Définition de la facturation

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Nous sommes tous habitués à consulter des factures mais finalement avez-vous déjà pris le temps de savoir ce que représentait la facturation et qui elle engageait ? Nous vous donnons une définition simple et lisible de la facturation

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Définition de la facturation

La facturation est un document comptable et commercial liée à une action commerciale. En effet, il s’agit d’une liste détaillée des prestations ou marchandises vendues par une entreprise à un client. Elle rend compte de la somme due par un débiteur à un créancier. En tant que responsable d’une entreprise, vous êtes le créancier et votre client est votre débiteur. La facture est le reflet de ce que vous avez fourni à votre client et de la somme qu’il doit vous verser en retour. 

Des mentions légales indispensables

La facture n’est pas un simple document commun. Il a une légitimité auprès de la justice mais pour qu’il prenne vraiment un caractère officiel, vous devez y faire apparaître certaines mentions pour qu’elle soit valide. Ainsi par exemple, le document doit comporter le terme « facture » pour être identifié en tant que tel. Notre article dédié sur les mentions de l’entreprise vous exposeront en détails les mentions légales obligatoires qui doivent figurer sur le document pour le rendre valable aux yeux de la loi. 

Les différents types de facturation

  • La facturation intermédiaire : Il s’agit d’une facture de provisions ou d’acompte qui est transmise plusieurs fois par an au client afin d’étaler le paiement d’une consommation annuelle ou d’une somme importante.
  • La facture de régularisation : Elle est établie, en règle générale, suite au relevé d’un index d’un compteur ou pour la mise à niveau d’une consommation qui dépasse les provisions sur charge.
  • La facture de clôture : Elle met un terme à une période de consommation et clôt un contrat entre un prestataire ou un fournisseur et un client. 
  • La facture « pro-forma » : C’est le document établi directement après un achat et à la demande du client. 
  • La facture véritable : Cette facture est le document définitif qui est établi après la réalisation de la prestation ou de la livraison d’un bien. 
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Un document à conserver

Que vous soyez la personne qui reçoit la facture ou celle qui l’émet, vous devez conserver ce document pendant quelques années pour pouvoir avoir une preuve en cas de problème. Selon les factures, les délais fluctuent. Ainsi s’il s’agit de travaux, nous vous conseillons de conserver vos documents de facturation pendant au minimum 10 ans. En revanche, les factures de téléphone ou d’internet n’ont pas besoin d’être conservées plus de 3 ans. 
Si vous êtes entrepreneur, pensez à conserver un double de la facture que vous faites parvenir à votre client afin d’éviter les quiproquos. Ce dernier peut d’ailleurs avoir besoin que vous lui établissiez un duplicata s’il a perdu son exemplaire et qu’il en a besoin pour répondre à une demande de l’administration. 

La facturation semble anodine car elle fait partie de notre quotidienne. Pourtant, il est important de prêter une réelle attention à l’établissement de ce document afin de respecter les mentions indispensables pour rendre la facture légale et qu’elle puisse répondre des prestations ou biens vendus. Ne négligez pas la facturation de votre entreprise au risque de vous mettre en difficulté si toutefois vous êtes confronté à un différend avec l’un de vos clients
 

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