Quelles sont les limites d’un logiciel CRM gratuit ?

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Pour votre gestion commerciale, Excel c’est terminé ! C'est décidé : vous avez besoin d’un outil CRM (Customer Relationship Management). Cependant, faut-il choisir un logiciel CRM gratuit ? Pour optimiser votre gestion de la relation client, un logiciel de gestion doit vous permettre de rassembler votre base de données clients, les actions effectuées ou en cours, vos leads (contacts commerciaux) et vos démarches de prospection. En tant qu’entrepreneur, un véritable outil de gestion doit améliorer votre productivité ! Mettons en parallèlle les différents CRM afin de mieux les évaluer...
 

Quand l'appelation "logiciel CRM gratuit" est trompeuse

CRM open source ne veut pas dire CRM gratuit

L’amalgame entre CRM gratuit et CRM Open Source est souvent fait. À tort, car un logiciel open source peut être payant. Et certains logiciels gratuits ne sont pas pour autant open source !
Pour mieux comprendre :

  • Open source signifie littéralement, que le code source est ouvert. Chacun peut y accéder et le modifier comme bon lui semble. On parle par extension, de logiciel libre - ce qui peut expliquer la confusion. Pourtant libre ne veut pas dire gratuit. Un logiciel open source est donc simplement personnalisable à souhait, pourvu d’avoir de bonnes connaissances en programmation bien sûr.
  • Quand on parle de gratuit, on parle de freeware ou de gratuiciel. Ici, aucune confusion possible : il s’agit bien de tous les logiciels utilisables sans rien payer.

Quand seul le test du logiciel CRM est gratuit

Si vous googlisez « CRM gratuit » une flopée de liens, commerciaux ou non, vous seront proposés. Et parmi eux, un grand nombre de solutions CRM, comme Sugar CRM par exemple.

Des plafonds au-delà desquels vous devez payer

D’autres plafonds peuvent limiter l’usage : un nombre maximum de postes, de contacts, de produits... La formule gratuite de Zoho CRM est ainsi limitée à dix utilisateurs. Le jour où votre entreprise grossira, vous serez amené à basculer vers la formule payante et un CRM dédié.

Des fonctionnalités en options

La couverture fonctionnelle de l’outil sert également souvent de limite. En gratuit, vous ne disposez que des fonctions de base. Dès que vous souhaitez disposer d’outils d’analyse, de tableaux ou de paramétrages plus spécifiques (pour votre gestion des stocks, vos bons de commande, devis ou factures par exemple), il faut payer.

Les CRM gratuits

En local seulement

Une fois évincés les logiciels CRM « faussement gratuits », que reste-t-il ? Ceux à installer on premise. C’est le mode desktop ou auto-hébergé. L’outil est gratuit à télécharger. À vous ensuite de procéder à l’intégration sur vos propres serveurs et d’en assurer le stockage, la sauvegarde, la sécurité et la maintenance (qui n’est pas forcément très intuitive).

Ils génèrent des coûts indirects

Ce type de dispositif implique d’être initié. Dans votre entreprise, vous pouvez en confier la tâche à votre DSI (Direction des Systèmes Informatiques) si vous disposez des compétences en interne ; ou à un prestataire externe le cas échéant. Dans les deux cas, on comprend que le logiciel de gestion commerciale, gratuit au départ, entraîne la mise à disposition de compétences et le déploiement d’interventions qui, elles, auront un coût.

Un outil CRM statique

Admettons que le calcul coûts-investissements continue à faire pencher la balance pour un CRM gratuit, dût-il être on premise, une contrainte pratique peut renverser la tendance : l’absence de mobilité induite par l’outil. On oublie donc le travail collaboratif et la gestion de projet à distance. Car, qui dit installation locale, dit consultation locale… Concrètement, vos collaborateurs devront être sur place pour consulter et utiliser le CRM et ses tableaux de bord. Quand on sait le temps que les commerciaux passent en déplacement à l’extérieur (lorsque la force de vente doit rencontrer des prospects par exemple), on comprend la gêne évidente que cela provoque. Et les problèmes que l’on rencontrera à les fidéliser à l’outil. Aujourd’hui, pour que le projet CRM apporte une satisfaction des utilisateurs, celui-ci doit être accessible à n’importe quel endroit et doit automatiser en temps réel les données. Les collaborateurs doivent pouvoir consulter le logiciel de comptabilité comme leur messagerie avec rapidité et simplicité.

À la recherche d’un CRM à la fois adapté et abordable

À chacun sa solution CRM

Si toute entreprise a nécessairement une partie commerciale à gérer (gestion des contacts, gestion des ventes, support client…), l’ampleur de sa gestion et le caractère plus ou moins stratégique de celle-ci varient sensiblement d’une activité à l’autre (et en fonction de son statut : TPE, PME…). C’est en fonction de vos priorités et des spécificités du fonctionnement de votre structure qu’il faut identifier le CRM idéal. Celui qui vous fera gagner du temps dans votre gestion d’entreprise.

Selon vos priorités

Pour répondre à un besoin de mobilité opérationnelle, une solution CRM comme Vtiger en mode SaaS (Software as a Service) est recommandé. Si la dimension internationale caractérise votre activité, avec des langues et des devises différentes, nous vous orientons du côté d’Oryanoo. Si votre objectif est plus de disposer d’une base de leads élargie et actualisée, Salezeo fera votre bonheur.

Le choix d’un CRM est stratégique. Il peut être intégré à votre ERP (Enterprise Resource Planning, ou progiciel de gestion intégrée, PGI en français ) pour tout centraliser et optimiser. Dans tous les cas, la gratuité de départ ne fait que camoufler des coûts à retardement ou indirects. Aujourd’hui, il existe des CRM proposant des fonctionnalités performantes selon des formules d’abonnement accessibles. À vous d’y trouver une solution CRM cohérente avec votre stratégie d’entreprise.

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