Préparez votre entreprise au contrôle fiscal avec le FEC !

FEC : le fichier d'écritures comptables expliqué

Actualité facturation : D’un point de vue fiscal, les entreprises ont différentes obligations à honorer, notamment celle du FEC : fichier des écritures comptables. De quoi s’agit-t-il ? Et comment le gérer ?

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Le FEC : fichier des écritures comptables

Quelle obligation pour les écritures comptables ?

Le FEC, fichier des écritures comptables, est une obligation légale datant du 1er janvier 2014, énoncée par l’article L.47 A-I du grand livre des procédures fiscales. L’administration adresse un avis de vérification de comptabilité, en réponse duquel l’entreprise doit lui soumettre son FEC.

Quelles sanctions ?

Quand l’entreprise ne respecte pas la remise de son FEC, elle s’expose à une amende de 5 000 €. Et en cas de remise d’un fichier des écritures comptables non conforme, elle est redevable de 10 % des droits mis à la charge du contribuable. Lesquels 10 % sont ramenés à un seuil minimum de 5 000 €.

Qui est concerné par le FEC ?

Toutes les entreprises relevant d’un régime réel d’imposition sont concernées par le FEC. Que vous soyez soumis à l’IS (l’Impôt sur les Sociétés) ou à l’IR (Impôt sur le Revenu), en régime BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux), BNC (Bénéfices Non Commerciaux) ou encore agricole. Les seuls acteurs dispensés du fichiers des écritures comptables sont ceux relevant du régime fiscal de la micro-entreprise : lesquels n’ont pas d’obligation en matière de comptabilité.

Quel est le contenu du FEC ?

Le fichier des écritures comptable est un document informatique contenant l’ensemble des enregistrements du système comptable de l’entreprise. Il est à générer dans un format spécifique, et doit présenter tous les journaux existants, y compris les écritures comptables d’à-nouveaux et d’inventaires. Pour vous aider à mieux comprendre, voici la liste des éléments devant figurer dans votre fichier des écritures comptables :

1. Code du journal de l’écriture comptable
2. Libellé du journal de l’écriture comptable
3. Numéro de l’écriture comptable
4. Date de comptabilisation de l’écriture comptable
5. Numéro de compte
6. Libellé de compte
7. Numéro de compte auxiliaire
8. Libellé de compte auxiliaire
9. Référence de la pièce justificative
10. Date de la pièce justificative
11. Libellé de l’écriture comptable
12. Montant au débit
13. Montant au crédit
14. Lettrage de l’écriture comptable
15. Date de lettrage
16. Date de validation de l’écriture comptable
17. Montant en devise
18. Identifiant de la devise

En cas de données non connues, il est important de laisser les champs vides au sein de votre fichier des écritures comptables. Ne les remplissez ni de zéros, ni d’espaces.

Un contrôle de l’État

Les modalités du FEC

Le FEC est le support servant de base au contrôle fiscal exercé par l’administration fiscale. Son représentant est chargé de s’assurer de la correspondance des documents comptables avec les déclarations fiscales déposées par l’entreprise. Pour ce faire, les données sont classées et recoupées, au moyen de tris et de vérification de calculs, dans l’optique de détecter toute anomalie.

Le déroulé du contrôle fiscal

L’entreprise se voit d’abord adresser un avis de vérification. Le contrôleur de l’ordre des experts comptable se rend ensuite sur place. Elle doit alors lui remettre son FEC sur un support physique : clé USB, disque dur externe, DVD ou CD. L’administration dispose d’un délai de trois mois pour vérification, et conclura par la nécessité ou non d’une rectification. En cas de rectification, une mise en recouvrement de l’amende est enclenchée. Le FEC est par la suite détruit.

Le contrôle fiscal, une méthodologie performante

La technologie du big data a grandement amélioré l’efficacité du contrôle fiscal. Le vérificateur injecte le FEC de l’entreprise dans un logiciel comptable, qui scanne les données et fait remonter toutes les anomalies. Finies les procédures de vérification coups de sonde hasardeux, c’est ici l’ensemble des écritures comptables qui est passé au crible. Aussi, l’entreprise n’a plus le droit à l’erreur.

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Comment faire face au contrôle fiscal ?

Côté entrepreneur, il convient de s’assurer que la solution comptable est susceptible de générer le FEC à première demande, ou à défaut que l’expert comptable le génèrera en cas de besoin.

Se tenir prêt en cas de contrôle fiscal

Certains logiciels de gestion comptable intègrent cette fonctionnalité. C’est le cas de Sage Comptabilité Online. Les écritures comptables y sont contrôlées, les erreurs de saisie éventuelles détectées. Le FEC est d’abord généré à titre provisoire puis de façon définitive. Un dispositif de sauvegarde fiscale est également proposé en option pour automatiser la production des éléments à fournir en cas de contrôle fiscal.

Autotester son FEC

Il est possible de faire un audit de son fichier des écritures comptables à l’aide des mêmes technologies que celles utilisées par l’administration fiscale. C’est ce que propose Yourcegid Finance Y2 : vous faites tourner des routines qui passent au crible l’ensemble de vos écritures comptables et mettent en évidence les incohérences, erreurs de saisie ou fraudes internes. Elles aboutissent ainsi au même résultat que celui qu’obtiendrait l’administration. C’est le moyen idéal pour se préparer à un contrôle fiscal en désamorçant les choses en amont !

Toute entreprise soumise à un régime réel d’imposition, doit pouvoir générer un fichier des écritures comptables à première demande de l’administration. Un outil type Sage Online Comptabilité facilite l’élaboration et l’actualisation des FEC. Quant à vérifier sa qualité, la solution Yourcegid Finance Y2 permet de le tester en interne et d’éviter ainsi tout risque d’amende.
 

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