Comprendre le capacity planning : le guide complet

Le capacity planning, ou gestion de la capacité, constitue le meilleur moyen de corréler les besoins et les capacités en ressources (humaines ou matérielles) d’une entreprise.

Un tel dispositif s’avère d’autant plus opportun dans un environnement de plus en plus mouvant et exigeant en matière de flexibilité, mais aussi de performance. À la clé ? Une efficacité accrue, une meilleure optimisation des coûts et des équipes qui voient leurs charges de travail mieux réparties.

C’est pourquoi la gestion de la capacité est devenue un enjeu de taille pour les organisations, particulièrement pour celles qui doivent composer avec un nombre important de projets.

Mais quelle est la définition du capacity planning et comment le mettre en place au sein de votre entreprise ? Quels bénéfices réels en tirerez-vous ?

Toutes les réponses à vos questions dans ce guide.

Le capacity planning se définit comme un outil permettant d’aligner les ressources et les capacités de production de l’entreprise avec ses besoins.

Divers types de ressources sont concernés :

• les ressources humaines, c’est-à-dire la force de travail disponible, pour réaliser un projet par exemple,
• les ressources informatiques (capacité de stockage, mémoire, CPU, etc.) en place pour soutenir la charge due aux différentes activités, tout en maintenant le niveau de performance technique.

Utilisée notamment dans les organisations orientées digital ou par celles jonglant avec un grand nombre de projets (portefeuille de projets), la gestion de la capacité permet d’atteindre l’équilibre entre :

• stratégie globale et objectifs de l’entreprise,
• et moyens à disposition et à déployer pour atteindre ces mêmes objectifs, même dans les structures les plus agiles.

C’est pourquoi la gestion de capacité est utilisée en priorité par les DSI (directions du système d’information) et les PMO (project management officer).

💡 En informatique, la notion de capacity planning est souvent rapprochée de celle de capacity management, développée par ITIL (ensemble de processus normant les bonnes pratiques à appliquer en matière de management des systèmes d’information). Le capacity management vise alors à garantir la capacité du service et de l’infrastructure informatique afin d’atteindre les objectifs de niveau de service, de manière rentable et dans les temps.

La gestion de la capacité tire, bien évidemment, son premier avantage dans une meilleure affectation des ressources disponibles par rapport aux charges de travail.

Ce procédé permet, par exemple, de garantir la réalisation des projets jugés prioritaires dans des délais idéaux, ou d’assurer la continuité optimale d’un service ou d’un système informatique, même en cas de pic d’activité.

Mais la gestion des capacités n'implique pas qu’une approche quantitative : elle inclut aussi une démarche qualitative.

En effet, côté ressources humaines, le capacity planning se construit généralement autour des compétences de chacun·e. De ce fait :

• vous obtenez une meilleure vision du panel de compétences dont dispose l’entreprise,
• vous valorisez ces compétences : il s’agit toujours d’attribuer la bonne ressource, et donc la bonne compétence, au projet adéquat.

La gestion de la capacité est un formidable outil d’anticipation des pics de charges : l’entreprise peut plus facilement les prévoir, et mettre en place les actions nécessaires pour assurer la continuité optimale de l’activité.

Par exemple, si vous identifiez une pénurie de compétence à venir dans un domaine précis, prévoyez les recrutements nécessaires, des évolutions de poste en interne ou encore un programme de formation au sein de l’entreprise.

La gestion des capacités se révèle un excellent outil pour déterminer quel budget sera alloué à tel service, à tel projet, à un moment donné. Vous optimisez alors vos coûts, et réalisez par là même des économies substantielles :

• repérez les sous-charges et évitez le manque à gagner inhérent au gaspillage des ressources humaines et informatiques ;
• assurez une continuité fluide dans les missions d’un collaborateur, de sorte que lorsque l’une d’entre elles se termine, vous mettiez immédiatement ses compétences au service d’un autre projet ;
• anticipez les coûts importants à venir, comme ceux liés au recrutement ou à l’achat de matériel.

Grâce à sa force d’anticipation, ce travail de gestion des capacités met en exergue divers scénarios possibles. L’entreprise peut alors se diriger vers les options les plus rentables pour son activité.

Mieux prévoir l’affectation des ressources, c’est aussi organiser les charges de travail de chacun·e au plus juste. Vous évitez ainsi à vos collaborateurs de se retrouver «sous l’eau», ou au contraire de frôler le bore-out.

Par ailleurs, la valorisation des compétences, ainsi qu’une meilleure visibilité des évolutions possibles, constituent autant de bénéfices encourageant la rétention des talents en entreprise.

La première étape consiste à identifier les besoins actuels et futurs de l’organisation en matière de :

• compétences humaines,
• ressources informatiques,
• matières premières, etc.

Cette étape nécessite de disposer d’une vision globale de la stratégie de l’entreprise, et de son alignement opérationnel. Mais vous serez confronté à une difficulté : si certains projets sont déjà clairement planifiés, d’autres n’existent encore qu’au stade d’idées !

C’est pourquoi il est conseillé :

• de fonctionner par typologie de projet (business development, organisation, etc.) pour obtenir une vision plus fine,
• de mettre l’accent sur la communication interne de l’entreprise afin de déterminer plus facilement les futurs besoins des collaborateurs.

La gestion de la capacité implique d’avoir une vision au plus juste des ressources disponibles dans l’entreprise, tant au niveau quantitatif que qualitatif.

Côté ressources humaines, cela induit :

• de dresser une liste des ressources par compétences. Ce travail nécessite de connaître au plus juste les qualifications de chacun, car il arrive souvent que l’ensemble des aptitudes d’un collaborateur ne soient pas prises en compte dans les missions qui l’incombent ;
   
• de déterminer la bande passante de chaque individu. Par exemple, certaines ressources peuvent être affectées à des tâches opérationnelles récurrentes, et donc ne pas disposer d’un temps plein pour pouvoir se positionner sur tel ou tel projet ;
   
• d’identifier les ressources à venir. Des recrutements sont-ils prévus ? L’organisation envisage-t-elle de mettre en place des programmes de formation ?

L’objectif de la gestion de la capacité est d’attribuer la bonne ressource au bon projet, et ce au moment le plus opportun.

Quelques conseils :

• envisagez plusieurs scénarios, afin d’anticiper au mieux les comportements à adopter dans telle ou telle situation ;
• priorisez intelligemment, en positionnant par exemple le plus gros des ressources en début de projet urgent ;
• utilisez un support visuel. S’il est possible d’opérer avec un tableur de type Excel, nous verrons plus bas en quoi un soutien logiciel se révèle fort utile pour faciliter la construction de votre capacity planning.

Exemple d’un capacity planning Excel :

Déclaration des temps de travail parfois difficiles à obtenir, nouveau projet non prévu dans la roadmap, démission d’un collaborateur… le capacity planning ne peut pas rester figé ! Vous devez sans cesse le faire évoluer et le faire coller au plus juste avec la situation réelle de l’entreprise.

Beaucoup d’entreprises réalisent encore leur capacity planning à l’aide de feuilles de calcul de type Excel. Malheureusement, ce procédé se révèle vite chronophage, fastidieux et source d’erreurs.

Par conséquent, suivre l’ensemble des activités de l’entreprise et attribuer intelligemment les ressources nécessite souvent le recours à un logiciel.

Deux types de logiciels sont généralement évoqués lorsque l’on aborde le sujet de la gestion de la capacité :

🛠️ Les logiciels ITSM (gestion des services informatiques)

Citons par exemple BMC Helix, solution basée sur le cloud. L’outil offre des fonctionnalités (visualisation et optimisation des ressources, prédiction des besoins, etc.) permettant aux services informatiques d’aligner les demandes des différents services avec les ressources informatiques réelles, et ce peu importe l’environnement utilisé.

🛠️ Les logiciels de gestion d'entreprise 

Teamleader est un logiciel de gestion d'entreprise à destination des agences, TPE et PME des métiers de la pub, du digital, et des média, pour gérer leurs ventes, leur facturation et leurs projets. Il vous aide à déterminer et à optimiser la gestion de la capacité globale de votre entreprise ou d'un projet. Estimez avec plus de précision les échéances, ainsi que les jalons et tâches, afin d'anticiper les prises de décision nécessaires à la bonne gestion la charge de travail (recrutements internes ou externes, adaptation des processus, etc.).

🛠️ Les logiciels de gestion de projet ou PPM (gestion de portefeuille de projets)

• CESAR.TEAM est disponible en multi-langues et permet aux différents responsables des grandes entreprises de planifier, imputer, facturer et piloter l'ensemble des ressources tant sur le volet des projets que des activités hors projet. Planifiez les ressources en inter-BU ou intra-groupe avec un taux d'occupation en temps réel, facturez les ressources et contrôlez les dépenses associées. Le logiciel vous aide à générer une meilleure confiance et plus d'efficacité au sein de vos équipes.
  
  
• monday.com mise sur la simplicité de son interface, colorée et ludique, pour aider les gestionnaires de projets multiples à organiser leur capacity planning grâce à :
  • une vue complète sur les ressources : identifiez quand vous êtes dans le rouge,
  • un modèle de gestion des ressources prêt à l'emploi et personnalisable pour être opérationnel rapidement,
  • l'automatisation des flux de travail pour gagner du temps sur l'allocation des tâches.
    
    
• Project Monitor permet d’organiser la planification dynamique des ressources grâce au capacity planning pour les entreprises devant jongler entre de nombreux projets. Le chef de projet, en croisant saisie d’activité, «reste à faire» et compétence, dispose d’une vision précise et en temps réel de la capacité de son équipe. Le manager est assisté dans ses décisions avec une vision consolidée et exhaustive des charges des projets. Il peut alors arbitrer plus facilement les nouvelles demandes.
  
  
• Triskell est plus qu’un PPM, c’est un véritable logiciel de gouvernance et de pilotage d’entreprise. Il répond donc à tous les enjeux de planification des ressources, que cette planification soit liée à des projets ou à l’organisation de l’ensemble des activités. Triskell prend en charge l’allocation des ressources génériques pour obtenir une vision globale des contraintes liées à ces ressources, mais aussi la planification détaillée à l’échelle d’un projet. Enfin, grâce à l’élaboration de différents scénarios, faites face aux imprévus. 

🛠️ Les logiciels de S&OP (planification des ventes et des operations)

Ganacos est un logiciel de planification et d’aide à la décision flexible et collaboratif qui vous accompagne au quotidien dans le pilotage de votre processus S&OP.  Grâce à une centralisation complète de vos données et une vision à 360° de l’ensemble de vos ressources, il facilite considérablement la création et la gestion de votre capacity planning. Le plus ? Grâce à son module de scénarios alternatifs « what-if », vous  évaluez l’impact de vos décisions sur les ventes futures.

Le capacity planning est un outil nécessitant des données fiables, et en temps réel (temps de travail effectif, pics d’activité, etc.).

Pour réduire au maximum les marges d’erreur, les PMO ou DSI doivent consacrer du temps à renseigner régulièrement, dans leur logiciel par exemple, l’ensemble des informations relatives aux ressources et besoins de l’entreprise.

Enfin, l’un des principaux enjeux de la gestion de la capacité relève de l’appropriation culturelle par les équipes de ces nouveaux processus. En effet, la déclaration des temps de travail, inhérente à la bonne gestion des capacités, peut générer un sentiment de contrôle mal perçu par les collaborateurs.

C’est pourquoi nous vous conseillons d’insuffler en parallèle une véritable conduite du changement, qui passera notamment par une bonne communication en interne des objectifs du capacity planning, ainsi que par une écoute active des besoins des équipes.

Vous vous assurerez de la sorte la pleine réussite de la gestion de vos capacités afin que l’entreprise, mais aussi les femmes et les hommes qui la font, bénéficient pleinement des retombées positives du capacity planning.