme la date de règlement et le mode de paiement par exemple.

Bon à savoir : En cas de données non connues, il est important de laisser les champs vides au sein de votre fichier des écritures comptables. Ne les remplissez ni de zéros, ni d’espaces.

Voici un exemple de fichier des écritures comptables :

exemple de fichier FEC par MasterFECexemple fichier fec ©MasterFEC

Maintenant que ce document comptable est moins flou pour vous, abordons le déroulement de la procédure de vérification et surtout, les risques encourus.

Comment se passe le contrôle fiscal et que risquez-vous ?

FEC : déroulement

Un déroulement en 4 étapes

  1. L’entreprise se voit d’abord adresser un avis de vérification ou un avis d’examen
    Dans le premier cas, le contrôleur de l’ordre des experts-comptables se rend ensuite sur place. La direction financière doit alors lui remettre son FEC, dématérialisé, sur un support physique : clé USB, disque dur externe, DVD ou CD. 
    Dans le second cas, l’entreprise envoie le FEC au vérificateur dans les 15 jours par voie électronique ou par courrier recommandé, sur clé USB par exemple.
     
  2. Le vérificateur injecte le FEC de l’entreprise dans un logiciel de contrôle comptable, Alto 2, qui scanne les données et fait remonter toutes les anomalies.
    D’où l’importance de respecter le format demandé, pour que ce dernier soit en capacité de lire les données, et ainsi écarter tout risque d’amende pour non-conformité du fichier.
     
  3. L’administration dispose d’un délai de trois mois pour vérification, et conclut par la nécessité ou non d’une rectification. En cas de rectification, une mise en recouvrement de l’amende est enclenchée. 
     
  4. Le FEC est par la suite détruit par l’administration (votre comptabilité ne peut pas être contrôlée deux fois pour le même exercice comptable).

FEC : infographie sur les obstacles rencontrés
© DAFmag - extrait d’une infographie d’après l’étude par BDO/APDC - juillet 2016

Quelles sanctions risquez-vous ?

Outre le rejet de votre comptabilité pour anomalies, omissions ou erreurs, vous risquez :

  • Une amende de 10 % des droits mis à la charge du contribuable, 5 000 € a minima, par exercice comptable visé, quand l’entreprise ne respecte pas la remise de son FEC dans les délais. 
    ⚠️ Si le fichier des écritures comptables n’est pas valide, c’est-à-dire structuré selon les normes et au format demandé, la sanction est la même.
  • Une évaluation d’office de vos bases d’imposition pour le motif « d’opposition à contrôle fiscal ».

Pour les contrôles à distance, en cas de défaut de présentation du FEC dans les 15 jours, l’administration peut annuler l’examen de comptabilité et procéder à une vérification de comptabilité sur place.

Parmi les anomalies pouvant être sanctionnées :

  • une rupture dans la numérotation des factures,
  • un libellé non explicite ou une référence de pièce justificative manquante,
  • une erreur dans les montants comptabilisés en TVA déductible et en TVA collectée,
  • une opération commerciale non enregistrée,
  • des écritures modifiables ou supprimables (pour avoir une valeur probante, une écriture doit être inaltérable).

Bon à savoir : « Conformément aux exigences de l’article 911-3 du Plan Comptable Général (PCG), l’entreprise garantit la permanence du chemin de révision comptable entre les pièces justificatives et les écritures comptables. Ainsi, les écritures de centralisation sont écartées au bénéfice du détail ligne à ligne de chaque opération comptable enregistrée dans les différents journaux du système informatisé. »
Source : Bulletin Officiel des Finances Publiques-Impôts

Vous êtes désormais conscients de la complexité du document et des risques de sanctions, voici nos conseils pour répondre aux demandes administratives sans erreur et sans stress.

Comment réaliser le FEC dans les normes ?

Il convient de vous assurer que votre solution comptable est susceptible de générer le FEC à première demande, ou à défaut que l’expert comptable le génère en cas de besoin.

Si vous passez par un cabinet d’expertise comptable

Lorsque la comptabilité de votre entreprise ou de votre activité professionnelle est tenue par un cabinet d’expertise comptable, celui-ci enregistre les opérations à partir des pièces que vous lui communiquez. Il peut donc générer le FEC à partir de son propre système comptable et vous le remettre.

Attention néanmoins à faire figurer la production et l’archivage du FEC, dans le respect de la réglementation, dans la lettre de mission de votre prestataire.

En effet, cette tâche, encore considérée annexe il y a peu, n’est pas forcément incluse ! Et la responsabilité de l’expert-comptable n’est pas toujours engagée en cas de FEC non conforme. En l’absence de mention dans son contrat, il ne pourrait lui être reproché qu’un manquement à son obligation de conseil.

Si vous utilisez un logiciel professionnel

Assurez-vous qu’il respecte les normes en vigueur et permette d’éditer un fichier des écritures comptables conforme.

Une solution SaaS, software as a service, est ici toute indiquée. En effet, ces logiciels, dans le cloud, sont constamment mis à jour des nouvelles réglementations par leurs éditeurs, en temps réel. Leurs fonctionnalités étendues et à la demande sont souvent très intéressantes. Ne prenez pas le risque d’utiliser un outil obsolète.

Parmi les solutions SaaS adaptées, Quickbooks est un logiciel de comptabilité et de gestion en ligne conforme aux normes de l’administration fiscale, adapté aux besoins des petites entreprises. Il permet d’importer, de gérer et d’exporter le FEC en quelques clics.

FEC : Quickbooksexemple d’un FEC provisoire généré sur Quickbooks

Il garantit aussi l’intégrité des données de comptabilité, notamment grâce à sa procédure de validation qui interdit toute modification ou suppression de données.
Le journal des écritures est automatiquement mis à jour dès la création d’une opération (facture, paiement, etc.).

Voici une vidéo présentant l’étendue des services proposés par Quickbooks :

Il y a aussi Sage 50cloud Ciel, logiciel de comptabilité et de facturation en ligne, conforme aux exigences légales, comme le contrôle des comptabilités informatisées, la génération du Fichier des Écritures Comptables (FEC) et la loi dite Anti-fraude à la TVA.

FEC : interface de Sage 50cloud Ciel
interface de Sage 50cloud Ciel avec Contrôle de la Comptabilité Informatisée

La solution est dédiée aux TPE et PME et permet :

  • l’élaboration d’une comptabilité générale, analytique et budgétaire,
  • la tenue du journal, de la balance et du grand livre,
  • la gestion de la trésorerie en temps réel et la synchronisation avec le compte bancaire,
  • le calcul de la télédéclaration de TVA,
  • la conversion automatique des devis validés en factures puis en écritures comptables,
  • un droit d’accès pour votre expert comptable.

Pour un aperçu plus global de toutes les fonctionnalités proposées par le logiciel, regardez cette vidéo :

Testez la conformité de votre FEC

La DGFiP propose un logiciel en téléchargement libre, Test Compta Demat, pour vérifier la validité de votre FEC et sa conformité aux normes codifiées à l’article A.47 A-1 du livre des procédures fiscales. Il fonctionne sur les ordinateurs équipés de Windows XP ou d’une version plus récente.

Certains logiciels de comptabilité et logiciels ERP permettent d’utiliser un « mode brouillard » pour procéder à des vérifications en interne. Le principe est de réaliser une comptabilité « provisoire » via la saisie d’enregistrements (et donc l’extraction d’un FEC) « provisoires ». C’est un bon moyen pour l'entreprise de contrôler en amont les anomalies comptables et les corriger.

Transformez le contrôle fiscal en simple formalité

La technologie du big data a grandement amélioré l’efficacité du contrôle fiscal. Finies les procédures de vérification à coups de sonde hasardeux, c’est ici l’ensemble des écritures des journaux comptables qui est passé au crible. Aussi, l’entreprise n’a plus le droit à l’erreur.

Nos derniers conseils :

  • Procédez à la génération du FEC à la clôture de chaque exercice, en même temps que le dépôt de la liasse fiscale, qu’il vous soit demandé ou non, les délais en cas de contrôle sont assez courts, vous aurez ce stress en moins.

En juillet 2016, seules 38 % des entreprises disposaient de leur FEC, 68 % d’entre elles déclarant ne pas avoir réalisé de FEC car elles n’avaient pas eu de contrôle fiscal.

Source : DAFmag d’après une étude conjointe BDO et APDC

  • Analysez votre fichier avant le contrôle ou l’examen par le vérificateur, des outils existent à cet effet.
     
  • Mettez-vous en conformité pour répondre à toutes les exigences possibles inhérentes au CFCI (contrôle fiscal des comptabilités informatisées) :
    • documentation du système d’information,
    • identification des flux critiques,
    • conservation des données, etc.

L’erreur est humaine, alors confiez votre comptabilité à un logiciel adapté !
Et passez le temps gagné à développer votre activité, à rencontrer vos clients, à utiliser le potentiel de vos salarié·e·s pour des tâches générant de la plus-value. 

Article mis à jour, publié initialement en décembre 2016.

Suggestion de logiciels pour vous

WITY

WITY
Logiciel de compta ultra-simple & Conseil par un comptable !
Devis immédiat
Voir ce logiciel

idylis.com

idylis.com
Gestion en ligne pour TPE et PME de négoce et service
Tester gratuitement
Voir ce logiciel

Evoliz

Evoliz
Facturation et gestion en ligne complète et intuitive
30 jours gratuits
Voir ce logiciel
Commenter cet article

Ajouter un commentaire