La méthode des 5 M, pour une gestion de projet sans problème

La méthode 5 M est un outil d’analyse éprouvé en gestion de la qualité et s’avère très intéressant aussi en gestion de projet.

L’analyse des risques, des leviers, ainsi que l’anticipation et la résolution des problèmes sont primordiales pour atteindre les objectifs d’un projet, et ce dès la phase de planification. Cette méthode permet justement de rechercher et de représenter de manière synthétique les contraintes qui peuvent nuire à la réussite de vos projets, mais aussi les objectifs et les moyens d’y parvenir.

Découvrez en détail la méthode des 5 M et comment construire un diagramme d’Ishikawa pour votre gestion de projet. Bonus : téléchargez notre modèle PDF !

La méthode des 5 M est un schéma en forme de poisson qui analyse les liens de cause à effet d’un problème donné :

• ses arêtes représentent les causes,
• et la tête, l’effet, le problème final, l’objectif.

Créé par le professeur Kaoru Ishikawa, ce diagramme d’Ishikawa est une méthode utilisée juste après un brainstorming, en groupe de travail pluridisciplinaire, pour trier toutes les idées et les ranger.

💡 En premier lieu pensé dans une démarche de qualité, il est applicable à l’ensemble des métiers de l’entreprise, notamment à la gestion des risques et la gestion de projet.

Pour détecter de potentielles causes agissant directement ou indirectement sur le problème étudié, la règle des 5 M étudie :

• Matière : toutes causes liées aux éléments utilisés dans le processus de fabrication comme l’utilisation de matières premières périmées, des fournitures de mauvaise qualité ou des pièces avec des défauts ;
• Milieu : les causes liées à l’environnement et au contexte de réalisation comme un marché volatile, une concurrence très rude ou une législation particulièrement contraignante ;
• Méthodes : y a-t-il des problèmes dans la manière de travailler ? Ici on étudie de potentiels dysfonctionnements ou ralentissement dans les processus de travail et les modes opératoires, des erreurs dans les instructions ou mode d’emploi ;
• Matériel : les équipements, machines, outils, logiciels, s’il y en a qui sont défectueux, obsolètes ou non adaptés ;
• Main d’œuvre : les ressources humaines sont-elles en manque de compétences et de formation, ou mal informées sur la bonne exécution des tâches ? etc.

👉 Cette classification s’est étendue avec le temps et l’expérience, on parle désormais de 6 M, de 7 M, voire de 9 M :

• Mesure : quels indicateurs sont utilisés pour analyser les résultats ?,
• Management (méthodes d’encadrement),
• Moyens financiers (budget alloué),
• Moment (période),
• Mental (motivations),
• Maintenance (entretien, suivi).

💡 Conseil : les familles que vous déterminez dépendent beaucoup de votre secteur d’activité et du type de projet, il peut y avoir des M différents, plus ou moins nombreux.

L’important est que cela colle au mieux à vos problématiques.

Cette méthode a pour objectif de déterminer les causes à l’origine d’un effet particulier.

Sa représentation graphique visuelle permet de :

• prendre de la hauteur sur un phénomène,
• communiquer,
• servir de support de discussion et de travail à un groupe de collaborateurs·trices,
• prendre des décisions plus facilement,
• repérer plus rapidement les leviers d’action à activer pour s’améliorer.

Commencez par identifier « l’effet » à étudier. Le plus souvent, il s’agit d’un problème à résoudre, mais il peut aussi s’agir d’un objectif à atteindre.

Décrivez le de manière simple, objective, chiffrée. Notre conseil : appuyez-vous sur la méthode SMART.

🔍 Exemples d’effets :

• une marge en baisse,
• le trafic de votre site en berne,
• un taux de rotation du personnel trop élevé, etc.

Pour dresser cette liste, menez un brainstorming avec des personnes de différents services de l’entreprise, aux compétences complémentaires. Vous en retirez différentes causes qui influencent votre problématique.

🔍 Exemple : la baisse de la marge peut être causée par :

• une politique tarifaire non adaptée,
• une concurrence plus présente et agressive,
• des offres trop fréquentes, etc.

Notre conseil : utilisez la méthode des « 5 pourquoi », ou 5 P. Pour chaque problème, posez-vous 5 fois la question « pourquoi ? » : il y a rarement une seule cause à une situation problématique. Selon le fondateur de la méthodologie des 5 P, au bout de 5 questions, la cause profonde est identifiée.

Exemple :

Répertoriez les problèmes évoqués avec la méthode des 5 M et le diagramme d’Ishikawa. Chaque famille de causes forme une arête du poisson d’Ishikawa.

🐠 Rappel : tous les M de la règle ne font pas forcément l’objet d’une branche sur le diagramme.

Il est conseillé, voire impératif, d’identifier une cause principale sur laquelle axer votre plan d’actions : il s’agit de la cause racine.

Il s’agit de définir les M (les familles) qui ont le plus d’impact pour hiérarchiser les étapes du projet ou les actions correctives.

• Annotez chaque branche du diagramme avec le système qui vous parle le plus : une note de 0 à 5, de --- à +++ ;
• Hiérarchisez ainsi toutes les causes et travaillez sur les plus impactantes.

Le schéma est la synthèse de la méthode des 5 M, qui est avant tout un moyen mnémotechnique pour ne pas passer à côté d’un axe de réflexion.

Notre conseil : prévoir un espace suffisant pour avoir la place d’écrire toutes les idées et remarques.

1. Faire une flèche horizontale, pointant vers la droite, vers le problème identifié ou l’objectif,
2. Définir les M (familles) et tracer les arêtes, une par M, de part et d’autre de la ligne horizontale,
3. Regrouper les idées du brainstorming dans chaque M correspondant,
4. Placer des traits sur chaque arête, un par idée ou problème évoqué, en rapport avec chaque M,
5. Des flèches peuvent partir de ces traits-problèmes pour y inscrire les causes.

Prenons un problème de taux de satisfaction bas pour une entreprise.

Voici comment elle peut procéder pour en analyser les causes avec la méthode des 5 M et le diagramme d’Ishikawa :

Afin de vous aider dans la construction de votre propre diagramme, nous mettons à votre disposition une synthèse de la méthode des 5 M sous la forme d’un PDF à télécharger :

La méthode des 5 M s’avère utile en gestion de projets pour la conduite et le pilotage de tâches et plus précisément pour :

• la définition d’un objectif et des leviers pour l’atteindre,
• l’anticipation de contraintes au bon déroulement d’un projet,
• l’ajustement d’un projet en cas de détection d’un problème.

Pour aller plus loin, d’autres méthodes complémentaires existent, comme les méthodes HACCP, QQOQCCP, les 4 P en marketing, Six Sigma, ou encore le diagramme de Gantt.

Maîtriser les méthodes en théorie, c’est bien. Les appliquer au quotidien dans la gestion des tâches de vos projets, c’est mieux. Pour gagner en efficacité en matière d’organisation, de planification et de suivi, les logiciels de gestion de projet ou de PPM, comme zO Gravity, assistent les chefs de projet et PMO pour :

• identifier les risques projets,
• prendre des décisions et actions correctives plus rapidement si besoin,
• ajuster le planning ou la roadmap en temps réel, etc.

Prêt·e à réduire les risques de vos projets grâce aux 5 M ? Si vous l’utilisez régulièrement, quels sont vos retours ?