Comment établir et gérer une facture de prestation de service ?

Vous êtes entrepreneur, autoentrepreneur, fournisseur ou encore client potentiel d’une prestation et vous souhaitez vous informer sur les tenants et aboutissants de la facture de prestation de service ? Vous êtes au bon endroit.

Pourquoi et comment faire une facture en tant que prestataire de service ? Entre les mentions obligatoires, le taux de TVA applicable et les autres spécificités à connaître, découvrez l’essentiel.

Allégez-vous cette tâche du quotidien grâce à des outils conçus pour vous simplifier la gestion de vos factures et devis.

💡 Vous facturez vos services de manière récurrente avec votre modèle par abonnement ? Ce guide peut vous intéresser ! Chargebee a réalisé un rapport sur l'état du secteur de la gestion d'abonnement en 2023. Si vous cherchez des stratégies de croissance, à commencer par la rétention client et le pricing, ce guide est un must-have !

Cette facture se définit comme un document commercial, comptable, fiscal et juridique produit à l’issue d’une prestation de service. Elle recense notamment le détail des prestations et des transactions opérées entre l’entreprise et le client, qu’il soit un professionnel ou un particulier.

La réalisation d’une facture reste obligatoire dans de nombreux cas :

• pour toute prestation de service entre professionnels,
• pour toute vente de service d’un professionnel à un particulier,
  • si ce dernier en formule la demande,
  • lorsque le montant s’élève à plus de 25 euros TTC,
  • si la vente s’effectue à distance.

💡 Le professionnel encourt une amende de 75 000 € et le fisc peut exiger un redressement fiscal à hauteur de 50 % du montant de la facture en cas de manquement.

Qui établit une facture dans les activités de prestation de service ? Peut-on faire une facture en tant que particulier ? La réponse est non.

✅ En France, il faut nécessairement être une société immatriculée au registre du commerce et des sociétés pour émettre des factures, par exemple une SARL ou une EURL.

❌ Ainsi, si vous êtes particulier sans statut, autrement dit sans être passé par la case immatriculation, vous ne pouvez pas facturer un service à un autre particulier.

En revanche, vous pouvez être autorisé à le faire à condition de créer une entreprise individuelle pour obtenir un numéro immatriculation au Centre de formalités des entreprises (CFE), ainsi qu’un numéro de Siret. Ce dernier justifie l’activité de l’entreprise et autorise l’émission de devis et de factures de prestations de service.

💡 Une facture peut être établie par un tiers dans le cas d’un contrat de sous-traitance ou de prestation de service de facturation, si et seulement si le mandataire exerce légalement au nom du vendeur.

La plupart de vos prestations de service doivent faire l’objet d’une facturation. En tant que professionnel, vous communiquez de manière transparente les tarifs de vos services ou les méthodes de calcul des prix appliqués.

La facture est émise en deux exemplaires et obéit à des règles bien particulières. Mentions, bonnes pratiques… Voyons ce qu’il en est.

D’après l’article L.441-3 du Code de commerce, des mentions légales obligatoires sont à indiquer sur la facture, quelle que soit la forme juridique de l’entreprise. Voici les principales :

• la date d’émission de la facture,
• le numéro de la facture,
• l’identité du vendeur de la prestation, avec sa dénomination juridique et son numéro d’immatriculation, le cas échéant, ainsi que l’adresse du siège social,
• l’identité du client bénéficiaire et son adresse,
• l’adresse de facturation si différente de l’adresse de la livraison,
• le numéro d’identification à la TVA du professionnel,
• la date de la prestation de service,
• l’intitulé et le détail de la prestation : quantité et prix à l’unité ou taux horaire HT,
• le numéro de bon de commande s’il a été émis préalablement par l’acheteur,
• le taux de TVA applicable (si plusieurs services rendus, les différents taux applicables à chaque ligne),
• le montant total de la TVA,
• les montants totaux HT et TTC à payer,
• les remises, ristournes ou majorations des prix acquises à la date de la prestation,
• les conditions de paiement : date d’échéance du règlement, escompte dans le cas de paiements anticipés et pénalités applicables en cas de retard de paiement,
• l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due par le créancier professionnel pour tout retard de paiement.

D’autres mentions doivent se trouver sur les factures dans certains cas spécifiques, notamment pour l’identification des parties.

Il existe différents taux de TVA, et évidemment, le taux applicable à votre prestation de service est définie par la loi :

• Le taux principal de 20 % concerne la majorité des ventes de prestations de services.
• Le taux intermédiaire de 10 % concerne notamment :
  • la restauration et l’hôtellerie,
  • la vente de denrées alimentaires préparées,
  • le transport,
  • les travaux de rénovation effectués dans les logements achevés depuis plus de deux ans.
• Le taux réduit de 5,5 % concerne notamment les produits de première nécessité, l’eau, l’énergie, le transport de voyageurs.
• Le second taux réduit de 2,1 % concerne les services de presse, les médicaments remboursables, certains spectacles, etc.

À noter : le statut microentrepreneur permet une exemption de la collecte de TVA. Détails plus loin dans cet article.

Comment numéroter ses factures ?

Vos factures doivent toutes comporter un numéro d’identification unique, attribué chronologiquement et de manière continue.

Si nécessaire, des préfixes peuvent être utilisés selon l’année ou le mois et l’année de l’émission de la facture, par exemple : 2019-XX ou 2019-01-XX.

💡 Le numéro de la facture doit figurer sur chacune des pages si le document en comporte plusieurs.

Cette spécificité peut être automatisée dans un logiciel de facturation, à l’image d’Evoliz. La solution prend en charge automatiquement la numérotation de vos factures, et vous permet également de définir des paramètres pour gérer vos factures récurrentes, comme pour certaines de vos activités ou prestations de services donnant lieu à des abonnements. Pour gagner en lisibilité et en temps, vous saisissez, configurez, et automatisez la création et l’envoi de ces factures directement dans l’outil.

La conservation des factures répond à des obligations spécifiques, au même titre que d’autres documents d’entreprise (comptables, bancaires, commerciaux, etc.). Qu’elles soient émises ou reçues, les factures doivent être conservées 10 ans à partir de la date de clôture de l’exercice, au format papier ou électronique.

Pour les factures dématérialisées, l’authenticité et l’intégrité du document sont primordiales. Un service de gestion électronique de documents (GED), un coffre-fort électronique ou un logiciel de signature électronique vous aident à garantir la conformité avec la loi pour l’archivage et la conservation de vos documents.

Pour visualiser et savoir utiliser une facture de prestation de service : le modèle à télécharger ci-dessous vous donne un exemple concret. Il est disponible en deux versions, avec TVA ou sans TVA :

L’univers du service se décline en un large éventail de secteurs et de domaines d’activité : déménagement, transport en taxi, dépannage à domicile, travaux, entretien, etc. Nous passons en revue certains cas avec leurs spécificités propres.

Comme pour tous les professionnels, il vous faut détenir un numéro Siret. Grâce à ce statut, la structure est habilitée à effectuer des transactions et à définir le prix de ses services. La même formalité est exigée pour les personnes travaillant en freelance.

Le cas du microentrepreneur (précédemment appelé auto-entrepreneur) est le plus simple, avec un régime microfiscal particulier.

Et concernant la TVA, comment la facturer ?

Si votre chiffre d’affaires annuel se situe en dessous d’un seuil défini (voir tableau ci-dessous), vous bénéficiez d’une franchise de TVA.

👉 Vous émettez donc des factures de prestation de service sans TVA.

Si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA, la mention « TVA non applicable, art. 293B du CGI » doit être inscrite sur vos factures.

Dans le cas où le chiffre d’affaires dépasse le plafond indiqué, l’activité peut continuer, mais sera alors soumise à la TVA. Si tel est le cas, un outil de devis et facturation vous aide à gérer automatiquement la TVA.

Pour les ventes réalisées dans un café ou un restaurant :

• une note est obligatoirement produite pour un non-commerçant, dès que le prix dépasse 25 euros TTC, ou lorsque le client en fait la demande ;
• une facture est établie par un restaurateur à un professionnel pour indiquer les conditions de vente et d’achat des produits ou services offerts. Cette facture est émise en deux exemplaires, une pour l’acheteur et l’autre pour le prestataire, et rédigée dans la langue du pays de facturation.

☝ Les mentions obligatoires de la facture en restauration sont les mêmes que celles mentionnées plus haut, avec les spécificités suivantes :

• le nom et l’adresse du client ne sont pas obligatoires pour des factures au montant inférieur à 150 euros HT,
• les différents taux de TVA applicables et le prix HT des prestations reçues sont à ventiler selon les taux et les montants de TVA correspondants,
• les mentions liées à des opérations spécifiques sont à ajouter, comme une livraison intracommunautaire, une exportation hors U.E., etc.

💡 Note sur la TVA : selon les produits alimentaires vendus et surtout leur mode de consommation (immédiat ou différé), différents taux de TVA s’appliquent :

• taux réduit de 10 % pour les produits destinés à une consommation immédiate ;
• taux réduit de 5,5 % pour les produits conditionnés, permettant une consommation différée.

Pour les prestations de traiteur, comprenant des produits vendus sur place combinés à des services (mise à disposition de matériel et personnel liés à l’offre de nourriture), le taux intermédiaire de 10 % est applicable.

Les différents taux de TVA sont pris en compte dans un logiciel de facturation comme ClicFacture. Cette solution en ligne convient également très bien aux non assujettis à la TVA.

Les métiers des services à la personne ont également leurs spécificités en matière de facturation. En tant que prestataire de services, que vous soyez personne morale ou entrepreneur individuel, vous êtes tenu de faire figurer des mentions obligatoires, en vertu de l’article D. 7233-1 du Code du travail. Ces dernières comprennent notamment :

• le nom et l’adresse du prestataire,
• les taux horaires (en plus du taux à l’unité) ou le prix forfaitaire de la prestation,
• le décompte du temps passé,
• le prix de chaque prestation,
• les frais de déplacement, le cas échéant,
• l’indication si les prestations fournies n’ouvrent pas droit aux avantages fiscaux, selon l’article L. 7233-2.

À noter également : si le prix mensuel d’une prestation est supérieur ou égal à 100 euros TTC, vous devez obligatoirement produire un devis personnalisé et gratuit. La facture, quant à elle, doit être remise avant le paiement.

💡 Micro-entreprises de services à la personne, vous apprécierez sans aucun doute Abby, un logiciel de pilotage d’activité tout à fait adapté à vos besoins, puisqu’il prend notamment en charge la gestion de l’avance de crédit d’impôt. En effet, une fois que vous avez connecté l’API tiers de prestation à la plateforme, et créé votre client puis votre facture, Abby transmet toutes les données à l’Urssaf pour un traitement automatique de l’avance immédiate de crédit d’impôt. De quoi gagner beaucoup de temps au quotidien !

Citons également Ogust, une solution complète, flexible et évolutive, qui s’adresse spécialement aux sociétés de services individualisées pour les particuliers et apporte une réponse à toutes leurs problématiques.

Pourquoi choisir un logiciel de facturation ?

Passons en revue les différents avantages qu'offrent ces solutions d'édition de facture en ligne dans le cadre d'activités de prestation de service.

Pour gérer les factures, les tâches fastidieuses et chronophages associées sont souvent pointées du doigt. Avec un outil de gestion, vous :

• vous épargnez les saisies manuelles : vos données sont mises à jour en temps réel ;
• synchronisez vos opérations avec votre banque grâce au rapprochement bancaire ;
• automatisez votre processus de vente ;
• centralisez toutes vos informations au sein d’une même plateforme en ligne.

Bref, vous gagnez du temps, vous organisez simplement vos factures, en les triant par exemple par catégories ou thématiques (produit, client, service, etc.), et donc vous y accédez rapidement.

Pour optimiser votre facturation, un outil de facturation vous facilite le suivi des règlements et des délais de paiement :

• vous suivez le statut de chaque facture (en attente de paiement, envoyée, payée) ;
• vous recevez des alertes automatiques en cas d’impayés ;
• vous relancez vos clients afin de vous faire payer plus rapidement ;
• vous surveillez la trésorerie de votre entreprise.

Enfin, plus vous facilitez la gestion du paiement, plus vous rendez agréable l’expérience client et renforcez ainsi la confiance. Et, avantage non négligeable, vous vous faites payer plus rapidement !

Vous offrez par exemple des moyens de paiement variés à vos clients :

• le virement,
• le paiement par carte,
• le paiement via une solution en ligne.

Par exemple, INFast propose le paiement en ligne sécurisé des factures depuis votre logiciel de facturation, via Mangopay. Vos clients ont la possibilité de régler dès qu’ils reçoivent la facture : cela limite les oublis, diminue le besoin de relances et réduit le délai de paiement. Vos factures sont ensuite marquées comme payées automatiquement.

Afin d’offrir la meilleure qualité de service possible à vos clients, vous souhaitez consacrer un maximum de temps à développer votre activité. Mettre en place une solution simple aide à gérer vos ventes le plus sereinement possible.

En dotant votre entreprise d’un outil spécifique, vous gardez le contrôle de toute la chaîne de suivi de la facturation, de la production d’un devis à sa conversion en facture, et vous conservez une trace de vos transactions dans la durée, de l’émission de la facture à son archivage sécurisé. En bonus, vous maîtrisez votre trésorerie en vous épargnant toutes les opérations chronophages.