La révolution de la formation est en marche, et elle passe par la plateforme LMS !

De nos jours, le marché évolue sans cesse, à un rythme effréné. Face à ce paradigme, pas étonnant que de nombreux professionnels aient le sentiment de se retrouver à la traîne : nouvelles technologies, nouvelles méthodologies, nouveaux produits… C’est pourquoi la formation est devenue un défi majeur pour les entreprises. Pour rester dans la course, il faut maintenir ses salariés au niveau !

Former les collaborateurs, OK… mais comment s’y prendre concrètement ?

Depuis quelques années, on voit se développer une catégorie de logiciels répondant parfaitement à ces enjeux : les Learning Management Systems.

En quoi consistent-ils exactement et pourquoi se révèlent-ils si bénéfiques pour les organisations ? Quelle est la meilleure plateforme LMS du marché ? Comment choisir la vôtre ?

Autant de questions qui trouveront des réponses dans cet article. Sortez vos cahiers 📒 !

Apparue dans les années 1990 dans le secteur universitaire, la plateforme LMS (pour Learning Management System) désigne un outil destiné à diffuser et gérer des parcours d’apprentissage auprès d’apprenants.

Grâce à ces logiciels, les utilisateurs accèdent facilement à un contenu élaboré autour d’une stratégie de formation définie, mais aussi à des dispositifs d’évaluation des acquis.

S’ils s’adressent à plusieurs cibles, comme les institutions éducatives, les LMS se sont fortement développés à mesure que les entreprises ont pris conscience des bénéfices à retirer du digital learning, à commencer par une flexibilité accrue (les apprenants suivent les cours en autonomie, à leur propre rythme).

Les Learning Management Systems ont donc conquis le cœur des organisations qui souhaitent faire monter en compétences leurs collaborateurs, mais aussi diffuser auprès de toutes les équipes le même niveau de connaissances.

💡 À savoir : pour mieux tracer les compétences des employés et favoriser la cohérence des actions de formations, ces plateformes s’intègrent parfaitement au système d’information des entreprises (outils RH, CRM, etc.).

Une plateforme LMS sert en premier lieu aux formateurs, pour la distribution et la gestion des cours en ligne. Certaines d’entre elles prennent également en charge la phase de création du contenu, avec intégration de plusieurs types de médias comme du texte, des vidéos, de l’audio, etc.

Ensuite, les apprenants (employés, étudiants, etc.) accèdent au Learning Management System à l’aide de leurs identifiants. Une fois connectés, ils suivent la formation, mais peuvent aussi soumettre des devoirs ou encore interagir avec d’autres utilisateurs via des forums et chats dédiés.

Enfin, les LMS sont capables de tracer la progression des élèves et de générer des rapports quant à leur engagement ou à l’efficacité des cours. Ces données constituent une précieuse source d’information pour améliorer continuellement le contenu ainsi que les méthodes.

Attention à ne pas confondre les Learning Management Systems avec des outils de création de contenu pédagogique, à l’image des LCMS (Learning Content Management Systems). En effet, tous les LMS n’incluent pas de telles fonctionnalités, puisqu’ils se focalisent essentiellement sur la gestion et le suivi des utilisateurs.

On voit également apparaître d’autres types de solutions se rapprochant plus ou moins de ces plateformes, comme :

• les LXP (Learning Experience Platforms) : plus axées sur l’apprenant, elles mettent davantage l’accent sur l’auto-apprentissage, par l’exploration en toute autonomie des contenus qui l’intéressent ;
• les logiciels de Collaborative Learning : ici, focus sur l’interaction entre les élèves. Se crée alors un environnement virtuel propice à la coopération ainsi qu’à l’échange de connaissances.

Particulièrement appréciées des entreprises, les Learning Management Systems accompagnent les salariés tout au long de leur parcours.

Puisqu’ils sont utilisés pour diffuser auprès d’eux un certain niveau de connaissance, dans le cadre d’un objectif précis, ils sont plébiscités dans les situations suivantes 👉.

Les enjeux autour de l’intégration des nouveaux collaborateurs gagnent en importance, surtout à l’heure où la pénurie des talents sévit.

Parmi les points bloquants pointés du doigt par les nouvelles recrues, on retient le manque de communication à leur égard et le sentiment d’être un peu perdues dans cet environnement de travail inconnu.

Grâce aux LMS, finis les tracas, puisqu’ils offrent un moyen efficace d’introduire les nouveaux employés aux politiques, procédures et formations nécessaires… et de suivre leur progression !

Le Covid l’a parfaitement démontré, impossible pour les organisations de passer à côté de la digitalisation, que ce soit dans leurs méthodes de travail ou encore dans leurs pratiques commerciales.

Les plateformes LMS accélèrent la transformation digitale des entreprises :

• en accompagnant les individus dans le changement (acquisition de compétences numériques, etc.) ;
• en stimulant l’innovation.

En somme, elles permettent une meilleure appréhension des nouvelles technologies, indispensables pour rester dans la course face à la concurrence.

Sortir de nouveaux produits, se mettre à la page quant aux dernières attentes des consommateurs… tout ça fait partie de la vie de l’entreprise.

Les Learning Management Systems simplifient la diffusion d’informations actualisées sur l’offre auprès des employés, mais aussi des partenaires et des clients.

Si vous travaillez avec de nombreux partenaires, éventuellement éparpillés aux quatre coins du globe, les LMS présentent bien des atouts.

En effet, ils permettent d’offrir à tous le même niveau de connaissances sur les produits, comme on vient de le voir, mais également sur d’autres aspects clés tels que vos méthodes de distribution ou encore les composantes de votre image de marque.

On l’a vu il y a quelques années avec le RGPD, mettre en place des actions dans le sens des nouvelles réglementations est loin d’être un processus fluide.

Là encore, les logiciels d’apprentissage viennent à la rescousse des professionnels en accélérant leur mise en conformité. Au final, ils contribuent à réduire les risques juridiques.

💡 À savoir : côté taille d’entreprise, les LMS ne sont pas uniquement l’apanage des grands groupes ! De plus en plus de PME s’y mettent aussi, conscientes de la valeur ajoutée de ces plateformes lorsqu’il s’agit de développer les compétences de leurs salariés rapidement, à moindres frais.

D’un point de vue purement opérationnel, les LMS permettent de former rapidement les collaborateurs sur les compétences qui leur manquent, les bonnes pratiques déployées dans l’organisation, etc.

Et ce au moyen d’un système structuré autour d’un parcours d’apprentissage logique et progressif, bien plus efficace que de simples webinars et autres vidéos tutorielles YouTube.

Grâce aux Learning Management Systems, les employés reçoivent la même formation standardisée, essentielle au maintien de la cohérence des processus et de la culture d’entreprise.

En outre, les solutions LMS encouragent le partage des connaissances et des pratiques entre les différents collaborateurs. De quoi soutenir les mécanismes d’intelligence collective, composante clé de l’amélioration continue !

Avant le développement des Learning Management Systems, les organisations formaient déjà les salariés… mais ceci avait un coût ! On pense par exemple aux frais liés au déplacement (du formateur ou des apprenants), au matériel pédagogique ou encore à la location d’une salle pour les cours.

Même si les plateformes LMS ne sont pas gratuites, elles réduisent considérablement les dépenses, puisque toutes les actions peuvent être réalisées en ligne, depuis un ordinateur, voire un mobile.

Elles promettent donc un excellent retour sur investissement.

Par rapport à d’autres supports de formation, les Learning Management Systems sont particulièrement bien adaptés à la récolte du feedback des apprenants. Ils intègrent en parallèle des fonctions d’analyse de données.

Ils présentent donc l’avantage d’aider les entreprises à vérifier de façon fiable si les parcours de formation élaborés portent leurs fruits, tant au niveau de l’engagement des utilisateurs qu’à celui de l’acquis des connaissances.

Enfin, la plupart des Learning Management Systems autorisent un haut degré de personnalisation et beaucoup de flexibilité, de sorte à adapter l'apprentissage aux nécessités de l’entreprise, mais aussi au niveau de compétence du salarié.

Et si besoin de faire évoluer le contenu (apparition d’une nouvelle réglementation par exemple), les mises à jour au sein de l’outil s’opèrent facilement et sont immédiatement visibles par les utilisateurs.

Il faut dire que cette méthode d’apprentissage promet toute la souplesse recherchée par les salariés d’aujourd’hui.

Et avec les plateformes LMS, les ressources sont accessibles en tout lieu, et à tout moment, même si les équipes exercent en distanciel et/ou sur un modèle d’horaires flexibles.

Avec la flexibilité, la collaboration constitue un autre facteur de bien-être au travail.

Désormais, les salariés recherchent plus d’horizontalité, par opposition aux modèles verticaux encore trop souvent répandus. Ce type de management plus participatif passe par davantage de libération de la parole et de contribution active à la vie de l’entreprise.

Bonne nouvelle, un Learning Management System inclut souvent des espaces collaboratifs, comme des forums de discussion et des chats, grâce auxquels les équipes échangent leurs connaissances ainsi que leurs pratiques. Parfait pour stimuler l’intelligence collective évoquée précédemment !

Enfin, avec les LMS, les employés profitent de parcours de formation plus impactants, voire ludiques, qu’un bon vieux PDF à éplucher ou une session de formation en présentiel qui s’éternise. Et ça, ça stimule forcément l’apprentissage.

D’ailleurs, certains de ces logiciels intègrent les principes de la gamification, par l’introduction de mécanismes de jeu et autres systèmes de récompense censés motiver les utilisateurs.

Au regard des avantages précédemment cités, la plateforme LMS semble plus qu’appropriée aux besoins des entreprises. Gardons toutefois à l’esprit qu’à l’instar de n’importe quel système, elle présente parfois des limites.

À commencer par celles propres à l’e-learning. En effet, si ce mode d’apprentissage a le vent en poupe, n’oublions pas qu’il n’est pas adapté :

• à tous les sujets, en particulier les sujets vraiment complexes ou nécessitant de la mise en pratique concrète (compétences manuelles par exemple) ;
• à tous les profils, puisque les organisations composent encore avec de nombreux salariés peu technophiles. Sans compter que certains individus éprouvent des difficultés à travailler en autonomie.

☝️ Il importe alors d’évaluer en profondeur votre propre situation avant de déterminer si la formation en ligne convient bien à vos objectifs.

Par ailleurs, certains experts voient des limites aux Learning Management Systems mêmes, ou du moins à certains d’entre eux. Dans leur viseur, l’absence de certaines fonctionnalités qui oblige les professionnels à bien confronter les différentes solutions avant d’arrêter leur choix.

• Sont-elles suffisamment ergonomiques pour engager les collaborateurs et maintenir leur niveau d’intérêt ?
• Laissent-elles de la place à la collaboration tant recherchée ?
• Et surtout, intègrent-elles toutes les fonctionnalités nécessaires ? Cette question est d’ailleurs centrale, d’où notre prochaine partie 👉.

L’acronyme LMS qui, rappelons-le, signifie Learning Management System, montre bien les deux volets essentiels autour desquels s’articulent ces solutions :

• l’apprentissage,
• la gestion des apprenants.

Les fonctionnalités premières de ces outils vont donc dans ce sens :

• La centralisation et l’organisation du contenu de formation, de façon à le rendre facilement accessible aux utilisateurs, et adapté à des besoins spécifiques.
  
  
• La mise en place de parcours d’apprentissage guidant les élèves vers leur objectif, au moyen d’un itinéraire séquentiel et logique.
  
  
• La gestion et le suivi des apprenants. Plus précisément, cette fonction consiste à les intégrer dans la plateforme et à leur attribuer les accès aux ressources nécessaires, selon leur profil. Mais il s’agit également de suivre ces apprenants pour savoir qui a fait quoi, qui a réussi, quels sont les points bloquants, etc.
  
  
• Des systèmes d’évaluation de la progression, tels que des quiz, des questions ouvertes, des entretiens en ligne, etc. L’objectif ? Savoir si le salarié a acquis les compétences attendues et lui fournir le feedback nécessaire à son amélioration.

Comme pour tout logiciel, la couverture fonctionnelle s’élargit et chaque entreprise peut y trouver son compte.

Les LMS prennent donc parfois en charge :

• L’élaboration des cours en eux-mêmes, c’est-à-dire l’édition du contenu, qu’il s’agisse de textes ou encore de dispositifs d’évaluation.
  
  
• L’usage du mobile. Voici une caractéristique à considérer, à l’heure où de plus en plus d’individus passent en priorité par leur téléphone portable lorsqu’ils surfent sur internet.
  
  
• La gamification et la récompense qui, on le rappelle, ont fait leurs preuves en matière d’engagement des apprenants. Il peut s’agir, par exemple, d’un système de compétition pour challenger ou d’une simple résolution d’énigmes.
  
  
• Le social learning, une approche qui favorise un partage de connaissances horizontal. En gros, chaque utilisateur enseigne autant qu’il apprend.
  
  
• L’analytique et le reporting, destinés à éprouver l’efficacité des parcours de formation déployés. Grâce à ces outils, vous suivez divers KPIs (taux de réussite aux évaluations, satisfaction des utilisateurs, etc.), puis déterminez si des ajustements sont nécessaires.
  
  
• La certification et la conformité, essentielles pour garantir le respect des réglementations internes ou externes par les employés.

💡 À savoir : vous l’aurez compris, toutes les plateformes LMS disposent de leurs propres fonctionnalités. Certaines bénéficient même d’un haut niveau de paramétrage, pour construire l’outil le plus adapté à votre entreprise.

Pour choisir la plateforme LMS qui conviendra à votre organisation, commencez par identifier les fonctionnalités absolument nécessaires parmi celles évoquées ci-dessus.

☝️ Mais ça n’est pas tout ! Il convient aussi d’observer d’autres critères :

• Le mode d’hébergement. En général, les entreprises optent :
  • soit pour un modèle SaaS 👉 ici, les données sont hébergées dans le Cloud. Économique, cette solution épargne les frais liés à l’installation du logiciel, à l’infrastructure informatique et aux mises à jour techniques ;
  • un modèle on premise, ou sur site 👉 il laisse plus d’autonomie à l’organisation, mais s’avère plus coûteux.
    
    
• L’ergonomie, très importante pour la prise en main rapide et la parfaite adoption de la plateforme par les apprenants.
  
  
• La gestion de différents types de contenus, au-delà du simple format texte. On pense notamment à l’audio, et surtout à la vidéo, puisqu’il a été démontré que les apprenants retiennent 10 % de ce qu’ils lisent, contre 50 % de ce qu’ils voient et entendent.
  
  
• La flexibilité. Il faut que votre Learning Management System s’adapte à votre SI existant, mais aussi à vos processus internes. Idéalement, il doit se montrer évolutif, c’est-à-dire supporter un nombre croissant d’utilisateurs et de contenus, si votre entreprise est vouée à grossir.
  
  
• Les coûts. Un bon LMS promet forcément le meilleur retour sur investissement possible. D’où l’intérêt d’évaluer consciencieusement l’ensemble des frais associés au déploiement de la solution.
  🤑 Vous recherchez une plateforme LMS gratuite ? Attention à la croyance trop répandue selon laquelle open source = gratuité. En effet, même si vous ne payez pas de licence ou d’abonnement, gare aux frais liés à l’hébergement et à la personnalisation de l’outil !
  
  
• L’intégration avec vos autres logiciels. Par exemple, grâce à la connexion avec votre CRM, il est possible de voir la corrélation entre les résultats de l’entreprise et les formations dispensées. Les Learning Management Systems s’interfacent également avec les outils RH, afin de fluidifier toutes les opérations liées à la GPEC, aux onboardings, etc.
  
  
• La qualité du service client. Très importante ! Car malgré toute la qualité du LMS sélectionné, vous aurez toujours besoin de le contacter à un moment ou à un autre. Mieux vaut qu’il soit disponible et réactif !

Fort·e de toutes ces connaissances, vous vous demandez probablement quels sont les différents LMS du marché ?

Focus sur 4 d’entre eux qui ont fait leurs preuves 🔎.

360learning est un LMS tout-en-un pour l’apprentissage collaboratif. Son but ? Engager les collaborateurs grâce au pouvoir de l’expertise interne. La preuve ? Des taux de complétion de 91 %, contre 21 % sur le marché. Sa large couverture fonctionnelle, au-delà des LMS traditionnels, convainc les équipes formation, englobant des fonctions de LXP, création de contenu ou gestion des compétences.

👍 Les avantages clés de 360learning :

• Une solution flexible et complète, qui s’adapte à l’évolution de vos besoins de formation ainsi qu’à tous les cas d’usage et habitudes des apprenants (apprentissage mixte, application mobile, etc.) ;
• L’intégration avec de nombreux outils (SIRH, Salesforce, applications métiers, etc.) pour fluidifier les processus et associer la formation à vos workflows internes ;
• Un logiciel innovant, alimenté par l’IA, capable d’automatiser les tâches chronophages des équipes formation pour se concentrer sur les projets stratégiques.

Mis sur le marché par Adobe, qu’on ne présente plus, Learning Manager est un LMS qui vous aide à développer les compétences de vos salariés, avec un objectif clair d’augmentation de la productivité et du chiffre d’affaires. Ce logiciel met également l’accent sur la formation de la clientèle et des partenaires.

👍 Les avantages clés d’Adobe Learning Manager :

• Une seule plateforme pour déployer tout type d’expérience, grâce à des fonctionnalités dédiées à l’apprentissage hybride, aux webinars, aux vidéos, etc. ;
• Des technologies d’intelligence artificielle et de machine learning, utilisées pour personnaliser au maximum le parcours de formation de chaque apprenant ;
• Plus de 86 000 références disponibles dans une marketplace de contenu afin d’enrichir en quelques clics vos programmes d’apprentissage.

iSpring est un outil destiné au développement de vos collaborateurs, depuis leur onboarding, puis tout au long de leur parcours dans votre entreprise. En parallèle, il permet de diffuser des cours auprès de vos partenaires et de vos clients. Adressé à tous les secteurs d’activité, iSpring compte à son actif plus d’un million d’apprenants à travers le monde.

👍 Les avantages clés d’iSpring :

• La prise en charge de la création de contenu, qu’il s’agisse de cours interactifs, de vidéos, de simulations ou encore d’évaluations ;
• Un gain de temps résultant de l’automatisation de nombreuses tâches chronophages, comme la réinscription des salariés à des sessions de formation récurrentes ;
• L’évaluation continue de l’engagement des collaborateurs, grâce aux informations qui ressortent des réactions sur le fil d’actualité, des commentaires sur les cours ou des échanges par chat.

De par son caractère open source, la plateforme LMS Moodle offre un haut degré de personnalisation. Elle convient alors parfaitement à tout type d’organisation, quels que soient sa taille ou son domaine d’activité. Moodle inclut même des vérificateurs d’accessibilité et des outils de synthèse vocale, afin que chacun puisse aisément suivre les cours.

👍 Les avantages clés de Moodle :

• Les différents formats de tâches ou d’activité, bien pratiques pour proposer des parcours d’apprentissage adaptés aux préférences des collaborateurs ;
• Un système d’alerte sur mobile ou par mail, servant à notifier les apprenants des informations clés (échéances à venir par exemple), et donc à garantir leur assiduité ;
• L’intégration avec de nombreux partenaires certifiés, dans le but d’étendre les fonctionnalités de la solution avec des outils fiables et approuvés par les utilisateurs.

Avec les plateformes LMS, vous faites passer vos actions de formation à la vitesse supérieure 🚀.

Finie l’époque où les collaborateurs ingurgitaient une tonne de contenu présenté sur des supports très peu sexy (coucou le PDF imprimé 👋). Les Learning Management Systems ont saisi tout l’intérêt du digital learning pour mettre des paillettes ✨dans la vie des salariés, au moyen de cours beaucoup plus conviviaux et attractifs.

Certains de ces logiciels laissent même davantage de place aux apprenants et atténuent les modèles verticaux, en développant des fonctionnalités d’apprentissage collaboratif.

Il ne vous reste plus qu’à dénicher le LMS qui vous convient, par l’examen de nombreux critères tels que ses fonctionnalités, of course, mais aussi son intuitivité, sa flexibilité, son évolutivité… et bien sûr son ROI !

Et puisqu’on n’arrête pas le progrès, pourquoi ne pas lorgner du côté de l’intelligence artificielle, en recherchant un Learning Management System qui a compris l’intérêt de cette technologie dans le développement de parcours plus pertinents et personnalisés ? On nous souffle dans l’oreillette que l’IA va clairement changer notre manière de penser la formation…